¿Cómo facturar electrónicamente a un ayuntamiento?

Elaborar y enviar una factura electrónica a los ayuntamientos es algo que deben saber todos los autónomos y empresas que decidan convertirse en proveedores de bienes o servicios de la Administración Pública, ya que en estos casos la ley exige que la factura tiene que ser de este tipo.

La factura electrónica es exactamente igual que una factura en formato papel en cuanto a su contenido y sus efectos legales. La principal diferencia es que su emisión y recepción se hace a través de medios electrónicos, sin que sea necesario imprimirla en ningún momento.

Desde 2015 existe la obligación de que empresarios y profesionales emitan factura electrónica en su relación con las Administraciones Públicas, a fin de garantizar la transparencia de las operaciones y conseguir reducir la tramitación y, con ella, los plazos de pago en el sector público, que suelen ser bastante elevados.

¿Cómo realizar una factura electrónica a los ayuntamientos paso a paso?

Para elaborar la factura, primero hay que tener claros los datos que deben aparecer en la misma, que son los siguientes:

• Número y serie de la factura.
• Fecha de expedición.
• Identificación completa del emisor y del destinatario: nombre y apellidos, razón social o denominación completa.
• Número de Identificación Fiscal de emisor y receptor.
• Domicilio fiscal de ambas partes.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Precio base y unidades vendidas.
• Tipo impositivo.
• Cuota tributaria.
• Total a pagar.
• Forma y plazo de pago.

Además, para poder emitir una factura de este tipo es esencial tener firma electrónica. Se trata de un conjunto de datos que permiten identificar de manera indubitada y de forma remota al emisor de un documento, con el mismo valor jurídico que el de una firma manuscrita.

Los certificados más comunes son el DNI electrónico (se puede activar en las máquinas que hay a tal efecto en las comisarías de Policía Nacional, pero para usarlo hay que tener un lector de DNIe o un dispositivo con NFC) o el emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Estas facturas deben emitirse a través de programas homologados para la creación de ficheros de este tipo. El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha desarrollado una aplicación gratuita: Gestión de Facturación Electrónica, que permite la creación y envío de facturas en formato electrónico de una manera muy cómoda y sencilla.

La versión 3.4 de esta aplicación incluye mejoras como la posibilidad de anular facturas, o el hecho de que las direcciones de los centros administrativos de FACe se rellenen de forma automática partiendo de los datos introducidos en la casilla de “receptor”.

Con este sistema se crea una factura en formato estructurado, que contiene datos que se pueden generar y tramitar de forma automática por los sistemas informáticos del emisor y del receptor. En el caso concreto de la aplicación Gestión de Facturación Electrónica, los datos se crean y envían en un archivo XML. Esto supone que los datos se integran automáticamente en la contabilidad del receptor, sin necesidad de una transcripción manual.

La elaboración de la factura es muy sencilla, puesto que el programa resulta bastante intuitivo y va indicando al usuario lo que debe hacer en cada momento. Al pulsar sobre “generar factura” se despliega un formulario con diferentes casillas que hay que ir rellenando. Como se indica al emisor los datos que tiene que cumplimentar, esto reduce el riesgo de que la factura se pueda llegar a hacer mal. Finalizado todo el proceso, se pulsa sobre “firmar” y la factura ya está lista.

Cómo enviar una factura electrónica a la Administración

Al iniciar el proceso de facturación hay que indicar quién es el cliente e introducir su NIF, en este caso, el del ayuntamiento en cuestión. Como hemos visto antes, estos sistemas están cada vez más avanzados y muchos datos se rellenan de forma automática en cuanto indicamos quién será el receptor del documento.

El sistema se encarga de rellenar los datos de facturación relacionados con el cliente y con el órgano gestor, especificando la oficina contable y la unidad tramitadora. Son los conocidos como códigos DIR3, que se componen de una o dos letras iniciales y van seguidos de siete u ocho números.

Es la Administración cliente la que debe facilitar dichos códigos y, en caso de duda, se pueden consultar en los pliegos administrativos de la contratación del servicio. Estos códigos son los que aseguran que la factura va a llegar al destinatario que corresponda.

Para que una factura electrónica destinada a una Administración Pública sea válida, es necesario que esté escrita en lenguaje informático (por ejemplo XML), que esté firmada electrónicamente y que se indique el destinatario a través de los códigos DIR3.

Una vez que los datos de la factura ya están completos, se puede guardar el archivo creado o remitirlo en el mismo momento.

El envío se hace a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas. Se trata de una ventanilla electrónica única que recibe las facturas electrónicas y las remite a la Administración a la que van dirigidas, sin importar si es la Administración General del Estado, la Comunidad Autónoma o una Entidad Local.

Para hacer el envío se puede utilizar el portal web del punto general de entrada de facturas electrónicas, o bien a través del programa informático utilizado para elaborar la factura, que se comunica automáticamente con ese punto de entrada.

Cuando la factura se envía al punto general de entrada se lleva a cabo su registro, y así se cumple la obligación de que todas las facturas que vayan dirigidas a una Administración Pública consten en un registro administrativo.

Obligaciones tras enviar la factura

El emisor de la factura electrónica tiene la obligación de conservar todas las que haya expedido durante un plazo de cuatro años, exactamente igual que ocurre con las facturas emitidas en formato papel.

La conservación debe hacerse de manera que garantice:

• Legibilidad: que la factura pueda ser leída. En la facturación electrónica esto no es un problema, porque este requisito lo facilita el uso de programas informáticos de facturación electrónica, así como los programas ofimáticos. De hecho, la factura también se puede consultar directamente online.
• Autenticidad del origen: debe quedar acreditada la identidad del proveedor de bienes o servicios a la Administración y también la del emisor de la factura, si no fueran la misma persona.
• Integridad del contenido de la factura: esto implica que tiene que quedar garantizado que el contenido de la factura no ha sido alterado. Tanto este requisito como el anterior se cumplen al formalizar el documento mediante firma electrónica.
• Acceso sin demoras por parte de la Administración.
• Acceso en línea a los datos, carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria.

La importancia de saber hacer una factura electrónica

Para los autónomos y las empresas es de vital importancia saber hacer una factura electrónica si van a trabajar como proveedores de una Administración Pública, porque estas entidades ya no aceptan las facturas en formato papel.

Pero incluso aquellos que no trabajan con la Administración deberían estar al tanto de cómo se elabora y envía una factura de este tipo, puesto que la factura electrónica va a convertirse pronto en una obligación en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales, tal y como se desprende de la Ley Crea y Crece.

Al margen de lo que hemos visto para elaborar y enviar una factura electrónica a los ayuntamientos, se está elaborando un reglamento técnico que desarrollará con todo detalle cómo debe ser la facturación electrónica entre empresas y autónomos. Cuando entre en vigor, habrá un plazo de adaptación de entre uno y dos años en función del volumen de facturación de los interesados. Por eso, no está de más ponerse al día con lo que implica esta nueva forma de facturar, porque tarde o temprano todo el mundo tendrá que utilizarla.