El archivo de facturas es una cuestión especialmente importante para las empresas y los autónomos, puesto que es necesario llevar un registro de los documentos, de este tipo, emitidos y recibidos. Hay diferentes maneras de organizar esta documentación, así que vamos a ver algunas de las ideas más efectivas.
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¿Por qué necesitamos archivar las facturas?
Una factura es un documento que acredita que se ha comprado o vendido un producto, o recibido o prestado un servicio. Por lo tanto, sirve para justificar una operación económica de cara a posibles inspecciones de Hacienda si somos los prestadores del servicio o los proveedores del producto, pero también para poder exigir la garantía, o incluso, interponer una reclamación ante los organismos de consumo, o en los juzgados si actuamos como clientes que reciben un bien o un servicio.
Esto implica que es imprescindible que las facturas estén siempre a mano y que necesitamos un sistema de organización que nos permita localizar rápidamente la que nos hace falta en cada momento. De hecho, la normativa determina que hay que guardar las facturas durante un plazo de cuatro años desde la fecha de emisión, ya que este es el plazo que tiene Hacienda para hacer una inspección. A pesar de ello, siempre es aconsejable conservarlas un poco más, entre cuatro y cinco años, y hasta diez años en algunos casos.
Por otro lado, no podemos pasar por alto el hecho de que las facturas contienen datos personales, tanto de nosotros como profesionales o de nuestro negocio y clientes o proveedores. La Ley nos exige adoptar ciertas precauciones para que esa información no sea accesible para quienes no están autorizados, y esto también influye en la importancia de tener un archivo de facturas y de cómo organizarlo.
¿En qué consiste la organización de facturas?
Archivar es un proceso que incluye las labores de guardar las facturas emitidas y recibidas, de forma que garanticemos su adecuada conservación y limitemos el acceso a las mismas únicamente a las personas autorizadas.
Además de las facturas emitidas y recibidas, también es conveniente guardar los albaranes a los que se haga referencia en esos documentos y los justificantes de pago o cobro. Así, si llega una inspección, será mucho más fácil demostrar la legalidad de las operaciones llevadas a cabo.
Nos pueden exigir la presentación de facturas emitidas o recibidas en un proceso mercantil, incluso en uno penal, pero lo más normal es que estos documentos los solicite la Agencia Tributaria a fin de hacer algunas comprobaciones. Hacienda no exige una forma concreta de archivo, pero sí indica que podemos hacer el archivo en formato papel o en versión digital. La única precaución que hay que tener al respecto es que los documentos archivados siempre deben ser originales, no se admite la presentación de copias. La forma elegida de archivo debe garantizar:
- La autenticidad de su origen.
- La integridad del contenido.
- Su legibilidad.
¿Cómo organizar las facturas?
Archivo físico de facturas enviadas y recibidas
Los criterios o formas de archivo son libres. Por ejemplo, puedes archivar conjuntamente todas las facturas relacionadas con un mismo proveedor o cliente, pero también podrías organizarlas por fecha (juntas todas las de enero, todas las de febrero, etc.) Eso sí, para evitar problemas, evita cambiar tu sistema de archivo dentro del año fiscal. Si quieres hacer cambios, mejor implantarlos con el comienzo del nuevo ejercicio fiscal.
Una buena forma de gestionar mejor la documentación es contar con un archivo para las facturas recibidas y otro para las enviadas. Cuando se trata de cómo archivar facturas de proveedores o para clientes tienes varias opciones:
- Si tienes pocas facturas. Puedes hacer una organización sencilla a través de una carpeta tipo A-Z.
- Si el volumen de facturas es alto. Hazte con un archivador con carpetas colgantes y asigna cada carpeta a un cliente o proveedor, o fija una carpeta para los documentos correspondientes a cada mes del año.
En ambos casos, dentro de cada carpeta sería conveniente organizar los papeles de forma cronológica, desde los emitidos o recibidos en primer lugar hasta los últimos. Una vez que finalice el año fiscal, pasa toda esa documentación a un sistema de archivo definitivo. Por ejemplo, en archivadores de cartón que deberías guardar en un lugar seguro al que no tenga acceso todo el mundo y en el que el papel esté protegido frente a elementos que podrían deteriorarlo, como la humedad.
El archivo físico ya no es una opción
Decíamos al principio de la sección anterior que los criterios de archivo son libres, pero esto ya no es así debido a la nueva ley Lea y Crece. Aprobada el 30 de noviembre de 2021, publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022 y con entrada en vigor el 19 de octubre de 2022, esta ley obliga a los autónomos y pymes a adoptar la factura electrónica.
Archivo digital de facturas
En la actualidad, es bastante común que se utilice software especializado para elaborar facturas, y que la versión digital sea la que se haga llegar directamente al cliente. En estos casos, ya no hace falta contar con una copia en papel, ya que podemos guardar las facturas creadas y recibidas directamente en su versión digitalizada.
Según establece el Reglamento de Facturación, las facturas digitales deben ser accesibles para la Administración en cualquier momento, y deben estar generadas en un formato que permita tanto su visualización como la búsqueda selectiva, la copia o descarga en línea y también la impresión. Por lo demás, una factura originada en versión digital debe tener exactamente los mismos datos que se exigen cuando el documento se emite en formato papel.
El software de última generación se encarga de guardar automáticamente las facturas, incluso de hacer una copia en la nube, pero no todas las empresas y autónomos utilizan estos sistemas.
Si en tu caso emites o recibes las facturas en formato digital, pero no cuentas con un software especializado, puedes generar un archivo virtual creando carpetas, empleando alguno de los sistemas que hemos visto antes para el formato en papel (organización por clientes o por proveedores, por mes, etc.). Ten en cuenta que el ordenador que usas podría fallar, así que no te olvides de hacer periódicamente una copia de seguridad. Además, una vez finalizado el año fiscal, haz una nueva copia de seguridad de todas las facturas del año y guarda esa copia en la nube o en un formato físico como una memoria flash que deberías tener a buen recaudo.
Los archivos digitales también deben estar debidamente protegidos. Asegúrate de que los archivos que contienen la información no son accesibles para todo el mundo. Si no tienes un software avanzado que contenga las últimas medidas en materia de seguridad, protege las carpetas con contraseña y también los equipos de los empleados que se encargan de la contabilidad y los temas fiscales.
El archivo de facturas no es una tarea compleja, pero sí requiere una previa planificación. Una vez que tengas claro cómo vas a guardar los documentos en formato papel o digital, solo tienes que implantar el sistema y asegurarte de que todos los empleados que tengan que trabajar con el archivo sepan cómo funciona.
