Crea tu cotización gratis

Cómo crear una cotización gratis con nuestro generador

Crear una cotización profesional no tiene por qué llevarte demasiado tiempo. Con nuestro generador de cotizaciones gratis puedes preparar el documento online, añadir toda la información necesaria y tenerlo listo para enviarlo a tu cliente en pocos minutos.

Solo tienes que completar los datos principales de la cotización:

1. Añade los datos de tu negocio, como el nombre, información de contacto y datos fiscales.
2. Introduce los datos del cliente al que vas a enviar la cotización.
3. Agrega los productos o servicios, indicando cantidades, precios y descuentos cuando corresponda.
4. Revisa impuestos y totales para comprobar cuánto deberá pagar el cliente.
5. Genera tu cotización y descárgala para compartirla con tu cliente.

De esta forma puedes crear cotizaciones online gratis con un aspecto profesional sin tener que preparar el documento desde cero cada vez.

¿Qué debe incluir una cotización?

Una buena cotización debe dejar claro qué vas a ofrecer, cuánto va a costar y en qué condiciones. Cuanto más precisa sea la información, menos dudas tendrá el cliente antes de aceptar la propuesta.

Estos son los datos que conviene incluir:

• Datos de tu negocio: nombre o razón social, identificación fiscal y datos de contacto.
• Datos del cliente: nombre, empresa y datos fiscales cuando sean necesarios.
• Número y fecha de la cotización: para poder identificarla y llevar un mejor control.
• Productos o servicios: descripción clara de cada concepto incluido.
• Cantidad y precio unitario: especialmente importante cuando se incluyen varias unidades.
• Descuentos e impuestos: si se aplican sobre alguno de los conceptos.
• Importe total: la cantidad final que deberá pagar el cliente.
• Condiciones de pago: forma de pago, plazos o anticipos acordados.
• Fecha de validez: hasta cuándo se mantienen los precios y condiciones ofrecidos.
• Observaciones o condiciones adicionales: plazos de entrega, alcance del servicio, garantías u otra información relevante.

Con un generador de cotizaciones puedes organizar todos estos datos de forma clara y evitar olvidarte de información importante antes de enviar la propuesta al cliente.

Cómo hacer una cotización paso a paso

Hacer una cotización no consiste únicamente en poner un precio. El objetivo es presentar al cliente una propuesta clara, fácil de entender y suficientemente detallada como para que pueda tomar una decisión sin tener que pedirte aclaraciones constantemente.

Para preparar una cotización profesional, puedes seguir este proceso:

1. Define exactamente qué necesita el cliente

Antes de calcular ningún precio, concreta bien el trabajo, producto o servicio solicitado. Cuanto mejor definido esté el alcance, más fácil será evitar cambios, malentendidos o costes que no habías previsto.

Por ejemplo, no es lo mismo indicar “instalación de aire acondicionado” que especificar el equipo, potencia, materiales incluidos, metros de instalación y trabajos adicionales.

2. Calcula tus costes

Ten en cuenta todo lo necesario para realizar el trabajo: materiales, horas de trabajo, desplazamientos, proveedores, transporte o cualquier otro gasto asociado.

Este cálculo te permitirá conocer cuánto te cuesta realmente realizar el servicio antes de decidir el precio que vas a ofrecer.

3. Añade tu margen de beneficio

Una cotización debe cubrir tus costes, pero también dejar margen para que el trabajo sea rentable. Define el beneficio que quieres obtener y utilízalo para calcular el precio final de cada producto o servicio.

4. Desglosa los productos o servicios

Evita presentar únicamente una cantidad total. Siempre que sea posible, separa los diferentes conceptos e indica cantidad, precio unitario y subtotal.

Un desglose claro ayuda al cliente a entender de dónde sale el precio y hace que la cotización resulte más profesional.

5. Aplica descuentos e impuestos

Si vas a ofrecer algún descuento, indícalo de forma visible. Después, añade los impuestos que correspondan para que el cliente pueda conocer desde el principio el importe final de la cotización.

6. Define las condiciones de la oferta

Es recomendable indicar aspectos como la forma de pago, plazo de ejecución, fecha de entrega, anticipo necesario o periodo de validez de la cotización.

Así, tanto tú como el cliente tenéis claro qué condiciones se aplicarán si la propuesta es aceptada.

7. Revisa la cotización antes de enviarla

Comprueba precios, cantidades, datos del cliente y condiciones antes de compartirla. Un pequeño error en una cifra puede cambiar completamente el importe final o generar una mala impresión.

Con nuestro generador de cotizaciones gratis puedes hacer todo este proceso online y obtener una cotización lista para enviar al cliente, sin necesidad de crear documentos manualmente desde cero.

Ejemplo de cotización

Ver un ejemplo es una de las formas más sencillas de entender cómo hacer una cotización correctamente. Imagina que una empresa de mantenimiento tiene que enviar una propuesta para instalar dos equipos de aire acondicionado:

Concepto	Cantidad	Precio unitario	Total
Equipo de aire acondicionado	2	$650	$1,300
Instalación básica	2	$180	$360
Materiales adicionales	1	$90	$90
Subtotal			$1,750
Impuestos			$280
Total cotización			$2,030

Además del desglose económico, la cotización podría indicar:

• Fecha de emisión: 24 de agosto de 2026.
• Validez de la oferta: 15 días.
• Forma de pago: 50 % al aceptar y 50 % al finalizar el trabajo.
• Plazo estimado: instalación en un máximo de 7 días.
• Observaciones: el precio incluye materiales y mano de obra especificados en la propuesta.

Este tipo de estructura permite al cliente saber exactamente qué está contratando y cuánto pagará por cada concepto.

Con nuestro generador de cotizaciones gratis puedes crear un documento similar introduciendo tus propios productos, servicios, precios e impuestos, sin tener que diseñar una plantilla desde cero.

Cómo calcular el precio de una cotización

Uno de los puntos más importantes al crear una cotización es fijar un precio que resulte competitivo para el cliente sin perjudicar la rentabilidad de tu negocio. Para hacerlo bien, no conviene calcularlo únicamente “a ojo” o tomando como referencia lo que cobra la competencia.

Empieza sumando todos los costes directos relacionados con el trabajo: materiales, productos, horas de mano de obra, desplazamientos, transporte o servicios de terceros. Después, ten en cuenta otros gastos que también soporta tu negocio, aunque no aparezcan directamente en la cotización, como alquileres, herramientas, seguros o software.

Sobre ese coste total deberás aplicar el margen de beneficio que quieras obtener. Una fórmula sencilla sería:

Precio de venta = coste total + margen de beneficio

Por ejemplo, si realizar un trabajo te cuesta $800 y quieres obtener un margen de $200, el precio antes de impuestos sería de $1,000.

También debes valorar otros factores que pueden hacer variar el precio, como la dificultad del trabajo, la urgencia, el volumen del pedido o si el cliente solicita condiciones especiales. Si aplicas un descuento, procura calcularlo sobre un precio que siga dejando la operación rentable.

Por último, añade los impuestos correspondientes y muestra claramente el importe final. Utilizar un generador de cotizaciones online facilita estos cálculos y permite presentar al cliente el precio desglosado de forma mucho más clara.

¿Cuánto tiempo de validez debe tener una cotización?

La vigencia de una cotización indica hasta qué fecha mantendrás los precios y condiciones que has ofrecido al cliente. Incluirla es importante, sobre todo cuando trabajas con materiales, proveedores o costes que pueden cambiar con el tiempo.

No existe un plazo único que sirva para todos los negocios. Lo habitual es establecer una validez de 7, 15 o 30 días, dependiendo del tipo de producto o servicio.

Por ejemplo, si tus costes cambian con frecuencia, puede ser conveniente limitar la cotización a 7 o 15 días. En cambio, si tus precios son más estables, puedes mantener la propuesta durante 30 días o incluso más.

Lo importante es que la fecha aparezca claramente en el documento, con una indicación como:

“Cotización válida hasta el 15 de septiembre de 2026.”

Una vez superada esa fecha, podrás revisar los precios antes de emitir una nueva propuesta. Así evitas tener que respetar una cotización antigua cuando tus costes ya han cambiado.

Al crear una cotización online, añadir una fecha de validez también transmite mayor profesionalidad y deja claro al cliente cuánto tiempo tiene para aceptar las condiciones ofrecidas.

Cotización y presupuesto: ¿son lo mismo?

Aunque muchas veces se utilizan como sinónimos, cotización y presupuesto no siempre significan exactamente lo mismo. La diferencia depende en gran medida del país y del contexto comercial.

En buena parte de Latinoamérica, una cotización es el documento que una empresa o profesional envía a un posible cliente para informarle del precio de determinados productos o servicios antes de realizar la venta. En España, ese mismo documento suele denominarse presupuesto.

En ambos casos, su función es prácticamente la misma: presentar una propuesta comercial en la que se detallan los conceptos, cantidades, precios, impuestos y condiciones de la operación.

La principal diferencia suele estar, por tanto, en la terminología utilizada en cada mercado, más que en el propio contenido del documento.

Tampoco debe confundirse una cotización con una factura. La cotización se entrega antes de cerrar la operación y sirve para presentar el precio al cliente, mientras que la factura documenta una venta o servicio que ya se ha realizado o formalizado.

Por eso, si necesitas enviar una propuesta a un cliente antes de que confirme la compra, puedes crear una cotización gratis con nuestro generador y dejar por escrito todas las condiciones de tu oferta.

Consejos para crear cotizaciones profesionales

Una cotización no solo sirve para comunicar un precio. También transmite cómo trabajas y qué nivel de profesionalidad puede esperar el cliente. Por eso, una propuesta clara y bien presentada puede ayudarte a cerrar más ventas.

Para mejorar tus cotizaciones, ten en cuenta estas recomendaciones:

• Describe bien cada producto o servicio. Evita conceptos demasiado genéricos que puedan generar dudas sobre qué está incluido.
• Desglosa los precios. Mostrar cantidades, precios unitarios, descuentos e impuestos facilita que el cliente entienda el importe final.
• Incluye una fecha de validez. Así evitas mantener indefinidamente precios que pueden haber cambiado.
• Deja claras las condiciones de pago. Indica si existe anticipo, pago por etapas o una fecha límite.
• Especifica qué está incluido y qué no. Esto es especialmente importante en trabajos de instalación, reformas, mantenimiento o servicios personalizados.
• Cuida la presentación. Una cotización ordenada, legible y con los datos de tu negocio genera mucha más confianza que un precio enviado por mensaje.
• Revisa todo antes de enviarla. Un error en cantidades, impuestos o datos del cliente puede obligarte a rehacer el documento.

También es recomendable personalizar cada cotización en función de lo que necesita el cliente. Una propuesta específica suele resultar mucho más convincente que utilizar el mismo documento genérico para todos.

Con un generador de cotizaciones gratis puedes mantener una estructura profesional y crear nuevas propuestas de forma mucho más rápida.

¿Qué hacer cuando el cliente acepta una cotización?

Cuando el cliente acepta una cotización, lo siguiente es convertir esa propuesta en una venta real y dejar bien registradas las condiciones acordadas.

En función del tipo de negocio, los siguientes pasos pueden variar, pero lo habitual es:

• Confirmar la aceptación de la cotización, preferiblemente por escrito.
• Revisar que precios, cantidades y condiciones siguen siendo correctos antes de comenzar el trabajo.
• Solicitar un anticipo, si forma parte de las condiciones acordadas.
• Preparar el pedido, servicio o trabajo incluido en la propuesta.
• Emitir la factura correspondiente cuando proceda.
• Registrar el cobro y mantener toda la documentación relacionada con la operación.

Si gestionas muchas propuestas, hacer este proceso manualmente puede acabar siendo poco práctico. Un software de gestión permite convertir una cotización aceptada en otros documentos comerciales, evitando tener que introducir de nuevo los datos del cliente, productos, precios y condiciones.

Así puedes pasar de la cotización a la venta de forma mucho más ágil y mantener todo el proceso comercial organizado.

Crea y gestiona tus cotizaciones con un software de facturación

Un generador de cotizaciones gratis es una buena opción cuando necesitas preparar una propuesta puntual de forma rápida. Sin embargo, si envías cotizaciones con frecuencia, puede resultar más cómodo gestionarlas desde un software de facturación.

Con una herramienta como STEL Order puedes crear cotizaciones, guardar los datos de tus clientes y productos y reutilizar esa información cada vez que prepares una nueva propuesta. Así evitas tener que introducir los mismos datos una y otra vez.

Además, puedes llevar un mayor control sobre cada oportunidad comercial:

• Consultar las cotizaciones enviadas a cada cliente.
• Saber cuáles están pendientes, aceptadas o rechazadas.
• Modificar precios o condiciones cuando sea necesario.
• Convertir una cotización aceptada en otros documentos comerciales sin volver a introducir toda la información.
• Mantener clientes, productos, ventas y documentos centralizados en un mismo lugar.

La diferencia está principalmente en la frecuencia de uso. Si solo necesitas crear una cotización gratis, el generador te permite tenerla lista en pocos minutos. Si las cotizaciones forman parte habitual de tu trabajo, gestionarlas dentro de un software puede ahorrarte mucho tiempo y ayudarte a llevar un mejor seguimiento de cada cliente.

Preguntas frecuentes sobre las cotizaciones

¿Cómo puedo hacer una cotización gratis?

Puedes utilizar un generador de cotizaciones gratis para introducir los datos de tu negocio, cliente, productos o servicios, precios e impuestos y obtener el documento listo para enviar.

¿Cómo hacer una cotización en PDF?

Una vez completados todos los datos de la cotización, puedes generarla y descargarla en PDF. Este formato resulta especialmente práctico para enviarla por correo electrónico, WhatsApp u otros canales sin que cambie su diseño.

¿Una cotización tiene validez legal?

Una cotización sirve principalmente para presentar una propuesta comercial. Su validez y los efectos de su aceptación pueden depender de las condiciones incluidas, de cómo haya sido aceptada y de la normativa aplicable en cada país.

¿Puedo modificar una cotización después de enviarla?

Sí. Si el cliente solicita cambios en cantidades, productos, servicios o condiciones, puedes preparar una nueva versión de la cotización. Es recomendable identificar claramente cuál es la versión vigente para evitar confusiones.

¿Cómo enviar una cotización a un cliente?

Lo habitual es enviarla en formato PDF por correo electrónico o mensajería, acompañada de un breve mensaje indicando qué incluye la propuesta y hasta cuándo es válida.

¿Qué diferencia hay entre una cotización y una factura?

La cotización se utiliza antes de cerrar una venta para informar al cliente de precios y condiciones. La factura, en cambio, es un documento asociado a una operación comercial y recoge los importes que deben pagarse.

¿Es obligatorio poner una fecha de vencimiento en una cotización?

No siempre, pero es muy recomendable establecer un periodo de validez. Así puedes protegerte frente a posibles cambios en tus costes y dejar claro durante cuánto tiempo mantienes los precios ofrecidos.