Última actualización: 06/06/2019

Personnalisation de vos documents commerciaux.

La mise en page de vos factures représente l’identité entrepreneuriale de votre entreprise. C’est un facteur important au moment de fidéliser vos clients. C’est pour cela que nous voulons vous enseigner comment créer des factures personnalisées avec les informations importantes et obligatoires ainsi que le logo de votre entreprise.

La mise en page de vos documents commerciaux est la première étape de votre service aprés vente que vous offrez à vos clients. Transmettre le message de votre entreprise, fidéliser et offrir une meilleure expérience pour garantir des ventes futures.

 

Index:

1- Capter l’attention de vos clients avec des factures originales

2- Informations à indiquer dans les modèles de factures

3- Comment créer des modèles de factures originaux dans STEL Order

4- Exemples de modèles de factures créés dans STEL Order

 

1. Capter l’attention de vos clients avec des factures originales.

La décision d’achat se base sur les émotions. Les personnes réagissent mieux devant une image. Si nous profitons de l’envoi d’un devis pour que notre public se sente identifié avec ce que nous souhaitons transmettre, nous augmentons nos possibilités de ventes.

Attirer l’attention de vos usagers préalablement à une vente ou après une vente augmente les possibilités de ventes futures. Stimuler l’intérêt de vos prospects ou de vos clients existant est très important au moment de positionner votre entreprise au dessus de la concurrence.

Par exemple, si nous présentons un devis de manière personnalisée, avec les couleurs de notre entreprise, le logo et les références de notre secteur de façon originale et attirante, il sera plus probable de bien se positionner quand notre prospect étudiera la liste des devis empilés sur son bureau.

Il en est de même pour les factures. Une facture originale, en fonction du secteur, peut être tellement attractive que vos clients souhaiteront la montrer à leur entourage, réalisant ainsi une publicité économique de votre entreprise, promouvant votre marque gratuitement.

En personnalisant les modèles de vos documents commerciaux, vous signalez à votre public  votre intérêt de travailler avec eux. Vous leur enseignez l’importance qu’ils ont à vos yeux après avoir acquéri votre produit ou service. Vous continuez à investir du temps et des moyens pour leurs offrir un meilleur service, personnalisé, moderne et original.

2. Informations à indiquer dans les modèles de facture.

Il existe beaucoup de formats de factures, mais tous doivent inclure des informations obligatoires et légales.

– L’identité de l’entreprise qui propose ses produits/services

La dénomination sociale, son adresse, le numéro de SIREN ou SIRET, le code NAF, la forme juridique et le capitale social pour les sociétés, l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Sera aussi demandé la ville du greffe de l’immatriculation pour les commerçants, le numéro du répertoire des métiers et le département d’immatriculation pour les artisans.

– Les informations du client

La dénomination sociale pour une entreprise ou le nom pour un particulier, l’adresse sous réserve d’indication du client et l’adresse de livraison.

– Le numéro de la facture

Le numéro unique pour chaque facture sur une série corrélative, sans manque ou saut de numéro (aucune facture ne pouvant pas être supprimée). Vous pouvez cependant créer des séries différentes possédant par exemple un préfixe par année si vos conditions d’exercices le justifient (regarder la vidéo).

– La date de la facture

La date à laquelle la facture est émise.

– La date de la vente ou de la prestation de service

La date à laquelle est effectuée ou réalisée la livraison de vos produits ou la prestation du service.

– L’identification à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée)

Le numéro d’identification du vendeur ou du prestataire et le numéro d’identification du client si c’est une entreprise assujettie à la TVA. Toutes ces mentions ne sont pas obligatoires si le montant de la facture est inférieure ou égale à 150€.

– Indiquer le taux de TVA applicable légalement

Il est important d’indiquer les différents taux de TVA. Spécialement si vous en utilisez plusieurs, ils doivent apparaître de manière claire sur chaque ligne.

– La désignation des produits et des services

Une dénomination claire et précise, la quantité, le prix unitaire hors taxe et son taux de TVA ainsi que toutes les remises et autres promotions appliquées.

– Information sur le paiement

La date et le délai de paiement, les pénalités de retard avec leurs taux et l’indemnité forfaitaire de 40 € qui correspond aux frais de recouvrement en cas de retard pour les factures émises à des entreprises.

– La référence à un régime particulier ou à une exonération

Si c’est votre cas, vous devez l’indiquer. Ces mentions ne sont pas obligatoires pour des factures inférieures ou égales à 150€. Par exemple les auto-entrepreneurs bénéficient de la franchise de la TVA, dans ce cas, il faudra indiquer « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».

Vous pouvez retrouver plus d’information sur le portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publiques ainsi que sur le site du  CEDEF.

STEL Order a été créé et développé pour que vous puissiez introduire toutes ces informations et bien plus. Le logiciel a été mis à jour pour respecter les dernières modifications de la loi anti-fraude entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2018. Si l’administration fiscale réalise une inspection au sein de votre entreprise, il vous suffira simplement de demander une attestation à votre conseiller STEL qui vous l’enverra rapidement.

Les factures électroniques ont les mêmes validités légales que celles en papier. Évidemment, elles doivent intégrer les mêmes informations que les originales. Avec STEL Order, vous pouvez avoir deux types de factures, une facture classique imprimée ou au format PDF et l’électronique de manière automatique, sans avoir besoin de répéter le travail et ainsi gagner du temps. Vous disposerez toujours d’un modèle de facture qui se remplira de forme automatique avec les informations du client et en un clic, obtenir et télécharger l’e-facture.

3. Comment créer des modèles de factures originaux avec STEL Order.

STEL Order vous permet de créer de fantastiques modèles pour vos documents commerciaux. Il existe que section de personnalisation dans le menu “Configuration” de STEL Order.

Pour personnaliser les modèles de vos documents commerciaux, vous pouvez le faire de deux façons différentes:

– La plus basique et simple à mettre en oeuvre: Changer la couleur corporative des modèles et le Logo. Vous obtiendrez un modèle simple, avec les titres de chaque section de votre couleur et votre logo dans la partie supérieure gauche.

– Il existe une autre manière de personnaliser vos modèles dans STEL Order. Plus élaborée et à la fois plus éditable. Nous parlons du filigrane. Avec le filigrane vous pourrez éditer totalement vos documents commerciaux de votre entreprise.  

De cette manière vous pouvez personnaliser vos documents selon vos clients, départements, ou types de documents (un modèle pour chaque document commercial: devis, facture, commande, bon de livraison…). Cette option vous permet d’utiliser vos documents comme support marketing, de publicité et de communication.

Créer des modèles originaux avec STEL Order, étapes à suivre. 

La première étape consiste à créer un filigrane sur un format A4. Il existe une grande quantité de logiciel sur le marché pour le créer. Nous conseillons le logiciel Canva, disponible à travers de votre navigateur web et gratuit. Il est simple d’utilisation, rapide et efficace. Pour l’utiliser il n’est pas nécessaire d’avoir des connaissances en infographie, et avec un peu d’imagination, vous pouvez arriver à dessiner des modèles vraiment percutants. 

Si vous choisissez ce logiciel, vous devez seulement vous enregistrer avec une adresse email. Une fois dans l’application, vous devez rechercher le design au format “document  A4”. En le sélectionnant, vous découvrez une feuille blanche sur laquelle vous pouvez commencer à construir rapidement et simplement votre filigrane.

Une fois réalisé, téléchargez le document au format jpg. et enregistrez-le sur STEL Order dans le modèle de document que vous souhaitez.

Si votre filigrane dispose de votre logo et de vos informations d’entreprise, vous devez cocher la case “Occulter information d’entreprise” pour que les informations ne se superposent pas. Vous pouvez faire de même pour le tampon/caché de votre entreprise ou une signature que vous souhaitez positionner de manière automatique.

4. Exemples de modèles de factures créés avec STEL Order

Maintenant c’est plus rapide et facile de joindre des documents et des images dans votre STEL Order. Simplement glissez un ou plusieurs fichiers à la fois dans vos produits, clients, devis ou cotisations, commandes, factures et événements (cliquez sur l’icône ou nom de la pièce jointe).