El mantenimiento preventivo consiste en realizar revisiones y tareas de mantenimiento de forma planificada para reducir la probabilidad de que aparezcan averías en equipos, maquinaria e instalaciones.
En lugar de esperar a que un activo deje de funcionar, este tipo de mantenimiento permite anticiparse al desgaste, detectar anomalías y sustituir o ajustar componentes antes de que provoquen una parada inesperada.
Por ello, es una estrategia habitual en industrias, empresas de mantenimiento, instalaciones eléctricas, climatización, servicios técnicos, flotas y cualquier negocio en el que una avería pueda afectar a la actividad.
Índice de contenidos
¿Qué es el mantenimiento preventivo?
El mantenimiento preventivo es el conjunto de revisiones e intervenciones que se realizan de manera periódica sobre un equipo, instalación o activo antes de que aparezca una avería.
Las actuaciones pueden programarse según el tiempo transcurrido, las horas de funcionamiento, los kilómetros recorridos, el número de ciclos realizados u otros criterios relacionados con el uso del equipo.
Por ejemplo, revisar una máquina cada seis meses, sustituir un filtro después de determinadas horas de funcionamiento o comprobar periódicamente un cuadro eléctrico son acciones de mantenimiento preventivo.
Su principal diferencia frente al mantenimiento correctivo es el momento de actuación: el preventivo intenta evitar el fallo, mientras que el correctivo interviene cuando ya se ha detectado una avería o problema.
El objetivo no es conseguir que un equipo nunca falle, algo difícil de garantizar, sino reducir la probabilidad de avería y detectar problemas antes de que se tengan consecuencias mayores.
¿Por qué es importante el mantenimiento preventivo?
Una avería inesperada puede implicar mucho más que el coste de reparar una máquina. También puede provocar paradas de producción, retrasos en trabajos, desplazamientos urgentes de técnicos o pérdida de servicio para los clientes.
El mantenimiento preventivo ayuda a reducir estos riesgos al permitir detectar desgaste y anomalías antes de que evolucionen hasta convertirse en fallos graves.
Entre sus principales beneficios encontramos:
- Reducir averías inesperadas y paradas no planificadas.
- Alargar la vida útil de máquinas, instalaciones y equipos.
- Mejorar la seguridad al detectar componentes deteriorados.
- Organizar mejor el trabajo de técnicos y mantenedores.
- Planificar con antelación materiales y repuestos.
- Evitar determinadas reparaciones de urgencia.
- Mantener un historial sobre el estado y las intervenciones de cada activo.
- Facilitar el cumplimiento de los mantenimientos e inspecciones que correspondan a cada instalación.
Además, planificar las intervenciones permite realizarlas en momentos en lo que afecten menos a la actividad, en lugar de tener que reaccionar cuando la avería ya se ha producido.
Tipos de mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo puede organizarse de diferentes maneras según el criterio utilizado para decidir cuándo realizar cada intervención.
| Tipo | Cuándo se realiza | Ejemplo |
|---|---|---|
| Preventivo periódico o por tiempo | Después de un periodo previamente establecido | Revisar una instalación cada 6 meses |
| Preventivo basado en uso | Cuando el equipo alcanza determinadas horas, kilómetros o ciclos de trabajo | Cambiar un filtro cada 1.000 horas de funcionamiento |
| Mantenimiento de oportunidad | Aprovechando que el equipo ya está detenido por otra intervención o parada programada | Revisar varios componentes durante una parada de producción |
El mantenimiento periódico es uno de los más sencillos de organizar porque las intervenciones se programan mediante un calendario.
El mantenimiento basado en uso resulta especialmente útil cuando el desgaste está relacionado directamente con la utilización del activo. Dos máquinas instaladas el mismo día pueden necesitar mantenimiento en momentos muy distintos si una funciona diez horas diarias y la otra solo dos.
Por útlimo, el mantenimiento de oportunidad permite aprovechar una parada que ya esta prevista para realizar otras revisiones y reducir el número de veces que el equipo debe quedar fuera de servicio.
El mantenimiento predicitivo, aunque también busca anticiparse a una avería, se basa en analizar el estado real del equipo mediante mediciones y datos y normalmente se considera una estrategia diferenciada del mantenimiento preventivo tradicional.
Ejemplos de mantenimiento preventivo
Existen ejemplos de mantenimiento preventivo prácticamente en cualquier sector:
- Revisar y limpiar periódicamente los filtros de un sistema de climatización.
- Comprobar conexiones y protecciones de una instalación eléctrica.
- Lubricar piezas móviles de una máquina industrial.
- Cambiar aceite y filtros de vehículos según kilómetros o tiempo.
- Revisar correas, rodamientos y motores.
- Limpiar intercambiadores de calor.
- Comprobar niveles de presión o temperatura.
- Revisar equipos contra incendios.
- Sustituir componentes sometidos a desgaste antes de que fallen.
- Comprobar baterías y sistemas de alimentación.
- Revisar puertas automáticas y mecanismos de apertura.
- Realizar limpiezas y ajustes periódicos de maquinaria.
Por ejemplo, una empresa de climatización puede programar una revisión manual de cada equipo instalado en sus clientes. Antes de que llegue la fecha, se genera el mantenimiento correspondiente y el técnico realiza las comprobaciones definidas.
La clave es que la intervención esté prevista antes de que exista una avería que obligue a actuar de urgencia.
¿Qué tareas incluye un mantenimiento preventivo?
Las tareas dependerán del tipo de equipo y de las recomendaciones de su fabricante, pero suelen incluir:
- Inspección visual para detectar daños, corrosión, fugas o desgaste.
- Limpieza de equipos y componentes.
- Lubricación de elementos móviles.
- Reapriete y ajuste de conexiones.
- Comprobación de niveles, presiones y temperaturas.
- Revisión de sistemas eléctricos y protecciones.
- Pruebas de funcionamiento.
- Sustitución periódica de filtros, correas, juntas y otros consumibles.
- Verificación de elementos de seguridad.
- Calibración cuando sea necesaria.
- Registro de mediciones y anomalías.
- Actualización del historial de equipo.
Una buena intervención preventiva también debería dejar constancia de qué se ha revisado, qué problemas se han detectado, qué materiales se han utilizado y qué actuaciones deberían realizarse en la siguiente visita.
Por eso, utilizar una checklist específica para cada tipo de equipo facilita que los técnicos sigan siempre el mismo procedimiento y evitar olvidos.
¿Cada cuánto debe realizarse el mantenimiento preventivo?
No existe una frecuencia universal para realizar mantenimiento preventivo. La periodicidad debe establecerse teniendo en cuenta diferentes factores:
- Recomendaciones del fabricante.
- Horas o intensidad de utilización.
- Antigüeda del equipo.
- Condiciones ambientables.
- Historial de averías.
- Criticidad del activo.
- Coste y consecuencias de una parada.
- Normativa aplicable.
- Experiencia acumulada durante mantenimientos anteriores.
Un equipo que trabaja continuamente en un entorno con polvo, humedad o temperaturas elevadas probablemente necesite revisiones más frecuentes que otro utilizado de forma ocasional en condiciones normales.
También es importante evitar el extremo contrario. Realizar mantenimiento con demasiada frecuencia puede incrementar costes sin aportar una mejora equivalente en fiabilidad.
Por eso, las periodicidades iniciales deberían revisarse con el tiempo. Si determinados componentes llegan siempre en perfecto estado a cada revisión, quizá pueda ampliarse el intervalo. Si aparecen problemas antes de la fecha prevista, probablemente sea necesario reducirlo.
Un buen plan de mantenimiento debe evolucionar utilizando la información acumulada de cada equipo.
Ventajas y desventajas del mantenimiento preventivo
Aunque sus beneficios son importantes, realizar mantenimiento preventivo también supone dedicar recursos y organizar correctamente las intervenciones.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Reduce el riesgo de averías inesperadas | Requiere planificación y seguimiento |
| Permite organizar las paradas con antelación | Implica costes aunque el equipo todavía funcione correctamente |
| Puede prolongar la vida útil de los equipos | Algunas piezas pueden sustituirse antes de agotar totalmente su vida útil |
| Facilita la planificación de técnicos y repuestos | Un exceso de mantenimiento puede resultar innecesario |
| Mejora el conocimiento sobre el estado de los activos | Requiere mantener actualizada la información de cada equipo |
| Puede reducir reparaciones urgentes | No permite evitar todas las averías |
| Facilita detectar problemas recurrentes | Necesita disciplina para cumplir el calendario |
Por tanto, la clave no está en realizar el máximo número posible de revisiones, sino en encontrar una frecuencia que equilibre fiabilidad, disponibilidad y coste.
Los activos críticos suelen justificar un mantenimiento preventivo más intensivo, mientras que en equipos baratos, secundarios y fáciles de sustituir puede tener más sentido una estrategia diferente.
¿Cómo hacer un plan de mantenimiento preventivo paso a paso?
Un plan permite definir qué equipos deben mantenerse, qué tareas hay que realizar y cuándo debe llevarse a cabo cada intervención.
- Haz un inventario de los activos
Registra las máquinas, instalaciones y equipos que necesitan mantenimiento. Conviene incluir información como ubicación, modelo, número de serie, fabricante, fecha de instalación y documentación técnica. - Clasifica los equipos según su importancia
Determina qué ocurriría si cada activo dejara de funcionar. Los equipos relacionados con seguridad, producción o servicios esenciales deberían tener una prioridad mayor. - Define las tareas de cada mantenimiento
Crea una checklist con las comprobaciones, limpiezas, ajustes, mediciones y sustituciones que debe realizar el técnico. - Establece la periodicidad
Define cada cuánto debe realizarse el mantenimiento utilizando las recomendaciones del fabricante, las horas de uso y el historial del equipo. - Planifica técnicos y recursos
Decide quién realizará cada intervención y qué herramientas, materiales o repuestos serán necesarios. - Programa las revisiones
Introduce cada mantenimiento en un calendario para saber qué trabajos deben realizarse cada semana, mes o año. - Documenta cada intervención
Registra el tiempo empleado, las tareas realizadas, materiales, mediciones, fotografías, incidencias y cualquier información relevante. - Analiza los resultados
Comprueba si disminuyen las averías, si las periodicidades son adecuadas y qué equipos siguen generando problemas. - Actualiza el plan
Ajusta tareas y frecuencias utilizando la experiencia acumulada. Un plan de mantenimiento preventivo no debería permanecer igual durante años si los datos muestran que puede mejorarse.
Indicadores para medir un plan de mantenimiento preventivo
No basta con programar revisiones. También conviene medir si el mantenimiento está ayudando realmente a reducir fallos y mejorar la disponibilidad de los equipos.
Algunos indicadores útiles son:
- Cumplimiento del mantenimiento preventivo: mide qué porcentaje de las intervenciones programadas se han realizado dentro del plazo previsto.
Cumplimiento = mantenimientos realizados / mantenimientos programados × 100
Si se programaron 100 revisiones y se realizaron 92, el cumplimiento sería del 92 %. - Número de averías: permite comprobar si los equipos sometidos a mantenimiento preventivo están sufriendo menos fallos con el tiempo.
- Mantenimiento preventivo frente a correctivo: analizar cuánto trabajo corresponde a revisiones planificadas y cuánto a reparaciones inesperadas ayuda a detectar si la empresa está trabajando de forma demasiado reactiva.
- MTBF o tiempo medio entre fallos: indica cuánto tiempo funciona de media un activo entre dos averías. Si aumenta, puede ser una señal de que la fiabilidad del equipo está mejorando.
- Coste de mantenimiento por equipo: suma las horas de técnicos, materiales, repuestos y otros costes destinados a mantener cada activo. Este indicador es especialmente útil para detectar equipos que están empezando a resultar demasiado caros de mantener.
- Tiempo de parada: mide durante cuánto tiempo los equipos permanecen fuera de servicios debido a mantenimiento o averías.
No es necesario utilizar decenas de KPI. Para muchas empresas, controlar cumplimiento, averías, costes y tiempo de parada ya permite obtener una visión bastante clara sobre el funcionamiento del plan.
¿Cómo gestionar el mantenimiento preventivo con STEL Order?
Cuando una empresa gestiona decenas o cientos de equipos instalados en distintos clientes, controlar las próximas revisiones mediante agendas independientes, hojas de cálculo o recordatorios manuales puede acabar provocando olvidos.
Con STEL Order puedes registrar los equipos y maquinaria de tus clientes y programar sus mantenimientos preventivos y revisiones periódicas, manteniendo en un mismo sistemas la información de cada activo y su historial.
Puedes asignar cada mantenimiento al técnico correspondiente, organizar calendarios y notificaciones y consultar qué trabajos están pendientes, en curso o terminados. STEL Order también permite crear tareas automáticas con checklist para facilitar la gestión de trabajos recurrentes.
Antes de acudir al cliente, el técnico puede consultar información sobre el equipo, mantenimiento anteriores, incidencias, garantías y documentación asociada. De esta forma llega a la intervención con más contexto sobre el activo que debe revisar.
Durante la visita puede utilizar la aplicación móvil para registrar materiales, observaciones, documentación y firma del cliente directamente desde el lugar de trabajo, evitando depender de partes en papel.
Además, los mantenimientos pueden vincularse con partes de trabajo, protectos, materiales y facturación, facilitando la trazabilidad desde la planificación de la revisión hasta el cierre del servicio. STEL Order permite también controlar el inventario y el material disponible en distintos almacenes o vehículos.
De esta manera, una empresa de mantenimiento o servicio técnico puede tener los activos, próximas revisiones, técnicos, materiales, partes de trabajo e historial de cada cliente centralizados en un único software.
Preguntas frecuentes
En algunos casos sí. Hay inspecciones, comprobaciones y determinadas mediciones que pueden realizarse mientras el equipo funciona.
Sin embargo, tareas como sustituir componentes, realizar determinados ajustes o acceder a zonas peligrosas pueden requerir una parada y la aplicación de los procedimientos de seguridad correspondientes.
Retrasar una revisión no significa necesariamente que el equipo vaya a fallar, pero puede aumentar el riesgo de que determinados problemas no sean detectados a tiempo.
Además, en equipos o instalaciones sujetos a requisitos específicos, incumplir determinadas revisiones puede tener consecuencias relacionadas con la seguridad, las garantías o el cumplimiento normativo.
Una buena señal es que disminuyan las averías imprevistas, intervenciones urgentes y tiempos de parada, mientras aumenta la disponibilidad de los equipos.
También conviene comprobar el coste. Si se realizan muchas intervenciones preventivas pero las averías no disminuyen, puede ser necesario revisar las tareas o la frecuencia establecida.
Depende del activo. Para equipos cuyo desgaste está relacionado principalmente con el funcionamiento, utilizar horas, kilómetros o ciclos suele ofrecer una referencia más precisa.
En otros casos, el paso del tiempo también provoca deterioro aunque el equipo se utilice poco, por lo que una periodicidad por calendario puede resultar más adecuada.
