Baja laboral: todo lo que debes saber

Hay situaciones que son comunes a todo tipo de empresas, y la baja laboral es una de las más habituales. A fin de cuentas, todos hemos tenido que hacer frente a ellas en más de una ocasión. Continúa leyendo nuestra guía para conocerla en profundidad y aprende a gestionarla sin errores.

¿Tienes un trabajador de baja médica y no tienes claro cómo tramitar el papeleo? ¿Eres un empleado que no sabe cómo pedir la baja? Sea cual sea tu caso, esto te interesa. Aquí te vamos a contar todo sobre las bajas laborales: desde su concepto y clases hasta su tramitación. 

¿Qué es la baja laboral?

La baja laboral o incapacidad temporal (IT) se da cuando un problema de salud física o mental impide al trabajador continuar con su actividad. Consecuentemente, este queda eximido de su prestación laboral y recibe un subsidio en lugar de su salario, pero sigue cotizando. Se regula en la LGSS (arts. 169 a 176) y en el RD 53/1980.

¿Qué tipos de bajas laborales hay?

• Baja por contingencia profesional. Engloba tanto las enfermedades profesionales (las que se contraen a consecuencia de la actividad laboral) como los accidentes acaecidos durante el trabajo.
• Baja laboral por contingencia común. Comprende las enfermedades comunes (las contraídas por causas no relacionadas con la actividad profesional) y los accidentes no laborales.
• Bajas especiales de las mujeres trabajadoras. Aunque se basan en contingencias comunes específicas (menstruación incapacitante, interrupción de embarazo o preparto), gozan de mayor protección que estas.

¿Por qué razones suelen concederse las bajas laborales?

Lo cierto es que tener a un trabajador de baja médica plantea obvios desafíos al empresario que tiene que gestionarla. En este punto, prestar atención a las causas que desencadenan las bajas de tus empleados puede ayudarte a prevenirlas.

• Enfermedad respiratoria (gripe, coronavirus, faringitis, etc.). Son extremadamente frecuentes, si bien su incidencia suele circunscribirse a la temporada otoño-invierno.
• Dolor muscular o articular. Tal es el caso del lumbago y de la cervicalgia. Estos problemas, muy propios de los oficinistas, están entre las causas más comunes de IT en nuestro país. 
• Problema estomacal (gastroenteritis, diarrea, colitis, etc.).
• Contusión, torcedura o esguince. Ya sean consecuencia de accidentes laborales o comunes, también se encuentran entre las causas más comunes de baja laboral según la Seguridad Social.
• Enfermedad mental. Los casos de ansiedad y depresión en la población activa, muchas veces desencadenados por el estrés laboral, están experimentando un crecimiento sin precedentes en la actualidad. 

¿Cómo pedir la baja laboral?

¿Qué requisitos debe cumplir el trabajador para solicitar la baja? 

• En todo caso, el trabajador deberá estar debidamente inscrito en la Seguridad Social.
• Exigencia de un período mínimo de cotización. Si la baja se pide por contingencias comunes, deberá haber cotizado un mínimo de 180 días en los 5 años previos a la solicitud. Este requisito no se aplica cuando la contingencia es profesional.

¿Quién debe notificar la baja médica? 

El RD 1060/2022, de 27 de diciembre, introduce importantes modificaciones en esta materia, las cuales rigen a partir del 1 de abril de 2023. Entre otras cosas, este cambio normativo evita el frecuente problema del retraso en el parte de baja.

El facultativo de la Mutua o del Servicio Público de Salud que examine al trabajador es quien emite el parte de baja. Una vez emitido este documento, se le expedirá una copia al empleado.

Los trabajadores ya no están obligados a entregar el parte de baja médica a la empresa. El Servicio Público de Salud o la Mutua enviarán telemáticamente la información contenida en dicho parte de baja (así como su confirmación y alta) al Instituto Nacional de la Seguridad Social. Será el INSS quien se encargue de notificar tales datos a la empresa. El plazo máximo para realizar esta comunicación será de 3 días hábiles.

¿Quién paga la prestación al trabajador de baja médica?

¿Quién paga si el trabajador tiene un contrato vigente con la empresa?

Cuando el trabajador de baja médica está vinculado con la empresa por un contrato de trabajo, es el empresario quien debe abonar el subsidio. Se trata del supuesto más habitual. 

El empresario no siempre paga el subsidio de su bolsillo. En realidad, puede repercutir parte de este gasto en la Mutua o Seguridad Social, limitándose a ser el intermediario entre estas entidades y el trabajador mediante pago delegado. Tal cobertura pública se limita a las cuantías legalmente previstas, siendo las mejoras provenientes del convenio competencia del empresario.

• Contingencias laborales: el pago del salario correspondiente al día de la baja recae íntegramente sobre el empresario. A partir de entonces, podrá repercutir este gasto en el INSS o en la Mutua, que pagará el 75 % de la base reguladora.
• Contingencias comunes: el empresario abona del 4º al 15º día de baja. Del 16º en adelante, dicho gasto será cubierto por la Seguridad Social o la Mutua (abonará el 60 % hasta el 20º día y el 75 % del 21º día en adelante). 

¿Quién paga si el contrato del trabajador de baja médica se extingue?

Un trabajador de baja médica puede ver su relación laboral extinguida, ya sea por despido procedente o por finalización de su contrato temporal. En tales casos, el pago corresponde al INSS o a la Mutua, y se pueden distinguir dos supuestos:

• Bajas por contingencias profesionales: abonarán la cuantía prevista por la ley, pero ya no se tiene derecho a las mejoras previstas por el convenio. Este periodo de tiempo no se consume del paro.
• Bajas por contingencias comunes: la Mutua o el INSS pagarán el equivalente a la prestación por desempleo (70 % de la base). Este periodo se consume del paro.

Si tengo un accidente fuera del trabajo, ¿quién paga?

Ya se trate de una enfermedad común o de un accidente no laboral, el subsidio solo se obtiene a partir del 4º día de baja (los 3 primeros días no se pagan). El pago de los 12 días siguientes corresponderá al empresario, y es competencia de la Seguridad Social o la Mutua los siguientes. 

¿Puede terminar mi relación laboral mientras estoy de baja?

Cabe la posibilidad de que tu contrato laboral termine mientras estás de baja. Esto puede suceder tanto por despido como por la finalización de un contrato temporal:

• Estar de baja no es motivo de despido. Ahora bien, es posible ser despedido mientras se está de baja por cualquier tipo de contingencia, siempre que ello sea por causas ajenas a la misma (por ejemplo, por no haber superado el periodo de prueba). 
• En el caso de los contratos temporales, estos pueden concluir estando el de baja, pero ello no interrumpirá la percepción del subsidio. Ahora bien, esto no se aplica a los contratos de formación, los cuales se prorrogarán cuando termine la incapacidad temporal.

¿Qué pasa cuando mi relación laboral concluye mientras estoy de baja?

En los casos anteriores, seguirás percibiendo la prestación que te corresponde por incapacidad temporal.

• Si la baja es por contingencia común, te abonará lo que te corresponde de prestación por desempleo.
• Si la baja es por contingencia profesional, continuarás cobrando lo mismo que cobrabas de IT antes del despido o finalización del contrato. Dicha percepción durará hasta que te den el alta.

¿Qué pasa con las bajas laborales por covid-19?

Si bien su incidencia ha bajado mucho con respecto a los tiempos de la pandemia, todavía sigue siendo posible contraer el coronavirus. Eso sí, conviene recalcar que la solicitud de IT por esta causa ha cambiado a partir de abril de 2023, habiendo pasado a considerarse como contingencia común. ¿Ya conoces todas las novedades?

¿Puedo pedir la baja laboral si tengo el coronavirus?

Sí, sigue siendo posible pedir la baja laboral cuando se da positivo en coronavirus. No obstante, esto se limita al caso de que los síntomas causados por esta enfermedad nos impidan seguir trabajando.

¿Cómo pedir una baja laboral cuando se tiene covid-19?

Ya no es necesario pedir la baja médica por teléfono ni confinarse al dar positivo en covid-19. Será el médico de la Seguridad Social o de la Mutua quien determine si el coronavirus nos incapacita o no para trabajar. 

El facultativo le extenderá al trabajador un único parte en el que hará constar la baja o el alta, debiendo incorporar dicho documento a la base de datos del INSS. A partir de ahí, será la Seguridad Social la que comunique la IT a la empresa.

¿Quién abona el subsidio en caso de coronavirus?

No existe ninguna especialidad en el caso de que la baja médica sea ocasionada por el coronavirus. Así pues, será el empresario primero y la Seguridad Social o la Mutua después quienes abonen tales bajas en las mismas condiciones que cualquier otra contingencia común.

5 preguntas frecuentes sobre la baja médica del trabajador

¿Cuánto tiempo pueden durar las bajas laborales?

Las bajas laborales pueden durar 365 días como mucho. Una vez que transcurra dicho periodo de tiempo, puede desencadenarse alguna de estas situaciones:

• El trabajador es dado de alta.
• El trabajador obtiene una prórroga excepcional de 180 días (solo cuando se prevé que podrá curarse en ese periodo de tiempo a juicio del INSS).
• Si la IT supera los 545 días o, de forma extraordinaria, los 730 días, se inician los trámites para que se reconozca la Incapacidad Permanente (IP) al trabajador.

¿Acumular varias bajas laborales es causa de despido?

No, a partir del 20 de febrero de 2020, ya no se puede despedir a un empleado por haber acumulado múltiples bajas médicas. Esta práctica estaba amparada por el hoy derogado el art. 52.d del ET, que preveía el despido objetivo por bajas justificadas.

¿Puedo pedir la baja laboral si estoy desempleado?

Si, estando desempleado, sufres una enfermedad o accidente común, tu derecho a percibir la prestación por baja laboral dependerá de la situación en la que te encuentres: 

• Si estás cobrando la prestación contributiva por desempleo, seguirás percibiendo la baja. Eso sí, la cuantía de esta dependerá de que se trate de una recaída y de que hayas agotado o no la prestación.
• Si estás percibiendo el subsidio por desempleo, continuarás cobrándolo hasta que se agote.
• En el caso de que no estés percibiendo ninguna ayuda, no cobrarás la baja médica.

¿Puedo perder el derecho a la prestación por baja laboral?

Sí, tu derecho al subsidio puede verse suspendido, anulado o denegado en los siguientes casos:

• Has obtenido la baja fraudulentamente.
• No te presentas a los reconocimientos médicos de la empresa de manera injustificada.
• No estás siguiendo el tratamiento médico.

¿Tengo que cotizar estando de baja?

La empresa continuará cotizando por el trabajador durante todo el tiempo que dure la situación de incapacidad temporal (siempre y cuando se mantenga la relación laboral). Gracias a ello, se conservan los derechos en materia de prestaciones contributivas.

¿Cómo se gestiona la baja médica en una empresa?

¿A qué está obligada una empresa cuando gestiona una baja laboral?

Los empresarios ya no están obligados a remitir información al INSS en los partes de confirmación y alta. Tras la última reforma legislativa, solo deberán notificar los datos económicos de la baja mediante el sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED); ello se hará de forma inmediata o, a lo sumo, en el plazo de 3 días hábiles desde que se recibió la comunicación de la baja.

¿Cómo tramitar correctamente la baja médica en una empresa?

Notificaciones traspapeladas, actualizar los turnos, adaptarse a los cambios legislativos… La gestión de las bajas laborales lo tiene todo para ser un verdadero engorro. Es por ello que cada vez más empresarios optan por relegar la tramitación manual en pro de herramientas tecnológicas capaces de simplificar al máximo esta tarea.

Cuando gestionas las jornadas y ausencias de tus trabajadores vía software, la tramitación de sus bajas laborales gana en sencillez y eficacia:

• Cada trabajador tiene su propio perfil, desde el que puede gestionar cómodamente sus ausencias.
• Las ausencias quedan reflejadas en un calendario, lo que te permite tener una visión integral de cómo marchan las bajas laborales de tu plantilla.
• Gestiona las peticiones de baja de tus trabajadores en un clic, pudiendo revisar de un vistazo cuáles tienes aceptadas y cuáles están aún pendientes.

Cualquiera que haya intentado tramitar manualmente una baja laboral sabe que esta tarea puede suponer un auténtico reto. Por eso resulta tan útil contar con un software como STEL Tempo que te simplifique su gestión. Aprovecha la prueba gratuita que te ofrecemos y descubre cómo puede ayudarte.