Una carta de la Agencia Tributaria no tiene por qué convertirse en un drama. Lo importante es entender qué piden, hasta dónde van a mirar y en qué plazos hay que responder. Con esa foto, la preparación se vuelve sencilla y predecible. En la práctica, gran parte de las revisiones gira en torno al IVA y a que lo declarado cuadre con los libros y con la información de terceros.
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¿Es una inspección o una comprobación?
La notificación lo deja claro. En una inspección se habla de “actuaciones de comprobación e investigación”, aparecen el impuesto, los ejercicios que se revisan, el nombre del actuario y una cita con día y hora para comparecer. En una comprobación limitada el alcance es más concreto y suele resolverse aportando documentación sin ir en persona.
Saber esto marca el nivel de exigencia y el volumen de papeles que convendrá preparar.
Cómo arranca el procedimiento y cómo te avisan
A personas físicas pueden notificarles en el domicilio fiscal. A empresas, lo normal es el buzón electrónico. Tras el primer aviso, lo habitual es recibir un requerimiento con un plazo de diez días hábiles para completar información. Conviene vigilar el buzón cuando hay actuaciones abiertas, porque dejar pasar un plazo complica el expediente y resta margen de maniobra.
Por qué “salta” Hacienda: el IVA manda
Hacienda cruza datos todo el tiempo. Un detonante clásico son los descuadres entre el modelo 303 (trimestral) y el modelo 390 (resumen anual). Si lo que figura en uno no encaja con el otro, pedirán explicaciones. También miran con lupa las devoluciones de IVA: cuando son repetidas o de importe alto, lo normal es que soliciten pruebas adicionales.
Si operas con la UE, compararán tus 303/390 con el modelo 349. Pedirán que las exenciones de entregas intracomunitarias estén justificadas (NIF-IVA válido del cliente y prueba de transporte) y que las adquisiciones estén correctamente autorepercutidas y deducidas. Además, suelen fijarse en prorratas mal calculadas, en facturas rectificativas sin trazabilidad y en supuestos de inversión del sujeto pasivo mal aplicados. El objetivo es siempre el mismo: coherencia entre modelos y Libros Registro.
¿Conoces todo lo que implica la declaración del IVA? En esta guía práctica te contamos todo lo que debes saber si eres autónomo.
Qué documentos preparar (y cómo ordenarlos)
El “kit” básico apenas varía: Libros Registro de IVA (expedidas, recibidas, bienes de inversión e intracomunitarias), contratos y escrituras, y extractos bancarios. Es frecuente que pidan los movimientos en formato Norma 43 porque facilita el cruce con lo declarado. Si hay efectivo, solicitarán arqueos de caja y comprobarán que cuadran con ventas y contabilidad. Para operaciones intracomunitarias, ayudan la acreditación del transporte y la verificación del NIF-IVA en VIES.
La organización marca la diferencia. Funciona agrupar por ejercicio e impuesto, acompañar cada entrega con un índice claro y dejar constancia en diligencia de qué se entrega, cuándo y para qué requerimiento. Evita mezclar borradores con versiones finales. Ten presente además la obligación de conservar la documentación durante seis años.
Derechos, límites y obligaciones durante la actuación
Se puede acudir con asesor, identificar a los funcionarios y solicitar copia de cada diligencia. En locales abiertos al público la verificación suele ser directa; en domicilios particulares rigen garantías más estrictas. A la vez existe un deber de colaboración: bloquear el acceso a libros, demorar sin causa o negarse a aportar lo requerido puede calificarse como obstrucción y acarrear sanción.
La mejor protección es que cada paso quede por escrito.
El día de la comparecencia: cómo evitar sorpresas
La comparecencia funciona mejor con una historia contable clara y breve. Ayuda presentar una síntesis del IVA del periodo: que 303 y 390 encajan, por qué hay devolución si la hay, cómo se aplicó la prorrata o la inversión del sujeto pasivo, y qué operaciones intracomunitarias existen.
Si falta algo, se deja constancia y se entrega dentro de los diez días hábiles. Antes de firmar, conviene revisar que la diligencia refleje exactamente lo ocurrido y lo aportado.
¿Cuánto dura y qué plazos hay?
Los tiempos importan. La inspección tiene límites y también el contribuyente: el plazo de diez días hábiles para responder a requerimientos es el que más pesa en el día a día. Como referencia general, las actuaciones pueden durar hasta 18 meses y llegar a 27 en supuestos de especial complejidad. La deuda tributaria prescribe a los cuatro años y hay elementos que pueden comprobarse por más tiempo cuando la ley lo prevé.
| Concepto | Plazo/Periodo | Nota práctica |
|---|---|---|
| Responder a requerimiento | 10 días hábiles | Presentar con índice y dejar constancia en diligencia. |
| Duración de actuaciones (general) | Hasta 18 meses | Vigilar interrupciones y suspensiones del cómputo. |
| Duración de actuaciones (complejas) | Hasta 27 meses | Casos de mayor volumen o coordinación con terceros. |
| Alcance temporal de revisión | 4 años (deuda) / hasta 10 en ciertos elementos | Ajustarse a lo que indica la notificación y al alcance. |
Qué pasa al cierre y qué opciones hay si no se está de acuerdo
Antes de la liquidación final suele abrirse un trámite de audiencia para revisar el expediente y aportar alegaciones. Firmar en conformidad suele conllevar reducciones. Si la propuesta no encaja, cabe mantener la disconformidad y continuar la defensa mediante recurso de reposición o reclamación económico-administrativa ante el TEAR.
La elección depende de la cuantía, del riesgo y de la solidez de las pruebas.
Cómo reducir el riesgo de inspección desde hoy
La prevención es rutina, no un esfuerzo puntual. Conviene revisar que 303 y 390 coinciden, que el 349 cuadra con las operaciones UE y que los Libros Registro reflejan exactamente las facturas. Ordenar los bancos en Norma 43, justificar con soporte las devoluciones y mantener la documentación al día reduce mucho la probabilidad de requerimientos y acorta cualquier revisión que llegue.
Una inspección se gana con orden y coherencia. Si los modelos de IVA encajan con los libros y con terceros, si cada entrega está acreditada y si los plazos se cumplen, el proceso se vuelve predecible. No se trata de explicar más, sino de demostrar mejor: papeles claros, tiempos controlados y un expediente que se sostiene por sí mismo.
Todo listo ante Hacienda con STEL Order
Cuando llega una revisión, el desahogo está en tenerlo todo en un mismo sitio y bien clasificado. STEL Order centraliza facturación y gestión del día a día para que localizar una factura, un albarán o un contrato no sea una búsqueda a ciegas. La información se organiza por cliente o proveedor, por fechas y por ejercicio, de forma que preparar un expediente de IVA —ventas, compras y justificantes relacionados— se convierte en un trabajo de minutos y no de días.
De cara a una inspección, contar con listados claros de facturas y documentos asociados facilita comprobar que lo declarado en los modelos periódicos encaja con los libros. STEL Order ayuda a crear ese “paquete” de soporte con la lógica de la Administración: periodos cerrados, filtros por tipos de operación y acceso rápido a los archivos que justifican cada registro. Esto reduce errores, evita duplicidades y permite responder con seguridad cuando se solicita información adicional.
Además, STEL Order es un software de facturación adaptado a Verifactu: está preparado para generar y conservar los registros de facturación con los requisitos de integridad, inalterabilidad y trazabilidad que marca la normativa, y para integrarse con el envío de información cuando corresponda. En la práctica, cada factura queda registrada de forma segura y verificable, lo que facilita las comprobaciones de la AEAT y acorta tiempos a la hora de justificar ventas, rectificativas o anulaciones.
En el día a día, trabajar con todo el negocio en la misma plataforma simplifica el cumplimiento. Las facturas emitidas y recibidas, los documentos de soporte y los datos básicos de clientes y proveedores están disponibles desde cualquier dispositivo, lo que ayuda a mantener el archivo vivo y al día. Cuando la AEAT pide papeles, el equipo sabe dónde encontrarlos y cómo descargarlos sin interrumpir la operativa.
