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Albarán: ¿Qué es, para qué sirve y cómo hacerlo?

A pesar de no tener validez fiscal, el albarán acredita la entrega del producto o servicio entre dos partes. En este artículo explicamos lo esencial que necesitas saber sobre el albarán.
Ismael Morales
5 May, 2021

El albarán es un elemento indispensable en el comercio, especialmente en el ámbito del envío y recepción de mercancías; también tiene sentido hablar de albaranes de entrega en la prestación de servicios, aunque su utilización en el transporte físico de productos está mucho más generalizada.

 

¿Qué es un albarán?

 

El albarán es una prueba documental mediante la que un proveedor acredita el envío de una mercancía; es un documento mercantil donde constan los datos de los productos enviados en el contexto de una transacción de compraventa, permitiendo así dar fe de la operación a ambas partes (comprador y vendedor).

El procedimiento habitual dicta que el proveedor emita un albarán de salida cuando realice el envío de los productos, y el recepto de éstos coteje la mercancía recibida con el contenido del albarán, estampe su firma y manifieste su conformidad (o disconformidad) con lo que le ha llegado.

Si necesitas saber cómo hacer un albarán o parte de trabajo de forma óptima, puedes verlo aquí: Partes de trabajo

 

¿Para qué sirve un albarán?

 

Salvaguarda ante problemas futuros

 

Si bien la figura del albarán no es obligatoria y no hay marco jurídico que recoja su existencia, su empleo es sumamente recomendable y goza de una larga costumbre en las transacciones comerciales, dada la cantidad de problemas futuros que se pueden resolver de antemano con su simple presencia (y su debida cumplimentación).

El albarán corrobora, en operaciones de entrega y prestación de bienes o servicios, tanto la conformidad del receptor de la mercancía como el manifiesto del envío por parte del prestatario: es la prueba mediante la que ambas partes expresan la concordancia en la transacción.

 

El albarán en el transporte y el comercio exterior

 

Yendo más allá, los albaranes tienen una especial importancia para las empresas de transporte y mensajería, ya que permiten descargar al proveedor o a la propia empresa de transporte de las responsabilidades inherentes a un extravío, deterioro o error en la entrega.

En operaciones de importación y exportación, el albarán es uno de los elementos que suelen acompañar a los envíos tanto por transporte terrestre, marítimo o aéreo. Es un documento ampliamente requerido por las autoridades aduaneras de cara a realizar inspecciones aleatorias de mercancías.

El albarán en la administración de la empresa

 

Además, a efectos de administración, los albaranes pueden servir como anticipo para la emisión de facturas: lo normal es que el proveedor que ha realizado un envío lo facture en términos idénticos a los plasmados en el albarán.

Tipos de albaranes

 

1. Albaranes no valorados

 

Un albarán no valorado es aquel que no recoge el importe de venta de los productos o servicios: simplemente refleja una relación de la mercancía enviada, conteniendo sus cantidades, códigos de producto, descripciones, códigos arancelarios y números de serie, entre otros datos.

2. Albaranes valorados

 

Por el contrario, el albarán valorado recoge el importe de venta de los productos o servicios, y la suma total de ellos: además de todos los datos reglamentarios (en ocasiones, casi coincidentes con los de una factura comercial), cada producto cuenta con su propia valoración económica.

¿En qué se diferencia un albarán de una factura?

 

No es conveniente confundir albaranes con facturas (en especial, los albaranes valorados), puesto que cumplen funciones totalmente distintas y sus repercusiones no son para nada equiparables.

Por una parte, las facturas tienen implicaciones fiscales: el Reglamento de Facturación es muy claro a este respecto, ya que las facturas contienen conceptos sujetos a tipos impositivos que afectan directamente a la Administración Tributaria.

Por otra parte, la emisión de una factura conlleva automáticamente una obligación de pago por parte de la entidad receptora, y justifica, por lo tanto, el derecho de cobro de la entidad emisora.

No sucede así con los albaranes: aparte de que su presencia en las transacciones de compraventa no es obligatoria, la presentación de un albarán no tiene ninguna consecuencia fiscal ni económica para ninguna de las dos partes.

La firma del albarán

 

No es necesario que una empresa designe a una persona concreta para que estampe su firma en un albarán de entrega, aunque sí es recomendable que se haga: cualquier persona que firme un albarán en representación de una empresa hará constar la conformidad oficial de la organización con el envío, y esta circunstancia podría bloquear futuras reclamaciones si el cotejo de la mercancía no se ha realizado según el procedimiento definido por la empresa.

También es posible que el comprador rechace firmar el albarán, lo que conlleva el rechazo de la mercancía y su retorno al vendedor o al operador logístico pertinente.

Un albarán también puede ser firmado pero haciendo constar una no conformidad, e igualmente ocasionando el rechazo de la mercancía.

¿Cómo hacer un albarán?

 

A pesar de que no exista una regulación jurídica que determine su estructura, se recomienda seguir los parámetros habituales de uso para la elaboración de un albarán. Recordemos que el ámbito de aplicación de un albarán es siempre una entrega de bienes o servicios.

  • Lugar y fecha de la emisión.
  • Numeración única del documento.
  • Datos completos del vendedor.
  • Datos completos del comprador.
  • Lugar y fecha de la entrega de la mercancía.
  • Firma y sello del comprador o receptor.
  • Identificación de los productos del envío.

La conservación del albarán

 

El hecho de que el albarán no tenga carácter obligatorio no le priva de sus consecuencias legales y comerciales: un albarán puede garantizar y justificar una correcta entrega de la mercancía a la que hace referencia, si éste contase con la firma del destinatario y se ha remitido una copia firmada al vendedor.

Reclamaciones del comprador

 

En cambio, en caso de que la mercancía llegase en mal estado a su destino, y no existiera un albarán vinculado al envío, el comprador no tendrá derecho a reclamar al vendedor ningún defecto de calidad o cantidad.

Si, por el contrario, existiese un albarán debidamente cumplimentado, el comprador dispondrá de hasta 30 días para formular una reclamación al vendedor si se justifica que los daños no han sido causados por el transportista.

Plazos de pago

 

Además, también queda afectado el plazo de pago de la factura correspondiente al envío: éste queda abierto a partir de la fecha de recepción de los productos o servicios, y no a partir de la fecha en la que la factura haya sido emitida o recibida.

Asimismo, el mencionado plazo de pago sigue las leyes generales de facturación, y no podrá exceder del límite de 60 días transcurridos desde la fecha oficial de entrega del envío.

 

Al acompañar un envío de mercancías de un albarán correctamente cumplimentado, el vendedor estará salvaguardando los derechos del comprador: al firmarlo o rehusarlo, el comprador estará ejerciendo tal derecho. En las empresas de logística y transporte, los albaranes forman parte del día a día, y su correcta gestión y conservación sirve para prevenir errores en los envíos o problemas en las aduanas. En las empresas de servicios que trabajan con albaranes de trabajo también es muy importante tener la trazabilidad de los mismos, por eso recomendamos la gestión de los mismos con nuestro programa SAT, pruébalo gratis pulsando aquí

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