La legislación española sobre empresas y trabajo autónomo se ha centrado en los últimos años en facilitar la puesta en marcha de proyectos emprendedores y, a la vez, reducir la morosidad. De ahí que la factura electrónica obligatoria sea una de las últimas novedades en llegar a nuestro ordenamiento jurídico.
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¿Qué es la factura electrónica?
Es un documento que acredita que se han entregado unos bienes o se ha prestado un servicio a cambio de un precio. Es decir, es una factura normal, con la peculiaridad de que se emite y se expide en formato electrónico, prescindiendo del papel.
La diferencia de la factura electrónica respecto a la factura en papel, es que la factura electrónica requiere del consentimiento del cliente para recibirla en dicho formato.
Cuándo será obligatorio facturar electrónicamente
Todavía no tenemos respuesta a la factura electrónica desde cuándo es obligatorio, porque no se ha definido una fecha concreta a nivel legal. Se estima que la medida podría entrar en vigor en primavera del 2025, pero esto no es oficial.
Lo que es importante es distinguir entre la factura electrónica obligatoria y la obligación de contar con un software certificado para hacer la facturación, sea o no electrónica.
La factura electrónica en España obligatoria deriva de una imposición de la ley Crea y Crece de 2022, mientras que la obligación de usar un software homologado para facturar se deriva de la Ley Antifraude de 2021. Lo que pasa es que existe una estrecha relación entre ambas cuestiones.
Las empresas y autónomos con ingresos inferiores a los seis millones de euros tendrán que empezar a usar un software certificado para su facturación a partir del 1 de julio de 2025: debe ser un programa que permita la transmisión inmediata de la información a la Agencia Tributaria.
Por su parte, la obligación de factura electrónica todavía está en el aire. Una vez que el reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece en lo referente a la facturación entre en vigor, habrá un plazo de adaptación.
Los profesionales y empresas que facturen más de una determinada cantidad (se estima que serán 8 millones de euros) deberán empezar a facturar electrónicamente de manera obligatoria en el plazo de un año desde la entrada en vigor de la norma, mientras que los que facturen menos de esa cantidad tendrán tres años para adaptarse al nuevo sistema.
Quién está obligado a emitir facturas actualmente
Debe emitir facturas toda aquella persona física o jurídica que desarrolle una actividad económica, aunque esta sea esporádica.
La legislación permite que una persona física que lleva a cabo una actividad económica de manera puntual no se dé de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA), pero en todo caso debe cursar el alta en Hacienda para expedir la factura que corresponde por la prestación de sus servicios.
Por lo que respecta a la facturación electrónica obligatoria en la actualidad, desde 2015 es necesario que todos los autónomos y empresas que son proveedores de bienes o servicios a la Administración pública expidan una factura electrónica.
Cuando esté en vigor el nuevo sistema de factura electrónica obligatoria, todos los autónomos, con independencia de su actividad y de su volumen de facturación, deberán expedir facturas digitales cuando su cliente sea otro autónomo o empresa. En el caso de las relaciones entre profesionales o empresas y clientes particulares, por el momento no está previsto que la factura electrónica pase a ser obligatoria.
Tampoco será obligatoria la facturación electrónica si una de las partes de la operación no tiene la sede de su actividad económica en territorio español, carece de establecimiento permanente aquí, o España no es su lugar de domicilio o residencia habitual.
Empresas obligadas a partir del 1 de julio de 2025
Como hemos señalado antes, el 1 de julio de 2025 no es la fecha para la puesta en marcha del sistema de factura digital obligatoria, como se suele pensar.
Lo que pasa a partir de ese momento es que va a ser obligatorio contar con un software de facturación que esté certificado u homologado por la Administración. Lo que se busca con esta medida es tener un mayor control sobre los movimientos de dinero derivados de las actividades económicas y facilitar el control por parte de la Administración Tributaria. Es decir, que se trata de una medida que busca luchar contra el fraude fiscal.
Están obligados a utilizar este tipo de programas de facturación a partir del 1 de julio del 2025, todas aquellas empresas y autónomos que facturen menos de 6 millones de euros al año. En la práctica, esto implica que la obligación se extiende a todos aquellos que lleven a cabo una actividad económica en territorio español y tengan aquí su domicilio fiscal.
Beneficios de la factura electrónica
La factura electrónica obligatoria no responde a un capricho de la Administración, sino que se trata de una medida que beneficiará a empresas y autónomos, puesto que su finalidad principal es la de luchar contra la morosidad.
Las facturas electrónicas se controlan de forma más sencilla tanto por los propios emisores y receptores como por la Administración. Esa mayor trazabilidad permitirá estar al tanto de los pagos recibidos y los pendientes, y mejorar también el control fiscal.
Además, el uso de la tecnología para la elaboración de las facturas tiene otras ventajas añadidas. La primera de ellas es que acorta los ciclos de tramitación, agilizando el cobro. Por otro lado, no hay que olvidar que ayuda a ahorrar costes, puesto que ya no habrá que gastar dinero en impresiones y envíos postales. Algo que también contribuye a cuidar el medioambiente gracias a la reducción del uso de papel.
Las facturas electrónicas se conservan en formato digital, así que empresas y autónomos ya no necesitan contar con un espacio físico lleno de archivadores con facturas de varios años atrás.
Otro beneficio más es que se reducen los errores humanos. El documento va de ordenador a ordenador, reduciendo las posibilidades de que pueda perderse, incluso de que pueda acabar en manos de terceros no autorizados para ver la información contenida en él.
Aunque hacer el ajuste a la factura electrónica obligatoria puede ser un poco complicado para quienes nunca han usado este sistema, lo cierto es que los beneficios superan a los inconvenientes. A fin de evitar problemas, lo mejor en este caso es hacer la transición cuanto antes a este formato. De esta forma, cuando la medida ya sea obligatoria para todos, las empresas y los autónomos ya estarán más que acostumbrados a utilizar el formato digital.
Sanciones para autónomos que no adopten la facturación digital
A pesar de que los autónomos y empresarios que no facturen más de 8 millones al año tienen hasta 2025 para adoptar la facturación electrónica, ya están establecidas las sanciones que se impondrán a aquellos empresarios que no la adopten en esa fecha y estarán comprendidas entre los 10.000€ y 40.000€ de sanción.
Si no te quieres quedar atrás y quieres empezar a probar las mejores soluciones que tiene el mercado, puedes empezar por saber los mejores programas de facturación en España que explicamos a continuación.
Qué programas se pueden utilizar para facturar electrónicamente
Para cuando entre en vigor la obligación de facturar electrónicamente ya estará también en vigor la norma que obliga a utilizar un software de facturación certificado.
Por tanto, para emitir facturas electrónicas será necesario hacer uso de programas que garanticen la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, así como la trazabilidad y el acceso a esos registros, porque solo estos contarán con la imprescindible homologación por parte de la Agencia Tributaria.
Aplicación gratuita de la Agencia Tributaria
A fin de que la adaptación a esta normativa no suponga un gasto adicional para empresas y profesionales, desde la Agencia Tributaria se va a poner a disposición de los contribuyentes un software gratuito con el que será posible expedir hasta 100 facturas al año.
STEL Order
En STEL Order ya estamos preparados para la factura electrónica obligatoria y nuestro software cumple con los requisitos exigidos por Hacienda para la homologación.
Cómo se facturará electrónicamente
Cuando la obligación entre en vigor, las facturas se van a expedir y recibir directamente en formato electrónico. De manera que los destinatarios podrán acceder de forma gratuita a la visualización de este documento mercantil y no tendrán que imprimirlo. De hecho, los clientes tendrán derecho a acceder al contenido de las facturas electrónicas recibidas en los últimos cuatro años.
Estas facturas deberán ser emitidas a través de un software homologado por la Agencia Tributaria y contener un código identificativo de carácter alfanumérico que permita hacer su seguimiento, así como un Código QR.
Es imprescindible que el documento incluya la expresión “Factura verificable en la Sede Electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”.
Lo que nos debe quedar claro es que, por el momento, no está definido la factura electrónica desde cuándo es obligatorio, pero que a partir del 1 de julio de 2025 será obligatorio usar programas de facturación certificados, como el de STEL Order. Por eso, lo mejor es no esperar al último momento y empezar ya el proceso de adaptación a la nueva forma de facturación.
