Los mejores programas de gestión empresarial

La correcta gestión de un negocio, ya sea el de una pyme, empresa o autónomo depende de principalmente de la versatilidad del programa de gestión. En este artículo te ayudamos a elegir el que más se ajusta a tus necesidades.

El software de gestión empresarial que utilice una empresa es una herramienta fundamental para su control y para garantizar que el funcionamiento de sus procesos y tareas sea rápido y eficiente. Seleccionar una buena aplicación para administrar una empresa debe ser una prioridad porque permitirá disfrutar de muchos beneficios que llevarán al negocio a alcanzar sus objetivos.

En el mercado existe una amplia oferta de software gestión, algunos dirigidos a grandes empresas, otros a autónomos y pymes, y muchas soluciones completas e integrales que se adaptan a toda clase de negocios, independientemente de su tamaño o del sector en el que operan.

Cuáles son las funciones de un programa de gestión empresarial

Un buen software de gestión empresarial debe encargarse de muchas funciones de vital importancia para el funcionamiento de una empresa. Un buen programa de administración para empresas debe gestionar de forma integral todas las áreas del negocio y solventar de manera eficiente procesos como:

  • Generación de documentos como facturas, albaranes, recibos, presupuesto, órdenes de cobro, remesas de pago…
  • Gestión de inventario para mantener un control preciso y en tiempo real del inventario, las compras y los pedidos de la empresa.
  • Administración de la parte financiera y contable del negocio.
  • Gestión del personal y de todas las tareas relacionadas con los trabajadores como el control de la jornada laboral, los contratos, días de vacaciones y permisos, nóminas, bajas y altas, etc.
  • Atención al cliente, ventas y marketing para captar a nuevos clientes, implementar estrategias de venta y fidelización, mejorar la imagen de marca, ofrecer la mejor experiencia de usuario y facilitar el lanzamiento de nuevos productos, entre otras.
  • Gestión inteligente de toda la información que maneja la empresa para sacar conocimiento útil de los datos, mejorando la toma de decisiones.

Cuáles son los mejores programas de gestión de empresas

Veamos cuáles son las mejores alternativas existentes en el mercado a la hora de adquirir el mejor programa de gestión empresarial.

1. STEL Order

Sin duda, el mejor software de gestión empresarial para pymes y autónomos es STEL Order. Se trata de una solución especialmente diseñada para que las pequeñas empresas y profesionales puedan potenciar su negocio, automatizando muchas de las tareas cotidianas, repetitivas y tediosas, liberando tiempo para que puedan dedicar en otras funciones más importantes que aporten valor al negocio.

Este programa de gestión para pymes tiene algunos puntos fuertes muy interesantes:

Administración avanzada de clientes

Los clientes y contactos de una empresa son su principal valor pues son los que generan los ingresos que permiten crecer y obtener beneficios. Esta aplicación de gestión permite llevar una administración avanzada de los clientes, utilizando para ello herramientas interesantes como la ficha completa de cliente donde se reúne todo tipo de información valiosa, aviso de saldo negativo para evitar riesgo de impagos ofreciendo las condiciones de pago apropiadas para cada cliente, o el ajustes de precios especiales con descuentos personalizado por cliente, entre muchas otras opciones. 

Gestión eficiente de stock

Controlar el almacén, las compras y los productos es una parte esencial de toda empresa para poder alcanzar el éxito. STEL Order es un programa que cuenta con los mecanismos necesarios para poder gestionar un almacén de forma eficiente, controlando hasta el más mínimo detalle. 

Entre los puntos fuertes de esta aplicación para la gestión de stock podemos destacar:

  • Gestionar varios almacenes y vehículos de trabajo.
  • Implementar un catálogo online con ficha de producto y control de stock según ventas y compras a proveedores
  • Selección de varias tarifas.
  • Consultar informes de stock.
  • Generar pedidos automatizados a proveedores y evitar la temida rotura de stock.

Sistema integrado de gestión de incidencias

STEL Order aporta un sistema de gestión de incidencias que añade un plus de calidad a su solución de gestión. No es habitual que los programas de gestión empresarial implementen este tipo de sistemas que permiten notificaciones instantáneas a los empleados, con un sistema eficiente que notifica inbox, la crear de albaranes de trabajo enriquecidos con la recogida de firmas, o la posibilidad de adjuntar audios, fotos, manuales o cualquier otro tipo de notas.

Funciones de movilidad

Una pequeña y mediana empresa, autónomo o profesional necesita un alto nivel de movilidad para poder realizar las actividades habituales de su negocio. Contar con una aplicación como STEL Order que permite conectarse por teléfono móvil, es una ventaja de gran valor, permitiendo a cualquier trabajador acceder a la información o a la plataforma, independientemente del lugar donde se encuentre o el horario en el que acceda, siempre que su rol se lo permita.

Los vendedores, por ejemplo, podrán generar los albaranes, presupuestos y facturas en cualquier momento (con un solo clic o pulsación), incluso si no hay conexión a internet en ese momento. Esta función de STEL Order es una forma ideal de diferenciarse de la competencia, ofreciendo un servicio inmediato al cliente.

Soporte 5 estrellas

Es de destacar el alto nivel de calidad del soporte de STEL Order, donde cualquier incidencia o duda con la aplicación es solucionada de forma inmediata por profesionales con experiencia contrastada en gestión empresarial y en el uso de este programa.

2. SAP

Para grandes empresas y corporacionesSAP es una de las mejores alternativas para llevar una gestión centralizada de todas las áreas del negocio. Este ERP (ver artículo para saber qué es un ERP) es utilizado en hospitales, administraciones públicas y empresas que cuentan con más de 200 empleados y un gran volumen de negocio.

Se trata de una aplicación modular muy personalizable que permite crear soluciones concretas a cualquier necesidad de gestión de la empresa (a través de una programación propia para crear procesos personalizados).

Entre los puntos fuertes de SAP podemos destacar:

  • Cuenta con módulos para todas las áreas y procesos importantes de la empresa, pudiendo contratar solo aquellos que se van a utilizar en la gestión del negocio.
  • Permite personalizar cualquier proceso y tarea a través de programación.
  • Centraliza toda la información para organizarla, analizarla y distribuirla de forma eficiente.
  • Ideal para mejorar los procesos y tareas del negocio, apostando por la automatización.

Las debilidades de SAP son:

  • El costo es extremadamente elevado, siendo solo asumible por grandes empresas.
  • Es complejo de implementar en una pequeña empresa y requiere de formación específica para que los trabajadores puedan utilizarlo de forma eficiente.

3. Odoo

Otro software empresarial ideal para grandes empresas, y una alternativa real a SAP, es Odoo. Esta aplicación permite desarrollar una solución a medida para empresas e industrias de cualquier sector.

Odoo es un ERP con un alto grado de personalización que permite a los usuarios seleccionar aquellas herramientas y módulos que son los más interesantes para gestionar su negocio. Esta solución cuenta con una aplicación para cada necesidad.

Por ejemplo, incluye un CRM y herramientas de ventas para potenciar la relación con los clientes y así conseguir incrementar de forma notable el número de conversiones. También cuenta con integración con comercio electrónico para crear una tienda online e integrarla con la actividad tradicional de la empresa.

En relación a SAP, Odoo es más sencillo y barato de implementar, aunque no es una solución óptima como STEL Pro para pymes, autónomos y microempresas.

Otros puntos fuertes de Odoo son:

  • Modelo de código abierto que da acceso a muchas funciones creadas por la comunidad.
  • Gran nivel de usabilidad que facilita a los usuarios trabajar con sus distintas herramientas (curva de aprendizaje menos dura que la de SAP).
  • Proporciona una versión de prueba para poder evaluar si es la aplicación ideal para la gestión de una empresa.

Algunas carencias o puntos débiles de Odoo son:

  • No es óptimo para utilizar en una pyme en comparación con otras alternativas del mercado
  • La gran cantidad de aplicaciones que proporciona puede hacer confuso y caro la configuración de una solución de gestión integral.

4. HubSpot

Con HubSpot se dispondrá de uno de los mejores CRM (Custom Relationship Management) del mercado. Este tipo de solución enfocada en mejorar la relación entre la empresa con sus clientes y contactos, ofrece muchos beneficios a la hora de gestionar un negocio. Implementado junto a un buen ERP se convierte en una herramienta indispensable para conseguir objetivos tan interesantes para una empresa como:

  • Incrementar las ventas. 
  • Fidelizar a los clientes.
  • Captar leads de calidad que faciliten el proceso de conversión.

HubSpot se divide en tres áreas o aplicaciones que se encargan de alinear el departamento de marketing (Marketing Hub), con la fuerza de ventas (Sales Hub) y con el servicio de soporte y atención al cliente (Service Hub).

Otras ventajas de esta solución de gestión son:

  • Inclusión de un chat en vivo para interactuar con cliente y cliente potenciales a través de plataformas web.
  • Alto grado de personalización de sus funciones de gestión.
  • Versión gratuita para evaluar su idoneidad para el negocio.
  • Se integra de forma eficiente con otras soluciones de gestión (como por ejemplo, con STEL Order).

Algunas desventajas que deben conocerse de HubSpot.

  • Es un software nuevo que aún tiene que evolucionar.
  • No incorpora muchas funciones avanzadas como sí hacen otras alternativas similares del mercado.
  • En muchas ocasiones se echa de menos un mayor grado de flexibilidad y personalización a la hora de gestionar tareas concretas.

5. Notion

Notion es como una especie de navaja suiza orientada a la productividad de un negocio. Es una herramienta muy versátil que incluye muchas herramientas de productividad en un entorno integrado, con el objetivo de facilitar al usuario que pueda controlarlas desde una misma interfaz de usuario.

Con Norton es muy sencillo gestionar todos los documentos de una empresa ya que es posible crear de forma rápida y sencilla, documentos y notas. También cuenta con un sistema de wiki para generar valor con información crucial de la empresa, poniéndola a disposición de toda la organización.

Entre los puntos destacables de Notion podemos mencionar:

  • Funciona tanto en línea como en modo offline por lo que se puede utilizar en cualquier momento, y posteriormente se sincronizará en la nube lo realizado.
  • Es multiplataforma por lo que se puede acceder desde cualquier dispositivo, independientemente de si usa Windows, Linux, Mac OS o Android.
  • Utiliza una interfaz minimalista que es muy práctica y sencilla para los usuarios.
  • Utiliza un sistema de plantillas para personalizar su aspecto a los gustos y necesidades de cada empresa.

Entre las contras de esta aplicación de gestión de proyectos podemos nombrar:

  • Su curva de aprendizaje es un tanto compleja para una aplicación de su estilo.
  • No dispone de la posibilidad de guardar la información en local por lo que se depende 100 % de sus servidores.

6. Asana 

Se trata de una solución de gestión muy interesante para administrar procesos y tareas o para afrontar con mayor éxito ciertos proyectos digitales. Muchos programas de gestión se limitan a trabajar con listas de tareas, algo que Asana eleva a un nuevo nivel, ofreciendo funciones avanzadas para planificar y gestionar cada decisión y proceso.

Su interfaz visual muy atractiva es otro de los reclamos de este programa, así como la sencillez de uso que lo acercan a cualquier usuario o empresa.

Con Asana se puede optimizar el trabajo colaborativo consiguiendo mejor comunicación entre sus miembros (evitando solapar tareas) y aumentando su eficiencia hasta en un 45 %.

Los beneficios más destacados de Asana son:

  • Sistema de mensajería interno incorporado y de notificaciones personalizables por correo electrónico.
  • Versión gratuita para proyectos de hasta 15 personas (ideal para autónomos y pymes).
  • Se integra con programas ERP de forma sencilla.
  • Funciona en dispositivos móviles, tanto Android como Apple.

Entre los inconvenientes que puede presentar Asana tenemos:

  • No cuenta con una aplicación de escritorio, opción muy interesante para una gestión integral.
  • No tiene almacenamiento local, solamente en la nube (mucha dependencia del proveedor de la app).

El software de gestión para empresas es una herramienta que debe seleccionarse de forma planificada y eficiente. De la solución seleccionada tendrá mucha culpa el éxito o fracaso del negocio, ya que una buena gestión de cada proceso y tarea es indispensable para poder alcanzar los objetivos.

Entre las seis opciones presentadas para gestionar una empresa, STEL Order es la opción ideal para pymes, profesionales y autónomos, con un ERP completo que se adapta a sus necesidades, les otorga la movilidad y soporte que necesitan, y les permite una gestión integral y centralizada de todas las áreas de su negocio.

Elvira Carrasco

Marketing Digital. Máster en Big Data encargada de aplicar la estrategia de Marketing. Escribe sobre como pueden beneficiarse las pymes del marketing digital e implementar un programa de gestión en su día a día.

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