7 mejores software de gestión de vacaciones en 2024

Gestionar de forma eficiente las vacaciones del personal es una tarea crucial de cualquier empresa que cuente con una plantilla de trabajadores. Utilizar una app para vacaciones de empleados gratis es una buena solución para controlar este proceso importante, sin tener que aumentar los costes empresariales.

Un negocio actual que quiera ser competitivo siempre debe diseñar una planificación óptima de su plantilla activa, para lo cual se hace imprescindible implementar herramientas específicas que permitan un control ágil y eficiente de sus días libres y vacaciones.

Qué es un software de gestión de vacaciones

Un software de gestión de vacaciones es una herramienta digital especialmente diseñada para simplificar y automatizar el proceso de planificación y aprobación de las vacaciones de los empleados dentro de una empresa. Este tipo de programas permiten tanto a los empleados como a los responsables de recursos humanos gestionar eficazmente las solicitudes de vacaciones, días libres y cualquier otro aspecto relacionado.

Esta clase de software es muy importante en cualquier negocio que cuente con trabajadores, pues trata una materia que es de gran importancia para garantizar la satisfacción del personal, y para tener un control preciso de los recursos humanos de la empresa. Este tipo de software permite:

• Automatización de solicitudes y aprobaciones de vacaciones de forma digital para acelerar el proceso y eliminar la necesidad de intercambios de papel o correos electrónicos manuales.
• Calendarios compartidos que proporcionan información valiosa a los trabajadores, encargados y gerencia, facilitando la planificación del trabajo y la cobertura durante las ausencias.
• Sistema eficiente para el seguimiento de días de vacaciones y permisos, por lo que es posible conocer cuántos días se han tomado, cuántos quedan pendientes y qué trabajadores están ausentes o presentes en cada momento.
• Posibilidad de integración con otros sistemas de gestión que utilice la empresa en su día a día, como un ERP o programas de recursos humanos.
• Generación de informes y acceso a información precisa y fiable en tiempo real, para ayudar a la planificación estratégica de recursos humanos y cumplir con peticiones de datos por parte de la Inspección de Trabajo.
• Trabajo en la nube y acceso de dispositivos móviles para maximizar la movilidad del negocio.
• Precio ajustado para que no implique un incremento de los costes empresariales.

Mejores software de gestión de vacaciones de empleados

Programa*	Precio / usuario / mes	Fichar	Valoración	Calendario de vacaciones	Gestión de deptos y responsable	Gestión de empresa **
Tempo	3€	✅	4,8/5	✅	✅	✅
Bixpe	2€	✅	4,4/5	✅	❌	❌
Fichareneltrabajo	5€ + 1€ por trabajador	✅	4,1/5	❌	❌	❌
Control Laboral	99€	✅	3,2/5	✅	❌	❌
Beebole	5,99€	✅	4,6/5	✅	❌	❌
Sage HR	—	✅	4,4/5	✅	✅	✅
Personio	—	✅	4,4/5	✅	❌	❌

En el mercado, podemos encontrar una amplia variedad de software para el control de las vacaciones de los empleados, por lo que elegir cuál utilizar necesita de un estudio previo de sus características y funcionalidades. Veamos siete de las mejores alternativas existentes para que puedas seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.

STEL Tempo

Uno de los mejores software de vacaciones de empleados es, sin duda, STEL Tempo. Se trata de una solución completa que facilita la gestión de vacaciones, días libres y la jornada laboral de los trabajadores de una empresa.

Es una opción efectiva para cumplir con la normativa actual que exige a las empresas llevar un control preciso de las horas trabajadas por sus empleados. Además, utiliza un sistema de geolocalización que permite precisar desde qué localización se realizan los fichajes (entradas y salidas del personal), por lo que el control de la jornada laboral es total, fiable y en tiempo real.

Al tratarse de una app móvil, ofrece ventajas tan interesantes como el acceso desde cualquier ubicación, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo, dotando a la organización de un mayor grado de movilidad.

Uno de los puntos fuertes de esta solución es la posibilidad de crear todo tipo de calendarios laborales, por lo que se puede controlar el proceso de petición de vacaciones y días en periodos concretos, como, por ejemplo, limitar los días disponibles en épocas de mucho trabajo o altas expectativas de ventas.

Tanto el personal responsable de recursos humanos como los propios empleados podrán utilizar este gestor de vacaciones para realizar sus peticiones y obtener información valiosa (controlar su actividad, ver si otros compañeros están trabajando en ese momento, etc.).

Las principales ventajas de utilizar un software moderno y sofisticado como STEL Tempo son:

• Facilidad de uso gracias a que incorpora una interfaz de usuario sencilla y muy intuitiva que permite dominar sus funciones y opciones de forma rápida (curva de aprendizaje suave que permite dominar la app en muy poco tiempo).
• Precio ajustado, por lo que se trata de una inversión rentable; ROI o retorno de la inversión elevado, ya que, por un precio reducido, se obtienen múltiples beneficios. Por un precio reducido, apenas 3 € al mes por empleado, se podrá disfrutar de todas las funcionalidades que ofrece esta app.
• Disponible para cualquier teléfono móvil o tablet. Se encuentra disponible tanto en Google Play como en la App Store. También se puede acceder a la aplicación desde cualquier navegador web, por lo que no es necesario realizar una instalación ni será obligatorio utilizar un sistema operativo concreto (es accesible desde Windows, Mac OS o Linux).
• Integración con el ERP STEL Order, lo cual es muy interesante para realizar una gestión completa y centralizada de todas las áreas del negocio desde una solución completa que trabaja en la nube (no serán necesarias aplicaciones distintas para cada tarea o departamento). Tiene la gran ventaja de que se puede contratar Tempo de forma independiente, o como parte de la solución ERP.
• Gran servicio de atención al cliente que permite solventar cualquier incidente o resolver todas las dudas de manera inmediata.
• Garantiza un control preciso y en tiempo real de las ausencias, además de proporcionar la información necesaria en caso de que Inspección de Trabajo solicite información sobre la jornada laboral (evita posibles multas o sanciones por incumplimiento de las normas vigentes).
• Permite gestionar distintos perfiles y roles para facilitar el acceso a datos e informes concretos.
• Es una solución moderna e innovadora, que está diseñada para que se adapte a cualquier tipo de empresa, independientemente del sector en el que opere, de su tamaño o de si vende productos, manufactura u ofrece servicios.
• Posibilidad de probarlo de forma gratuita antes de tomar la decisión de contratarlo, lo que es clave para valorar la utilidad de sus funciones y utilidades, sin tener que realizar un desembolso económico previo.
• Acceso a informes y cuadros de mando con datos que se presentan en un formato visual muy atractivo (uso de colores, gráficos, iconos), lo que facilita su lectura, comprensión y análisis.

Bixpe

Un software gestor de vacaciones que también es interesante a la hora de gestionar la jornada laboral en una empresa es Bixpe, otra app móvil específica que lleva ya varios años en el mercado ofreciendo buenos resultados.

El número de descargas de Bixpe en las tiendas de apps es elevado, lo que es una clara señal de que estamos ante una de las mejores opciones para gestionar las ausencias del personal. Veamos algunos de los puntos fuertes que nos ofrece esta solución.

• Es un software especialmente diseñado para smartphones y tablets, disponible para dispositivos Apple, terminales Android y en PC mediante el uso de cualquier navegador web.
• Trabaja en cloud, por lo que es posible acceder a cualquier hora del día y desde cualquier lugar.
• Proporciona un sistema seguro de acceso mediante una clave o pin.
• Es un programa de gestión de vacaciones de empleados gratis, aunque esta versión está bastante limitada (es necesario pagar la suscripción premium para disfrutar de todas sus funcionalidades y características).
• Su precio es muy ajustado, solo de 2 € al mes por trabajador.

Fichareneltrabajo

Especialmente enfocada para autónomos y pequeños negocios, Fichareneltrabajo es una app móvil disponible para dispositivos Android a través de Google Play y dispositivos iOS en la Apple Store, que proporciona un sistema muy simple para gestionar la jornada laboral.

Se trata de una opción interesante para aquellas empresas que no requieran una solución completa y que cuenten con una plantilla reducida de trabajadores. Sin embargo, la falta de herramientas como la geolocalización o la gestión de perfiles de responsable, limita mucho esta aplicación.

Aunque el programa cuenta con una opción de uso gratuito que dura 30 días, periodo en el que se pueden evaluar sus funcionalidades, su precio no es reducido en comparación con las alternativas profesionales del mercado (5 € más 1 € al mes por trabajador).

Control Laboral

Otra solución móvil especialmente enfocada en la gestión de vacaciones y control de la jornada laboral de los trabajadores. A su interfaz intuitiva, se unen otras funcionalidades clave para facilitar las tareas y procesos relacionados con las vacaciones, ausencias y el trabajo diario.

Entre algunas de las utilidades destacadas de Control Laboral tenemos:

• Gestión diferenciada para las horas extras realizadas por el personal.
• Diseño de calendarios laborales.
• Generación de informes sobre la jornada laboral, especialmente enfocados para proporcionar los datos que requiere la Inspección de Trabajo, o incluso la representación sindical.
• Para conocer los precios de esta solución es necesario ponerse en contacto directo con ellos, y así recibir un presupuesto personalizado a las necesidades propias del negocio (ronda los 99 € al año por uso).

Beebole

Para empresas que solo necesiten un sistema sencillo y simple para fichar en el trabajo, Beebole es una alternativa que deben valorar. A su interfaz visualmente atractiva, se une una usabilidad y accesibilidad aceptable, haciendo que la experiencia de usuario sea óptima en dispositivos móviles, aunque no tanto en su versión para navegadores.

Entre sus funcionalidades más interesantes podemos destacar su sistema de generación de calendarios laborales personalizados, donde se añaden automáticamente las festividades, tanto locales como nacionales.

Beebole no es especialmente barato, con una cuota mensual por usuario que es superior a la de muchos de sus competidores (5,99 € al mes por usuario o 2,99 € solo para el módulo de registro de la jornada laboral y sin el resto de funcionalidades).

SAGE HR

Con SAGE HR se tiene acceso a una solución moderna que está especialmente enfocada en el control de horarios y gestión de la jornada laboral en una empresa. Se trata de una aplicación modular que tiene un precio ajustado y cuenta con una interfaz de usuario sofisticada e intuitiva.

Junto a STEL Tempo, se trata de una de las apps móviles de gestión de vacaciones más completas que se pueden contratar en 2024, ya que cuenta con una amplia variedad de funciones y herramientas.

Es un software muy flexible y escalable, que permite adecuarse a las necesidades del negocio en cada momento. Además, se integra perfectamente con otras de las soluciones de gestión de SAGE (como su ERP de gestión integral).

Aunque es una opción óptima para la gestión de la jornada laboral, su elevado precio en la versión completa con todas las funcionalidades hace que SAGE sea una alternativa que quede fuera de la capacidad financiera de muchas empresas y profesionales.

Uno de los inconvenientes de SAGE como software de gestión de vacaciones está relacionado con sus tarifas, pues puede ser complejo seleccionar cuál es la mejor solución al tener que añadir distintos módulos y opciones con diferentes precios mensuales.

Personio

Finalmente, Personio es una solución que merece la pena nombrar en este listado de los mejores programas para la gestión de vacaciones de 2024. Es un software que centraliza toda la información de los trabajadores, automatiza los procesos de solicitud y aprobación de vacaciones, y permite crear una amplia variedad de informes detallados.

Es posible solicitar una demo de la app móvil de Personio para probarla gratis y evaluar si es una alternativa interesante para la empresa. Su enfoque en las pequeñas y medianas empresas hace que no sea la mejor solución para negocios con plantillas extensas, donde otras soluciones completas son más interesantes.

Personio cuenta con dos planes de contratación, el Core que es la alternativa más utilizada, y el Pro que cuenta con todas las funcionalidades y utilidades de la aplicación (para conocer los precios es necesario contactar con la empresa).

Alternativas a los programas gestores de vacaciones de empleados en 2024

Muchas empresas, autónomos y profesionales realizan la gestión de las vacaciones de los trabajadores utilizando plantillas específicas de control de horario. Se trata de la alternativa más utilizada a los programas específicos, que normalmente se implementan en una hoja de cálculo como puede ser Excel de Microsoft, Sheet de Google o Calc de LibreOffice.

Aunque se trata de una opción sencilla y rápida para gestionar algunas tareas relacionadas con el control de horario, no es una solución eficiente pues carece de muchas de las ventajas clave que proporciona el software para gestionar vacaciones.

Es posible conseguir plantillas de forma gratuita para gestionar el control de horarios de una empresa, pero siempre es mejor apostar por herramientas profesionales que se integren dentro del entorno de aplicaciones que ya utiliza la empresa.

Otra alternativa al uso de software para controlar ausencias y vacaciones son las plataformas de calendarios como Google Calendar o Microsoft Outlook. Aunque se trata de aplicaciones muy interesantes, no cuentan con las funcionalidades específicas que necesita una empresa para gestionarla jornada laboral y el control de los fichajes, por lo que es mejor dejar estos portales de calendarios para gestionar reuniones, citas y temas similares.

Ventajas y problemas al adoptar un software de gestión de vacaciones

Un programa para la gestión de vacaciones de los empleados gratis es una alternativa por la que apuestan muchas empresas, pero que no es la decisión ideal, pues este tipo de software cuenta con grandes limitaciones que impiden sacarles el máximo partido.

Inconvenientes al implementar un software de gestión de vacaciones

Cuando una empresa decide implementar una solución de control de ausencias y la jornada laboral, se enfrenta a distintas barreras o retos, entre los que podemos destacar:

• Resistencia por parte de los trabajadores a utilizar nuevas aplicaciones o a cambiar sus procesos tradicionales.
• Costo de implementación, que puede llegar a ser elevado si se toman malas decisiones eligiendo la solución.
• Complejidad a la hora de utilizar el nuevo sistema al no apostar por un software intuitivo y moderno.
• Problemas relacionados con la seguridad y protección de datos al utilizar programas no profesionales.
• Dificultad para integrar el software de control de la jornada laboral en el ecosistema de aplicaciones y herramientas que ya utiliza la empresa en su día a día.

Cuáles son los beneficios de utilizar el mejor software de gestión de vacaciones

Son muchos los puntos fuertes de este tipo de aplicaciones. Algunos de los más destacados son los siguientes:

Mejorar la eficiencia operativa y administrativa

Al automatizar todo el proceso de solicitud y aprobación de vacaciones, se reduce el tiempo y el esfuerzo administrativo necesario para su gestión, liberando al personal de recursos humanos para que se enfoque en tareas más estratégicas.

Aumentar la satisfacción del personal

Gestionar de forma rápida, sencilla y personalizada sus vacaciones y ausencias es de gran valor para los trabajadores, por lo que su grado de satisfacción se verá incrementado de forma significativa con este tipo de apps.

Evitar errores

Con una buena aplicación para el control de ausencias se eliminarán todos los errores que se comenten cuando se realiza esta tarea de forma manual (por ejemplo, utilizando plantillas). Son la solución ideal para llevar a cabo todas estas tareas de forma clara y transparente, evitando errores que puedan llevar a la confusión o generar conflictos.

Tomar mejores decisiones

Este tipo de soluciones proporciona información valiosa y precisa en tiempo real, por lo que es más sencillo tomar mejores decisiones a distintos niveles. Planificar las jornadas de trabajo y el calendario laboral de una empresa puede ser una tarea compleja y estresante, y este tipo de software ayuda a que este proceso sea más sencillo y eficiente.

Facilitar el trabajo de recursos humanos y cumplir con la normativa vigente

Los programas de gestión de vacaciones son ideales para que los trabajadores del departamento de recursos humanos puedan realizar sus tareas de forma más eficiente, liberándose de procesos repetitivos y tediosos.

Además, estas aplicaciones ayudan a cumplir con distintas normativas importantes, como el control de la jornada laboral de los trabajadores, o las leyes y reglamentos de protección de datos personales.

Otras ventajas de las apps de gestión de vacaciones

Entre otros beneficios también podemos mencionar.

• Facilitan la movilidad de la empresa y el teletrabajo, al permitir su acceso remoto desde ordenadores, portátiles, tablets y teléfonos móviles.
• Su coste es reducido y proporcionan muchos beneficios, por lo que invertir en estas soluciones tiene un alto retorno de la inversión.
• Evitar posibles sanciones o multas al no cumplir con las leyes de protección de datos y la normativa de control de la jornada laboral).

Recomendaciones finales

Un software gestión de vacaciones es una herramienta que no debe faltar hoy en día en cualquier negocio debido a todos los beneficios que proporciona. Para adquirir la mejor solución, es importante tener en cuenta:

• Comparar entre distintas alternativas como las que hemos proporcionado anteriormente para identificar la que mejor se adapte a las necesidades y características del negocio.
• Considerar aspectos importantes como la integración con un ERP, la movilidad o la seguridad, a la hora de tomar la decisión de compra (no solo valorar el aspecto económico).
• Apostar siempre por apps contrastadas de nivel profesional que garanticen la mejor experiencia de usuario y un buen servicio de soporte.
• Para los que busquen una solución más profesional, la mejor decisión es contratar una app que también permita gestionar perfiles de usuario, es decir, crear roles dentro del software para acceder a datos e informes concretos.

Las empresas modernas que quieran crecer y elevar su nivel de rentabilidad y competitividad en un mercado tan competitivo como el actual, deben tener un control preciso de la jornada laboral de su plantilla. Seleccionando el mejor software de gestión para las vacaciones de los empleados, como STEL Tempo, se podrá automatizar todo este proceso y disponer de un sistema moderno y ágil para controlar todo lo relacionado con ausencias, vacaciones, días libres y la jornada laboral de los trabajadores.

Esta solución evita tener que realizar esta tarea de forma tradicional mediante plantillas, lo que implica perder tiempo, incrementar la tasa de errores y no disfrutar de todas las ventajas de integración y acceso que permite una app específica que trabaje en la nube.