En este artículo explicamos la definición de ERP, la importancia del mismo en las empresas junto con sus principales ventajas e inconvenientes.
Índice de contenidos
1 – ¿Qué es un ERP?
2 – Tipos de ERP
2.1 – ERP clasificados por tamaño
2.2 – ERP clasificados por instalación
3 – Ventajas del sistema ERP
4 – Desventajas de los software ERP
5 – Tipos de empresas que necesitan un ERP
¿Qué es un ERP?
ERP viene de las siglas de “Enterprise Resource Planning”, traducido a nuestro idioma es “Planificación de Recursos Empresariales”. Dicho esto, un programa o software ERP es aquel programa o conjunto de ellos que se encargan de las operaciones internas más importantes de una empresa, cómo por ejemplo operaciones relacionadas con gastos, ventas, clientes o inventarios.
Normalmente los programas ERP ofrecen soluciones integradas por módulos o funcionalidades que permiten centralizar toda la información de la empresa en una base de datos única y segura. Por ejemplo, estos son algunos módulos que podría incluir un ERP:
Inicialmente, adoptar un software ERP suponía una gran inversión en tiempo y dinero que sólo se podían permitir grandes empresas pero que mejoraba la productividad hasta un 50%. Gracias a las nuevas tecnologías se han creado soluciones en la nube que ha permitido abaratar costes, cualquier empresa puede disfrutar de un software ERP o programa de gestión para pymes integral que mejore su productividad.
Tipos de ERP
Tras leer la definición de ERP y saber cómo puede ayudar a nuestra empresa la implementación de un ERP, aquí vemos una pequeña lista de varios tipos de ERP
ERP clasificados por tamaño
Los ERP suelen estar diseñados para atender a las empresas según el tamaño de las mismas. Podemos estar hablando de grandes programas para empresas muy grandes u otros que acompañan a las pymes y pequeños empresarios desde su inicio hasta sus etapas sus maduras, durante toda la vida del negocio.
ERP para autónomos, pequeñas y medianas empresas
Los ERP diseñados para compañías pequeñas o medianas tienen una cualidad que les permite ser utilizados durante toda la vida de la empresa. Esta cualidad es la de adaptarse a cualquier etapa de crecimiento de la misma, ya que tienen el coste mínimo para que cualquier pequeño empresario se lo pueda permitir desde el inicio de su actividad y además las funcionalidades necesarias para que sigan cubriendo los procesos empresariales una vez la empresa ha crecido, cómo por ejemplo, el caso de STEL Order.
ERP para grandes empresas
Este tipo de ERP es potente, con un coste muy superior a los anteriores y que atiende a las necesidades complejas de un grupo muy selecto de empresas. Son capaces de abarcar distintos sectores dentro de la misma organización y normalmente requieren personas especializadas en utilizar dichos ERP.
ERP clasificados por instalación
ERP en local
Tener un ERP en local significa que la empresa ha elegido alojar su programa de manera interna en su propio servidor.
Un ERP alojado en local necesita un espacio físico en las instalaciones de la empresa en el que poder instalar un servidor y estar conectado con el resto de equipos informáticos de la misma.
Este servidor necesita un mantenimiento periódico para evitar pérdidas de la información y estar en un lugar seguro para prevenir manipulaciones accidentales (o intencionadas) o daños ambientales cómo fuegos o inundaciones.
La principal ventaja de alojar un servidor físicamente en las instalaciones de la empresa es que es la misma empresa la que se encarga de la seguridad y del acceso a los datos. En contra partida, la empresa necesitará de personal técnico capacitado para hacer las copias de seguridad necesarias y solucionar los problemas que pueden surgir.
ERP en la nube
Un ERP Cloud o en la nube significa todo lo contrario, el programa se aprovecha del “Cloud Computing” para estar alojado en la nube y ser accesible desde cualquier lugar y con total seguridad. Esta tecnología la ofrecen proveedores de confianza cómo Amazon Web Services o Google Cloud.
Los proveedores de tecnologías Cloud se encargan de dar la garantía de que la aplicación o programa alojado en su nube siempre esté disponible.
Esta es la opción más fiable, no entramos en detalles técnicos pero un ejemplo de aplicaciones que usan la tecnología Cloud son; Instagram, Google Drive o Dropbox. Además su uso es bastante extensivo hoy en día y su coste es bajo.
Ventajas del sistema ERP
Principalmente un ERP ofrece estas ventajas:
- Información centralizada y trazable: Permite que la empresa no sufra pérdidas de información importantes.
- Gestión integral centralizada: Cualquier miembro podrá usar el mismo ERP para sus gestiones diarias.
- Automatización de tareas repetitivas y procesos.
Cómo suma de todo lo anterior, obtendremos la principal ventaja que es el ahorro de tiempo, costes y aumento de la productividad. Además, también permite a los gerentes una mejor toma de decisiones al tener toda la información centralizada con informes transparentes sobre cualquier área de su empresa.
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Desventajas de los software ERP
Los sistemas ERP tienen dos problemas y desventajas principales. La primera es el precio, ya que si una empresa necesita que su programa sea adaptable al 100% de sus necesidades tendrá mayor coste. Por suerte, los software ERP están diseñados para que cualquier empresa pueda utilizarlos sin dejar atrás ninguna función importante por lo que el porcentaje de empresas que necesitan un software ERP hecho a medida es cada vez menor y casi inexistente.
La segunda desventaja del ERP es la implementación del mismo, la cual tardará mayor o menor tiempo dependiendo de la adaptación de los empleados a abandonar su sistema de gestión anterior (papeles, excel, word…) y llevar toda la información al ERP en su versión móvil o de ordenador.
Si bien es cierto que hoy en día, el precio de un software ERP es asumible por la gran mayoría de empresas porque se ha visto reducido mucho durante los últimos 20 años. El mayor problema se da en la implementación, que puede dar lugar a pérdidas de información o retrasos en el funcionamiento de la empresa. Para contrarrestar esto, normalmente los ERP ofrecen ayuda a las empresas para facilitar el uso del mismo en el menor tiempo posible.
Tipos de empresas que necesitan un ERP
Un programa que optimice todos los recursos de una empresa es necesario sea cual sea el tamaño y cometido de la misma. Al igual que para cualquier autónomo, la posibilidad de adoptar las funcionalidades requeridas para sus operaciones internas da mayor flexibilidad a la hora de implementar el ERP, por lo que si estás leyendo esto es probable que un ERP impulse la productividad de tu empresa junto con el resto de ventajas que ya hemos comentado antes.
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