Contabilizar correctamente las nóminas es fundamental para reflejar los gastos de personal de una empresa y las cantidades pendientes de pagar tanto a los trabajadores como a la Seguridad Social y a Hacienda.
El asiento contable de una nómina puede parecer complejo porque en una misma operación intervienen diferentes conceptos: el salario bruto del trabajador, las cotizaciones a la Seguridad Social, las retenciones de IRPF y el importe neto que finalmente recibe el empleado.
Descubre los mejores programas de contabilidad en nuestro artículo.
Índice de contenidos
¿Qué es el asiento contable de una nómina?
El asiento contable de una nómina es el registro mediante el que una empresa refleja en su contabilidad los gastos derivados de las retribuciones de sus trabajadores y las obligaciones de pago asociadas.
Cuando una empresa genera una nómina, no todo el salario bruto se paga directamente al empleado. Una parte corresponde a las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social y otra a las retenciones de IRPF que posteriormente la empresa deberá ingresar en Hacienda.
Además, la empresa debe asumir sus propias cotizaciones a la Seguridad Social.
Por tanto, en el asiento de nóminas se registran principalmente:
- El salario bruto del trabajador.
- La Seguridad Social a cargo de la empresa.
- Las cotizaciones a la Seguridad Social.
- Las retenciones de IRPF.
- El salario neto pendiente de pagar al trabajador.
¿Qué cuentas se utilizan para contabilizar una nómina?
Las cuentas que se utilizan habitualmente para realizar el asiento contable de una nómina son las siguientes:
| Cuenta | Nombre | ¿Qué recoge? |
|---|---|---|
| 640 | Sueldos y salarios | El salario bruto de los trabajadores. |
| 642 | Seguridad Social a cargo de la empresa | Las cotizaciones que paga la empresa a la Seguridad Social. |
| 476 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | Las cantidades pendientes de ingresar a la Seguridad Social. |
| 4751 | Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas | Las retenciones de IRPF practicadas al trabajador. |
| 465 | Remuneraciones pendientes de pago | El salario neto que la empresa debe pagar al trabajador. |
| 572 | Bancos | Se utiliza posteriormente cuando se realiza el pago. |
Las cuentas concretas pueden variar dependiendo de las características de la empresa o de cómo se haya organizado su plan contable, pero este es el esquema habitual.
Cómo hacer el asiento contable de una nómina paso a paso
Para entender cómo se realiza, podemos dividir el proceso en varios pasos.
1. Registrar el salario bruto
El salario bruto constituye un gasto para la empresa y se registra en la cuenta 640 – Sueldos y salarios.
Esta cantidad incluye el importe total generado por el trabajador antes de descontar Seguridad Social e IRPF.
La cuenta 640 se registra en el Debe.
2. Registrar la Seguridad Social a cargo de la empresa
Además del salario, la empresa debe asumir una parte de las cotizaciones sociales de sus trabajadores.
Este gasto se registra en la cuenta 642 – Seguridad Social a cargo de la empresa, también en el Debe.
3. Registrar las cantidades pendientes con la Seguridad Social
La empresa debe ingresar a la Seguridad Social tanto:
- La cotización correspondiente al trabajador, descontada de su nómina.
- La cotización correspondiente a la propia empresa.
El total pendiente de ingresar se registra en la cuenta 476 – Organismos de la Seguridad Social, acreedores.
Esta cuenta se anota en el Haber.
4. Registrar las retenciones de IRPF
Las cantidades retenidas al trabajador en concepto de IRPF deberán ser ingresadas posteriormente en Hacienda.
Se registran en la cuenta 4751 – Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas, en el Haber.
5. Registrar el salario neto
Una vez descontadas las cotizaciones del trabajador y la retención de IRPF, obtenemos el importe que realmente debe recibir.
Este importe se registra en la cuenta 465 – Remuneraciones pendientes de pago, en el Haber.
Ejemplo de asiento contable de una nómina
Supongamos que una empresa tiene que contabilizar la nómina de un trabajador con los siguientes importes:
- Salario bruto: 2.000 €
- Seguridad Social a cargo del trabajador: 130 €
- Retención de IRPF: 240 €
- Seguridad Social a cargo de la empresa: 600 €
El salario neto que recibirá el trabajador será:
2.000 € – 130 € – 240 € = 1.630 €
La deuda total con la Seguridad Social será:
130 € + 600 € = 730 €
Por tanto, el asiento de la nómina sería:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 640 | Sueldos y salarios | 2.000 € | |
| 642 | Seguridad Social a cargo de la empresa | 600 € | |
| 476 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 730 € | |
| 4751 | HP acreedora por retenciones practicadas | 240 € | |
| 465 | Remuneraciones pendientes de pago | 1.630 € | |
| Total | 2.600 € | 2.600 € |
De esta forma se cumple uno de los principios básicos de cualquier asiento contable:
Total Debe = Total Haber
Los importes utilizados en el ejemplo son únicamente ilustrativos. Las cotizaciones y retenciones reales dependerán de cada trabajador y de las condiciones aplicables en cada caso.
¿Cómo se contabiliza el pago de la nómina?
El asiento anterior registra la nómina y la deuda que la empresa mantiene con el trabajador, pero todavía no refleja el pago.
Cuando se realiza la transferencia bancaria, la deuda registrada en la cuenta 465 desaparece.
Siguiendo el ejemplo anterior, el asiento sería:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 465 | Remuneraciones pendientes de pago | 1.630 € | |
| 572 | Bancos | 1.630 € |
De esta manera, se cancela la deuda con el trabajador y se refleja la salida de dinero de la cuenta bancaria.
¿Cómo se contabiliza el pago de la Seguridad Social?
Cuando la empresa ingresa las cotizaciones correspondientes, debe cancelar la deuda registrada previamente en la cuenta 476.
Siguiendo nuestro ejemplo:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 476 | Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 730 € | |
| 572 | Bancos | 730 € |
Así, la cuenta 476 deja de reflejar una cantidad pendiente de pago.
¿Cómo se contabiliza el pago del IRPF de las nóminas?
Las retenciones practicadas a los trabajadores también deberán ingresarse posteriormente en Hacienda.
En el momento de realizar el pago, se cancela la deuda registrada en la cuenta 4751:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 4751 | HP acreedora por retenciones practicadas | 240 € | |
| 572 | Bancos | 240 € |
Con este asiento queda registrada la salida de dinero y cancelada la obligación pendiente con Hacienda.
Diferencia entre el salario bruto y el salario neto en el asiento de nóminas
Una de las dudas más habituales al contabilizar nóminas es distinguir entre salario bruto y salario neto.
El salario bruto es el importe total generado por el trabajador antes de aplicar las deducciones correspondientes. Es el importe que se registra como gasto en la cuenta 640.
El salario neto, en cambio, es la cantidad que finalmente recibe el trabajador después de descontar sus cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF.
Por eso, en el asiento contable:
- La cuenta 640 recoge el salario bruto.
- La cuenta 465 recoge el salario neto pendiente de pagar.
- Las diferencias corresponden principalmente a las deudas con Seguridad Social y Hacienda.
¿Cuándo se contabilizan las nóminas?
Las nóminas deben registrarse en el periodo contable al que corresponden, independientemente de que su pago se realice ese mismo día o posteriormente.
Por ejemplo, si una nómina corresponde al mes de septiembre, el gasto deberá quedar registrado en septiembre aunque el pago al trabajador se produzca unos días después.
De este modo, la contabilidad refleja correctamente los gastos de personal correspondientes a cada periodo.
Errores habituales al contabilizar una nómina
Aunque el asiento de nóminas sigue una estructura bastante definida, conviene evitar algunos errores frecuentes:
- Registrar únicamente el salario neto como gasto. El gasto salarial de la empresa corresponde al salario bruto del trabajador, no al importe que finalmente recibe en su cuenta bancaria.
- Olvidar la Seguridad Social a cargo de la empresa. Estas cotizaciones representan un gasto adicional que debe registrarse en la contabilidad.
- Contabilizar directamente el pago contra la cuenta de gasto. Lo habitual es diferenciar entre el momento en que se reconoce la nómina y el momento en que se realiza el pago, utilizando la cuenta 465.
- Considerar las retenciones como un ingreso de la empresa. Las cantidades retenidas al trabajador corresponden a obligaciones pendientes con la Seguridad Social o Hacienda y deberán ingresarse posteriormente.
- Registrar la nómina en un periodo contable incorrecto. El gasto debe reconocerse en el periodo al que corresponde la nómina, aunque el pago se produzca posteriormente.
Gestiona la contabilidad de tu negocio con STEL Accounting
Llevar correctamente la contabilidad permite conocer los gastos de personal, controlar las obligaciones pendientes y disponer de una visión más clara de la situación económica del negocio.
Con STEL Accounting, la solución de contabilidad de STEL Order, puedes gestionar la información contable de tu empresa desde un mismo entorno y mantener tus movimientos organizados para facilitar el seguimiento de la actividad.
De esta forma, puedes reducir tareas administrativas, tener un mayor control sobre tu contabilidad y consultar la información que necesitas para gestionar mejor tu negocio.
Preguntas frecuentes
El gasto de sueldos y salarios se registra por el salario bruto del trabajador. El salario neto es la cantidad que queda pendiente de pagar una vez descontadas las cotizaciones del trabajador y las retenciones de IRPF.
El importe neto pendiente de abonar al trabajador se registra en la cuenta 465 – Remuneraciones pendientes de pago.
La Seguridad Social a cargo de la empresa se registra como gasto en la cuenta 642 – Seguridad Social a cargo de la empresa.
La deuda total pendiente con la Seguridad Social se refleja en la cuenta 476 – Organismos de la Seguridad Social, acreedores.
Las retenciones practicadas a los trabajadores se registran en la cuenta 4751 – Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas, hasta que la empresa realiza el correspondiente ingreso a Hacienda.
