La normativa fiscal actual no permite a los empresarios eliminar una factura por completo, por lo que tenemos dos opciones cuando se haya cometido un error: anularla (a través de una nota de crédito) o corregirla (a través de una factura rectificativa, cuando el IVA ya haya sido liquidado). Hoy veremos cómo anular una factura electrónica, una vez esta haya sido emitida.
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Pasos para anular una factura emitida
La emisión de facturas con datos erróneos es un problema bastante común en el día a día de las empresas, el cual debe ser solventado con precisión para evitar problemas fiscales y contables, tanto a la propia compañía como al cliente. Estas facturas no son válidas, y tenemos que aplicar un movimiento corrector, y no limitarnos a eliminar su existencia y emitir una nueva.
Para ello, utilizaremos la nota de crédito. Pese a que las facturas rectificativas son documentos muy útiles en estas situaciones, se utilizan para facturas cuyo IVA ya ha sido liquidado. En este caso, veremos el paso a paso de elaborar una nota de crédito, la cual es perfectamente aceptada por la Agencia Tributaria como documento corrector:
- Crear una nueva factura, catalogándola como nota de crédito.
- Asignar un número correlativo a la serie. El número de la nota de crédito siempre será el que sigue a la última factura emitida por la empresa, independientemente del que posea la factura original.
- Indicar los importes y cantidades en negativo.
- Mencionar la factura original a la que hacemos referencia y que estamos corrigiendo.
Una vez hayamos rellenado nuestra nota de crédito, es el momento de enviarla a nuestro cliente, con el fin de que su contabilidad se mantenga correcta. Además, hay que mantener ambas facturas (la original y la nota de crédito), con el fin de poder responder frente a la Agencia Tributaria si es necesario.
Cuando la nota de crédito esté generada con éxito, hay que emitir otra factura con la numeración correspondiente, donde se encuentren los datos corregidos. Recordemos que la nota de crédito sirve como corrección, y los números están en negativo, por lo que la nueva factura será aquella que muestre los datos de forma correcta.
Cómo anular una factura electrónica
La nota de crédito es bastante fácil de generar y su emisión supone la anulación del documento original. Con la creación de la nueva factura, podremos corregir ese error por completo, manteniendo la integridad de nuestra contabilidad y evitando problemas con Hacienda.
De cara a la anulación de una factura electrónica, el proceso se hace mucho más sencillo, puesto que un software como STEL Order cuenta con las herramientas necesarias para que puedas solventar tu problema en unos minutos. Simplemente, tendrás que utilizar el programa para rellenar la nota de crédito, y posteriormente generar una nueva factura con la información adecuada.
Recuerda que en este proceso tendrás que mantener la información de todos los documentos emitidos desde la primera factura errónea hasta la nueva, puesto que puede ser necesario frente a una inspección de Hacienda. Además, no olvides enviar las facturas a tu cliente para que pueda ajustar su contabilidad.
¿Puedo emitir una nota de crédito cuando el IVA de la factura ya se ha liquidado?
La emisión de notas de crédito está en el punto de mira de las autoridades tributarias, puesto que muchos negocios las han empleado para trasladar el IVA entre dos trimestres distintos, cuando este ya se ha liquidado y se ha detectado algún error en una factura que lo contenga.
Por eso, la nota de crédito es utilizada en casos donde el error se ha detectado con inmediatez, y podemos solucionarlo antes de que el IVA se liquide en su trimestre correspondiente. Para los casos en los que esto ya ha ocurrido, la factura rectificativa (o factura de abono) es el documento diseñado para ello.
Generalmente, suele utilizarse cuando se cometen errores que no se han detectado en un corto espacio de tiempo por parte de la administración de la empresa. Deben llevar una numeración especial, distinta a las facturas originales, y también se pueden generar de forma sencilla en tu software de confianza.
Ahora que has visto cómo anular una factura electrónica y cuáles son los pasos a seguir para hacerlo, no debe quedarte ninguna duda sobre las notas de crédito y su importancia en el plano administrativo de los negocios.
Para gestionar el proceso de facturación de tu negocio de forma eficiente, y simplificar todos los procesos relacionados con el mismo, STEL Order te ofrece soluciones adaptadas a tus necesidades, integrando todos los procesos y ofreciendo servicios de alta calidad en la nube.
