Gastos deducibles del IRPF para los autónomos

Los gastos deducibles repercuten en la renta bajando la base imponible de los autónomos en su declaración de la renta. En este artículo explicamos todo sobre ellos.

Las deducciones en el IRPF funcionan como un incentivo para los trabajadores por cuenta propia, contribuyendo a atenuar el gasto en el que incurra un autónomo o una sociedad a cambio de adquirir bienes o servicios necesarios para su actividad. Vamos a entrar en detalle sobre los gastos deducibles para la Renta 2022, qué requisitos tienen y cuáles son los gastos fiscalmente deducibles más frecuentes.

¿Cuáles son los gastos deducibles en el IRPF?

Los gastos deducibles son aquellos gastos necesarios para llevar a cabo la actividad económica de un trabajador autónomo o de un empresario. La Agencia Tributaria permite deducir (restar) de la relación de ingresos y ventas ciertos importes (cuotas o porcentajes) del gasto satisfecho.

Los gastos deducibles repercuten en la renta (declaración de IRPF o Impuesto de Sociedades) bajando la base imponible, de un modo parecido a lo que ocurre en las declaraciones de IVA: los gastos deducibles reducen la cuota del impuesto que el contribuyente satisface a Hacienda por su actividad económica.

El concepto de gasto deducible se aplica en la fiscalidad de los autónomos que tributan en estimación directa, normal o simplificada. Recordemos que los trabajadores por cuenta propia que tributen en régimen de estimación objetiva (módulos) no pueden deducirse ningún gasto, ya que pagan una cuota fija predeterminada.

¿Cómo son los gastos deducibles de los autónomos?

La AEAT determina tres características que deben concurrir para dar a un gasto la consideración de fiscalmente deducible:

  1. Afecto a la actividad económica. El gasto debe guardar relación con la actividad del autónomo o la sociedad mercantil. En otras palabras, Hacienda debe contemplar que tal gasto está vinculado a la actividad económica que desarrolla quien pretenda deducírselo.
  2. Debidamente justificado. El gasto debe poder justificarse mediante la presentación de facturas, recibos o facturas simplificadas. Ojo: estos justificantes serán válidos en tanto en cuanto contengan los datos fiscales del contribuyente, por lo que Hacienda no considerará un simple ticket de caja como un justificante válido.
  3. Contablemente registrado. El gasto debe haberse quedado registrado en los libros contables del trabajador autónomo o de la sociedad mercantil.

De estos tres puntos, el primero es siempre el más controvertido (y el más sensible), ya que el criterio que lleva a Hacienda a considerar un gasto afecto a la actividad económica no siempre coincide con el del autónomo o el empresario. De hecho, la dificultad de delimitar la vida privada y la actividad profesional en los autónomos es clave para que se produzcan confusiones o malentendidos.

Si bien Hacienda contempla una serie de gastos deducibles para cada actividad económica, tales gastos no podrán tener esta consideración en tanto en cuanto sean utilizados para sufragar costes circunscritos al ámbito privado o personal.

El ejemplo más típico e ilustrativo para entender esta circunstancia es el de los gastos deducibles por la vivienda propia del autónomo (si este desarrolla en ella su actividad profesional). Hacienda obliga a deducirse solo un porcentaje de estos gastos, guardando debida proporcionalidad con el desarrollo de la actividad económica.

Conservar la factura o el recibo de todos estos gastos y mantenerlos actualizados en los registros contables es fundamental para evitar posibles problemas con Hacienda, ya que la AEAT considera que la aplicación indebida de deducciones fiscales constituye una infracción tributaria.

¿Qué gastos son deducibles para un autónomo en el IRPF?

Vamos a ver qué gastos se puede desgravar un autónomo en su declaración de la renta, ajustándonos a los parámetros definidos por la AEAT.

Consumos de explotación

Aquí entran las compras de mercaderías o materias primas, las adquisiciones de bienes auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, material de oficina, embalajes y envases.

Sueldos y salarios

Son fiscalmente deducibles los pagos realizados a los trabajadores contratados por el autónomo o el empresario: sueldos, pagas extraordinarias, dietas, gastos de locomoción, retribuciones en especie, indemnizaciones y obsequios.

Seguros sociales del titular de la actividad

Se incluyen tanto las cuotas satisfechas por el autónomo o el empresario al RETA (Régimen Especial de los Trabajadores Autónomo) como las aportaciones a mutualidades de previsión social, siempre y cuando se cotice por ellas. En estos casos concretos no es necesario presentar factura.

Gastos de personal

Aparte del pago de los salarios, también son deducibles los gastos correspondientes a formación, seguros de accidentes para la plantilla y contribuciones a planes de previsión social empresarial o planes de pensiones.

Arrendamientos y cánones

También son deducibles fiscalmente en el IRPF los gastos en los que se incurre en concepto de alquileres, cuotas de leasing (arrendamiento financiero), cánones o asistencia técnica, siempre y cuando no vayan destinados a activos no amortizables (como terrenos y solares).

Insumos

Se refieren a los gastos por los suministros domésticos del autónomo si este realiza la actividad profesional en su domicilio. Para poder deducirse estos gastos, el trabajador autónomo debe haber consignado su vivienda como su lugar de trabajo en los modelos 036 o 037, de declaración censal.

En tal caso, podría deducirse un 30 % de los gastos (luz, agua, calefacción, telefonía, Internet…) de la parte proporcional de la vivienda (calculada en metros cuadrados) destinada a la actividad económica.

Conservación y reparaciones

Se refiere a los gastos derivados de operaciones de mantenimiento y adecuación de bienes materiales, así como de sus correspondientes recambios para restaurar su funcionalidad original, no dedicados para ampliar o mejorar lo existente. Estos últimos se consideran inversiones amortizables a largo plazo y no se ajustan a este concepto.

Servicios profesionales

También son deducibles los gastos en concepto de honorarios de profesionales independientes cuyos servicios son necesarios para el desarrollo de la actividad económica. Están contemplados los pagos a abogados, economistas, auditores, consejeros, notarios, agentes comerciales o mediadores independientes.

Manutención y dietas

Son los gastos de hostelería y restauración que tengan vinculación directa con la actividad económica. Son que son los más difíciles de justificar, y Hacienda delimita las cantidades deducibles:

  • 26,67 euros diarios en territorio nacional si no ha habido pernocta.
  • 48 euros diarios en el extranjero si no ha habido pernocta.
  • 53,34 euros diarios en territorio nacional si ha habido pernocta.
  • 91,35 euros diarios en el extranjero si ha habido pernocta.

Para poder deducirse estos gastos, el pago habrá tenido que realizarse mediante medios electrónicos y, obviamente, contar con una factura que los justifique.

Conviene destacar que la deducción por los gastos en establecimientos de hostelería o restauración ubicados dentro de la misma localidad donde el autónomo o el empresario desarrollen sus actividades no suelen ser admitidos por la Agencia Tributaria.

Servicios externos

Son los gastos dedicados a investigación y desarrollo, primas de seguro, transportes, servicios bancarios, publicidad y relaciones públicas e insumos y suministros no contemplados en los apartados anteriores. Tampoco se necesita aportar factura en concepto de los gastos bancarios.

Tributos y tasas

Será posible deducirse algunos impuestos como el IBI, el IAE (si hubiera que pagarlo) y otros tributos o tasas sobre los que conviene asesorarse antes. No se consideran deducibles ni las sanciones ni los recargos de Hacienda. No se requiere factura de tales gastos, aunque sea recomendable guardar siempre los recibos.

IVA soportado

Es deducible en el IRPF siempre y cuando no se presenten declaraciones trimestrales de IVA (y, por tanto, no se tenga derecho a deducción de las cuotas soportadas). Sucede en actividades exentas de IVA o acogidas a ciertos regímenes especiales.

Gastos financieros

Son los intereses de créditos o préstamos, descuento de efectos, recargos por aplazar el pago de una deuda, o los intereses de demora del aplazamiento de pagos a Hacienda, siempre y cuando no se deriven de la utilización del capital propio.

Amortizaciones

Se refieren al importe de la depreciación o deterioro de las inversiones realizadas en el inmovilizado material o intangible afecto a la actividad económica.

Otros gastos deducibles

Se engloban algunos gastos como suscripción a prensa profesional, asistencia a eventos, ferias, cursos o congresos, cuotas de asociaciones empresariales, cámaras o corporaciones.

También comprenden las primas de seguro de enfermedad que el contribuyente hubiera satisfecho para sí mismo, su cónyuge o los hijos menores de 25 años que convivan con él, hasta un límite de 500 euros por persona. Tampoco será necesario aportar factura del pago de estas primas de seguro.

Gastos de difícil justificación 

La AEAT establece un tope anual de 2000 euros a la deducción del 5 % del importe del rendimiento neto previo (siempre y cuando el autónomo o empresario tributen en estimación directa simplificada) para gastos cuya justificación o vinculación con la actividad económica no sea evidente.

En este punto podemos mencionar algunas deducciones especiales, precisamente por lo difícil que es delimitar en qué medida están afectas a la actividad económica:

  • Teléfono móvil.
  • Vestuario e indumentaria.
  • Vehículo y locomoción.
  • Local u oficina.
  • Viajes y dietas.

Los gastos deducibles de los autónomos y los empresarios son una herramienta muy importante para atenuar el impacto fiscal de las actividades profesionales. La rentabilidad de la actividad depende muchas veces de ser capaces de deducirse todos los gastos afectos posibles, actuando siempre en línea con la normativa Tributaria.

Ismael Morales

SEO & Growth. Estudió Business Management y está al día de las últimas técnicas de posicionamiento online. Ayuda a los autónomos a mejorar la gestión de su negocio implementando un programa de gestión.

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