Los programas ERP (Enterprise Resource Planner o Enterprise Resource Planning) son un tipo de software informático diseñado para llevar la gestión de las empresas en distintos ámbitos: facturación, administración, contabilidad, ventas, compras, marketing, producción, inventarios, recursos humanos… Todos los aspectos operativos de la organización están acoplados entre sí en un único sistema capaz de aunar los procesos y datos de negocio.
En esta guía analizaremos qué es un ERP a través de su evolución histórica, su utilización, sus ventajas y desventajas y las etapas necesarias para implantarlos en las empresas. También repasamos cuáles son los sistemas de gestión ERP más populares del mercado.
Breve historia del ERP
Si bien los sistemas de gestión para la empresa llevan existiendo desde los tiempos de la Segunda Guerra Mundial, no fue hasta la década de 1960 cuando comenzaron a sentar las bases de los software ERP modernos en el seno de la industria de la manufactura. Unos programas muy sencillos cuyo propósito era controlar las existencias y el inventario.
En la década siguiente aparecieron las primeras soluciones empresariales de contabilidad y planificación de requisitos de material. A pesar de que eran capaces de cubrir varias necesidades básicas de gestión, su coste era prohibitivo para casi cualquier organización y solo las grandes corporaciones podían permitírselas.
Los sistemas de planificación de materiales avanzaron sensiblemente en los años 80 y penetraron en más sectores de actividad. En ese momento aparecieron los primeros módulos de recursos humanos y finanzas.
No fue hasta los 90 cuando adquirieron una forma similar a la que tienen en la actualidad, incluyendo el significado mismo de ERP (acuñado por el grupo Gartner). Durante esta década se fueron incorporando los módulos de ingeniería y facturación a los sistemas de gestión.
Todos estos precursores de los ERP actuales tenían un punto en común, evidente por las limitaciones tecnológicas de la época: eran programas que solo podían instalarse en cada equipo (licencias on-premise) y circunscribían su ámbito al ordenador en el que estaban instalados.
No fue hasta finales de los 90 cuando estos sistemas se interconectaron entre sí a través de Internet. Nadie lo sabía, pero se estaban sentando las bases de las soluciones en la nube, cuya eclosión definitiva llegó después y se ha extendido hasta nuestros días.
De hecho, el ERP en la informática actual ya se licencia en modo SaaS (Software as a Service, software como servicio) y los antiguos modelos on-premise, si bien no han quedado en desuso, se han visto complementados con capacidades Cloud.
A pesar de que hay ciertos ERP cuyo precio sigue estando solo al alcance de las grandes empresas, la democratización del acceso a Internet y el uso generalizado de software en la nube ha permitido rebajar los costes y hacerlos más accesibles para PYMES y autónomos.
Para qué sirve un ERP
Todo sistema ERP persigue realmente el mismo propósito: ayudar a la empresa en su gestión diaria y dar a sus responsables mejores herramientas para llevar a cabo una toma de decisiones más coherente y eficaz.
Automatización de procesos de negocio
¿Cómo se hace esto posible? Lo primero, mediante un intrincado sistema de automatización de procesos que integra los flujos de trabajo de la organización, las tareas del día a día de cada departamento o área de negocio.
¿De qué tareas hablamos? Pues todo tipo de labores de back-office: contabilidad, administración, finanzas, compras, facturación, existencias… Unos procedimientos que se han hecho tradicionalmente “a mano” y que ahora se integran en un solo programa informático.
Integración de flujos de trabajo
Pero no es solo el mero hecho de utilizar el ERP para hacer las mismas labores que normalmente se hacían con otros programas o herramientas: es el hecho de que todas estas tareas quedan guardadas en el sistema y, por lo tanto, sus repercusiones son visibles para el resto de la organización.
Y aquí es donde se refleja todo el potencial de los ERP: el resto de los departamentos pueden seguir trabajando en sincronía porque los flujos de trabajo de la organización están integrados dentro del propio sistema.
Analítica para tomar mejores decisiones
A medida que se va utilizando, un software ERP se convierte en un ingente repositorio de datos compartidos por todos los miembros de la organización. Se van acumulando transacciones, información sobre clientes y proveedores, movimientos de inventario… El paso del tiempo va conformando el recorrido de la empresa y se va reflejando en el ERP con todo lujo de detalle.
Por esta razón es raro encontrar un sistema ERP en la actualidad que no sea capaz de elaborar informes sobre los movimientos de stock, las ventas, las compras o las finanzas. Todas estas herramientas suponen un valioso recurso para los responsables de la organización, que pueden tomar mejores decisiones analizando la trazabilidad de sus propios negocios.
Ventajas de un ERP
¿Cómo se pone en valor el ERP? ¿Cómo se llega a la conclusión de que las empresas que utilizan estos programas ganan en rentabilidad? Un itinerario por la cotidianeidad de una empresa que utilice un ERP lo demostrará fácilmente.
Optimizan los procesos de la empresa
Uno de los beneficios más patentes del uso de programas ERP en la empresa es la optimización del trabajo. Los procesos manuales dan paso a tareas y flujos automatizados que, sin duda, contribuyen a reducir el margen de error humano, a la par que permiten un mayor aprovechamiento del tiempo y los recursos.
Facilitan el acceso a los datos
Con los sistemas ERP se resuelve un clásico problema de la empresa: los silos de información, unos compartimentos estancos donde solo puede acceder a la información una persona o departamento. El hecho de que toda la organización tenga la posibilidad de acceder a los datos del negocio (aunque sea necesario establecer quién puede acceder a según qué datos, mediante los roles) agiliza notablemente los flujos internos de trabajo.
Agilizan la toma de decisiones
Gracias a los informes y al análisis de datos, los responsables de la empresa tienen a su disposición muchos datos fidedignos para tomar las decisiones que estimen más convenientes. Ya no hay lugar para la improvisación o las corazonadas, ni para las decisiones tomadas sin tener en la mano la información suficiente.
Identifican los errores
Al ostentar un mayor control sobre sus datos y procesos de negocio, es posible detectar los errores humanos y corregir posibles defectos operativos, tácticos o estratégicos. La trazabilidad del software ERP permite identificar fallos y retrocederlos o subsanarlos, evitando que la empresa tenga que buscar “una aguja en un pajar” si ha habido algún problema.
Blindan la información sensible o comprometida
Los sistemas ERP protegen de fugas o pérdidas de información a la empresa. Se acabaron los tiempos en los que se traspapelaron los documentos, no se encontraban los ficheros necesarios para seguir trabajando, o podían sustraerse o eliminarse (intencionadamente o por error) datos confidenciales de la compañía. Las copias de seguridad permiten restaurar el sistema y no se comprometerá la seguridad de la empresa. Además, la ley ya regula para evitar posibles prácticas fraudulentas
Permiten atender mejor a los clientes
La inclusión de los datos de los clientes en los programas ERP permite crear una base de conocimiento comercial sobre ellos. La posibilidad de ser integrados con programas CRM (Customer Relationship Management) hace que los departamentos de ventas y marketing, por consiguiente, dispongan de mucha más información para elaborar estrategias de captación y fidelización. Y, evidentemente, de esto también se benefician los servicios de SAT y posventa, cuyo trabajo se ve muy facilitado.
Reducen los costes empresariales
El trabajo que se realiza cada día en una empresa tiene asociados unos costes en forma de tiempo, recursos y personal. El uso de programas ERP supone una clara ventaja en cuanto a la optimización de costes, ya que la empresa se vuelve, simplemente, más productiva, y es capaz de “hacer más con menos”.
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Desventajas de un ERP
Haremos honor a la verdad y no pretenderemos sólo realzar las virtudes de los ERP porque, honestamente, no es oro todo lo que reluce. Y es que hay varios puntos que requieren atención previa a la implantación y al despliegue de las soluciones ERP: de lo contrario, la empresa que las adopte podría no solo no aprovechar todo su potencial, sino convertirse en detractora de estas herramientas por una mala experiencia de uso.
El primer punto negativo de los ERP es el precio. Y es que la gran mayoría de las soluciones ERP del mercado son relativamente caras. Es, de hecho, el primer escollo que las organizaciones tienen que evaluar y salvar antes de decidirse a implantarlas.
Pero ¿qué determina el precio de un ERP?
- Personalización. Existen sistemas ERP estándar y a medida. Los primeros son soluciones “paquetizadas” con módulos predeterminados, y los segundos requieren de un desarrollo de software ajustado a las necesidades concretas de una compañía. En este último caso, el precio tiende a dispararse.
- Costes ocultos. Son costes no presupuestados al principio cuyo pago acaba siendo casi obligatorio cuando el programa ya está implantado y funcionando. Por ejemplo: necesidad de contratar nuevos módulos o licencias de usuario, de implementar nuevos desarrollos a medida por carencias funcionales o personalizaciones, o de formar y capacitar a la plantilla para que utilicen el programa.
Aparte del precio, están los requisitos de software y hardware necesarios para la correcta ejecución del programa. Es posible que la empresa tenga que actualizar sistemas y equipos informáticos, lo que supondrá no solo otro coste inesperado sino un retraso en el proceso de implantación del ERP.
A este respecto, y tal y como anticipamos unos párrafos atrás, las soluciones en la nube han ido complementando y desplazando los modelos de funcionamiento circunscritos a los equipos (on-premise). Estos modelos son más laxos en cuanto a requisitos locales de hardware y software, ya que el ERP se ejecutaría total o parcialmente en un espacio Cloud.
Razones para implementar un ERP en la nube
Menos exigencias de hardware
Los ERP Cloud se distinguen de los on-premise porque prácticamente todas sus rutinas son ejecutadas desde la nube y no desde los propios equipos.
Al no estar alojados por completo en los ordenadores de los usuarios se reducen los requisitos de hardware de dichos equipos, los cuales se limitan muchas veces a alojar funciones de interfaz.
Y como las exigencias de computación son más leves, no es necesario cambiar los ordenadores existentes por otros más potentes para utilizarlos.
Más accesibilidad y movilidad
El gran beneficio de que los programas informáticos estén alojados en la nube es que se pueden ejecutar desde casi cualquier dispositivo que actúe como interfaz o que aloje un programa cliente.
Esta capacidad contrasta con el software licenciado por equipo y cuyo uso queda circunscrito a un ordenador. Es imposible acceder a él desde otro dispositivo: para hacer cualquier tarea de gestión, es necesario que la persona en cuestión se siente en ese ordenador en concreto. Por el contrario, los ERP Cloud pueden llegar a ser accesibles desde cualquier ordenador, portátil, tableta o smartphone. El usuario puede realizar tareas de negocio sin estar necesariamente en la oficina o desde un equipo en concreto.
Mantenimiento simplificado
Uno de los puntos que más preocupan a las empresas que comienzan a utilizar sistemas ERP es el mantenimiento de la aplicación, tanto para solventar incidencias como para agregar nuevas funcionalidades. Si estos programas están instalados en los equipos de la empresa, es posible que cada tarea de mantenimiento implique una intervención individual en cada ordenador. En cambio, al estar centralizados en un único alojamiento, cada tarea de mantenimiento o actualización repercutirá en todos los usuarios y equipos que tengan acceso al ERP en la nube.
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Fases para implementar un ERP
En líneas generales, la implementación de sistemas ERP tiene una serie de etapas muy definidas, a saber:
- Planificación
- Análisis del negocio
- Configuración
- Puesta en marcha y control
En la fase de planificación, la compañía que vaya a instalar el software ERP analiza de qué recursos dispone y con qué personal cuenta para el proyecto. La formación del equipo de implantación se da en esta primera etapa, donde se delimitan los perfiles de los consultores y desarrolladores que vayan a participar.
En la fase de análisis del negocio, la compañía encargada de la implantación recopilará datos del cliente para comprender sus particularidades y necesidades reales. Aquí es donde se elabora una lista de las tareas y los flujos de trabajo de la empresa que vaya a utilizar el software ERP, y se evalúa si tal planificación responderá a las mejoras que el cliente espera obtener.
En la fase de configuración es cuando comienzan las pruebas de funcionamiento. El software ERP empieza a ser testeado en los equipos y servidores del cliente, y se realizan comprobaciones de su rendimiento con respecto a los ordenadores de los usuarios y a los programas informáticos del cliente que deban comunicarse con el ERP, si procediera.
En la fase de puesta en marcha y control, el cliente empieza a utilizar gradualmente el ERP y va reportando su funcionamiento a la empresa instaladora. Esta, a su vez, define un calendario de controles periódicos para verificar que la implantación ha sido exitosa y el uso del programa responde a las expectativas iniciales.
Cuáles son los ERP más importantes
Esta pregunta no tiene una única forma de contestarse, ya que solo se podría hablar objetivamente de los programas ERP más usados en el mercado. La decisión de qué ERP es el más adecuado para una empresa admite, por lo tanto, varias respuestas.
Y es que los pasos para implantar un ERP deberían servir como hoja de ruta a los clientes que deseen beneficiarse de estos sistemas de gestión para optimizar sus negocios. Evidentemente, la empresa instaladora del ERP sabrá hacer las preguntas adecuadas al cliente una vez que comience el proceso, pero la investigación previa por parte de la empresa interesada facilitará mucho el trabajo a todos los involucrados.
Por lo tanto, si quieres saber qué ERP es el mejor para ti, tendrás que hacerte primero una serie de preguntas del tipo:
- ¿Qué espero de un sistema ERP?
- ¿Qué tareas de mi empresa necesitan ser automatizadas?
- ¿Qué departamentos de mi empresa tienen una carga de trabajo más manual?
- ¿Con qué presupuesto cuentan para adquirir un ERP?
- ¿Qué nivel de adopción tecnológica tienen mis empleados?
- ¿Cuánto voy a conseguir ahorrar a largo plazo funcionando con un ERP?
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