Última actualización: 07/11/2019

Esta semana tenemos como autor invitado a Alejandro Mendoza, community manager en 2x3, una organización que conecta clientes con profesionales. Según su experiencia en trabajar con profesionales de diferentes sectores, nos cuenta las ventajas que tienen aquellas empresas que trabajan con la facturación electrónica.

Hay una razón por la que las facturas electrónicas se han hecho tan populares. Son rápidas, fáciles y convenientes para ti y para tus clientes. ¿Ya te estás beneficiando de tener un sistema de facturación en línea? 

Si estás listo para ahorrar tiempo, dinero y trabajo entonces es momento de hacer el cambio a la facturación electrónica.

¿Qué es un sistema de facturación en línea?

La facturación en línea permite a tus clientes configurar y realizar pagos en línea. Puede ser un pago único o, en su lugar, pueden configurar pagos recurrentes. 

Este método es la opción más conveniente para muchos clientes modernos. Ya que pueden pagar las facturas desde sus teléfonos, tabletas o computadoras portátiles y pueden programar pagos recurrentes para asegurarse de que nunca se atrasen.

Se han realizado muchos cambios y actualizaciones en la forma en que hacemos los pagos en línea desde hace tiempo, por lo que este método se ha convertido en una de las formas más comunes de hacer pagos. De hecho, muchas empresas ahora solo aceptan pagos en línea. La facturación en línea es un método seguro de recibir pagos que ha sido probado durante el tiempo. ¿Estás listo para aprender más sobre cómo un sistema de facturación en línea mejorará tu negocio? En este artículo traemos junto a 2x3.cl los mejores 10 beneficios clave de usar facturas electrónicas.

Índice de contenidos:

1- Elimina los errores de cálculos.

2- Mantiene las suscripciones organizadas.

3- Ahorra dinero en administración.

4- Ofrece más transparencia.

5- Crea reportes automatizados.

6- Envía facturas consistentes.

7- Factura a los clientes desde cualquier lugar.

8- Permite comunicarte con los clientes más rápido.

9- Usa menos papel y sellos.

10- Ayudará a que te paguen a tiempo.

1. Elimina los errores de cálculos

Con un sistema de facturación en línea las facturas para los clientes se calcularán automáticamente. Esto reduce la posibilidad de error humano, por lo que a tus clientes nunca se les va a cobrar un monto incorrecto.

Esto también te ahorra tiempo ya que se sabe que los montos totales son precisos y no necesitarán ser verificados nuevamente. Si haces este proceso manualmente, es fácil cometer un error y un simple número adicional o un punto decimal marcado fuera de lugar puede crear un gran problema para tus clientes.

Los impuestos también se pueden calcular y agregar automáticamente, junto con los costos de envío y facturación, cuando utilizas un sistema en línea.

2. Mantiene las suscripciones organizadas

Si estás haciendo todo manualmente puede ser difícil hacer un seguimiento de las suscripciones de los clientes y otros pagos recurrentes.

Se puede volver aún más complicado cuando consideras las pruebas gratuitas, renovaciones automáticas, transferencias, reembolsos y cupones. Puede llevar mucho esfuerzo administrativo mantener todo organizado y asegurarte de que no haya errores. 

Con un sistema automatizado siempre se va a facturar, renovar, descontar o cancelar automáticamente cuando sea necesario. Los clientes no tendrán vacíos accidentales en sus suscripciones debido a un error humano.

Incluso puedes programar recordatorios automáticos para clientes cuyas suscripciones se renovarán pronto, por lo que la facturación no será una sorpresa. A los clientes les encanta la comodidad de un servicio continuo por el cual no tienen que preocuparse por renovar.

3. Ahorra dinero en administración

Como puedes ver, tener un sistema en línea elimina mucho trabajo administrativo para tu empresa. Esto significa que tienes menos gastos administrativos.

Tener menos errores también te ahorrará dinero. Los humanos son muy propensos a cometer errores al hacer cálculos, pero las máquinas son casi infalibles.

La administración es una parte importante de cualquier negocio y no quieres que estén atados haciendo cálculos básicos que podrían automatizarse. En cambio, libera a tu equipo administrativo para que se enfoquen en tareas que realmente necesitan esfuerzo humano y deja que tu sistema de facturación en línea optimice su tiempo.

4. Ofrece más transparencia

 En cierto punto es inevitable que un cliente tenga una pregunta sobre su factura. Ya sea que estén preguntando sobre un pago futuro o uno anterior, puedes asegurar la transparencia mediante el uso de un sistema de facturación en línea.

Cuando la facturación está automatizada es fácil revisar cada paso en el proceso y asegurarse de que toda la información necesaria esté guardada y sea correcta. Puedes encontrar fácilmente la información de un cliente en el sistema y comunicarte con ellos de manera más rápida.

Esto te ahorra tiempo, hace que el servicio al cliente sea más fácil y mantiene a tus clientes felices porque obtendrán las respuestas que están buscando de manera más rápida. Te ahorrarás la frustración de tus clientes y empleados con este nivel de transparencia.

5. Crea reportes automatizados

Del mismo modo, es fácil recopilar toda la información necesaria para un informe cuando utiliza un sistema automatizado. Puedes programar el informe automáticamente, sabiendo que toda la información que contiene será correcta y puntual.

Los informes te ayudan a supervisar la actividad para que sepas dónde están tus clientes más rentables, quién está comprando qué en qué momento y si hay fluctuaciones en los patrones de gasto.

Con este nivel de conocimiento organizado, puedes llegar a los clientes que no han realizado una compra en mucho tiempo, ofrecer ventajas a los que más gastan o predecir cuál será tu futuro flujo de caja.

6. Permite comunicarte con los clientes más rápido

Las facturas automatizadas serán más consistentes y se verán más profesionales que aquellas hechas a mano. 

Los clientes formarán una opinión de tu negocio basada en cada pequeña pieza de comunicación. Con facturas profesionales que siempre se ven iguales tu empresa parecerá más confiable y organizada.

Puedes usar una plantilla automatizada que incluya tu logo y cualquier otra información que los clientes deben tener, como tu política de devolución. A los clientes les gusta saber qué esperar, por lo que es importante una comunicación constante.

7. Factura a los clientes desde cualquier lugar

La movilidad de la facturación en línea no solo beneficia a tus clientes, sino que también te beneficia a ti. Cuando puedes enviar una factura desde tu teléfono inteligente, sin importar donde te encuentres, tus operaciones comerciales se vuelven mucho más rápidas y fáciles. 

También podrás acceder a informes e información financiera sobre la marcha, lo que te facilitará mantenerte al día con lo que sucede con la empresa, incluso durante viajes de negocios y vacaciones de trabajo.

8. Permite comunicarte con los clientes más rápido

 La facturación en línea significa que los clientes obtienen sus facturas y otra información inmediatamente. Esto acelera el proceso de comunicación y facilita la resolución rápida de problemas. 

Por ejemplo, si un cliente pide accidentalmente dos órdenes del mismo producto, es probable que lo vean de inmediato en la factura que reciben en su correo electrónico.

Si hubieran esperado a recibir la factura por correo tradicional, u otro medio, el producto probablemente ya habría sido enviado cuando se notó el error. Sin embargo, con la facturación en línea pueden notificarte el problema de inmediato, por lo que el pedido doble se puede corregir antes de que este sea enviado.

9. Usa menos papel y sellos

 Cada sobre individual, sello y hoja de papel es económico. Sin embargo, cuando los compras y los envías en grandes cantidades en realidad puede ser muy costoso. Por supuesto, también tienes que pagarle a alguien para que ponga facturas y recibos en los sobres, agregue los sellos y los envíe.

Ahorrarás dinero en productos de papel y costos de empleados cuando cambies a un sistema de facturación en línea. También salvarás el medio ambiente: muchos clientes aprecian el no tener que recibir papel para reducir el daño ambiental.

10. Ayudará a que te paguen a tiempo

Con un sistema en línea puedes enviar recordatorios automáticos a los clientes y también ellos pueden configurar pagos recurrentes. Esto ayuda a eliminar el riesgo de pagos atrasados.

Es fácil para las personas olvidarse de pagar una factura, especialmente si no es algo esencial, como la electricidad. Sin embargo, los pagos atrasados pueden ser perjudiciales para tu empresa.

La facturación en línea no eliminará por completo la posibilidad de pagos atrasados, pero puede reducir drásticamente la posibilidad de que un cliente se le olvide un pago.

 

Conclusión

La facturación en línea no es solo el camino del futuro, sino también del presente. Innumerables empresas ya están utilizando este sistema con éxito, únete a ellas y verás rápidamente por qué el sistema de facturación en línea se ha vuelto tan popular.

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