Control horario de los trabajadores: Todo sobre la ley

La implantación masiva del teletrabajo ha recordado a las empresas la obligación de llevar un registro horario de la jornada laboral de sus empleados, algo que ya se legisló antes de que la pandemia transformarse la manera de trabajar en gran parte del país. Vamos a ver en qué consiste la normativa actual sobre el control horario de los trabajadores, cómo las empresas pueden adaptarse a ella y a qué sanciones se exponen quienes no la cumplan.

¿Qué es el control horario?

Se entiende por control horario de los empleados a la contabilización de las horas efectivas de trabajo que llevan a cabo los trabajadores durante sus jornadas laborales, con independencia de la duración de su jornada, contrato o sector de actividad.

El registro horario de los trabajadores reflejaría, por consiguiente, las horas de inicio y finalización de la jornada cada día, y comprendería también los periodos de descanso en los supuestos de jornadas partidas y según establezcan los convenios colectivos.

La llevanza del registro de la jornada laboral, como veremos a continuación, respondió a una situación muy repetida en España durante los últimos años, que supuso la no contabilización de las horas extraordinarias que realizaban los trabajadores.

Sin ir más lejos, según datos de 2020, la Seguridad Social dejó de ingresar unos 750 millones de euros por parte de los empleadores en concepto de horas extraordinarias no declaradas. Esta proporción supuso casi la mitad de las horas extra realizadas por trabajadores en España, los cuales dejaron de cobrar unos 2500 millones de euros en sus salarios.

Normativa actual sobre control horario

El Estado, ante este progresivo escenario mixto de precariedad laboral y pérdida económica para sus arcas, promulgó e incluyó en el BOE la Ley del Control Horario hace poco más de tres años.

El texto de la normativa se encuentra en el Real-Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Una de las disposiciones más destacadas de este decreto fue precisamente el objeto que nos ocupa: el control horario de las jornadas laborales, obligatorio desde el 12 de mayo de 2019.

Este texto legal dispone que todas las empresas deben llevar un registro horario diario de las jornadas de sus empleados, tanto si estas son parciales, intensivas o completas, y sin defecto de la modalidad del contrato celebrado entre empleado y empleador.

De este modo, los empleados deben fichar las entradas y salidas del centro de trabajo, incluso para las pausas y descansos. Aunque, a este respecto, debemos destacar que hay ciertas paradas que se consideran tiempo efectivo de trabajo, según las particularidades de cada convenio colectivo. Lo que sí es obligatorio que recoja el registro es a qué hora ha entrado el empleado y a qué hora ha salido del trabajo.

Y, en cualquier caso, el control horario es igualmente obligatorio para modalidades de trabajo presencial (que conllevan desplazamientos y entradas / salidas del centro de trabajo) y de teletrabajo o trabajo en remoto.

La obligación de llevar este control horario alcanza, como hemos adelantado, a todas las sociedades mercantiles y empresarios individuales que tuvieran empleados a su cargo en la plantilla.

El texto también establece que los empleadores deben conservar el registro horario durante cuatro años, periodo durante el cual debe estar disponible para ser consultado tanto por los propios trabajadores como por sus representantes sindicales y por los organismos públicos interesados (normalmente, la Inspección de Trabajo de la Seguridad Social).

De hecho, este punto responde más bien a un “derecho obligado”: los propios empleados deben poder conocer la distribución y duración de su jornada laboral ordinario, y los sindicatos deben tener conocimiento de las horas extraordinarias que hayan efectuado los trabajadores cada mes.

Sin embargo, hay un caso que constituye una excepción de la normativa sobre el control horario, y es el de los funcionarios públicos, que no están obligados a llevar un registro de sus jornadas laborales (aunque sea recomendable que lo hagan de cara a contabilizar sus horas extraordinarias).

Aparte de este caso, hay algunos colectivos profesionales exentos de registrar su jornada laboral:

  • Personal de alta dirección.
  • Abogados que prestan sus servicios en despachos individuales o colectivos.
  • Deportistas profesionales.
  • Artistas en espectáculos públicos.
  • Trabajadores con discapacidad empleados en centros especiales.
  • Penados en instituciones penitenciarias.
  • Empleadas del hogar.
  • Relaciones laborales declaradas de carácter especial por ley.

Consecuencias o sanciones de no cumplir la obligación del control horario

El empleador que no disponga de ningún método de control horario o que, en su defecto, no ajuste el registro de las jornadas laborales de sus empleados a la normativa vigente, podrá ser objeto de sanciones por infracción contra la Administración.

Estas sanciones consisten en multas subdivididas en tres tramos, en función de la naturaleza de la infracción:

  • Leve (de 60 a 625 euros) cuando los trabajadores no hayan sido informados de sus condiciones laborales ni puedan acceder a sus registros horarios.
  • Grave (de 626 a 6250 euros) cuando se acrediten horas extraordinarias no pagadas o irregularidades en el propio proceso de control horario.
  • Muy grave (de 6251 a 187 515 euros) cuando se reincida en impagos o retrasos de liquidación de horas extraordinarias, o cuando dichas horas las hayan realizado empleados menores de 18 años.

¿Cómo cumplir con la nueva normativa de control horario?

Para que las empresas puedan cumplir con esta obligación legal, es necesario que implanten cualquier tipo de sistema que sirva al propósito de la ley. Destaquemos que dicho texto deja libertad de actuación a los empleadores, siempre y cuando se cumplan los demás requisitos.

A este respecto, podemos preguntarnos si es mejor utilizar papel o software para llevar el control horario. Y no hay una sola respuesta válida, ya que hay muchos tipos de empresas y relaciones laborales.

La realidad es que las empresas pequeñas (pequeños comercios o de carácter familiar) pueden simplemente valerse de registros en papel, siempre y cuando recojan y se ajusten a todo lo que la ley exige.

Sin embargo, la tarea se va complicando a medida que crece el tamaño de la empresa. Muchas organizaciones han optado por hojas de Excel administradas por Recursos Humanos, en un primer intento de informatizar estos datos.

No obstante, la dificultad de demostrar que los datos no han sido manipulados resta credibilidad a ambas alternativas y, por ello, han proliferado en estos últimos años las sistemas automáticos de control horario como las aplicaciones para fichar en el trabajo, utilizados por las PYMES y las corporaciones más grandes.

Por su propia naturaleza, este método se ha convertido en el habitual para que los empleados que teletrabajen registren el inicio y el fin de sus jornadas.

El control horario es una obligación desde mayo de 2019 para prácticamente todas las empresas del país. La elección de unos u otros métodos para registrar las jornadas laborales de los empleados queda a la libertad de los empleadores, siempre y cuando cumplan con sus requisitos de conservación, integridad y divulgación.

Natalie Guevara

Global Sales Manager. Master en Comercio y Marketing Digital a la que le encanta crear y optimizar procesos de venta. Escribe sobre cómo puedes obtener más clientes de manera online.

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