Gasto suplido: qué es y como se incluye en factura

Cuando los profesionales prestan un servicio, pueden incurrir en gastos que no corresponden a su actividad. Cuando estos gastos corresponden a sus clientes, deben ser facturados como tales para posteriormente ser reintegrados al profesional. Este tipo de gastos son lo que se conoce como gasto suplido. A continuación, veremos en qué consisten.

¿Qué es el gasto suplido?

El gasto suplido hace referencia a los gastos profesionales que se realizan a nombre de un cliente durante el desarrollo corriente de los servicios prestados. Como tal, estos gastos están sujetos al pago de impuestos y no deben ser considerados para calcular la base imponible. Por este motivo, el gasto suplido debe ser facturado separado de los servicios prestados al cliente.

¿Cómo funciona el gasto suplido?

El gasto que el profesional asume puede ser parte del esquema de gastos de su propia actividad o puede corresponderse con una actividad excepcional que resulte de prestar un servicio a un cliente en particular. En el segundo caso, este gasto corre a cuenta del cliente y, por lo tanto, no constituye una transacción o una actividad comercial gravada por impuestos.

Entre los gastos suplidos más importantes, podemos mencionar el pago de tasas, seguros o gastos administrativos. Sin embargo, para ser considerados como gasto suplido, estos deben ser abonados por el profesional en nombre de un cliente al que luego se le trasferirá dicho importe. A la hora de determinar cuándo es un gasto suplido, existen tres requisitos fundamentales:

• El gasto debe correr por cuenta del cliente y esto debe reflejarse en su facturación.
• El gasto suplido debe ser debidamente informado al cliente.
• El importe debe haber sido pagado y debidamente justificado en la facturación como un gasto en el que se haya incurrido.

¿Cómo incluir el gasto suplido en la factura?

Al tratarse de un gasto que surge de la actividad del profesional y que no se encuentra relacionado directamente con el servicio prestado, el gasto suplido no paga IVA ni IRPF. En este sentido, no se trata de un gasto deducible ni tampoco de un ingreso que el profesional deba computar.

Por lo tanto, este gasto no debe formar parte de la base imponible correspondiente al ingreso del profesional. Sin embargo, como el profesional, efectivamente, incurre en un gasto que abona de manera provisional, dicho gasto debe figurar de manera independiente y debidamente señalado como tal en la factura para que el cliente pueda devolver el importe abonado.

Para incluir el gasto suplido en una factura, basta con determinar el motivo del gasto bajo el concepto de “suplido” en un campo separado del concepto de “servicios”. También es posible incluirlo como “cantidad abonada por cuenta del cliente” para diferenciarlo del resto de los elementos que podemos encontrar en la factura. Por todo esto, no es necesario agregar ninguna otra información más que el importe y el motivo del gasto.

Para los profesionales y autónomos, facturar el gasto suplido de manera correcta permite contabilizar los gastos en los que se incurre a favor del cliente durante la prestación de un servicio. Su correcta facturación es necesaria para no incluirlos en la base imponible. Esto es debido a que el gasto suplido no está sujeto al IVA ni al IRPF.

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