Comenzar a emitir tus DTEs con STEL Order

Índice:

1- Configuración inicial.

2- ¿Qué son los ficheros CAF?

3- Emitir DTE de una Factura

4- Emitir DTE de una Guía de despacho.

5- Emitir DTE de una Nota de crédito.

6- Estados de tus DTEs

7- Eventos de tus DTEs

8- Descargar y Enviar tus DTEs

9- Configuración de PDF o representación gráfica de tus DTEs

 

1.Configuración inicial

Para comenzar a emitir tus DTEs con STEL Order, lo primero que tienes que hacer es configurar toda la información relativa a tu empresa.

Para ello, tienes que acceder al apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE, y establecer los siguientes datos:

Unidad del SII: la oficina físical del SII que corresponde a tu empresa.

Código de actividad económica: tu código de actividad económica (código ACTECO) de 6 dígitos.

Giro comercial del emisor: se precarga automáticamente con la descripción asociada al Código de actividad económica seleccionado, aunque se puede modificar a mano.

Giro del receptor por defecto: el giro de receptor que se carga por defecto para cada cliente al momento de crearlo (puede ser modificado en la propia ficha del cliente).

Tipo de despacho: determina el valor que se carga por defecto al crear cada cliente, y hace referencia a cómo se realiza el despacho para cada guía de despacho y factura (puede ser modificado en la propia ficha del cliente).

Indicador de traslado: determina el valor que se carga por defecto al crear cada cliente, y hace referencia al tipo de operación que representa cada guía de despacho (puede ser modificado en la propia ficha del cliente).

Además, tienes que cargar tu Certificado Digital, e indicar la contraseña del mismo; y los ficheros CAF de los tipos de documentos tributarios que vas a emitir, así como el número del primer folio que va a usarse dentro del rango asignado (por si hubieras usado ese CAF en otro software, y todavía existieran números pendientes de su rango de folios).

En el momento en que se haya cargado el certificado digital y al menos un fichero CAF, se realizará un proceso de validación que podrá durar hasta 24 horas. Concluido este proceso de validación, se informará por correo electrónico que todo está correcto, y ya podrás  empezar a emitir tus DTEs.

Además, existen 3 campos relativos al DTE en el apartado general de la Ficha de cada Cliente:

Giro del receptor por defecto

Tipo de despacho

Indicador de traslado

Es importante notar que si cualquiera de los campos, Tipo de despacho o Indicador de traslado tiene el valor “0 – No procede el tipo de despacho al tratarse de prestación de servicios”, entonces el otro tendrá automáticamente este valor, tal y como establece el SII.

Los 3 campos anteriores se precargan según el valor que se haya configurado en el apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE, que pueden ser modificados y particularizados para cada cliente.

El valor de estos campos se trasladará posteriormente a los nuevos documentos una vez haya sido seleccionado el cliente, como se verá más adelante.

 

  1. ¿Qué son los ficheros CAF?

Los ficheros CAF (Código de Autorización de Folios), son unos ficheros electrónicos que incluyen un rango de folios fiscales que se han de asignar a tus DTEs, que se descargan a través de la página del SII, y que sólo son necesarios cuando se deja de usar el aplicativo del SII y se comienza a usar un software externo de mercado de emisión de DTEs y válido para el SII, como es STEL Order.

Además, previo a la obtención de los ficheros CAFs, las empresas que dejan de usar el aplicativo del SII y comienza a usar un software externo, deben certificarse a través de una empresa certificadora autorizada para poder obtener sus ficheros CAFs y poder empezar a timbrar tus DTEs. Este proceso de certificación se realiza una sóla una vez, y no tendrás que realizarlo si ya estabas usando otro software externo.

En STEL Order, recomendamos a Octava Software (https://www.appoctava.cl/) para realizar este proceso de certificación, ya que gracias al convenio suscrito con dicha compañía, los usuarios de STEL Order pueden beneficiarse de un descuento especial al contratar el proceso de certificación, cuya duración estimada es un máximo de 5 días laborables. Mientras se realiza este proceso de certificación, puedes seguir emitiendo tus DTEs a través del aplicativo del SII.

Los números de folio fiscal son asignados secuencialmente a tus DTEs durante la emisión de los mismos. Por tu parte, no tendrás que preocuparte de nada, pues STEL Order se encargará de ir asignando el número que corresponda tras cada DTE que se emita. Una vez que todo el rango de folios fiscales sea consumido, podrás solicitar un nuevo rango de folios fiscales a través del aplicativo del SII.

STEL Order te avisará cuando el rango de folios fiscales actual esté próximo a ser consumido.

 

  1. Emitir DTE de una Factura

Una vez que se haya configurado el certificado digital, el fichero CAF que corresponde a facturas y la empresa haya sido validada, será posible comenzar a emitir los DTEs de tus facturas.

Para emitir una factura electrónica, en primer lugar tienes que crear la factura como normalmente lo haces, a través de Facturación > Facturas > + Nuevo, o a través de una o varias Guías de Despacho, seleccionando todas ellas desde el listado, y dándole a Más > Generar > Factura.

Además, para poder emitir el DTE de tu factura correctamente, tendrás que rellenar los campos obligatorios que se muestran en la pestaña DTE, dentro de la ficha de la propia factura, a saber:

Código de actividad económica: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Código de actividad económica

Giro comercial del emisor: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Giro comercial del emisor

Giro comercial del receptor: se obtiene del valor Giro comercial configurado en la ficha del propio cliente para el que se crea la factura

Tipo de despacho: se obtiene del valor Giro comercial configurado en la ficha del propio cliente para el que se crea la factura

Dado que dichos campos son obligatorios, si alguno de ellos no estuviera previamente configurado en el apartado que corresponde, entonces será obligatorio que lo rellenes durante la creación de la propia factura.

Una vez creada y guardada la factura, STEL Order te preguntará: “¿Deseas emitir el DTE de esta factura?”. Podrás emitirlo en este momento, o posponer su emisión para emitirlo más adelante.

Para emitir el DTE de una factura ya guardada, cuyo DTE no fue emitido al momento de crear la factura, tendrás que hacer lo siguiente:

– Desde la web: desde la ficha de la propia factura, haciendo click en el botón Emitir DTE, situado en la parte superior de la ficha.

– Desde la app Android/iOS: desde la ficha de la propia factura, dándole a los 3 puntitos, y posteriormente haciendo click en el botón Emitir DTE.

Además, a través de la pestaña DTE, se muestran dos campos adicionales a los previamente indicados, que son rellenados automáticamente cuando el DTE ha sido finalmente emitido:

Fecha de emisión electrónica: la fecha y la hora en la que ha sido emitido el DTE.

Número de folio fiscal: el número de folio fiscal asignado.

 

  1. Emitir DTE de una Guía de despacho

Una vez que se haya configurado el certificado digital, el fichero CAF que corresponde a guías de despacho y la empresa haya sido validada, será posible comenzar a emitir los DTEs de tus facturas.

Para emitir una guía de despacho electrónica, en primer lugar tienes que crearla como normalmente lo haces.

Además, para poder emitir tu DTE correctamente, tendrás que rellenar los campos obligatorios que se muestran en la pestaña DTE, dentro de la ficha de la propia factura, a saber:

Tipo de despacho: se obtiene de la configuración que se tenga en la ficha del cliente al que se realiza la Guía de Despacho.

Indicar de traslado: se obtiene de la configuración que se tenga en la ficha del cliente al que se realiza la Guía de Despacho.

Código de actividad económica: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Código de actividad económica

Giro comercial del emisor: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Giro comercial del emisor

Giro comercial del receptor: se obtiene del valor Giro comercial configurado en la ficha del propio cliente para el que se crea la factura

Dado que dichos campos son obligatorios, si alguno de ellos no estuviera previamente configurado en el apartado que corresponde, entonces será obligatorio que lo rellenes durante la creación de la propia factura.

Una vez creada y guardada la factura, STEL Order te preguntará: “¿Deseas emitir el DTE de esta guía de despacho?”. Podrás emitirlo en este momento, o posponer su emisión para emitirlo más adelante.

Para emitir el DTE de una guía de despacho ya guardada, cuyo DTE no fue emitido al momento de crear la factura, tendrás que hacer lo siguiente:

– Desde la web: desde la ficha de la propia guía de despacho, haciendo click en el botón Emitir DTE, situado en la parte superior de la ficha.

– Desde la app Android/iOS: desde la ficha de la propia guía de despacho, dándole a los 3 puntitos, y posteriormente haciendo click en el botón Emitir DTE.

Además, a través de la pestaña DTE se muestran dos campos adicionales a los previamente indicados, que son rellenados automáticamente cuando el DTE ha sido finalmente emitido:

Fecha de emisión electrónica: la fecha y la hora en la que ha sido emitido el DTE.

Número de folio fiscal: el número de folio fiscal asignado.

  1. Emitir DTE de una Nota de crédito

Una vez que se haya configurado el certificado digital, el fichero CAF que corresponde a guías de despacho y la empresa haya sido validada, será posible comenzar a emitir los DTEs de tus notas de crédito.

Para emitir una nota de crédito electrónica, tienes que crearla desde una factura electrónica, dándole a Más > Generar > Nota de crédito.

Además, para poder emitir tu DTE correctamente, tendrás que rellenar los campos obligatorios que se muestran en la pestaña DTE, dentro de la ficha de la propia factura, a saber:

Tipo de nota de crédito: deberás definirlo individualmente para cada nueva nota de crédito.

Código de actividad económica: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Código de actividad económica

Giro comercial del emisor: se obtiene del apartado Configuración > Mi empresa > Datos DTE > Giro comercial del emisor

Giro comercial del receptor: se obtiene del valor Giro comercial configurado en la ficha del propio cliente para el que se crea la factura

Dado que dichos campos son obligatorios, si alguno de ellos no estuviera previamente configurado en el apartado que corresponde, entonces será obligatorio que lo rellenes durante la creación de la propia factura.

Una vez creada y guardada la factura, STEL Order te preguntará: “¿Deseas emitir el DTE de esta nota de crédito?”. Podrás emitirlo en este momento, o posponer su emisión para emitirlo más adelante.

Para emitir el DTE de una nota de crédito ya guardada, cuyo DTE no fue emitido al momento de crear la factura, tendrás que hacer lo siguiente:

– Desde la web: desde la ficha de la propia guía de despacho, haciendo click en el botón Emitir DTE, situado en la parte superior de la ficha.

– Desde la app Android/iOS: desde la ficha de la propia guía de despacho, dándole a los 3 puntitos, y posteriormente haciendo click en el botón Emitir DTE.

Además, a través de la pestaña DTE se muestran dos campos adicionales a los previamente indicados, que son rellenados automáticamente cuando el DTE ha sido finalmente emitido:

Fecha de emisión electrónica: la fecha y la hora en la que ha sido emitido el DTE.

Número de folio fiscal: el número de folio fiscal asignado.

 

  1. Estados de tus DTEs 

Los DTEs tienen cuatro Estados posibles:

– DTE pendiente de emitir (sin icono): cuando el DTE todavía no ha sido emitido.

DTE emitido (icono amarillo):cuando el DTE ha sido emitido pero todavía no tenemos una respuesta del SII (icono Amarillo).

DTE aceptado (icono verde): cuando el DTE ha sido aceptado por el SII.

DTE rechazado (icono rojo): cuando el DTE ha sido rechazado por el SII.

Una vez que el DTE ha sido emitido, el SII tiene que procesarlo para validar que todo esté correcto. Normalmente, el SII tarda en realizar este proceso unos pocos minutos, aunque a veces, según la carga de trabajo del propio SII, este proceso se puede demorar hasta 24 horas. Tras este proceso, el estado del DTE cambiará normalmente a DTE aceptado.

Puedes consultar y actualizar el Estado de tus DTEs del siguiente modo:

– Desde la web: desde el listado, seleccionando todos los DTEs cuyo estado quieras consultar, y haciendo click Más > Consulta de estado DTE; desde la ficha del propio documento, haciendo click en  Más > Consulta de estado DTE.

– Desde la app Android/iOS: desde la ficha del propio documento, dándole a los 3 puntitos, y posteriormente haciendo click en el botón Consulta de estado DTE.

El último estado consultado de tus DTEs puede visualizarse, siguiendo el código de colores indicado en las primeras líneas del presente apartado, del siguiente modo:

– Desde la web: desde el listado de documentos, a través de la columna “Actividad” ; desde la ficha de la propia factura, en la esquina superior derecha.

– Desde la app Android/iOS: desde el listado de documentos, en la fila relativa a cada documento ; desde la ficha de la propia factura, a través de la pestaña DTE.

Por último, también puedes filtrar tus DTEs por su estado a través de las opciones de filtrado que están disponibles, tanto a través del apartado web de STEL Order, como a través de sus aplicaciones Android e iOS. 

  1. Eventos de tus DTEs

Una vez que el estado del DTE es DTE Aceptado, es posible consultar sus Eventos asociados en base a las notificaciones realizadas por tus clientes.

Aunque es posible notificar eventos diferentes estipulados por el SII, los eventos oficiales del SII son los siguientes:

  • ACD: Acepta contenido del documento.
  • ERM: Otorga Recibo de Mercaderías o eventos.
  • RFP: Reclamo por Falta Parcial de mercaderías.
  • RFT: Reclamo por Falta Total de mercaderías.
  • RCD: Reclamo al Contenido del Documento.

De este modo, según los eventos recibidos para cada DTE, se tendrán los siguientes estados:

Sin eventos: sin eventos o con eventos distintos de RFP, RFT, RCD, ERM y ACD, y no hayan pasado más de 8 días desde la emisión, según la hora en chile.

Eventos de aceptación: con alguno de estos eventos: ERM, ACD, o sin evento y hayan pasado más de 8 días desde la emisión.

Eventos de rechazo: con alguno de estos eventos: RFP, RFT ó RCD.

Si se tienen Eventos de Rechazo, entonces deberás emitir una Nota de Crédito con el contenido tal que corrija la situación actual.  

Puedes consultar y actualizar los eventos de tus DTEs del siguiente modo:

– Desde la web: desde el listado, seleccionando todos los DTEs cuyos eventos quieres consultar, y haciendo click Más > Consulta de eventos DTE; desde la ficha del propio documento, haciendo click en  Más > Consulta de eventos DTE.

– Desde la app Android/iOS: desde la ficha del propio documento, dándole a los 3 puntitos, y posteriormente haciendo click en el botón Consulta de eventos DTE.

Los últimos eventos consultado de tus DTEs puede visualizarse, siguiendo el código de colores indicado en las primeras líneas del presente apartado, del siguiente modo:

  • Desde la web: desde el listado de documentos, a través de la columna “Actividad” ; desde la ficha de la propia factura, en la esquina superior derecha.
  • Desde la app Android/iOS: desde el listado de documentos, en la fila relativa a cada documento ; desde la ficha de la propia factura, a través de la pestaña DTE.

Recuerda además que si tu cliente no ha notificado ningún evento, transcurridos 8 días desde la emisión del DTE, éste tendrá un status similar a si tuviera Eventos de aceptación.

  1. Descargar y Enviar tus DTEs

Puedes descargar el DTE de un documento ya emitido desde el apartado web de STEL Order, accediendo a la ficha del propio documento y haciendo click en el botón Descargar DTE (.xml), en el lateral del campo donde se muestra el estado del DTE.

Además, al enviar por correo electrónico el PDF o representación gráfica de tus DTEs, también podrás adjuntar el DTE en formato electrónico de los mismos.. 

 

  1. Configuración del PDF o representación gráfica de tus DTEs

Podrás configurar y modificar los datos relativos al PDF de tus documentos tributarios a través del apartado Configuración > Mi empresa > Mis plantillas, accediendo a la plantilla del documento tributario que corresponda, y dentro de la ficha de la propia factura, a través de la pestaña DTE.