Por muy bien que quieras hacer las cosas en tus procesos de venta, es posible que algún cliente te solicite la devolución de un artículo que te ha comprado, o el retroceso de una factura que se considera errónea: hoy aprenderemos más sobre las facturas de abono, unos elementos que casi siempre están en el día a día de cualquier empresa.
Índice de contenidos
Definición de una factura de abono
El documento que conocemos comúnmente como factura refleja todos los datos de una transacción comercial, y tiene una serie de vinculaciones, tanto para la entidad emisora como para la destinataria:
- Implica legalmente una obligación de pago y un derecho de cobro.
- Puede haber conllevado un movimiento de inventario.
- Tiene una repercusión fiscal.
- Conlleva un asiento contable en las cuentas de la empresa.
- Puede actuar como fuente de garantía sobre los productos o servicios facturados.
Por definición, una factura de abono es aquel documento que permite a una empresa cancelar o corregir una factura previamente emitida; si la empresa dispone de un software ERP o de un módulo automatizado de contabilidad, será crucial que sepa cómo hacer una factura de abono, o disponer de algún modelo de ejemplo de factura de abono.
Cabe destacar que las empresas tienen la obligación de emitir una factura de abono si han emitido, previamente, una factura que presente alguna irregularidad según las disposiciones oficiales del Estado, las cuales se encuentran recogidas en los apartados 6 y 7 del Real Decreto 1619/2020, de 30 de noviembre.
Crea facturas de abono con STEL Order, uno de los mejores programas de facturación de 2022
Características de una factura de abono
El signo de las facturas de abono y rectificativas
Es importante tener en cuenta las implicaciones contables a la hora de realizar este trámite administrativo: el Real Decreto mencionado establece que las facturas de abono son un tipo de factura rectificativa: mientras que el importe reflejado en las facturas rectificativas tiene signo positivo, el de las facturas de abono tiene signo negativo.
En cambio, conviene señalar que la Agencia Tributaria no hace distinción entre facturas de abono y facturas rectificativas, por lo que la repercusión a efectos fiscales será la misma.
Requisitos de una factura de abono
Para que una factura de abono tenga validez legal, debe incluir alguna referencia a la factura ordinaria sobre la que actúa; también se requiere que se detalle la causa que ha motivado la emisión de tal factura.
Asimismo, el resto de los elementos de la factura de abono han de coincidir con todos los que contenía la factura ordinaria, a saber: identificación de las dos partes, reflejo del concepto, tipo impositivo, fecha de emisión, fecha de vencimiento…
Situaciones en las que se necesita realizar una factura de abono
Disposiciones de la Agencia Tributaria
A continuación, te mostramos un resumen de los supuestos por los que una empresa, a efectos legales, debe hacer un abono de una factura errónea:
- Defecto en requisitos formales: el Real Decreto aludido previamente dispone los requerimientos que deben reunir todas las facturas que se emitan: un error en el precio, una discrepancia en el concepto de la factura, o al no concordar el artículo facturado con el producto físico que se ha entregado.
- Error en cálculo de impuestos: en este caso, se habría reflejado un impuesto que no corresponde con la naturaleza impositiva del producto o servicio facturado, por ejemplo, al dejar de aplicar una cuota de IVA o aplicar un tipo del 4% en vez del 21%, etcétera.
- Cambio en la base imponible: todo cambio en la base imponible conlleva una modificación de sus impuestos añadidos, por lo que la ley exige regularizarlos. Dicho cambio ha de estar debidamente justificado: de lo contrario, la Agencia Tributaria no aceptará esta factura de abono.
La Agencia Tributaria, sin embargo, exime a las empresas de la responsabilidad de emisión de facturas rectificativas, en caso de que se haya detectado la irregularidad de la factura original cuatro años después de su fecha de emisión.
Situaciones cotidianas en las que se usan las facturas de abono
Además, en el día a día de la empresa, podemos encontrarnos con que un cliente solicite la devolución de un producto que le hayamos vendido: en este caso, tendremos que emitir una factura de devolución en forma de factura de abono (con signo negativo). Por un lado, hay que regularizar el estado de cuenta del cliente con un apunte en su haber y, por otro lado, ajustar nuestro inventario con un movimiento de entrada que regularice la salida del stock de la factura original.
También puede ser que, en virtud del acuerdo con un cliente, este tenga derecho a percibir alguna compensación económica por nuestra parte: por ejemplo, que haya devengado un Rappel, que le compensemos por algún error nuestro en el pasado, o que le transfiramos fondos de desarrollo de Marketing. En estos supuestos, emitiríamos una factura rectificativa con signo positivo, y no una factura de abono.
Como ves, la emisión de facturas rectificativas y de abono es un trámite administrativo muy común que debes poder realizar sin esfuerzo: nuestro programa de facturación te permitirá emitirlas en cuestión de segundos.
¿Cómo hacer una factura de abono?
Para hacer una factura de abono, debemos partir siempre de una factura ordinaria creada anteriormente. En el programa de facturación de STEL Order podrás hacerlo desde el listado total de facturas o desde dentro de la factura como explicamos en el vídeo que verás más adelante. Tienes en tu mano multitud de opciones con un par de clics (enviar facturas, consultar rentabilidades, saber si han visto la factura…), pero ahora nos centraremos en cómo hacer una factura de abono:
- Desde el listado de facturas: Haz clic con el botón derecho encima de la que quieres rectificar, ve a «Generar» y después «Factura de abono»
- Desde dentro de la factura: Haz clic en «Más» -> «Generar» -> «Factura de abono»
Ya tenemos creada una factura de abono a partir de una factura ordinaria.
Ahora, podemos imprimir o enviar la factura en caso de necesitarlo y tener la trazabilidad completa sobre el documento que acabamos de crear (presupuesto original, facturas, eventos, adjuntos, incidencias…). Además puedes personalizar tus plantillas de facturas con diferentes marcas de aguas, colores o tipografías para que tu imagen de marca te acompañe en todo momento.
Vídeo sobre como hacer una factura de abono
En este tutorial, nuestra compañera Cristina del equipo de soporte de STEL Order muestra en 50 segundos cómo de fácil es hacer una factura de abono:
