Tener claro cómo validar una factura electrónica es un paso más para entender el funcionamiento de este sistema que muy pronto será obligatorio para todas las empresas y los autónomos. Lo que se busca es que se pueda acreditar de forma sencilla que la factura que se está comprobando es verdadera y se ha expedido conforme a la legalidad vigente.

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Formatos admitidos para validar facturas electrónicas

Una factura electrónica despliega los mismos efectos que la versión en papel. La diferencia que existe es que la versión digital se transmite directamente a través de medios telemáticos.

Para que este documento sea totalmente legal, debe cumplir una serie de requisitos en cuanto a su contenido y forma de elaboración. La validación de la factura electrónica implica un proceso de verificación por parte de la Administración Tributaria, a fin de comprobar que la información que contiene esta es correcta.

El proceso aporta confirmación inmediata sobre la validez de la factura para todos los implicados, de manera que se puede pasar al siguiente paso, que sería su envío. Cuando se trata de cómo verificar una factura electrónica, existen diferentes formatos:

CEFACT. Basado en lenguaje XML.
UBL. Estándar internacional ampliamente reconocido a nivel europeo. Es válido porque utiliza una estructura XML que representa la información contenida en la factura y se integra fácilmente con los ERP.
EDIFACT. El Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport es un formato global para el intercambio de datos electrónicos.
FACTURAe. Es el formato estándar para facturar a la Administración pública, siguiendo la estructura definida por el Ministerio de Industria. Se basa en el lenguaje XML e incluye la firma electrónica del emisor para garantizar la autenticidad e integridad del documento.

Una vez que entre en vigor la obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones B2B, formatos tan habituales en la actualidad como el PDF van a dejar de ser válidos. Para que la factura sea válida, deberá ajustarse necesariamente a cualquiera de estos formatos.

Cómo se validan las facturas electrónicas emitidas a la Administración pública

La forma concreta de validar una factura electrónica se determinará en el Reglamento de Facturación Electrónica, que todavía no se ha publicado. Por el momento, lo que sabemos es cómo validar una factura electrónica emitida por una empresa o autónomo a una Administración pública, porque en estos casos hace años que este sistema es obligatorio y está bien regulado.

Cuándo y cómo se expiden estas facturas

Este tipo de facturas se expiden cuando empresarios y autónomos establecidos en España entregan bienes o prestan servicios a la Administración. Puede ser un ayuntamiento, la AGE, una Administración autonómica, una universidad, etc.

La facturación se hace a través de un software privado preparado para hacer estos documentos, aunque también se puede utilizar “FACe”, que es la plataforma pública creada a tal efecto.

Datos de la factura electrónica dirigida a una Administración

El contenido mínimo es el siguiente:

Numeración de la factura.
Fecha en que se emite.
Datos de identificación fiscal del emisor y del receptor.
Concepto (bienes entregados o servicios prestados).
Base imponible (precio antes de impuestos).
Tipo impositivo del IVA.
Importe total a abonar por la Administración.

Requisitos técnicos de estas facturas

Estos documentos deben entregarse en formato electrónico, siguiendo los requisitos de la FACTURAe. Lo cual quiere decir que toda la información debe estar estructurada en un formato XML.

Lo que se exige en estos casos para entender que la factura es válida es:

Que esté escrita en un lenguaje informático o formato determinado.
Que esté firmada electrónicamente. Se admite el uso de certificado o de sello electrónico que identifiquen indubitadamente al emisor a través de su denominación o razón social y su número de identificación fiscal.
Que especifique la identidad del destinatario y el resto de datos que son exigibles en una factura.

Plataforma para la validación de facturas electrónicas

Una vez que la factura está lista, se accede al «Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe)». Se sube el archivo de la factura y se escoge entre las opciones a validar. A través de esta plataforma también se pueden hacer otras gestiones, como remitir directamente las facturas a las Administraciones públicas adheridas, consultar facturas ya remitidas y verificar el código CSV de una factura.

Si se usa un software específico de facturación electrónica, este proceso se realiza de forma automática. Una vez que el documento está listo, el programa se encarga de su remisión para que la Administración realice su labor de comprobar la factura electrónica.

Tanto si hace el envío de forma automática como si escoge hacerlo de forma manual a través de FACe, el emisor recibe confirmación en el momento de si su factura ha sido verificada o denegada. Si todo ha ido bien, puede proceder a su envío al receptor.

Cómo es la validación de facturas electrónicas en el ámbito B2B

La facturación electrónica va a ser obligatoria, de momento, solo en las relaciones entre empresas y profesionales. Si una empresa emite una factura a otra empresa o autónomo, deberá utilizar este formato que estamos analizando. Por el contrario, si su cliente es un consumidor particular, entonces puede usar una factura en formato tradicional.

Como el reglamento que debe regular cómo emitir, validar y visualizar una factura electrónica todavía no está aprobado, no podemos definir cuál será el proceso definitivo que habrá que seguir, pero sí se conocen ya algunas de las líneas maestras de lo que será la regulación.

Datos de la factura electrónica B2B

El contenido mínimo será el que se exige en cualquier factura en papel y en las facturas electrónicas dirigidas a la Administración; es decir, que la información se dividirá en varios campos:

Cabecera. Con los datos del emisor y el receptor para una correcta identificación de ambos, la fecha de expedición del documento y el número de la factura.
Conceptos. Descripción detallada de los bienes o servicios prestados, su cantidad, el precio unitario y el importe antes de impuestos.
Impuestos. Detalle de los impuestos que resultan de aplicación en la operación, que generalmente son IVA e IRPF (este último solo en algunos casos).
Total. Importe total a abonar.
Forma de pago. Tiempo y forma de realizar el abono de la factura.

Requisitos técnicos de este tipo de facturas

Estado de cobro/pago. Estas facturas deben incluir un apartado en el que aparezca el estado de las mismas. Quien reciba una factura de este tipo debe informar al proveedor de los estados por los que va pasando: recepción, aceptación o rechazo, pago.
Código QR. Estos documentos deberán incluir obligatoriamente un código QR y códigos alfanuméricos. Ambos son elementos esenciales cuando se trata de cómo comprobar una factura.
“Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “Verifactu”. Debe aparecer alguno de estos conceptos si el emisor se ha acogido a la opción de hacer un intercambio instantáneo de información con la Administración Tributaria.
Software certificado. Para emitir este tipo de facturas solo se puede utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria. Si no se van a emitir muchas facturas, se puede utilizar la aplicación gratuita que la AEAT pondrá a disposición del público de manera gratuita.

Plataforma de validación de facturas electrónicas entre empresas / autónomos

El validador FACTURAe será similar al sistema FACe. Es previsible que los emisores de facturas puedan optar entre hacer la subida manual o que sea el software de facturación empleado el que lo haga de forma automática.

Lo que sí está claro es que todas las facturas remitidas se van a almacenar en esta plataforma y que podrán ser consultadas por la Agencia Tributaria, los emisores y los receptores durante un plazo de cuatro años.

Si la empresa o profesional decide acogerse al sistema de remisión instantánea de factura a Hacienda, entonces tendrá que sumarse al sistema de emisión de facturas verificables Verifactu.

Errores que hay que evitar al validar las facturas electrónicas

Si al subir la factura a la plataforma de la AEAT esta es rechazada, lo más probable es que adolezca de algún error o defecto. Los más comunes son estos:

Motivos técnicos. Por ejemplo, que se haya utilizado un formato no admitido, que haya un error en el nombre del archivo, o que esa factura ya haya sido subida.
Firma. Si el documento no contiene firma digital o esta no se puede verificar.
Contenido. Si faltan o hay errores en algunos de los datos esenciales que debe contener la factura. Por ejemplo, si no se ha incluido el NIF del receptor.

Si la factura no es correcta a nivel de contenido y de requisitos técnicos, hay que proceder a la subsanación y remitir de nuevo el documento corregido. Obtenida la aceptación, entonces se puede enviar al cliente.

Cuando se trata de cómo validar una factura electrónica, el sistema parece complejo, pero, en la práctica, será rápido y sencillo. Si confías en un software homologado como el de STEL Order, tú solo tendrás que preocuparte de elaborar las facturas como siempre, tu programa se encargará del resto y te mantendrá al día en el cumplimiento de esta nueva obligación.