Cómo llevar el control de horas trabajadas

¿Has oído hablar del control de horas laborales, pero no estás familiarizado con su importancia? Este sistema es fundamental para las empresas y los trabajadores, ya que permite una conciliación de intereses y garantiza la justicia y equidad en el trato de horas trabajadas. Eso por no mencionar que hay leyes que debe cumplir cualquier empresa al respecto de las horas trabajadas.

Si todavía no conoces bien cómo funciona el control de horas de trabajo o tienes dudas sobre cómo se controlan las horas extra y en qué casos el control horario tiene particularidades propias, quédate aquí porque vamos a hablar de todo lo que debes conocer sobre sobre el control de horas de trabajo y cómo realizarlo de forma adecuada para exprimirlo al máximo en tu beneficio empresarial.

¿Qué es el control de horas laborales o de trabajo?

El control de horas laborales o de trabajo es un sistema que permite registrar y gestionar las horas trabajadas por los empleados en una empresa. Este proceso es necesario para garantizar la justicia y equidad en el trato de todos los empleados y permite al mismo tiempo llevar un registro detallado y claro de las tareas que han realizado todos los empleados. Esto permite a la empresa comprobar de forma sencilla si se están llevando a cabo las tareas esperadas de cada puesto de trabajo entre otras cosas.

Además, tener un control de hora de trabajo permite tener controladas también todas las horas extras trabajadas en la empresa, lo que resulta fundamental para cumplir con las obligaciones del Real Decreto-ley 8/2019 y para evitar posibles sanciones económicas en caso de una inspección de trabajo. Explicamos todo lo que debes saber sobre este decreto en este artículo.

Por suerte, realizar un adecuado control de horas resulta bastante sencillo hoy en día, ya que además del método tradicional de tener una plantilla de control de trabajo diario que se puede rellenar manualmente, existen métodos modernos digitales que facilitan esta tarea y permiten hacer análisis de rendimiento de una forma más sencilla y rápida.

¿Cuál es el objetivo del registro de jornada laboral o jornada de trabajo?

El control de horas de trabajo es un aspecto fundamental en cualquier organización, y su objetivo principal es registrar y controlar las horas trabajadas de cada uno de los empleados. Con una gestión adecuada de la jornada laboral, se pueden alcanzar diversos objetivos, entre ellos:

• Garantizar que los empleados cumplen con sus horas de trabajo establecidas.
• Evaluar el desempeño de los empleados y su productividad.
• Calcular correctamente las horas extras y el pago correspondiente.
• Llevar un registro preciso de los permisos y días de ausencia.

El objetivo principal del control de la jornada laboral es mejorar la eficiencia y productividad de la empresa, garantizando el cumplimiento de las horas trabajadas y la correcta remuneración de los empleados, cumpliendo así con las obligaciones legales correspondientes.

Es fundamental que todas las horas de trabajo se registren de forma precisa y rigurosa para evitar cualquier tipo de incidencia o irregularidad.

Control horario del teletrabajo

El teletrabajo se ha vuelto una forma popular de trabajar en la actualidad, y aunque la gestión del control horario del teletrabajo puede ser un desafío, existen soluciones que pueden ayudar a las empresas a superarlo.

Hay que tener en cuenta que el registro de horas de trabajo desde casa debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las diferentes necesidades y horarios de los trabajadores, pero también lo suficientemente riguroso para asegurarse de que se cumplan los requisitos de la empresa en cuanto a horas trabajadas.

Existen diversas formas de llevar a cabo el control horario del teletrabajo, desde el uso de aplicaciones y herramientas especializadas hasta la implementación de políticas internas que definan claramente los horarios y requisitos del teletrabajo.

Una de las opciones más populares es el uso de aplicaciones para fichar en el trabajo, que permiten a los empleados registrar su hora de entrada y salida, así como la cantidad de horas trabajadas en un día. Estas aplicaciones suelen ser muy fáciles de usar y se puede acceder a ellas desde cualquier lugar, lo que las hace ideales para el teletrabajo.

Sin embargo, también es importante establecer una comunicación clara y efectiva con los empleados que trabajan desde casa, ya que es necesario que comprendan las expectativas de la empresa en cuanto a sus horas de trabajo y que estén dispuestos a cumplir con ellas: sin un control humano directo, puede falsearse si hay mala fe por parte del teletrabajador.

En los casos de las empresas más estrictas y rigurosas, se puede llegar a plantear incluir dispositivos de localización durante las horas de trabajo remoto, para tener una verificación extra de que el trabajador está realizando su jornada como está previsto. Lógicamente, esto puede repercutir en un malestar general de la plantilla de teletrabajadores, por lo que normalmente solo se recurre a un control de objetivos cumplidos en el tiempo estimado y la plantilla de horas de trabajo realizadas.

Registro de horas extra

Hay momentos en los que los trabajadores pueden tener la necesidad de trabajar horas extra, ya sea por un proyecto que requiere de más tiempo de lo previsto o simplemente porque la empresa lo requiere. En estos casos, es importante tener un registro claro y preciso de las horas extras trabajadas.

Para que sea correcto, un registro de horas extras debe incluir detalles específicos como la fecha, la hora de inicio y finalización, la duración y la justificación de la realización de horas extras. Esta información permitirá a la empresa compensar de manera adecuada a los trabajadores por su tiempo extra y garantizará el cumplimiento de las leyes laborales y acuerdos colectivos.

Además, mantener un registro de horas extras también es importante para prevenir posibles conflictos entre la empresa y los trabajadores. Por ejemplo, en caso de una auditoría laboral, el registro de horas extras proporcionará información clara y precisa sobre las horas trabajadas por los empleados y su compensación económica.

Hoja de control horario de los empleados

Esta hoja permite llevar un registro detallado y actualizado de las horas trabajadas por cada empleado, lo que garantiza la transparencia y la precisión en la contabilidad de las horas trabajadas. Además, esta información es de gran importancia a la hora de calcular el salario de los empleados, el pago de horas extras y la gestión de los permisos y vacaciones.

La hoja de control horario de los empleados puede utilizarse en formato físico o en formato digital. En ambos casos, la información registrada tiene que ser clara, precisa y actualizada.

En el caso de la hoja en formato digital, existen diversas aplicaciones y programas especializados en el registro de horas de trabajo que pueden facilitar y agilizar el proceso. Si se hace de forma física, la empresa debe proporcionar una hoja clara y sencilla de utilizar, que permita a los empleados registrar sus horas de trabajo de forma eficiente y sin errores.

Por otro lado, es importante destacar que la hoja de control horario de los empleados debe cumplir con las normativas y regulaciones laborales aplicables a nivel legal.

Una de las mejores formas de llevar a cabo este control es mediante una hoja de Excel, desde aquí mismo podrás descargar una hoja de control horario de los empleados en formato Excel adaptada a las leyes españolas que te permitirá cumplir con las normativas laborales y mantener una gestión eficiente de las horas trabajadas por cada uno de tus empleados.

Control horario para empleados con jornada parcial

El control horario para empleados con jornada parcial puede variar dependiendo de las políticas y procedimientos establecidos por la empresa. Sin embargo, hay algunos aspectos clave que se deben tener en cuenta para garantizar un correcto registro de horas trabajadas.

• Flexibilidad: es importante tener en cuenta que los empleados con jornada parcial pueden necesitar un mayor grado de flexibilidad en cuanto a sus horarios de trabajo.
• Accesibilidad: los empleados con jornada parcial deben tener acceso fácil y conveniente al sistema de registro de horas para que puedan registrar sus horas de trabajo con la mayor precisión posible.
• Precisión: permite garantizar una correcta conciliación entre las necesidades de la empresa y las necesidades de los trabajadores.

El control de horas de trabajo para empleados con jornada parcial es una forma eficaz de registrar las horas trabajadas por estos empleados, pues permite a los empleadores tener una visión clara y precisa de cuántas horas han trabajado sus empleados y cuándo.

¿Quién está exento del control de horas trabajadas?

De acuerdo con el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, el registro de horas de trabajo es obligatorio para la mayoría de los trabajadores, sin embargo, hay ciertos casos en los que los empleados están exentos del control de horas trabajadas, independientemente de su categoría o grupo profesional. Los trabajos exentos de control de horas laborales trabajadas incluyen:

• Los trabajadores autónomos por cuenta propia, quienes no están vinculados a una empresa y no tienen un jefe que supervise su trabajo y cuentan con plena libertad en su tiempo de trabajo.
• Personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1. del Estatuto de los Trabajadores.
• Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada: como los trabajadores con contratos a tiempo parcial regulados por el artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores.
• Trabajadores regulados en el Real Decreto 1561/1995 (trabajadores móviles, de la marina mercante y de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario).

Es responsabilidad de la empresa garantizar que este tipo de empleados cumpla con las normativas legales y que sus horarios estén alineados con los intereses de la organización.

Sistemas de control horario

Como ya puedes imaginar a estas alturas, el control horario es un proceso importante para cualquier empresa que desee llevar un registro preciso y confiable de las horas trabajadas por sus empleados. La tecnología ha avanzado mucho en los últimos años y esto ha permitido el desarrollo de soluciones eficaces de control horario.

Estos sistemas ofrecen una amplia variedad de opciones para el registro de horas de trabajo, incluyendo la posibilidad de fichar en el trabajo a través de una aplicación móvil, una tarjeta magnética o incluso a través de un sistema biométrico. Además, estos sistemas permiten la monitorización en tiempo real de las horas trabajadas y la generación de informes y estadísticas para la gestión de los recursos humanos de la empresa.

En el mercado existen numerosas alternativas de sistemas de control horario, en nuestra experiencia las mejores alternativas son las apps de control horario seguidas por las hojas de Excel digitales. que nos permiten tener a buen recaudo toda la información, aunque exigen más tiempo al tener que rellenar manualmente las tablas. Las aplicaciones facilitan ese tipo de carga de trabajo de una forma considerable.

Por ese motivo, hemos creado nuestro propio software para fichar en el trabajo llamado STEL Tempo. Este sistema de control horario ofrece una amplia variedad de funciones, incluyendo el registro de horas trabajadas, la monitorización en tiempo real, la generación de informes y estadísticas y la geolocalización de cada dispositivo conectado.