La factura de compra es uno de los documentos más importantes que debe elaborar una empresa o un autónomo en el ejercicio de su actividad. La factura es precisamente la que acredita que se ha entregado un bien o se ha prestado un servicio a cambio de un precio establecido.
Para el negocio o el profesional, la factura es la manera de acreditar que se ha llevado a cabo una operación comercial. Para el cliente, es la forma de demostrar que se ha adquirido un bien o un servicio en una determinada fecha, algo que será fundamental a efectos de aplicar la correspondiente garantía.
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¿Cómo se hace una factura de compra?
No se exige un formato concreto respecto a la factura, de hecho, la misma puede ser emitida en papel o en versión digital, pero, en todo caso, hay una serie de elementos que no pueden faltar. Si algunos de los datos que vamos a señalar faltan en el documento, o son incorrectos, la factura no será válida y habrá que emitir una factura rectificativa para subsanar los defectos.
Esto es importante porque, una vez emitida, la factura no se puede corregir. Debe crearse una nueva factura, una factura rectificativa, que anule la anterior y contenga los datos correctos.
Título
Lo primero que debemos dejar claro es qué tipo de documento estamos emitiendo. Como profesionales podemos emitir albaranes, presupuestos, etc., así que lo que hay que hacer es indicar en el título que se trata de una factura.
Fecha
La fecha de emisión de la factura es importante de cara a la garantía que recibe el cliente, pero también para gestionar la contabilidad de nuestro negocio y controlar que los pagos se efectúen dentro del plazo dado para ello.
No hay un formato concreto para la fecha, pero en todo caso debe indicar día, mes y año de emisión.
Número
Las facturas deben llevar una numeración. De nuevo, no se exige un formato concreto de numeración, pero sí es necesario que haya una correlación.
Una forma sencilla de enumerar es hacerlo en orden de emisión y teniendo en cuenta el año, por ejemplo, 1/2022, 2/2022…
Datos fiscales del emisor
Debes indicar tu nombre y apellidos (si eres autónomo) o la razón social de tu empresa, así como el NIF y el domicilio fiscal.
Datos fiscales del receptor
Deben constar los mismos datos que acabamos de señalar, pero en este caso del cliente.
Descripción del producto comprado o el servicio prestado
No hace falta que sea exhaustiva, pero sí que permita identificar claramente qué es lo que se ha comprado o contratado. Si son varias unidades, se debe especificar el número de las mismas.
Base imponible
Es el precio del producto o servicio antes de la aplicación de impuestos.
Tipo de IVA
Se indica el tipo de IVA aplicable y el importe del mismo. En caso de que se trate de una operación no gravada con este impuesto, habrá que reseñarlo en la factura y especificar la razón por la que no se aplica el impuesto en este caso.
Retención
Si el emisor de la factura es un autónomo y el receptor es otro autónomo o una empresa, se debe aplicar la correspondiente retención de IRPF.
Importe total
Es la base imponible una vez aplicado el IVA y la retención de IRPF (si procede). Esta es la cantidad final que debe abonar el cliente.
Comentarios
No es obligatorio, pero al final de la factura podemos añadir un apartado de comentarios para hacer aclaraciones como las formas de pago admitidas, o señalar si la factura lleva adjunto algún otro documento.
¿Cómo crear facturas?
Hoy en día existe software para crear facturas que permite generar una factura de compra (y de venta) de manera sencilla, rápida e intuitiva. Basta con incluir los datos que hemos visto y el documento se genera automáticamente. Pero también cabe la posibilidad de utilizar medios clásicos como el programa Excel u otro sistema de hojas de cálculo.
¿Cómo contabilizar una factura de compra?
Una vez que el documento está listo, hay que hacérselo llegar al cliente para que proceda al pago, pero aquí no acaba el trabajo del autónomo o la empresa, porque cada factura emitida debe quedar registrada en la contabilidad.
En el archivo contable del negocio se dejará constancia de la información básica contenida en la factura. Esta tarea es imprescindible, ya que la Agencia Tributaria obliga a llevar este tipo de registro. Por otro lado, hacer una buena gestión de las facturas e incluirlas todas en el programa contable también ayuda a saber en qué estado se encuentra cada una: si ya ha sido cobrada, si está en plazo de pago, si no se ha abonado, si se ha reclamado, etc.
Además, hay que guardar cada una de las facturas emitidas, algo que podemos hacer en formato digital o en papel (a partir de 2023 y dependiendo del tamaño de tu empresa, esto ya no será posible debido a la nueva ley que obliga a las pymes y autónomos a facturar electrónicamente). En cualquier caso, hay que escoger una forma de archivo y aplicarla de forma diligente para tener siempre los documentos a mano y bien organizados por si debemos recurrir a ellos, recomendamos utilizar programas de facturación para realizar esta tarea de la mejor forma posible.
Por otro lado, tener toda la información en los libros de registro y bien archivada facilita la cumplimentación de las autoliquidaciones trimestrales a Hacienda, evitando retrasos y errores que podrían dar lugar a la imposición de una sanción por parte de la Agencia Tributaria.
Crear una factura de compra de manera correcta es importante para la empresa y el autónomo a muchos niveles, de ahí la necesidad de saber qué datos no pueden faltar en ella y cómo debe llevarse a cabo el registro de los datos en la contabilidad y el archivo de los documentos.
