Son muchos los que deciden emprender y poner en marcha su propio negocio. Ser autónomo no es un camino sencillo, pues a la complejidad de conseguir que un negocio sea viable y rentable, se suma la multitud de tareas que los empresarios han de llevar a cabo y las muchas obligaciones que se han de cumplir. Una de las obligaciones más importantes de autónomos y empresarios es la facturación.
Para cumplir con la obligación de facturación adecuadamente es fundamental conocer no solo cómo hacer una factura, sino también otras cuestiones sobre la conservación de las mismas o sobre los tipos de facturas que existen.
Índice de contenidos
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial que detalla la venta de productos o la prestación de servicios entre un vendedor o proveedor y un comprador o cliente. La factura actúa como evidencia legal de la transacción y establece los términos y condiciones de la venta, por lo que se trata de uno de los documentos más importantes a nivel comercial y empresarial.
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Tipos de facturas
Existen diferentes tipos de facturas dependiendo de las circunstancias que en estas se indiquen y de la operación comercial que se haya llevado a cabo. Los tipos de facturas son los siguientes.
Factura ordinaria
La factura ordinaria es el modelo de factura más utilizado, ya que indica una operación comercial de compraventa de un producto o de un servicio. En la factura ordinaria, por tanto, se incluirá información detallada sobre la operación de compraventa.
Los datos que debe contener una factura ordinaria para que esta sea válida son los siguientes:
- Número de factura.
- Fecha de expedición de la factura.
- Identidad o razón social del emisor. En caso de que sea una persona física quien emita, deberán aparecer su nombre y sus apellidos mientras que si el emisor es una empresa, deberá aparecer la razón social.
- Número de Identificación Fiscal del emisor.
- Domicilio del emisor y del destinatario.
- Retención en concepto de IRPF.
- Cuota tributaria.
- Precio total de la operación de compraventa.
- Fecha en que se ha realizado la compraventa o la prestación de un servicio.
Factura rectificativa
La factura rectificativa es consecuencia de la corrección de la factura ordinaria. Así pues, cuando la factura ordinaria no cumple con los requisitos anteriormente descritos que exige la normativa sobre facturación, se emitirá una factura rectificativa. Este modelo de factura también es utilizado cuando se lleva a cabo la devolución de productos o cuando se aplican descuentos con posterioridad a la operación de compraventa.
Este tipo de facturas solo podrán emitirse siempre que no hubieran transcurrido más de 4 años desde que se emitió la factura ordinaria que se pretende rectificar. En cualquier caso, la factura rectificativa deberá contener los siguientes datos, además de los datos que debe indicar la factura ordinaria:
- Identificación, número y fecha de expedición de la factura rectificativa.
- Rectificación y motivos por los que se lleva a cabo.
- Condición de la factura rectificativa.
- Tipo impositivo y cuota repercutida.
- Factura ordinaria que se pretende rectificar.
Ver más sobre la factura de abono
Factura recapitulativa
Este tipo de factura incluye más de una operación comercial, siempre que el destinatario sea el mismo y las operaciones comerciales se hayan llevado a cabo en diferentes fechas pero dentro del mismo mes. No obstante, cuando el destinatario de la factura sea otro empresario que actúa como tal, la factura rectificativa habrá de expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizara la operación comercial indicada en la factura.
Ver más sobre la factura recapitulativa
Factura proforma
Las facturas proforma documentan una oferta comercial, de forma que determinan un precio determinado al que el empresario venderá una serie de productos o servicios. Este tipo de facturas no tiene valor contable ni validez como justificante, pues solo recoge la máxima información posible sobre la operación comercial.
Factura simplificada y factura completa
Dependiendo de la cantidad de información que contengan, las facturas podrán ser simplificadas o completas.
- Factura simplificada: es la que se expide cuando el importe de la operación no excede de los 400 euros, IVA incluido. Este tipo de factura deberá ser solicitada por el emisor. Solo contiene los datos del emisor.
- Factura completa: este tipo de factura es igual a la factura ordinaria. De hecho, contiene los mismos datos y elementos que contiene una factura ordinaria.
Factura electrónica
La factura electrónica es aquella que se transmite telemáticamente, si bien equivale a una factura en papel. No obstante, la validez de la factura electrónica dependerá del cumplimiento o no de los requisitos que ha de cumplir cualquier modalidad de factura.
Cómo hacer una factura
El proceso para realizar una factura es sencillo, pero una de sus claves es respetar los datos de facturación obligatorios que debe incluir. Cualquier tipo de empresa, bien sea un autónomo, pyme o gran empresa, debe priorizar la creación y gestión de facturas, pues se trata de un documento indispensable en su funcionamiento diario.
Veamos algunas claves que hay que dominar para generar facturas de forma eficiente en una empresa:
Datos obligatorios en una factura
Saber qué datos se necesitan para hacer una factura es el primer paso para poder crearla de forma válida, ya que si no se incluye alguna de la información imprescindible, como la fecha o la identificación de la empresa, podrá considerarse que es un documento no válido a efectos legales.
Los datos necesarios para una factura son:
- Datos del vendedor y comprador. Incluye el nombre, dirección, DNI/CIF y detalles de contacto tanto del vendedor como del comprador.
- Fecha y número de factura. Indica la fecha en que se emitió la factura y un número de identificación único para el seguimiento y archivo.
- Descripción de los productos o servicios. Lista detallada de los artículos vendidos o los servicios prestados (nombre, descripción, cantidades, precios unitarios y totales…).
- Precio y subtotal. Muestra el precio unitario multiplicado por la cantidad para calcular el subtotal antes de aplicar impuestos u otros cargos.
- Impuestos. Si corresponde, se detalla el impuesto sobre las ventas u otros impuestos aplicables (IVA o IGIC, por ejemplo).
- Importe total. La suma total a pagar por el cliente (incluye el subtotal más los impuestos y cualquier otro cargo adicional, como descuentos o retenciones).
- Información legal. Dependiendo de la jurisdicción puede haber requisitos legales específicos que deben incluirse en la factura (regímenes especiales de viajes, bienes usados…).
Datos opcionales que pueden incluirse en una factura
Ya hemos visto los datos que debe incluir toda factura que se emita para que sea considerada legalmente válida. Sin embargo, en un entorno real, las facturas suelen también otra información valiosa que es opcional, como, por ejemplo:
- Información sobre el medio de pago que debe utilizar el cliente para abonarla.
- El crédito de la factura, es decir, el tiempo que tiene el cliente para pagarla.
- Información o detalles sobre la entrega.
- Número de pedido o albarán al que está vinculada la factura.
- Información sobre la garantía de los productos o tiempo de devolución admitido.
- Datos adicionales sobre la empresa como correo electrónico, número de teléfono, perfiles en redes sociales.
¿Quién puede emitir facturas? ¿Quién está obligado a facturar?
La expedición de facturas según indica el artículo 1 del Reglamento de regulación de las obligaciones de facturación obliga a su expedición a los profesionales o empresarios que desarrollen su actividad en estos supuestos:
- En el caso en que el comprador sea un individuo en particular que demande la emisión de una factura (el cliente es una persona física).
- Cuando el comprador sea otro individuo que también sea empresario o trabajador autónomo (el cliente sea otra empresa o autónomo).
- Si la venta que se realiza está sujeta a impuestos especiales.
- Cuando la transacción de venta se efectúa de manera remota o a través de medios electrónicos o físicos.
- Si la factura está destinada a reflejar la exportación de productos que están exentos de pagar el impuesto sobre el valor añadido (IVA).
- Cuando el comprador sea una entidad perteneciente a la Administración pública.
- Si el comprador es una persona jurídica, que no cumple con los criterios para ser considerada una empresa o un trabajador autónomo.
Es importante destacar que el Reglamento de regulación de las obligaciones de facturación (Real Decreto 169/2012 de 30 de noviembre) es un conjunto de normativas o directrices legales que establece las obligaciones y requisitos que deben cumplir las empresas y profesionales en relación con la emisión y gestión de facturas en España.
También se debe destacar que hoy en día existe obligación del uso de la factura electrónica para todas las personas jurídicas que establezcan relaciones comerciales con las Administraciones públicas. Además, con el desarrollo de la Ley Crea y Crece esta obligatoriedad se extenderá a otros colectivos teniendo en cuenta una serie de importes de venta anuales.
Plazos: ¿durante cuánto tiempo se han de conservar las facturas?
Los empresarios y autónomos no solo tienen obligación de emitir facturas, además están obligados a conservar las facturas en los siguientes casos:
- Albaranes cuando la factura haga referencia al mismo.
- Justificante de pago y cobro.
- Facturas emitidas o recibidas por autónomos.
Conservar las facturas es fundamental por si se produjera una posible inspección de contabilidad o de Hacienda. No obstante, ¿durante cuánto tiempo se han de conservar las facturas? Existen diferentes criterios al respecto:
- Criterio tributario: es necesario conservar las facturas durante 4 años, ya que este es el plazo de prescripción de los impuestos. De esta forma, durante 4 años desde la declaración de un impuesto Hacienda podrá hacer una inspección y exigirá las facturas.
- Criterio mercantil: es necesario conservar las facturas durante 6 años a contar desde la fecha en que se llevó a cabo el último asiento en los libros o desde que cesó el negocio.
- Criterio penal: es necesario conservar las facturas a efectos probatorios en juicio durante 10 años.
- Criterio de la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales: esta normativa exige a empresarios y autónomos guardar las facturas durante un periodo de 10 años como mínimo.
- Criterio del IVA: de acuerdo con la legislación reguladora del IVA, las facturas deberán guardarse durante 4 años en el caso de bienes muebles y de 9 años en el caso de bienes inmuebles.
Sin duda, la obligación de facturación es del todo compleja. Por ello, hemos puesto a tu disposición el programa de facturación de STEL Order para que puedas simplificar la gestión de tu empresa.
