La legislación española sobre empresas y trabajo autónomo se ha centrado en los últimos años en facilitar la puesta en marcha de proyectos emprendedores y, a la vez, reducir la morosidad. De ahí que la factura electrónica obligatoria sea una de las últimas novedades en llegar a nuestro ordenamiento jurídico.
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¿Qué es la factura electrónica?
Es un documento que acredita que se han entregado unos bienes o se ha prestado un servicio a cambio de un precio. Es decir, es una factura normal, con la peculiaridad de que se emite y se expide en formato electrónico, prescindiendo del papel.
La diferencia de la factura electrónica respecto a la factura en papel, es que la factura electrónica requiere del consentimiento del cliente para recibirla en dicho formato.
¿Quién está obligado a realizar factura electrónica?
La obligatoriedad de factura electrónica se recoge en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Hasta ahora, solo tenían obligación de hacer factura de este tipo los empresarios y autónomos que prestaran servicios o vendieran bienes a una Administración pública. En el resto de los casos, la factura digital era optativa, pero su uso requería que el destinatario aceptara recibirla de esta forma.
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, que quiere facilitar la creación de empresas y combatir la morosidad, se ha ampliado la obligación de facturas electrónicas. Ahora, los autónomos y las empresas que emitan facturas a otras empresas deberán hacer uso del formato electrónico.
La factura electrónica de los autónomos no será exigible en aquellos casos en los que quien recibe el producto o el servicio sea un consumidor final.
Cuando entra en vigor
Cambiar el sistema de facturación no es sencillo y, por eso, la ley concede un plazo de adaptación. En negocios, en los que la facturación anual supere los 8 millones de euros, el plazo de adaptación será de un año, una vez que se publique el reglamento que desarrollará la Ley Crea y Crece. En negocios con una facturación inferior a 8 millones de euros, el plazo de adaptación se extenderá hasta los dos años.
Beneficios de la factura electrónica
La factura electrónica obligatoria no responde a un capricho de la Administración, sino que se trata de una medida que beneficiará a empresas y autónomos, puesto que su finalidad principal es la de luchar contra la morosidad.
Las facturas electrónicas se controlan de forma más sencilla tanto por los propios emisores y receptores como por la Administración. Esa mayor trazabilidad permitirá estar al tanto de los pagos recibidos y los pendientes, y mejorar también el control fiscal.
Además, el uso de la tecnología para la elaboración de las facturas tiene otras ventajas añadidas. La primera de ellas es que acorta los ciclos de tramitación, agilizando el cobro. Por otro lado, no hay que olvidar que ayuda a ahorrar costes, puesto que ya no habrá que gastar dinero en impresiones y envíos postales. Algo que también contribuye a cuidar el medioambiente gracias a la reducción del uso de papel.
Las facturas electrónicas se conservan en formato digital, así que empresas y autónomos ya no necesitan contar con un espacio físico lleno de archivadores con facturas de varios años atrás.
Otro beneficio más es que se reducen los errores humanos. El documento va de ordenador a ordenador, reduciendo las posibilidades de que pueda perderse, incluso de que pueda acabar en manos de terceros no autorizados para ver la información contenida en él.
Aunque hacer el ajuste a la factura electrónica obligatoria puede ser un poco complicado para quienes nunca han usado este sistema, lo cierto es que los beneficios superan a los inconvenientes. A fin de evitar problemas, lo mejor en este caso es hacer la transición cuanto antes a este formato. De esta forma, cuando la medida ya sea obligatoria para todos, las empresas y los autónomos ya estarán más que acostumbrados a utilizar el formato digital.
Sanciones para autónomos que no adopten la facturación digital
A pesar de que los autónomos y empresarios que no facturen más de 8 millones al año tienen hasta 2025 para adoptar la facturación electrónica, ya están establecidas las sanciones que se impondrán a aquellos empresarios que no la adopten en esa fecha y estarán comprendidas entre los 10.000€ y 40.000€ de sanción.
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