La morosidad está a la orden del día, y es normal que empresas y profesionales busquen métodos que les permitan tener garantía de que van a cobrar por el producto o servicio prestado. Una de esas medidas que se pueden adoptar es la factura de anticipo.
A través de ella es posible percibir por adelantado una parte del importe del bien adquirido o el servicio contratado. Como se trata de un cobro, contabilizar el anticipo de clientes resulta esencial para que la contabilidad no sufra ningún descuadre.
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¿Qué es el anticipo de facturas de clientes?
El anticipo de factura es un instrumento financiero que permite a la empresa asegurar el cobro por anticipado. Puede implicar la intervención en la operación de un tercero que es el que efectúa o garantiza el pago.
Por su parte, la factura de anticipo es el documento expedido por la empresa o profesional para justificar que el cliente le está pagando por adelantado.
Tipos de anticipo
Existen dos tipos de anticipos en función de quién asume el riesgo de que el cliente final no realice el pago comprometido.
Anticipo de facturas sin recurso
Aquí interviene una entidad financiera que efectúa el pago a la empresa o profesional y asume el riesgo de impago por parte del cliente.
Esta modalidad protege más a la empresa proveedora que la que vamos a ver a continuación y, por eso, su precio suele ser más elevado.
Anticipo de factura con recurso
El sistema de pago opera igual, la diferencia es que aquí es el proveedor quien asume el riesgo de impago de su cliente. Aunque sigue existiendo un cierto riesgo de morosidad, al acreedor le compensa la operación, porque el anticipo aumenta su nivel de liquidez.
Cómo contabilizar el anticipo
Para dejar constancia de los anticipos en contabilidad, es fundamental emitir una factura de anticipo. El proceso que hay que seguir para hacerlo bien es el siguiente:
Establecer el porcentaje de anticipo
Lo habitual es solicitar una cantidad que cubra, como mínimo, el coste que hay que asumir para entregar el bien o prestar el servicio. Por eso, es común que el anticipo oscile entre un 30 % y un 50 % del precio final pactado, pero no hay problema en que sean otras cantidades diferentes.
Elaborar la factura de anticipo
La factura de anticipo y la factura definitiva se elaboran de la misma forma que cualquier otra factura, indicando el producto o servicio por el que se factura, su precio base, los impuestos aplicables y el importe final.
En este sentido, es importante tener claro que los anticipos llevan IVA. El tipo aplicable depende del producto vendido o el servicio prestado, pero el general es del 21 %.
Elaborar la factura definitiva
Llegado el momento del pago final, se emite la correspondiente factura. Reflejando en negativo la cantidad o cantidades que se hayan abonado ya a modo de anticipo.
Contabilizar el anticipo de facturas implica hacer registros tanto de lo que se percibe como anticipo como de la cuantía pagada después. A fin de que las cuentas cuadren y quede registrado el pago total, aunque se haya realizado en varios plazos.
Ventajas de los anticipos y consideraciones a tener en cuenta
El anticipo de facturas tiene beneficios tanto los empresarios y profesionales como para los propios clientes, como veremos a continuación:
Cubre los gastos
Recibir dinero por anticipado permite a quien debe entregar el bien o prestar el servicio cubrir los gastos que debe asumir para cumplir con el compromiso adquirido. De esta forma, es más difícil que un problema de liquidez impida el cumplimiento de la obligación.
Evita la pérdida de dinero
Si el cliente decide echarse atrás y no continuar con la compra, el empresario o profesional reduce sus pérdidas porque tiene derecho a quedarse con la cantidad que ya ha percibido por adelantado.
Reduce el riesgo de impago
En la mayoría de los casos, como el cliente ya ha pagado una parte del producto o servicio, es poco probable que acabe arrepintiéndose del acuerdo o que deje la factura a deber.
Permite escalar el gasto
En el caso de los consumidores, el pago por anticipado de una parte de la factura permite ir escalando el gasto y no tener que hacer frente a un gran desembolso económico de una sola vez. Y es que se suele recurrir al anticipo cuando el precio final a pagar es elevado.
Ejemplo de factura de anticipo
Una factura de anticipo de ejemplo puede servir como base para elaborar cualquier otro documento de este tipo, porque todos siguen la misma estructura.
Número de serie
Lo primero que debe aparecer es la numeración de la factura, que siempre debe ser correlativa. Es importante no cometer errores a la hora de numerar estos documentos para evitar problemas con Hacienda.
Fecha de emisión
El siguiente dato que hay que registrar es la fecha de emisión de la factura de anticipo, que tiene que coincidir con la fecha en la que se hace el pago de dicho anticipo.
Datos de las partes implicadas
La factura recoge el nombre y apellidos (o razón social o denominación completa) y NIF de la empresa o profesional y del cliente. Así como el domicilio fiscal de ambas partes.
Descripción del producto o servicio
Se define el producto adquirido o servicio contratado y se especifica claramente que se trata de un pago anticipado.
Base imponible
Es el importe que se va a pagar en concepto de anticipo. Por ejemplo, si el cliente se ha comprometido a pagar por adelantado 1000 euros del total de los 5000 que cuesta el servicio, la base imponible de la factura de anticipo serán 1000 euros. Los 4000 restantes serán la base imponible de la factura definitiva que se emitirá después.
Tipo de IVA
El aplicable en función del producto o servicio que se ofrece. Se aplica dicho porcentaje sobre la base imponible.
Retención de IRPF
Solo se aplica si el cliente es una empresa o un autónomo.
Importe final a pagar
Cantidad que se abona a modo de anticipo, una vez aplicados los impuestos y retenciones correspondientes.
Preguntas frecuentes de los anticipos
Esta puede resultar una materia algo compleja a nivel teórico, aunque en la práctica acaba siendo muy sencilla de entender. Por eso, es habitual que existan una serie de dudas comunes sobre la misma.
¿Existen diferencias para los autónomos?
No. Empresas y autónomos pueden utilizar las facturas de anticipo en igualdad de condiciones. La única precaución a tener en cuenta es que no hay que olvidar nunca incluir este tipo de facturas a la hora de hacer la declaración trimestral del IVA.
¿Qué diferencias existen entre anticipo y factoring?
Son dos figuras similares, pero con algunas diferencias. Ambas son herramientas para aliviar las tensiones de tesorería a través de un adelanto de la cantidad comprometida por el cliente. Pero en el caso del factoring hay un contrato entre la empresa o autónomo y la entidad que adquiere los créditos que se derivan de su actividad comercial.
Esta entidad se encarga de gestionar el cobro y abona por anticipado a su cliente el importe total de la factura. Por eso se incluyen servicios complementarios como la conciliación de cobros y hasta el estudio de solvencia de los clientes.
¿Cómo funciona el IVA en los anticipos?
Las facturas de anticipo suponen aplicar el tipo de gravamen sobre la cantidad anticipada. Una vez que se elabora la factura final, se aplica el IVA sobre la cantidad que restaba por pagar.
La factura de anticipo es un instrumento muy útil para reducir el riesgo de morosidad y contar siempre con suficiente liquidez, por lo que es una opción interesante para autónomos y empresarios.
