La Agencia Tributaria ha puesto a disposición de autónomos y empresarios una aplicación web gratuita para adaptarse a Verifactu, el nuevo sistema que obligará a emitir facturas de forma automática y en tiempo real a la Agencia Tributaria.
Una buena noticia, ¿verdad?
En principio sí: poder cumplir con la ley sin pagar ni un euro suena estupendo. Pero cuando uno se adentra en los detalles, descubre que el programa de Hacienda tiene bastantes limitaciones.
Veamos qué ofrece realmente y a quién puede resultarle útil.
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Una iniciativa bienintencionada, pero…
El objetivo del programa gratuito es claro: ayudar a los pequeños autónomos y empresas a cumplir con Verifactu sin necesidad de contratar un software de pago.
El sistema permite emitir facturas directamente desde la Sede Electrónica y garantizar que toda la información se envía correctamente a la Agencia Tributaria.
Hasta aquí todo bien. Pero…
El programa requiere certificado digital, firma electrónica, claves, formularios de alta y, en definitiva, paciencia. De hecho, la aplicación, que a diferencia de lo que parece indicar su nombre, no es una app móvil, sino una web a la que sólo puedes acceder a través de la Sede electrónica, no es del todo sencilla. De hecho, esta herramienta se parece más a un trámite administrativo que a una app intuitiva con la que poder emitir tus facturas tanto desde tu pc como desde tu móvil.
Cada factura se rellena campo por campo: no hay automatismos.
Si bien es cierto que puedes guardar clientes y productos, también lo es que no tiene control de stock, no detecta tu tipo de IVA según código postal, ni tu clave de régimen… Vaya, que hay bastantes campos que debes rellenar de forma manual cada vez que vas a enviar una factura.
En resumen: si emites pocas facturas al mes o a la semana, puede servirte. Pero si trabajas con clientes de forma habitual, la experiencia se vuelve, digamos, muy poco práctica.
Lo bueno y lo malo del programa gratuito
Sería injusto no reconocerlo: la principal virtud del programa de Hacienda es que no cuesta nada.
Y en un momento en que muchos autónomos están haciendo números para adaptarse a Verifactu, tener una opción gratuita es un alivio.
Pero más allá de eso, es importante que revises si realmente servirá para tu tipo de negocio, porque si no, son muchos los inconvenientes:
- No puedes emitir tickets o facturas simplificadas.
- No permite facturar a varios clientes a la vez.
- No te permite ni siquiera acceder sin conexión a Internet.
- No tiene app móvil. Si quieres acceder desde un smartphone o tablet, tendrás que hacerlo a través de un buscador y, por supuesto, la vista no estará adaptada a tu dispositivo.
- No puedes controlar ni visualizar tu stock, por lo que corres el riesgo de gestionar facturas sin darte cuenta de que te estás quedando sin stock del producto.
- El formato de las facturas es idéntico para todos, sin logos ni personalización posible.
- No está conectado con tu email, por lo que tendrás que enviar manualmente a tu cliente la factura.
- Y lo más importante: la falta de automatización requiere de una inversión de tiempo por todas y cada una de las facturas que realices.
En definitiva, la herramienta cumple su función, pero no está pensada para quien necesita facturar con frecuencia y agilidad.
¿A quién le puede servir este programa?
El programa gratuito de la AEAT tiene un público muy concreto: los profesionales que emiten pocas facturas.
Un fotógrafo que factura un trabajo al mes, un artesano que vende de vez en cuando, o un autónomo en situación de inactividad que solo emite alguna factura puntual.
En esos casos, puede ser suficiente.
Pero para la mayoría de negocios que trabajan con clientes frecuentes o gestionan pedidos, la herramienta se queda corta.
No permite trabajar rápido, ni tener una visión general del negocio, ni automatizar procesos. Y eso, a largo plazo, termina pesando más que el ahorro inicial.
¿Hay otras opciones sin pagar por un software caro?
Sí, las hay.
Aunque muchos programas certificados son de pago, algunas soluciones ofrecen planes gratuitos pensados precisamente para los autónomos más pequeños que quieren cumplir con Verifactu sin complicarse la vida.
Un buen ejemplo es STEL Order, una herramienta de gestión y facturación con más de 12 años de experiencia ayudando a empresas a digitalizarse.
Su equipo adaptó el sistema a Verifactu mucho antes de que fuera obligatorio, y además permite elegir cómo trabajar: con Verifactu o sin él, según tus necesidades.
Lo mejor es que va más allá de la factura: guarda los datos de clientes, productos, precios y genera documentos con tu propio diseño, de forma ágil y profesional.
Y si tienes dudas, cuentan con el primer punto informativo Verifactu de España, donde asesoran gratuitamente a cualquier negocio sobre cómo cumplir con la normativa.
Verifactu totalmente gratis
En resumen
El programa gratuito de Hacienda es una buena idea en el papel, pero una herramienta limitada en la práctica.
Cumple con la ley, sí, pero está pensado para quienes apenas facturan.
Para el resto, que necesitan rapidez, flexibilidad y control, existen opciones más completas que también permiten adaptarse a Verifactu sin costes y con muchas más facilidades.
Porque al final, la clave no está solo en cumplir la norma, sino en hacerlo de forma que te permita seguir trabajando sin perder tiempo ni energía.
