Una aplicación para fichar en el trabajo es una herramienta que permite registrar de forma digital la jornada laboral de los empleados. A través del móvil, el ordenador, una tablet o un terminal instalado en la empresa, los trabajadores pueden registrar la hora de entrada y salida, así como las pausas realizadas durante la jornada.
Este tipo de aplicaciones sustituyen los sistemas tradicionales de fichaje en papel o las hojas de cálculo, automatizando el control horario y facilitando el cumplimiento de la normativa vigente. Además, centralizan toda la información para que tanto la empresa como los empleados puedan consultar los registros cuando sea necesario.
Actualización normativa: Este artículo ha sido revisado y actualizado conforme a la normativa vigente sobre control horario en España. La legislación actual obliga a las empresas a registrar la jornada laboral de sus empleados mediante sistemas fiables, accesibles y que garanticen la conservación de los datos. Por ello, las aplicaciones para fichar en el trabajo que mencionamos en esta guía han sido verificadas y cumplen con los requisitos establecidos por la normativa de registro horario, facilitando a empresas y equipos el cumplimiento legal de forma sencilla y digital. Encuentra toda la información aquí.
Índice de contenidos
Tabla comparativa de las mejores aplicaciones para fichar
Antes de analizar cada herramienta en detalle, esta tabla resume las principales características de las aplicaciones seleccionadas y el tiempo de empresa para el que pueden resultar más adecuadas.
| Programa* | Precio / usuario / mes | Nº mínimo de usuarios | Nº valoraciones | Valoración | Geo-localización | Gestión de ausencias y vacaciones | Gestión de deptos y responsable | Gestión de empresa ** |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Tempo | 3€ | Sin mínimo | 1525 | 4,8/5 | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Jibble | 0€ | Sin mínimo | 1555 | 4,9/5 | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Sesame HR | 5,50€ | 15 | 3873 | 4,5/5 | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Factorial | 5,50€ | 15 | 495 | 3,9/5 | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Personio | – | 5 | 311 | 4,3/5 | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Hubstaff | 4,99€ | 2 | 1601 | 4,6/5 | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Kenjo | 5,40€ | Sin mínimo | 56 | 4,2/5 | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Beebole | 8,99€ | Sin mínimo | 178 | 4,6/5 | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Clockify | 0€ | Sin mínimo | 4168 | 4,7/5 | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Bixpe | 0€ | Sin mínimo | 2170 | 4,2/5 | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
*Todos los programas te ofrecen la posibilidad de controlar el fichaje y exportar informes en detalle del control horario
**Se necesita pagar licencia aparte.
La elección no debe depender únicamente del número de funciones. También conviene valorar cómo trabaja la plantilla, desde dónde necesita fichar, el nivel de control requerido y si la empresa busca solamente registrar la jornada o gestionar otros procesos de Recursos Humanos.
Por ejemplo, Jibble ofrece fichaje mediante diferentes dispositivos, GPS, reconocimiento facial y un plan gratuito para usuarios ilimitados, mientras que Hubstaff está especialmente orientado al seguimiento de equipos móviles mediante GPS y geovallas. Clockify y Beebole presentan un enfoque más vinculado al registro de horas por proyectos, y herramientas como Personio, Kenjo, Sesame HR o Factorial integran el control horario dentro de plataformas más amplias de Recursos Humanos.
Las 10 mejores aplicaciones para fichar en el trabajo
En el mercado existen aplicaciones de control horario con enfoques muy diferentes: algunas se centran exclusivamente en el fichaje, mientras que otras incorporan funciones de Recursos Humanos, gestión de proyectos o seguimiento de equipos en movilidad.
A continuación, analizamos las 10 mejores aplicaciones para fichar en el trabajo con mayor detalle, incluyendo sus principales ventajas y casos de uso.
1. Tempo
STEL Tempo es una aplicación de control horario diseñada para que autónomos, pymes y empresas puedan registrar la jornada laboral de sus trabajadores de forma sencilla y desde cualquier lugar. Permite fichar desde el móvil, el ordenador o una tablet, por lo que se adapta tanto a equipos que trabajan en una oficina como a empleados en remoto, técnicos desplazados o profesionales que se mueven entre diferentes ubicaciones.
Los trabajadores pueden registrar el inicio y el final de la jornada, así como las pausas realizadas durante el día. La empresa, por su parte, dispone de una visión centralizada de los fichajes y puede consultar las horas trabajadas, detectar incidencias y generar informes de control horario sin recurrir a horas de cálculo ni revisar registros manualmente.
Una de sus principales ventajas es que no se limita al fichaje diario. STEL Tempo también permite gestionar vacaciones, ausencias, permisos y solicitudes de los empleados, centralizando en una misma herramienta buena parte de la organización laboral del equipo. De esta forma, los responsables pueden conocer la disponibilidad de la plantilla, revisar solicitudes y llevar un seguimiento más ordenado del calendario laboral.
STEL Tempo te permite llevar a cabo esta obligatoriedad de forma más rápida, automática, segura y sencilla. Además de realizar los habituales fichajes de inicio y finalización de la jornada laboral, ofrece distintas herramientas que hacen más fácil la gestión de tu equipo:
- Jornadas: No se limita al registro de la jornada, los empleados también pueden guardar sus pausas y añadir imágenes y observaciones.
- Geolocalización: Permite reflejar la ubicación exacta desde la que se hacen los fichajes. Además, puedes elegir si quieres que tu trabajador esté geolocalizado en todo momento, o solo en la entrada y salida de la jornada laboral, según las necesidades de tu negocio.
- Aplicaciones móviles: Tempo está disponible para los dispositivos iOS y Android, de esta forma, los usuarios que las utilicen tendrán sus jornadas geolocalizadas.
- Ausencias: Permite tanto gestionar las peticiones de ausencias de tus empleados, como solicitarlas a nivel de trabajador. Puedes ver las pendientes y las ya aceptadas en un calendario para que puedas organizarlas eficientemente.
- Calendarios: Puedes crear los calendarios que necesites y asignarlos a las personas del equipo que correspondan. Por ejemplo, crea calendarios de temporada alta para evitar vacaciones durante estas fechas (siempre bajo consenso con los empleados) o para todos los festivos del año.
- Perfiles: Crea distintos perfiles para establecer responsables de departamento o globales. Otorga distintos permisos para ver las jornadas de los empleados, según el tipo de perfil.
- Usuarios: La experiencia de los usuarios va mucho más allá de poder realizar las entradas y salidas al trabajo o solicitar ausencias. Cuentan con un perfil personal que les facilitará gestionar su propio trabajo y el trabajo en equipo, teniendo acceso a un panel donde poder ver un resumen de su actividad, si otros compañeros están trabajando y mucho más.
STEL Tempo destaca además por su facilidad de uso. Su interfaz está pensada para que los empleados puedan fichar sin procesos complicados y para que la empresa pueda implantar el sistema rápidamente, incluso si anteriormente utilizaba papel, Excel u otros métodos manuales. Los registros quedan almacenados digitalmente y pueden consultarse cuando sea necesario, facilitando el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el control horario.
Otro punto diferencial es su integración con el ecosistema de STEL Order. Las empresas que ya utilizan este software de gestión pueden complementar la administración de clientes, presupuestos, facturas, trabajos y empleados con una solución específica para el registro de jornada. No obstante, STEL Tempo también puede utilizarse como una aplicación independiente.
Recomendado para: autónomos, pymes y empresas con equipos presenciales, remotos o en movilidad que buscan una aplicación de fichaje sencilla, completa y fácil de implantar, especialmente si también necesitan gestionar vacaciones, ausencias y permisos desde un único lugar.
2. Jibble
Jibble es una aplicación de control horario orientada al registro de jornada y asistencia. Permite a los empleados a fichar desde el móvil, el ordenador o un dispositivo compartido en modo quiosco, por lo que puede adaptarse tanto a equipos presenciales como a trabajadores en remoto o en movilidad.
Entre sus funciones más destacadas se encuentran el registro de entradas, salidas y pausas, la generación automática de hojas de horas y el seguimiento del tiempo dedicado a diferentes actividades o proyectos. También incorpora GPS, geovallas y reconocimiento facial para verificar desde dónde y quién realiza cada fichaje.
Su modo quiosco permite utilizar una tablet o un teléfono compartido como terminal de fichaje para toda la plantilla. Esta modalidad puede resultar especialmente práctica en comercios, restaurantes, obras, almacenes u otros centros de trabajo en los que varios empleados comienzan su jornada desde una misma ubicación.
Una de sus principales ventajas es que dispone de un plan gratuito para usuarios ilimitados, aunque algunas funciones avanzadas están reservadas para sus modalidades de pago. Esto la convierte en una alternativa interesante para pequeñas empresas que quieren digitalizar el fichaje con una inversión inicial reducida.
Recomendado para: pequeñas empresas y equipos presenciales o en movilidad que buscan una aplicación de fichaje flexible, con un plan gratuito amplio y diferentes métodos para verificar los registros de jornada.
3. Sesame HR
Sesame HR es una plataforma de Recursos Humanos que incluye el control horario dentro de un conjunto más amplio de herramientas para gestionar empleados. Permite registrar entradas, salidas y pausas desde el ordenador, la aplicación móvil o un dispositivo compartido, adaptándose a equipos presenciales, remotos y en movilidad.
Además del fichaje, ofrece funciones para gestionar turnos, vacaciones, ausencias y horas extraordinarias. Los responsables pueden consultar la información desde un panel centralizado y generar informes con las horas trabajadas por cada empleado, los excesos de jornada y las incidencias detectadas.
La aplicación móvil permite registrar la jornada desde cualquier lugar y puede utilizar la geolocalización para comprobar que el fichaje se realiza desde una ubicación autorizada. Esta función resulta útil para empresas con teletrabajadores, comerciales o profesionales que desarrollan su actividad fuera de la oficina.
Su principal diferencia frente a aplicaciones centradas exclusivamente en fichar es que forma parte de un software más completo de RR. HH., con módulos de selección, onboarding, documentos, nóminas e informes. Esto puede resultar interesante para empresas que quieren centralizar distintos procesos, aunque también supone contratar una solución más amplia de la necesaria cuando solo se busca controlar la jornada.
Recomendado para: pymes y empresas con un departamento de Recursos Humanos que, además de controlar los fichajes, quieran gestionar desde una misma plataforma las vacaciones, los turnos, la documentación y otros procesos relacionados con la plantilla.
4. Factorial
Factorial es un software integral de Recursos Humanos que incorpora el control horario entre sus principales funcionalidades. Los empleados pueden registrar el inicio y el final de la jornada desde la aplicación móvil, el ordenador o un dispositivo compartido, lo que permite utilizarlo tanto en oficinas como con equipos remotos o trabajadores en movilidad.
Además del fichaje diario, la plataforma permite gestionar pausas, horarios, turnos, ausencias y horas extraordinarias. Los responsables pueden revisar los registros desde un panel centralizado, detectar incidencias y consultar informes sobre el tiempo trabajado por cada empleado.
Factorial también permite asociar las horas registradas a proyectos y subproyectos, una función útil para empresas que necesitan conocer cuánto tiempo dedica su plantilla a cada cliente, servicio o actividad. Asimismo, conecta el control horario con otros procesos como la gestión documental, los gastos, las nóminas y las evaluaciones del desempeño.
Su principal fortaleza es precisamente esta amplitud de funciones. No se trata únicamente de una aplicación para fichar, sino de una plataforma pensada para centralizar buena parte de la gestión de empleados. Esto puede facilitar el trabajo de los departamentos de Recursos Humanos, aunque puede resultar excesivo para pequeños negocios que solo buscan registrar la jornada de manera sencilla.
Recomendado para: pymes y empresas con un departamento de Recursos Humanos que quieran gestionar el fichaje, las ausencias, los gastos, los documentos y otros procesos relacionados con la plantilla desde una única plataforma.
5. Personio
Personio es una plataforma integral de Recursos Humanos dirigida principalmente a pequeñas y medianas empresas. Su sistema de control horario permite registrar las horas de trabajo y los descansos, además de ofrecer a responsables y departamentos de RR. HH. una visión centralizada de la jornada y las horas extraordinarias de cada empleado.
Los trabajadores pueden fichar mediante la aplicación web, introducir sus horas manualmente o utilizar un dispositivo compartido instalado en el centro de trabajo. Su aplicación de entrada permite convertir una tablet o un portátil con cámara y conexión a internet en un terminal de fichaje mediante código QR, uGrana opción útil para equipos por turnos o empleados sin puesto fijo.
Además del registro de jornada, Personio permite gestionar ausencias, horarios, información de los empleados, selección de personal, documentos y otros procesos internos. Los datos del control horario quedan conectados con el resto de información de Recursos Humanos, lo que facilita la elaboración de informes y la revisión de los registros.
También incorpora el seguimiento de las horas dedicadas a proyectos, una función especialmente útil para organizaciones que necesitan justificar el tiempo empleado en determinadas actividades, analizar costes o preparar la facturación.
Recomendado para: empresas medianas y departamentos de Recursos Humanos que buscan integrar el control horario con la gestión general de la plantilla, los proyectos, las ausencias, la documentación y otros procesos internos.
6. Hubstaff
Hubstaff es una aplicación de control horario especialmente orientada a equipos remotos y trabajadores que desarrollan su actividad fuera de la oficina. Permite registrar las horas desde el móvil, el ordenador o el navegador y asociarlas a proyectos, tareas, clientes o ubicaciones concretas.
Una de sus funciones más destacadas es el seguimiento mediante GPS y geovallas. Las empresas pueden crear zonas de trabajo y configurar el sistema para que el registro de tiempo se inicie o se detenga cuando el empleado entra o sale de una ubicación determinada. Esto resulta útil para constructoras, empresas de mantenimiento, servicios técnicos y otros negocios con equipos desplazados.
La plataforma convierte las horas registradas en hojas de tiempo y permite añadir notas, revisar los fichajes y aprobarlos antes de utilizarlos para calcular costes laborales, pagos o facturación. También ofrece informes sobre proyectos, presupuestos y productividad, por lo que su enfoque va más allá del control de asistencia tradicional.
Hubstaff puede resultar interesante para empresas que necesitan conocer no solo cuánto tiempo trabaja cada empleado, sino también en qué proyecto o ubicación se emplean esas horas. No obstante, algunas de sus funciones de seguimiento de actividad pueden resultar innecesarias para negocios que únicamente buscan una aplicación sencilla para fichar.
Recomendado para: empresas con técnicos, instaladores, comerciales, personal de obra o equipos remotos que necesiten controlar las horas trabajadas y vincularlas a proyectos, clientes o ubicaciones concretas.
7. Kenjo
Kenjo es un software de Recursos Humanos que incorpora un sistema de control horario diseñado para facilitar el cumplimiento de la normativa laboral y la gestión diaria de la jornada. Los empleados pueden fichar desde el ordenador, el móvil o una tablet compartida, registrando tanto el inicio y el final de la jornada como las pausas realizadas durante el día.
La plataforma permite configurar diferentes tipos de horarios, gestionar turnos, controlar las horas extraordinarias y registrar vacaciones y ausencias desde un mismo lugar. Los responsables pueden consultar los fichajes en tiempo real, corregir incidencias cuando sea necesario y generar informes preparados para posibles inspecciones de trabajo.
Uno de sus puntos fuertes es la integración entre el control horario y el resto de módulos de Recursos Humanos. Los registros de jornada se relacionan automáticamente con la planificación de turnos, las vacaciones y la información de cada empleado, evitando tener que trabajar con varias herramientas independientes.
La aplicación también ofrece geolocalización para verificar la ubicación desde la que se realiza el fichaje y notificaciones para recordar a los empleados cuándo deben registrar su jornada. Además, dispone de una aplicación móvil que facilita el fichaje de equipos que trabajan fuera de la oficina.
Recomendado para: pymes y empresas en crecimiento que buscan combinar el control horario con la gestión de Recursos Humanos, centralizando turnos, vacaciones, ausencias y documentación de los empleados en una única plataforma.
8. Beebole
Beebole es una aplicación especializada en el registro de jornada y el control del tiempo por proyectos. Aunque puede utilizarse para cumplir con la normativa de control horario, su enfoque está especialmente orientado a empresas que necesitan conocer cuánto tiempo dedica cada empleado a clientes, tareas o proyectos concretos.
Los trabajadores pueden fichar desde el navegador o la aplicación móvil, registrar pausas y asignar las horas trabajadas a diferentes actividades. Toda la información queda centralizada para que los responsables puedan consultar hojas de horas, generar informes personalizados y analizar la rentabilidad de cada proyecto.
La plataforma ofrece una gran capacidad de personalización. Es posible crear categorías, centros de coste, clientes o proyectos, configurar aprobaciones de hojas de horas y exportar los datos para utilizarlos en procesos de facturación, nóminas o análisis de productividad. También dispone de integraciones con herramientas como Google Workspace, Microsoft Entra ID, Jira, Asana o Zapier.
A diferencia de otras aplicaciones centradas exclusivamente en el fichaje, Beebole pone el foco en la gestión del tiempo como herramienta de control de costes y planificación, por lo que suele ser una opción muy utilizada por consultoras, agencias, ingenierías y empresas que trabajan por proyectos.
Recomendado para: empresas de consultoría, ingeniería, agencias, despachos profesionales y negocios que trabajan por proyectos, donde además de fichar sea importante controlar el tiempo invertido en cada cliente o servicio.
9. Clockify
Clockify es una de las aplicaciones de control horario más conocidas por ofrecer un plan gratuito para usuarios ilimitados. Aunque nació como una herramienta para registrar el tiempo dedicado a proyectos, también permite controlar la jornada laboral y generar los registros necesarios para gestionar las horas trabajadas por cada empleado.
Los usuarios pueden fichar desde el ordenador, la aplicación móvil o mediante extensiones para navegadores. Además de registrar la entrada y la salida, es posible iniciar y detener un temporizador mientras se trabaja o introducir las horas manualmente al finalizar la jornada.
La plataforma permite organizar el tiempo por clientes, proyectos, tareas o etiquetas, generar hojas de horas y crear informes detallados sobre la actividad de cada empleado. También incluye un calendario para visualizar las horas registradas y facilita la aprobación de las hojas de tiempo antes de utilizarlas para nóminas o facturación.
Clockify dispone de funciones adicionales como geolocalización, gestión de ausencias, programación de turnos y terminal de fichaje compartido, aunque muchas de ellas están disponibles únicamente en los planes de pago. Su principal atractivo sigue siendo la posibilidad de empezar a utilizar la aplicación sin coste y ampliarla conforme crecen las necesidades de la empresa.
Recomendado para: autónomos, pequeñas empresas y equipos que buscan una aplicación gratuita para registrar la jornada y controlar el tiempo dedicado a proyectos, con la posibilidad de incorporar funcionalidades más avanzadas a medida que crece la organización.
10. Bixpe
Bixpe es una aplicación de control horario diseñada para que las empresas puedan registrar la jornada laboral de sus empleados de forma sencilla y cumplir con la normativa vigente. Permite fichar desde el móvil, el ordenador o una tablet compartida mediante PIN, adaptándose tanto a equipos presenciales como a trabajadores en remoto o en movilidad.
Uno de sus principales atractivos es que ofrece un plan gratuito para usuarios ilimitados, que incluye el registro de inicio y fin de jornada, pausas, geolocalización, informes básicos e histórico de fichajes de los últimos 30 días. Para conservar los registros durante los cuatro años exigidos por la normativa y acceder a funciones más avanzadas es necesario contratar el plan Premium.
La versión Premium añade funcionalidades como el control de horas extraordinarias, gestión de vacaciones y ausencias, fichaje con fotografía, notificaciones automáticas, personalización de informes y propuestas de fichaje según el horario configurado. También permite gestionar equipos y consultar los registros desde cualquier dispositivo.
Recomendado para: autónomos, pequeñas empresas y pymes que buscan una aplicación de fichaje sencilla, económica y fácil de implantar, con la posibilidad de empezar gratuitamente y ampliar funcionalidades conforme crecen sus necesidades.
¿Qué aplicación elegir según el tipo de empresa?
| Si buscas… | Aplicación recomendada | ¿Por qué? |
|---|---|---|
| La mejor opción para autónomos y pequeñas empresas | Tempo | Fácil de implantar, control horario, vacaciones, ausencias y cumplimiento de la normativa. |
| Una aplicación gratuita para empezar | Jibble | Plan gratuito para usuarios ilimitados y funciones básicas muy completas. |
| Una solución económica | Bixpe | Precio competitivo y plan gratuito para comenzar. |
| Gestionar RR. HH. además del fichaje | Factorial | Control horario, vacaciones, documentación y otros procesos de RR. HH. |
| Una plataforma de RR. HH. para empresas en crecimiento | Kenjo | Integra control horario con la gestión de empleados y turnos. |
| Empresas medianas con necesidades avanzadas de RR. HH. | Personio | Plataforma completa para centralizar la gestión de la plantilla. |
| Controlar horas por proyectos | Beebole | Muy orientada a consultoras, agencias e ingenierías. |
| Equipos remotos o desplazados | Hubstaff | GPS, geovallas y seguimiento del tiempo por ubicación y proyecto. |
| Registrar horas en proyectos con un plan gratuito | Clockify | Muy buena opción para controlar tiempo por clientes y tareas. |
| Empresas que buscan una solución de RR. HH. completa | Sesame HR | Combina control horario con vacaciones, turnos y gestión de empleados. |
¿Cómo fichar en el trabajo con una aplicación?
Fichar con una aplicación de control horario es un proceso muy sencillo. En la mayoría de los casos, basta con que el empleado acceda a la aplicación desde su móvil, ordenador o una tablet compartida y registre el inicio y el final de su jornada con un solo clic.
Aunque cada software tiene sus propias características, el funcionamiento suele ser muy similar.
| Paso | ¿Qué hace el empleado? | ¿Qué registra la aplicación? |
| 1. Inicia sesión | Accede desde el móvil, ordenador o tablet con su usuario. | Identifica al trabajador que realiza el fichaje. |
| 2. Comienza la jornada | Pulsa el botón de entrada o inicia el temporizador. | Fecha, hora de inicio y, si está configurado, la ubicación o dispositivo utilizado. |
| 3. Registra las pausas | Inicia y finaliza los descansos cuando corresponda. | Hora de inicio y fin de cada pausa para calcular el tiempo efectivo de trabajo. |
| 4. Finaliza la jornada | Pulsa el botón de salida al terminar el trabajo. | Hora de finalización y duración total de la jornada. |
| 5. Consulta el historial | Revisa sus fichajes desde la propia aplicación. | Historial de registros, horas trabajadas, incidencias y horas extraordinarias, según las funciones disponibles. |
La mayoría de las aplicaciones actuales también permiten fichar en teletrabajo, desde diferentes centros de trabajo o incluso durante desplazamientos. Algunas incorporan funciones como la geolocalización, el reconocimiento facial o el fichaje mediante códigos QR para verificar que el registro se realiza correctamente.
Además, los responsables de la empresa pueden consultar los registros en tiempo real, detectar olvidos de fichaje, aprobar correcciones y generar informes sin necesidad de recopilar hojas en papel o utilizar hojas de cálculo. Esto simplifica la gestión diaria y facilita el cumplimiento de la normativa sobre registro horario.
¿Es obligatorio fichar mediante una aplicación?
No, actualmente no es obligatorio utilizar una aplicación para registrar la jornada laboral. La normativa española exige que todas las empresas lleven un registro diario de la jornada de sus trabajadores, pero no impone un sistema concreto para hacerlo.
Esto significa que, a día de hoy, una empresa puede utilizar diferentes métodos para registrar la entrada y salida de sus empleados, siempre que el sistema permita conservar los registros y cumplir con las obligaciones establecidas por la ley. Por ejemplo:
- Aplicaciones de control horario.
- Programas informáticos.
- Terminales de fichaje.
- Tarjetas o dispositivos biométricos.
- Registros en papel (aunque cada vez son menos habituales).
Sin embargo, esta situación podría cambiar próximamente. El Gobierno ha planteado una reforma del registro horario que contempla la implantación de un registro completamente digital, con requisitos más estrictos para garantizar la fiabilidad de los fichajes y facilitar el acceso de la Inspección de Trabajo a la información.
Si finalmente la nueva regulación entra en vigor, los sistemas deberán, entre otros aspectos:
- Registrar los fichajes de forma digital.
- Reflejar la hora real de inicio, finalización y pausas.
- Mantener la trazabilidad de cualquier modificación realizada sobre un registro.
- Permitir el acceso remoto de la Inspección de Trabajo cuando sea necesario.
- Conservar los registros durante el plazo legal establecido.
Por este motivo, muchas empresas están sustituyendo los sistemas manuales por aplicaciones de control horario que ya cumplen con estos requisitos o que pueden adaptarse fácilmente a los futuros cambios normativos.
Además del cumplimiento legal, utilizar una aplicación aporta ventajas prácticas como la automatización de los registros, la reducción de errores, la gestión de vacaciones y ausencias o la generación automática de informes. Esto hace que, aunque todavía no sea obligatorio fichar mediante una aplicación, sí sea la opción más recomendable para la mayoría de autónomos, pymes y empresas.
Cómo implantar una aplicación para fichar en la empresa
Implantar una aplicación de control horario es un proceso sencillo si se planifica correctamente. En la mayoría de los casos, basta con configurar la herramienta, informar a los empleados y definir unas normas básicas para empezar a registrar la jornada de forma digital.
| Paso | ¿Qué debes hacer? | Objetivo |
|---|---|---|
| 1. Analiza las necesidades | Define cómo trabaja tu equipo (oficina, teletrabajo, turnos, desplazamientos, etc.). | Elegir una aplicación que se adapte a la empresa. |
| 2. Configura la aplicación | Da de alta a los empleados, establece horarios y asigna permisos. | Tener el sistema listo para empezar a fichar. |
| 3. Define las normas | Explica cuándo hay que fichar, cómo registrar las pausas y qué hacer si se olvida un fichaje. | Evitar errores y unificar criterios. |
| 4. Forma a la plantilla | Enseña a los trabajadores cómo utilizar la aplicación. | Facilitar la adopción desde el primer día. |
| 5. Revisa los registros | Comprueba periódicamente los fichajes e incidencias. | Detectar errores y garantizar el cumplimiento de la normativa. |
Hoy en día, la mayoría de las aplicaciones permiten completar este proceso en pocas horas. Si además la herramienta incluye funciones como gestión de vacaciones, ausencias o integración con otros programas de la empresa, la implantación resulta todavía más sencilla y evita tener que utilizar varias aplicaciones diferentes.
Preguntas frecuentes
Sí, pueden establecerse mecanisnos para corregir errores u olvidos, pero la empresa debe evitar que las modificaciones eliminen información relevante o impidan conocer qué ocurrió.
Una aplicación puede registrar la ubicación en el momento de fichaje si existe una finalidad laboral justificada y se informa previamente a los trabajadores. La medida debe ser adecuada y proporcionada, evitando realizar un seguimiento permanente qu no sea necesario para controlar la jornada.
Si quieres ir un paso más allá del control de entrada y salida, te conviene una solución que también permita solicitar, aprobar y revisar vacaciones, permisos y ausencias desde un mismo entorno. Ahí es donde STEL Tempo gana valor, porque ayuda a centralizar toda esa gestión sin tener que recurrir a varias herramientas distintas.
La empresa debe definir un procedimiento para comunicar y corregir los olvidos. Normalmente, el trabajador informa a su responsable y solicita que se complete o modifique el registro.
Algunas aplicaciones envían recordatorios automátcos cuando detectan que una persona que no ha registrado la entrada, la salida o una pausa. También pueden identificar las jornadas incompletas para que se revisen anets de generar los informes.
Depende de la herramienta elegida. Las aplicaciones más básicas se centran únicamente en registrar la jornada, mientras que otras permiten solicitar y aprobar vacaciones, gestionar ausencias y consultar el calendario del equipo.
Por ejemplo, STEL Tempo reúne en una misma plataforma el control horario, las vacaciones, las ausencias y el seguimiento de la jornada, evitando que la empresa tenga que gestionar cada proceso con una herramienta diferente.
