Controlar el tiempo que los empleados dedican a su desempeño laboral es un dato muy importante para los directivos de las empresas, ya que permite comprobar que cumplen con su contrato, confirmar las horas extraordinarias y otro tipo de datos muy relevantes, tanto para los asalariados como para los empleadores. Las nuevas tecnologías han desterrado los antiguos sistemas de fichar en la oficina y ahora existe una herramienta más cómoda y óptima: el reloj checador de hora electrónico.
Se trata de un sistema informático y electrónico mucho más fiable que cualquier documento rellenado a mano, donde cometer errores es muy fácil. Además, también mejoran las viejas máquinas de fichar, muy populares años atrás y que ya han quedado en desuso.
Son muchas las ventajas asociadas al checador de entradas y salidas de personal. Y esto es porque la informática ha facilitado mucho esta tarea, incorporando incluso otras funciones como la accesibilidad de los empleados al espacio de trabajo, la digitalización de los datos, etc.
Índice de contenidos
¿Qué es un reloj checador?
En muy pocas palabras, se puede definir el reloj checador como una instalación electrónica configurada para controlar la asistencia, el acceso y el tiempo que los empleados pasan dentro de las instalaciones de la empresa. Si antes solo se podía comprobar el momento de entrada o la salida, los dispositivos actuales incorporan otro tipo de funciones:
- Permiso de acceso a los trabajadores a través de sistemas de lector de huellas, claves o bandas magnéticas de tarjetas.
- Cómputo automático de horas, cálculo de tiempo dedicado de más al puesto de trabajo, etc.
- Exportación de estos datos a tablas de información digitales en varios formatos como Excel o Word.
- Registro de datos en la nube, para poder acceder a los mismos en tiempo real.
Estas son algunas de las funciones que cumplen estas herramientas. Teniendo todo esto en cuenta, cabe preguntarse de qué manera se aplican cada uno de estos recursos a las empresas.
Para qué sirve un reloj checador
Por supuesto, el primero de los objetivos del reloj checador es el de hacer un sumatorio correcto de las horas que los asalariados permanecen en su puesto de trabajo, para confirmar que cumplen con lo establecido entre estos y los gerentes. Sin embargo, estos sistemas modernos permiten realizar otro tipo de tareas y presentan distintos beneficios.
Un conteo de horas sin error
Como se ha indicado, los antiguos sistemas de acceso a las oficinas o a las industrias y el registro manual en un folio son métodos obsoletos y con un alto margen de error; el trabajador puede olvidar hacer el registro, puede sumar horas de más o solicitar que otro compañero o compañera incluya sus datos por él.
La tecnología del reloj checador reduce mucho las posibilidades de hacer un registro erróneo y contar mal las horas que se invierten en el trabajo diario, ya que toda la recogida de datos se hace de manera digital y autónoma a través del sistema.
Además, los empleados pueden registrar datos adicionales como pausas para el descanso, imágenes para enriquecer su registro u otro tipo de observaciones —permisos, citas médicas, etc.—.
Creación de perfiles y funciones extra
Todo lo anterior se gestiona a través de perfiles que pueden asumir un rol distinto: responsables de departamento, asalariados, directivos y otro tipo de usuarios que tengan una capacidad de acción delimitada dentro del sistema.
Ya sea a través de un software de gestión o de la aplicación asociada al reloj checador, los distintos usuarios pueden realizar algunas funciones extra como solicitar ausencias a la dirección, comprobar la disponibilidad de otros compañeros en tiempo real, etc.
Control total en un vistazo
A los administradores, un reloj checador de entradas y salidas les proporciona una información clara y en tiempo real de la situación de los distintos trabajadores en la empresa.
Con tan solo un vistazo, se puede comprobar el histórico de trabajo de los empleados, aceptar las solicitudes de ausencia y sus motivos, ofrecer feedback y ver gráficas sobre las horas trabajadas cada semana.
De esta manera, se eleva porcentualmente el nivel de conocimiento que el empresario y la dirección tienen, sobre todo lo relativo a los trabajadores y a su implicación con el proyecto laboral.
Geolocalización
Los relojes checadores más actualizados del momento incorporan funciones especialmente pensadas para el momento actual. Con el teletrabajo y las oficinas virtuales, muchas empresas cuentan con profesionales que trabajan fuera de la oficina. No obstante, también existen empresas que precisan que sus empleados salgan fuera del centro para hacer ventas, reparaciones o cualquier otra tarea.
Un sistema de geolocalización aplicado permite que el empleado siempre sepa dónde se ha registrado la jornada de trabajo con una alta precisión.
Flexibilidad horaria
Muy unido a todo lo anterior, el reloj checador permite la flexibilidad total del empleado. La conciliación hace que muchas empresas ofrezcan a la plantilla la posibilidad de adaptar sus horarios a la familia o a cualquier otra ocupación.
Sin un sistema de conteo fiel y seguro, esto sería un descontrol absoluto para la dirección. No obstante, un control a través de un sistema digital de reloj checador lo hace posible.
Tipos de reloj checador
A lo largo de la historia, han existido diferentes sistemas para realizar el conteo de horas de trabajo de los empleados. Y lo mismo sucede con los distintos tipos de relojes checadores, que han ido evolucionando y perfeccionándose.
- Reloj checador clásico: a través de un lector de tarjeta u otros métodos más rudimentarios, este es uno de los sistemas más antiguos y ya casi está en desuso, puesto que existen sistemas más modernos que ofrecen más herramientas para la plantilla.
- Reloj checador electromecánico: un sistema también algo anticuado, pero que se mantiene en factorías. Se trata de una máquina que marca en una cartulina los datos de entrada y salida de los trabajadores. Tampoco ofrece más datos y requiere que el trabajador lleve esa tarjeta consigo y no olvide pasarla por el dispositivo.
- Reloj checador digital: el sistema más avanzado, seguro y adaptado a los tiempos actuales. El reloj checador digital cuenta con numerosos avances, así como sistemas que impiden el fraude por parte de los trabajadores.
Cómo elegir el mejor reloj checador
A la hora de elegir el reloj checador, es importante valorar una herramienta que se adapte al número de empleados de la empresa, que pueda adaptarse a las características de horarios de la compañía e incluyan sistemas de registro a través de aplicaciones móviles para facilitar la movilidad y el trabajo descentralizado.
Es importante contar con una tecnología de reloj checador actualizada y con un buen soporte, que permita asumir los cambios que puedan producirse en la empresa y se adapte junto con las compañías a sus nuevos retos en el futuro.
En este contexto de trabajo a distancia, colaboradores puntuales y otro tipo de roles complejos dentro de las empresas, contar con un reloj checador como el de STEL Order es una excelente opción.
Este tipo de software no obliga a disponer de dispositivos físicos y permiten fichar a través de una simple aplicación móvil. Además, incluye todas las características de personalización señalada y permite que las empresas revolucionen su registro horario y optimicen el control del horario de sus trabajadores de una manera sencilla y automática.
Sin duda, el reloj checador es un elemento imprescindible, cada vez más presente en las empresas, que está consiguiendo mejorar los horarios de sus empleados, ajustarlos a las circunstancias de cada momento y, con ello, mejorar también el clima laboral y fomentar el teletrabajo y la flexibilidad en el desempeño de los distintos puestos de trabajo.
