10. Traspaso a contabilidad de STEL Order

Traspaso contable

En este artículo se explica cómo configurar tu información contable en tu ERP STEL Order, así como realizar los traspasos contables de tus facturas de venta y de compra, de tus recibos de cobro y pago, y de tus entregas y salidas de cuenta, a tu programa de contabilidad.

Próximamente también podrás realizar el traspaso de tus Tickets y otros gastos.

 

1. Configuración de contabilidad

En primer lugar, has configurar tu información contable a través Configuración > Funcionalidades > Contabilidad > Configuración y haciendo clic enEditar. Con ello, lo primero que tienes que hacer es seleccionar el número de dígitos contables que tienes configurados en tu programa de contabilidad.

A continuación, podrás configurar el formato de cuentas contables:

  • Cuenta de cliente: permite definir el prefijo o cuenta contable, así como el sufijo o subcuenta.
  • Cuenta de proveedor: permite definir el prefijo o cuenta contable, así como el sufijo o subcuenta.

* Es importante notar que las cuentas contables de clientes y proveedores son autoincrementales, por lo que se irán asignando de forma automática y secuencial a cada nuevo cliente o proveedor. En este sentido, debes de configurar la última subcuenta de cliente y proveedor usadas en tu programa de contabilidad, a fin de poder continuar con la secuencia correcta.

  • Cuenta contable de venta de producto: la cuenta contable de ventas que se carga por defecto al crear un nuevo producto.
  • Cuenta contable de venta de servicio: la cuenta contable de ventas que se carga por defecto al crear un nuevo servicio.
  • Cuenta contable de compra: la cuenta contable de compras que se carga por defecto al crear un nuevo producto, servicio o gasto e inversión.
  • Cuenta contable de cobro/pago por defecto: será la cuenta contable de cobro/pago por defecto que se use cuando no se tenga definida una forma de pago en un recibo que se traspase a contabilidad.

Además, este apartado de configuración también de dispones de tres pestañas que te permiten configurar las siguientes cuentas contables:

  • Cuentas bancarias: podrás configurar las cuentas contables de todos tus cuentas bancarias, que puedes seleccionar en tus facturas y en tus recibos al configurar una forma de pago asociada a banco.
  • Formas de pago no asociadas a banco: para configurar las cuentas bancarias de las formas de pago no asociadas a banco.
  • Impuestos: ya aparecen configuradas por defecto, por lo que, en principio, no deberías de modificar nada.

Finalmente pulsaremos en “Guardar, y ya tendremos configurado nuestro apartado de  Contabilidad, por lo que ya será posible definir las cuentas contables de nuestros clientes, proveedores, productos, servicios y gastos e inversiones.

2. Cuentas contables de clientes y proveedores

A cada nuevo cliente o proveedor se les asignará, de forma automática y autoincremental, la cuenta contable que corresponda al momento de guardarlo, siguiendo la secuencia definida en el apartado de Configuración.

En cualquier caso, será posible definir una cuenta concreta para un nuevo cliente o proveedor, o para los clientes y proveedores ya existentes, introduciendo la que se desee a través del campo “Cuenta contable”.

3. Cuentas contables de productos y servicios

A cada nuevo producto, servicio, o gasto en inversión, se les asignará de forma automática las cuentas contables de venta y de compra por defecto definidas en el apartado de Configuración al momento de guardarlos.

En cualquier caso, será posible definir una cuentas concretas para un nuevo producto, servicio o gasto e inversión, o para los ya existentes, introduciendo la que se desee a través del campo “Cuenta contable”.

4. Importación de cuentas contables de elementos ya existentes

Además, también será posible actualizar las cuentas contables de los clientes, proveedores, productos, servicios y gastos e inversiones ya existentes en tu STEL Order.

Para ello, en primera instancia deberás de exportar su información a través del apartado Configuración > Importar/Exportar > Exportar a fichero.

Con ello, obtienes una Excel en la que deberás añadir una columna en la que definirás las cuentas contables de va a tener cada uno de ellos, y a continuación deberás acceder al apartado Configuración > Importar/Exportar > Actualizar desde fichero para proceder con la importación de las cuentas contables.

Recuerda que para actualizar clientes o proveedores, deberás seleccionar como “Atributo clave” el “NIF”, el “Nombre jurídico” o la “Referencia”, por lo que deberás exportar alguno de estos campos para obtener correctamente la Excel sobre la que vas a definir las cuentas contables para cada uno de ellos.

Para el caso de productos y servicios sepuede utilizar como “Atributo clave” la “Referencia” o el “Nombre”, así como el “Código de barras” también en caso de los productos.

5. Realizar un traspaso contable

Una vez que ya han sido definidas nuestras cuentas contables, ya estaremos en disposición de realizar nuestros traspaso contables. Para ellos, habremos de dirigirnos a Configuración > Funcionalidades > Contabilidad > Traspaso contabilidad y hacer clic en “Nuevo”.

Para ello, tendremos que definir:

  • El “Nombre” del traspaso.
  • La “Fecha de inicio” del traspaso.
  • La “Fecha final” del traspaso.
  • Elementos que van a ser asentados
  • Posibilidad de “incluir o no elementos asentados en un traspaso previo” comprendidos entre las fechas definidas.

Con lo anterior, se cargarán todos los elementos seleccionados y comprendidos entre las fechas seleccionadas, y ya estaremos en disposición de guardar el traspaso, haciendo click en “Guardar”.

Es importante notar que al guardar el traspaso pueden aparecer una serie de errores y advertencias, que se indicarán y detallarán individualmente para cada elemento en el que se produzcan.

Los errores que pudieran producirse han de ser solventados obligatoriamente, y se producen cuando existen clientes o proveedores sin cuenta contable definida, indicándose cuáles son, a fin de poder definirlas y poder guardar definitivamente el traspaso.

Las advertencias que pudieran producirse no han de ser solventadas obligatoriamente, pues STEL Order propone una solución automática en caso de que no se quieran solucionar de forma manual.

6. Importar un traspaso contable a tu programa de contabilidad

Para exportar un traspaso ya guardado, bastará con seleccionarlo y hacer click en Más > Guardar, seleccionar el Tipo de exportación a realizar y hacer clic en “Exportar”.

Finalmente, tendremos que irnos a nuestro programa de contabilidad e importar los ficheros descargados de STEL Order.

Es importante notar que todas las clientes de nuevos clientes, proveedores, bancos… que todavía no existan en tu programa contable pero que sí se hayan incluido en el traspaso, serán creadas automáticamente durante la realización del mismo.

A continuación, os indicamos cómo importar dichos ficheros en los principales programas de contabilidad:

  • A3 ASESOR: Acceder a Utilidades > Importar/Exportar > Enlace contable, indicar la ruta del fichero “SUENLACE.DAT” y hacer clic en “Enlazar”.
  • ContaSOL: Acceder a Utilidades > ContaPlus > Ficheros ASCII de ContaPlus, seleccionar los ficheros “Maestro de cuentas” y “Asientos” y hacer clic en “Aceptar”.
  • APLIFISA: Acceder a Utilidades > Traspaso de Datos > Ficheros ASCII de ContaPlus, seleccionar los ficheros “Fichero de cuentas” y “Fichero de Asientos” y hacer clic en “Importar”.
  • ContaPlus Flex: Acceder a Asientos > Utilidades > Exportar/Importar, seleccionar los ficheros “Subcuenta” y  “Diario” y hacer clic en “Aceptar”.
  • ContaPlus: Acceder a Financiera > Opciones de diario > Utilidades de asientos > Exportación/Importación, seleccionar los ficheros  “Subcuenta” y “Diario” y hacer clic en “Aceptar”.
  • ClassicConta: Acceder a Herramientas > Importación de Datos > Importador de asientos, seleccionar los ficheros “Diario” y “Subcuenta”, y continuar con el proceso de importación.