Cuál es el mejor programa para hacer Presupuestos de Obra

Un ERP (enterprise resource planning) es una herramienta informática que cualquier empresa constructora y de reformas debería tener. Este software permite disponer de un programa para hacer presupuestos de obra de forma fácil y rápida, imprescindible para la elaboración de ofertas, así como para planificar la gestión de las tareas cotidianas propias de las empresas de este sector.

Pero ERP hay muchos en el mercado, desde gratuitos hasta de pago, entonces, ¿cuál elegir? Analizamos a continuación las mejores opciones.

¿Cuáles son los requisitos que debería tener un buen programa para hacer presupuestos de obra?

Los programas de presupuestos de construcción son imprescindibles para los profesionales en este sector. No solo porque permiten presentar las ofertas por sus servicios, sino porque, además, gracias a las particularidades que tienen, es posible presentar los presupuestos con rapidez, comodidad y fiabilidad y disponen de otras herramientas que ayudan a gestionar una constructora o una empresa de reformas.

De los softwares iniciales que se crearon para ello, donde solo valían para realizar un presupuesto gracias a las extensas bases de datos de materiales y descompuestos de las partidas, han evolucionado hasta convertirse en soluciones personalizadas capaces no solo de presupuestar, sino de facilitar otro tipo de funciones y herramientas características de las empresas de este sector. Y hoy en día, es posible encontrar varios de ellos.

Al haber variedad, hay muchas opciones disponibles, lo que nos lleva a preguntarnos qué requisitos debería tener un programa para hacer presupuestos de obra que sea fiable y fácil de manejar. Y estas son las características que debería de tener:

• Tener las utilidades y módulos adecuados para gestionar todos los aspectos de una constructora, desde la gestión contable y financiera hasta la de compra de materiales, transporte y logística, pasando por la de los diferentes trabajadores que se tengan.
• Que sea escalable y flexible en función de las necesidades de la empresa constructora.
• Que disponga de herramientas avanzadas para gestionar las tareas cotidianas de la actividad. Por ejemplo, un buen CRM para la relación con los clientes.
• Que disponga de un periodo de prueba para ver si se adapta a las necesidades.
• Que permita el acceso desde cualquier dispositivo para tener una movilidad total.
• Que se pueda trabajar desde una nube para permitir el acceso en todo momento y desde cualquier dispositivo.

Todos estos requisitos son los que debe cumplir un software para presupuestos en construcción. A continuación, examinaremos los ERP más completos del mercado y que cumplen con todas estas condiciones. 

Listado de programas de presupuestos de construcción

Programas para hacer presupuestos de obra los podemos encontrar gratis y de pago. Desde un punto de vista profesional, siempre es mejor trabajar con uno que tenga una licencia por cuestiones de responsabilidad, seguridad y fiabilidad.  Aun así, hay algunos gratuitos que presentan muchas funcionalidades parejas y se acercan bastante a los de pago. Veamos cuáles son los mejores en cada categoría.

Software para presupuestos de construcción de pago

Elegir el ERP ideal para una empresa depende de la actividad y del tipo de emprendimiento que se tenga. Lo deseable es que el sistema permita integrar la facturación con otros procesos operativos de la empresa. Las alternativas que proponemos cumplen todas con la Ley Antifraude y disponen de la posibilidad de poder trabajar a partir de la nube. De esta forma, hemos considerado en función de la analítica, de su operatividad, funciones y reseñas, según las principales plataformas, los siguientes programas:

STEL Order

STEL Order es uno de los mejores programas de gestión más valorados por los usuarios. Incluye multitud de funciones que permiten integrar todos los aspectos de la gestión, como el stock o catálogo, facturación, proceso comercial, proyectos, incidencias, cobros y pagos. Al mismo tiempo, permite un gran ajuste a las necesidades de la empresa y dispone de un portal, a modo de tienda online, que puede funcionar como un catálogo de productos, con precios o documentos comerciales para poder ser visionado por los clientes.

Gestión de presupuestos y facturas

Con STEL Order puedes gestionar los presupuestos de obra de forma general o incluyendolos en un proyecto. De manera general puedes:

• Crea presupuestos o facturas proforma desde cualquier lugar. Selecciona el cliente, los productos o servicios de tu catálogo online y genera los presupuestos con los precios actualizados en menos de un minuto.
• Convierte los presupuestos en pedidos, albaranes o facturas en un clic y mantén la trazabilidad documental para saber de qué documento comercial proviene cada factura. Puedes crear facturas recapitulativas de varios albaranes de trabajo.
• Firma en tu móvil o tablet la aceptación de los presupuestos.
• Maneja diferentes estados comerciales para cada documento
• Reglas inteligentes: Si tienes precios especiales con tus clientes más especiales o diferentes tarifas para un producto, al hacer el presupuesto no tendrás que recordarlo, se aplicará automáticamente.
• Gestiona los cobros de las facturas de compra y venta: Puedes cobrar mediante PayPal o Stripe las facturas que emites, además también puedes conectar tus bancos con STEL Order gracias al módulo de conciliación bancaria.

Gestión de proyectos y rentabilidades

A la hora de empezar a trabajar en una obra, podemos tratarlo como un proyecto con fecha de inicio y fecha de cierre con determinados presupuestos de ingresos y gastos. La mejor manera de gestionar las obras es mediante la funcionalidad de proyectos y obras de STEL Order que entre otras cosas nos permite:

• Presupuestar todos los aspectos de la obra: Podemos crear varios presupuestos o uno sólo con diferentes capítulos.
• Presupuesto de costes con la inclusión de los pedidos a proveedores y la gestión de otros tickets en el día a día.
• Informes de rentabilidad real vs esperada: Al crear un proyecto desde cero, tendremos un analísis del dinero que esperamos ingresar con el mismo, pero cómo sabemos que la realidad es muy distinta, con STEL Order podrás ver una diferencia entre el dinero que has ingresado y gastado a tiempo real. Así sabrás el desvío en la rentabilidad de un vistazo.
• Gestión de los empleados en el proyecto:
  • Agenda de tareas: Incluye a todos los empleados involucrados en el mismo proyecto y crea eventos en sus agendas personales o compartidas con todos los pedidos de trabajo del proyecto.
  • Gestión de los fichajes y movilidad de los empleados: Gracias a la funcionalidad de Tempo puedes gestionar la hora y localización desde dónde fichan los empleados si lo hacen desde el móvil. Además, con GPS podrás saber dónde están en cada momento.

Gestión de inventario

La correcta gestión del inventario y catálogo de productos es uno de los principales retos de toda empresa dedicada a las obras o reformas. Con STEL Order puedes gestionar tu inventario de la siguiente manera:

• Control detallado del stock real y virtual de tus productos en todos tus almacenes.
• Controla los traspasos de inventario entre tu almacén principal y secundarios o hacia los vehículos de trabajo de los empleados. Puedes nombrar a uno o varios responsables de inventario por cada almacén.
• Configura los precios de compra, precios mínimos de venta o márgenes comerciales
• Recibe avisos cuando dispones de poco stock para poder realizar un nuevo pedido a tu proveedor o automatiza nuevos pedidos según tus necesidades.
• Crea productos compuestos por varios componentes (ya sean productos o servicios) en un clic y configuralos para mostrarlos o aplicar el margen comercial como tu prefieras.
• Empieza ya mismo: Importa tu catálogo de productos desde un excel o CSV de manera fácil y sencilla.

Gestión de costes y pedidos a proveedores

Con STEL Order puedes atribuir los costes de las obras a un proyecto o llevarlos de manera general. La gestión de gastos diarios, suministros o facturas de compra es más fácil de llevar así:

• Realiza pedidos a proveedores y controla que material está pendiente de recibir y cuándo está previsto que lo recibas.
• Crea pedidos recurrentes en el tiempo.
• La gestión del stock es sencilla con STEL Order:
  • Al hacer un pedido al proveedor, estas unidades se añaden a tu stock virtual.
  • Al firmar el albarán de proveedor, estas unidades se añaden a tu stock real.
  • Cuando creamos pedidos o albaranes de venta, las unidades se restan del stock virtual o real.
• Documenta y controla gastos corrientes como tickets, facturas de suministros.

Ekon Building 

Ekon nos ofrece un programa para hacer presupuestos de obra que permite a empresas del sector de la construcción evolucionar en su gestión. Presenta características como gestión de presupuestos y cierres de obra, prevención de riesgos laborables, acceso remoto, opciones financieras y un periodo de prueba.

Billin

Este software destaca por su simpleza y rendimiento. Muy útil para la elaboración de presupuestos de pequeñas empresas y autónomos que dispongan de una estructura reducida. Esta aplicación es de nuevo desarrollo y solo se puede operar con acceso a internet, quizá se queda demasiado corta para una organización de gran estructura.

Simpro

Este es un programa para presupuestos de obra orientado a empresas del sector servicios, lo que incluye la construcción. Permite crear presupuestos detallados y precisos de una forma sencilla e intuitiva, ya que los usuarios pueden incluir todos los costes asociados.

Cuenta con plantillas que se pueden personalizar según las necesidades específicas de cada proyecto y de cada empresa o profesional. Además, a medida que se van incorporando nuevos datos, los presupuestos se ajustan de formaautomática, por lo que también da buenos resultados como programa de control de costes de obra. 

Presto

Aunque no es un programa para hacer presupuestos de reformas gratis, sí es uno de los programas para hacer presupuestos de obra más populares. Esta herramienta de pago facilita el desglose de los costes en diferentes partidas, lo que mejora la organización y control de los gastos.

Además, incluye una base de datos con precios actualizados de materiales y servicios, lo que da pie a presupuestos más precisos y actualizados. Y permite hacer un seguimiento del avance del proyecto para detectar posibles desviaciones.

ConstrucCloud

Este broker de presupuestos de obras es ampliamente utilizado para elaborar presupuestos detallados y llevar a cabo una supervisión integral de proyectos. 

Cuenta con una interfaz muy sencilla de utilizar y, al ser una solución basada en la nube, es posible acceder a la información desde cualquier lugar.

PriMus

Este programa de presupuestos de obra es muy conocido entre los profesionales de la construcción. Ofrece interesantes funcionalidades a la hora de elaborar presupuestos detallados, porque tiene una base de datos de precios actualizada en tiempo real y, además, permite desglosar el presupuesto en diferentes subpartidas.

Funciona también como herramienta de planificación y seguimiento del progreso de los proyectos, y ayuda con el control de los costes.

Programas para hacer presupuestos de obra gratis

También es posible utilizar un programa para hacer presupuestos de obra gratis, aunque estos tienen muchas menos funcionalidades que los de pago. Estos son los disponibles:

Quipu

Este programa de facturación nos ofrece la posibilidad de hacer nuestros presupuestos online y de forma totalmente gratuita sin necesidad de registrarnos. La valoración de los usuarios es bastante alta, ya que aparte de poder hacer presupuestos con él, su fuerza radica en las herramientas fiscales que incorpora. Presenta el inconveniente de que para su aplicación móvil es necesario estar conectado a internet y de que su gestión de stock y comercial es muy rudimentaria.

STIMAT

Estudiando el funcionamiento de este programa nos sorprende lo innovador que es para ser gratuito. Sus funcionalidades están enfocadas a la elaboración de presupuestos con una base de datos de más de 35 000 partidas y productos. Se pueden personalizar ambos conceptos y su diseño es muy interactivo y personalizado. Su aspecto negativo es que solo se puede utilizar con acceso a internet.

Open Office Calc

Open Office nos ofrece dentro de su paquete la versión gratuita del popular Excel, donde dispone de la misma funcionalidad para la creación de fórmulas y tablas. La posibilidad de lectura de archivos formato .xlsx y .xls permite la integración de las plantillas que están en la red para la elaboración de presupuestos. Es una buena alternativa para proyectos reducidos, pero no funcional para grandes volúmenes de obra.

Cómo hacer bien un presupuesto de obra o reforma

Los presupuestos de construcción pueden llegar a ser bastante complejos, porque suele ocurrir que hay que añadir materiales que no estaba previsto emplear en un principio, o hay que eliminar algunos que finalmente no se utilizarán. Además, el precio de los materiales de obra puede ser volátil, por lo que hay que asegurarse de que el coste por unidad que se está reflejando en el presupuesto coincide con la realidad.

Precisamente por ello, lo más común es que los profesionales recurran cada vez con más frecuencia a programas para presupuestos de obra, y es que la tecnología es una gran aliada en estos casos. 

Si quieres elaborar presupuestos de construcción de forma rápida y sencilla, presta atención a estos consejos:

Definición del proyecto

Por mucho que uses un software para presupuestos de obra, el resultado no será todo lo bueno que debería si no realizas primero una labor de definición del proyecto.

Se trata de describir claramente todas las tareas y actividades que formarán parte del proyecto. Incluyendo planos, especificaciones técnicas y todo lo que se considere relevante. Con esta información puedes hacer un cálculo mucho más exacto de los materiales que serán necesarios.

Lista detallada de materiales

Los programas para hacer presupuestos de obra gratis te facilitan la labor de ir incluyendo uno por uno los materiales que harán falta para la obra. Aprovecha esta funcionalidad disponible en un buen programa de presupuestos de construcción de pago e incluye un listado detallado de todos los materiales necesarios, reflejando las cantidades necesarias, la calidad y las especificaciones técnicas.

Cuanto más detallada sea la lista de materiales, más sencillo le resultará al cliente comprender el coste del proyecto que quiere llevar a cabo.

Además, es esencial que los precios que recojas en el presupuesto estén siempre actualizados. Para ello, puedes consultar la base de datos de precios de tus proveedores o recurrir a una app para presupuestos de obra, que suelen contar con bases de datos de precios actualizadas.

Coste de la mano de obra

El presupuesto también se ve afectado por el coste de la mano de obra. Para calcularlo, debes conocer las tarifas de los diferentes profesionales que van a intervenir en el proyecto y calcular el número de horas estimadas de trabajo que tendrán que llevar a cabo.

Aquí es donde más se puede descuadrar el presupuesto, así que consulta con los especialistas para saber de forma más exacta cuánto tiempo van a tener que dedicar a la tarea que les has asignado.

Costes adicionales

Los presupuestos de obra también se ven afectados por costes adicionales como el pago de permisos y licencias, seguros, las tasas para el reciclaje de materiales, etc. Esto supone un coste para el cliente y, por eso, debes reflejarlo en el documento.

Además, es interesante que incluyas una partida para imprevistos. Suele oscilar entre un 10 % y un 15 % del precio total de la obra. 

Utiliza un programa de presupuestos de obra

Puedes elegir entre un programa para hacer presupuestos de obra gratis o programas de presupuestos de obra de pago. La elección entre unos u otros depende de las funcionalidades que quieras tener y de lo detallados que desees que sean tus presupuestos.

Pero, en cualquier caso, contar con ayuda de la tecnología te ayudará a hacer los cálculos y a tener plantillas que te permitan trabajar mucho más rápido.

Presupuestar tu trabajo te resultará más sencillo si utilizas un software de presupuestos de construcción como el de STEL Order, porque va a simplificar la tarea y dará lugar a presupuestos bien detallados y profesionales. Sin duda, una app para hacer presupuestos de obra es lo que necesitas para hacer tu trabajo de forma más eficiente.

Incluye una fecha de caducidad

Comprobarás que cualquier programa de presupuestos de obra gratis te permite incluir una fecha de validez para el documento. No te olvides de incluirla, para asegurar que los precios que has ofrecido son acordes a la realidad del mercado.

Cuál es el mejor programa para hacer presupuestos de Obra

STEL Order es una gran opción como ERP debido a las grandes funcionalidades que ofrece y al precio tan asequible que tiene. Además de la elaboración de presupuestos, permite la gestión integral de todas las áreas de una empresa constructora o de reformas.

Aparte de ser un ERP escalable y moderno, incluye un CRM para gestionar clientes y contactos, con unas opciones muy avanzadas capaces de controlar las compras y las ventas. Es accesible desde todas las plataformas, desde un móvil a una tablet, por lo que es posible usarlo desde cualquier lado, algo imprescindible hoy en día. Sus características resumidas son:

• Funciones que permiten un control total de los aspectos de una obra con su funcionalidad de «Proyectos».
• Permite la creación y vinculación de eventos, funcionando a modo de archivo, incorporando certificados, contratos, audios, fotos y cualquier documento de interés.
• CRM con gestión de ventas.
• Permite el control de diferentes facetas como inventarios, gestión de vehículos, cobro y envío de facturas, registro de proveedores, notificaciones de impagos…
• Admite un periodo de prueba.
• Acceso remoto desde cualquier sitio.
• Tiene un gran soporte técnico.
• Adaptable al tamaño de cualquier tipo de empresa o de reformas.

STEL Order es una gran opción como programa para hacer presupuestos de obra y para llevar toda la gestión de empresas de construcción, tanto por sus grandes opciones como por su software simple y cómodo de usar. Permite controlar al día todos los procesos operativos desde cualquier ubicación, en tiempo real y desde cualquier dispositivo.