Verifactu: Qué es y por qué será obligatorio tener un software certificado

Cada vez queda menos tiempo para que el sistema VeriFactu comience a regir de manera obligatoria. ¿Todavía no te has adaptado a él? ¿Sigues sin saber qué es y cómo te afecta? Sigue leyendo para aclarar estas y otras cuestiones.

Está estrechamente ligado con la facturación electrónica y su ámbito de aplicación abarca todo el territorio español, con la excepción de Canarias, Ceuta, Melilla y los territorios forales. No hay un único sistema VeriFactu, sino que los software que cumplan unos determinados requisitos pueden postularse para ser considerados como válidos cuando se trata de la emisión de facturas verificables.

Qué es Veri*Factu

Llamamos VeriFactu a todo sistema de facturación electrónica verificable mediante su remisión directa a Hacienda. Se trata de una de las medidas establecidas por la ley 58/2003, de 17 de diciembre para luchar contra el fraude fiscal. Los requisitos que debe reunir este software figuran en el RD 1007/2023, de 5 de diciembre.

Sistema VeriFactu: ¿cuándo entra en vigor?

El reglamento VeriFactu (RD 1007/2023) entró en vigor desde el día siguiente al de su publicación (7 de diciembre de 2023). No obstante, dada la naturaleza de sus exigencias técnicas, se da más plazo a los obligados tributarios para que puedan adaptar su software de facturación a ellas. Así, dicha fecha límite se fija el 1 de julio de 2025.

¿Quiénes deben seguir el sistema VeriFactu?

El ámbito territorial del Reglamento Veri*Factu excluye a los territorios forales, Canarias, Ceuta y Melilla. Desde un punto de vista subjetivo, tampoco se aplica a las empresas que ya estén acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII).

Deberán implementar este sistema los obligados tributarios que empleen sistemas informáticos de facturación (aunque solo los utilicen para una parte de su actividad). 

• Contribuyentes del Impuesto de Sociedades, quedando exceptuadas por completo las entidades del art. 9.1 LIS y, de forma parcial, las de los apartados 2, 3 y 4 del mismo artículo.
• Contribuyentes del IRPF que lleven a cabo actividades económicas.
• Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas por medio del establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Por razones obvias, esta normativa también afecta a quienes desarrollen y comercialicen el software de facturación.

Características de VeriFactu

Al analizar qué es VeriFactu, ya hemos visto que se trata de un sistema para la facturación electrónica que permite una remisión directa de las facturas a Hacienda para que esta lleve a cabo la labor de supervisión y sea así más efectiva a la hora de luchar contra el fraude fiscal.

Para entender mejor Verifactu qué es, resulta necesario profundizar un poco más en las características que definen a este sistema de facturación:

Homologación

Todas las aplicaciones que se utilicen para cumplir con las obligaciones de la facturación electrónica tienen que ajustarse a las especificaciones previstas por Hacienda. Para dejar constancia de ello, los fabricantes y desarrolladores emitirán una declaración responsable.

Garantías

Los documentos emitidos a través del sistema VeriFactu deben tener garantizada su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e interoperabilidad; es decir, que el software debe impedir que las facturas puedan ser modificadas una vez elaboradas y facilitar el acceso a la información por parte de Hacienda para su revisión.

Envío automático de cada registro

Los sistemas adaptados a la facturación electrónica deben permitir el envío automático a Hacienda de cada registro llevado a cabo. Aunque el envío automático no es obligatorio, sí es necesario que el software empleado ofrezca la posibilidad de hacerlo.

Contenido del registro

Cada registro de facturación incluirá, como mínimo:

• Identificación de quien expide la factura.
• Identificación del receptor.
• Tipo de factura: completa, simplificada, rectificativa.
• Descripción de los bienes entregados o los servicios prestados.
• Base imponible de la operación.
• Tipo de gravamen de IVA.
• Retención de IRPF (si corresponde).
• Importe total.
• Fecha, hora y minuto en la que se genera el registro de facturación de alta.

Encadenamiento

Las facturas expedidas deben encadenarse entre sí para dejar constancia de su validez. Esto facilita la comprobación de que los datos no han sido alterados tras su presentación.

¿Están los autónomos obligados a seguir el sistema VeriFactu?

Solo los autónomos que emitan facturas electrónicas deberán utilizar un software que cumpla los requisitos establecidos en el Reglamento VeriFactu. Consecuentemente, quedan excluidos los trabajadores por cuenta propia que sigan facturando en papel.

¿Las empresas en estimación objetiva deben implementar la verifactura?

Este sistema se aplica cualquiera que sea el régimen tributario que tenga la empresa. Por lo tanto, los regímenes especiales (como el sistema de módulos) también están dentro de su ámbito. 

¿Va a seguir existiendo el sistema de módulos?

La idea es que el sistema de módulos sea reemplazado por el régimen de franquicias. Dicho cambio debería producirse cuando comience a regir la nueva directiva del IVA. 

¿Cómo funciona el software Veri*Factu?

El funcionamiento de VeriFactu se basa en el software de facturación. Esta herramienta es la que hace posible que el emisor de la factura pueda remitirla de forma inmediata y segura a la AEAT por medios telemáticos. 

1. El obligado tributario realiza una operación y la introduce en el software de facturación.
2. El programa envía la factura y los detalles técnicos a Hacienda. Dicho envío se hace en tiempo real a través de Internet y en formato XML. 
3. Cuando el obligado tributario remita la factura a su cliente, en la parte superior de esta figurará la palabra «Veri*Factu».

¿Qué datos envía VeriFactu a la AEAT?

• Datos identificativos (NIF, nombre y apellidos y razón social) de emisor y destinatario (salvo que la factura sea simplificada). También constará si fue emitida por un tercero.
• Número y serie de la factura, así como las fechas (de expedición, de las operaciones y de la recepción del pago anticipado).
• Tipo de factura (completa o simplificada).
• Si se trata de una factura rectificativa o sustitutiva, indicando las respectivas rectificaciones o sustituciones.
• Descripción de las operaciones e importe total de la factura.
• Regímenes fiscales aplicados a las operaciones. 
• Códigos de identificación del sistema informático y del registro del alta.
• En relación con el IVA (cuota, base imponible, tipos del recargo de equivalencia, si la operación está exenta, etc.).
• Cuándo se generó el registro de facturación de alta (fecha, hora, minuto y segundo).
• Código QR

¿En qué te beneficia la verifactura? 

El objetivo de este sistema es luchar contra el fraude fiscal, dando a la Administración Tributaria una mayor capacidad de control sobre las facturas emitidas por empresarios y profesionales.

También se busca reforzar la confianza de los consumidores, asegurándoles que la operación se ha desarrollado de forma totalmente legal y acabando con cualquier sospecha de fraude. Porque ahora el receptor tendrá la facultad de verificar si el emisor realmente ha remitido la factura a Hacienda.

Para la Agencia Tributaria, la gran ventaja del sistema VeriFactu es que tendrá toda la información ya digitalizada y en su poder, lo que facilitará la realización de inspecciones y comprobaciones. Para el emisor de la factura se derivan también una serie de ventajas:

• Garantiza la calidad de tu facturación. Por definición, el software VeriFactu asegura la exactitud y autenticidad de los registros de facturación. 
• Optimiza tu relación con Hacienda. La automatización de la facturación conforme a este sistema redunda en relaciones más fluidas y transparentes con la AEAT.
• Aumenta la confianza de tus clientes. Los destinatarios de tus productos y servicios lo tendrán más fácil a la hora de verificar los datos contenidos en tus facturas.
• Favorece la digitalización de tu empresa. No solo ahorra recursos, sino que también potencia la productividad.
• Simplifica la contabilidad. Hace que la presentación de los modelos tributarios sea más rápida y sencilla porque la información de las facturas ya estará registrada por Hacienda.

¿Qué tienes que hacer para adaptarte al sistema VeriFactu?

Todo lo que necesitas para adaptarte a este nuevo sistema es hacerte con un software de facturación que cumpla el RD 1007/2023.

¿Qué requisitos exige VeriFactu al software de facturación?

• Debe ser capaz de garantizar la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, inalterabilidad y legibilidad de los registros de facturación.
• Debe generar de manera inmediata un registro de facturación de alta por cada factura que se emita.
• Debe ser apto para remitir información de los registros de facturación generados electrónicamente a la AEAT. Dicha comunicación se hará de forma segura, correcta, automática, integra, continuada, consecutiva, fehaciente e instantánea.
• Deberá encadenar las facturas entre sí, a fin de facilitar la verificación de que estas no han sido alteradas con posterioridad a su presentación.

Sistemas VeriFactu

Los principales desarrolladores de software de facturación ya están trabajando para poder conseguir la homologación oficial como sistemas de emisión de facturas verificables una vez que el reglamento de facturación electrónica esté publicado. 

En el caso de STEL Order, nuestro software también se va a postular para ser reconocido como un sistema de emisión de facturas VeriFactu.

Nuestros productos siempre están a la vanguardia en materia de desarrollo tecnológico, y esto nos permite adaptarlos rápidamente a cualquier cambio legislativo o fiscal que se pueda producir.  Tanto es así, que nuestro programa de facturación ya cumple con los requisitos de garantía de la integridad y trazabilidad de la información, que es justo lo que exige la nueva normativa.

Seguimos trabajando con nuestros productos para adaptarlos totalmente a lo establecido en la Ley Antifraude, para que puedan ser reconocidos como programas VeriFactu cuando toda la normativa necesaria (el reglamento y la orden ministerial de desarrollo) se hayan publicado en el BOE.

Veri*Factu va a cambiar la forma en que se lleva a cabo la facturación y el control realizado por la Agencia Tributaria, a fin de mejorar la lucha contra el fraude fiscal. Por suerte, con un software de calidad y ajustado a los requisitos establecidos, cumplir con las nuevas obligaciones será mucho más sencillo.

¿Cómo afecta VeriFactu a empresas y autónomos?

Para VeriFactu, la entrada en vigor está prevista para 2025, pero es importante que tanto empresas como profesionales por cuenta propia se vayan acostumbrando a las nuevas obligaciones que la facturación electrónica implica para ellos.

Este sistema es un paso más en la digitalización de empresas y autónomos, lo que conlleva un considerable ahorro de tiempo y de costes, algo que puede tener un impacto muy positivo en la productividad, porque permite a quienes operan en el mercado reducir la carga burocrática y poder centrarse en operaciones que les aportan beneficios.

Por otro lado, uno de los principales objetivos es conseguir la automatización de procesos, mejorando y agilizando las relaciones entre los autónomos y las empresas con sus clientes y también con las Administraciones, muy especialmente con Hacienda.

Al establecerse una comunicación más fluida y transparente con la Agencia Tributaria, se mejora el cumplimiento de las obligaciones y hay menos riesgo de sufrir inspecciones innecesarias.

Sistemas como VeriFactu gratis también van a impactar en los consumidores, que ahora tendrán la seguridad de que la factura que han recibido es plenamente legal y se ha declarado a Hacienda. Esta mayor transparencia por parte de empresas y autónomos puede aumentar la confianza de los clientes.

Para acreditar que la factura electrónica se ha expedido cómo determina la normativa, el documento debe incorporar un código QR con datos identificativos de la factura, y una referencia que indique que ha sido generada mediante un sistema VeriFactu.

La fecha de cuándo entra en vigor VeriFactu es el próximo 1 de julio de 2025, pero no es aconsejable dejar la adaptación para última hora. Si quieres estar preparado cuando llegue el momento, puedes seguir avanzando en la digitalización de tu negocio con el software de STEL Order.

Preguntas frecuentes sobre VeriFactu

¿En qué se diferencia la verifactura de una factura electrónica convencional?

La remisión directa a la Agencia Tributaria y la seguridad reforzada del software de facturación solo concurren la verifactura, estos son sus rasgos diferenciales con respecto a las demás facturas electrónicas.

¿Cómo identificar una factura hecha con VeriFactu?

• El código QR que contiene sus datos identificativos.
• En su encabezamiento figura la expresión «Veri*Factu».
• Existencia de un registro de eventos que respalda cada una de estas facturas.

¿Existen ayudas para adaptarse al reglamento VeriFactu?

No se han previsto ayudas o bonificaciones fiscales concretas para adaptarse al reglamento VeriFactu. Sin embargo, siempre cabe deducir la inversión y amortización del software. Además, estos sistemas pueden financiarse por medio del Kit Digital.

¿Qué pasa si cometo errores humanos en la facturación?

La factura no modifica las normas aplicables a la facturación. En consecuencia, deberás realizar una factura rectificativa de aquella a través del mismo procedimiento.

¿Puedo modificar las facturas que ya he remitido a Hacienda?

No, el propio sistema garantiza la inalterabilidad de la factura. Lo que sí puedes hacer es anularla por completo enviando un nuevo mensaje a Hacienda o emitir una verifactura de rectificación para subsanar, en su caso, los errores cometidos.

¿Necesito un certificado electrónico para emitir facturas VeriFactu?

Sí, se trata de un requisito de autenticación imprescindible para remitir los registros de facturación a través de Internet (con o sin Veri*Factu). De hecho, se le exige a quien realice la presentación (el obligado tributario, su representante o su colaborador social).

¿Tendré que emitir verifacturas para realizar operaciones internacionales?

En efecto, en tanto en cuanto son facturables, este tipo de operaciones están incluidas en el sistema Veri*Factu.

¿Debo remitir la factura a la AEAT antes de entregársela a mi cliente?

Para ser tal, la verifactura se envía a Hacienda desde el momento en el que se introduce en el software de facturación. Por lo tanto, el cliente siempre la recibirá después de que esta haya pasado por Hacienda.