Requisitos para exportar desde España: documentos, licencias y paso a paso

Exportar desde España exige elegir bien el mercado, cumplir los requisitos para exportar, preparar sin fallos los documentos para exportar y coordinar la operativa con logística y aduanas. En esta guía reunimos los puntos clave para exportar con seguridad, conocer la licencia de exportación en España y cuando aplica y todos documentos aduaneros para exportar según el transporte.

Cómo exportar desde España

Elegir uno o dos países “naturales” por proximidad logística y afinidad regulatoria suele ser más sensato que arrancar lejos con normativa compleja.

Una vez escogido el país, la clasificación arancelaria del producto es el primer filtro: de ese código dependen aranceles, etiquetado, certificaciones, licencias y controles. Con el marco técnico claro, llega el momento de definir la ruta comercial: distribuidor, agente, venta directa o marketplace. Cada opción reparte responsabilidades de transporte, seguros, impuestos y postventa de forma diferente.

Cerrar el acuerdo con un primer envío acotado y muy documentado permite aprender con riesgo controlado y replicar lo que funcione.

Requisitos para exportar: EORI, registros y clasificación arancelaria

Antes de hablar de aduanas, hay que identificarse. El EORI (Economic Operator Registration and Identification) es el número con el que la administración aduanera reconoce al operador en la Unión Europea.

Junto al EORI, muchos exportadores se inscriben en el Registro de Exportadores de la AEAT para agilizar trámites recurrentes. La clasificación arancelaria (código TARIC/SA) es el “DNI” del producto: fija la fiscalidad, determina si hay restricciones y activa certificados o licencias. Sin una partida correcta, todo lo demás se resiente.

También conviene distinguir entre expedición intra-UE (sin aduanas interiores, pero con obligaciones fiscales/estadísticas) y exportación a terceros países, que sí requiere despacho aduanero y prueba de salida.

Documentos necesarios para la exportación

Antes de pensar en aduanas, conviene tener claro los documentos necesarios para llevar a cabo la exportación y evitar todo tipo de incidencias. Es necesario que los datos coincidan entre sí (cantidades, pesos, descripciones, precios, Incoterm, origen).

• Factura proforma: es la oferta detallada que el comprador acepta. Sirve, además, para gestionar licencias o abrir un crédito documentario. No tiene efectos contables.

• Factura comercial: es el documento de venta definitivo. Debe incluir datos completos de exportador e importador (ideal con EORI), descripción y partida arancelaria, precio y divisa, Incoterm y lugar, número de bultos, peso neto/bruto, país de origen, condiciones y medio de pago, fecha y numeración. Mejor sin abreviaturas confusas y con firma.

• Packing list (lista de empaque): detalla bultos, numeración, marcas, medidas y pesos. Facilita inspecciones y permite al transportista comprobar que lo cargado coincide con la factura.

• Certificado de origen: lo emiten las Cámaras de Comercio cuando el cliente o la aduana del destino lo piden. Puede ser no preferencial o preferencial (por ejemplo, EUR.1 o declaración REX) para beneficiarse de aranceles reducidos según acuerdos.

• Documentos exigidos por el país de destino (si aplica): algunos mercados piden factura consular/aduanera o legalizaciones en embajada. Conviene confirmarlo con el importador y el transitario antes de emitir.

• Certificados por tipo de producto (si aplica): fitosanitario, veterinario, sanitario, SOIVRE, homologaciones técnicas… Dependen de la partida arancelaria y del mercado de destino.

• Comprobación final: verificar que factura comercial, packing y, cuando exista, el documento de transporte (BL, AWB, CMR o CIM) dicen exactamente lo mismo. Las discrepancias son la causa más común de retrasos y recargos.

Documentos según el transporte

Según el modo de transporte que aplique, será necesario tener en cuenta diferentes documentos.

En marítimo, el Bill of Lading (B/L) acredita la recepción de la carga y el contrato de transporte; puede ser negociable cuando actúa como título.

En aéreo, el Air Waybill (AWB) es la carta de porte; no es negociable, pero es clave para acreditar tiempos y responsabilidades.

En carretera, el CMR identifica expedidor, transportista y destinatario con detalle de carga y descarga; en ferrocarril, el CIM incorpora además trayectos y estaciones frontera.

En todos los casos, la aduana compara descripciones, pesos y bultos: cualquier incoherencia dispara inspecciones.

Aduanas, DUA e IVA: cómo evitar los clásicos errores

Exportar fuera de la UE exige declarar la salida con el DUA (Documento Único Administrativo) de exportación.

Lo presenta habitualmente el agente de aduanas o el transitario a través de los sistemas electrónicos, y queda asociado al envío y a la factura. En fiscalidad, la exportación está sujeta pero exenta de IVA: no se repercute el impuesto, pero hay que conservar la prueba de salida (DUA y documento de transporte con evidencias del embarque) para justificar la exención.

Los errores que más coste generan son tres: partida arancelaria incorrecta, diferencias entre factura, packing y documento de transporte, y falta de evidencias archivadas de forma ordenada.

Incoterms y medios de pago

Qué son los Incoterms

Los Incoterms son reglas creadas y publicadas por la Cámara de Comercio Internacional (ICC) que se incorporan al contrato de compraventa para dejar claro dónde y cuándo se entrega la mercancía, quién asume los costes y en qué punto se transmite el riesgo entre vendedor y comprador. No regulan el precio, la transmisión de propiedad ni el medio de pago; sirven para encajar la logística y la documentación de entrega dentro del contrato de venta. La versión vigente es Incoterms 2020. Al usarlos, debe indicarse siempre la regla + lugar convenido.

Lo que sí y lo que no cubren

Los Incoterms definen obligaciones de embalaje, despacho de exportación/importación (quién lo hace y paga), reparto de costes de transporte y el punto exacto en el que pasa el riesgo. No deciden quién es dueño de la mercancía ni cómo se paga (transferencia, remesa, crédito documentario), aunque su elección afecta a qué documentos podrá obtener el vendedor para cobrar.

Reglas por modo de transporte (y errores comunes)

Hay reglas válidas para cualquier modo (EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP) y reglas solo para marítimo/vías navegables (FAS, FOB, CFR, CIF). Por eso FOB/CIF no son los más adecuados para contenedor: en contenedor, lo normal es FCA/CPT/CIP, porque la entrega al porteador ocurre antes del embarque en buque. Además, en 2020 DPU sustituyó a DAT.

Seguro: por qué CIF y CIP no exigen lo mismo

En CIF, el vendedor contrata un seguro mínimo (Institute Cargo Clauses C) hasta el puerto de destino; en CIP, el vendedor debe contratar cobertura más amplia (normalmente ICC A) y por un importe superior, lo que encarece la operación pero protege mejor la carga. Es la diferencia de seguro más conocida introducida en Incoterms 2020.

Incoterms y cobro

El medio de pago no forma parte de los Incoterms, pero conviene alinearlos para que la documentación de entrega sirva también para cobrar.

Cuenta abierta/anticipado

Con clientes de confianza o importes bajos, puede optarse por FCA (vendedor despacha exportación y entrega al porteador del comprador) o DAP (vendedor asume transporte principal y entrega en destino sin despachar importación). Evitar DDP al empezar por su complejidad fiscal en el país del comprador.

Crédito documentario (LC)

Pide documentos “al milímetro”. Si el banco exige un Bill of Lading “on board”, puede usarse FCA y pactar —según Incoterms 2020, cláusula A6/B6— que el porteador emita al vendedor un B/L con mención “on board” en cuanto la carga esté a bordo; así, el vendedor puede presentar ese documento al banco y no se ve forzado a elegir FOB solo por el B/L.

Remesas documentarias

Requieren coherencia total entre factura/packing y el documento de transporte (BL/AWB/CMR/CIM). Reglas como CPT/CIP facilitan que sea el vendedor quien obtenga dichos documentos.

Licencia de exportación en España: cuándo aplica y cómo pedirla

No toda mercancía puede salir libremente de España. Existen categorías de productos sometidas a control por motivos de seguridad, salud pública, medio ambiente o patrimonio. En esos casos, la empresa debe obtener una licencia de exportación antes de embarcar. A continuación se detallan las familias más habituales y qué implica cada una.

Material de defensa: incluye armas, municiones, explosivos, vehículos y plataformas militares, equipos de dirección de tiro, visión nocturna, guerra electrónica y componentes diseñados para uso militar. Toda salida al exterior exige autorización previa, sea definitiva o temporal para ferias, demostraciones o reparaciones.

Armas de fuego civiles y sus componentes: abarca armas para caza o tiro deportivo, piezas esenciales, munición y pólvoras. La exportación a terceros países requiere licencia específica y suele pedir identificación clara del comprador, del destino y del uso final.

Equipos de seguridad y “otro material”: se controlan determinados equipos de uso policial o antidisturbios, como defensas, escudos, grilletes, aerosoles incapacitantes o vehículos preparados para control de masas. Algunos artículos capaces de causar trato cruel o inhumano están directamente prohibidos o sometidos a autorizaciones estrictas.

Bienes y tecnologías de doble uso: son productos, software y tecnología concebidos para fines civiles que también pueden utilizarse en aplicaciones militares o de proliferación. Aquí entran electrónica avanzada, criptografía, láseres y sensores, navegación y aviónica, equipos y materiales químicos, tecnologías nucleares y maquinaria de precisión. Muchas exportaciones requieren licencia incluso cuando el artículo parece cotidiano, y en ciertos supuestos se aplica el criterio “catch-all” si existe riesgo de uso militar o de vigilancia ilícita.

Especies protegidas y maderas reguladas: animales y plantas incluidas en convenios de protección, sus partes y derivados, así como maderas como palisandro o caoba, necesitan permisos de exportación o reexportación. Suelen pedirse certificados de origen legal, de aprovechamiento sostenible y controles específicos en frontera.

Bienes culturales, arte y antigüedades: cuadros, esculturas, piezas arqueológicas, manuscritos, instrumentos musicales históricos y otras obras con valor patrimonial pueden requerir licencia según su antigüedad, rareza o valor económico. La autoridad cultural competente determina si el bien puede salir y en qué condiciones.

Residuos y subproductos: los traslados transfronterizos de residuos están fuertemente restringidos. Muchos requieren notificación y consentimiento previos y existen prohibiciones para ciertas corrientes, especialmente residuos peligrosos o envíos a países sin acuerdos adecuados de gestión.

Precursores de drogas: determinadas sustancias químicas catalogadas se controlan para evitar desvíos a la fabricación ilícita. La exportación puede exigir licencias, declaraciones de usuario final y comprobaciones adicionales del destinatario.

Restricciones por sanciones internacionales: más allá de la lista de productos, hay destinos sometidos a embargos o sanciones en los que está prohibido exportar determinados bienes o tecnologías, o solo es posible con autorizaciones reforzadas. En cada operación debe verificarse el régimen aplicable al país, a las entidades y a las personas implicadas.

Productos sanitarios y agroalimentarios con controles reforzados: ciertos equipos médicos, material de protección, medicamentos, animales vivos, vegetales, alimentos y bebidas pueden exigir certificados y autorizaciones previas. Aunque no siempre se llaman “licencias de exportación”, condicionan la salida y deben tramitarse antes de la expedición.

Cómo gestionar la licencia paso a paso

Primero se clasifica el producto con su partida arancelaria y se comprueba si encaja en alguna categoría controlada. Después se revisa el régimen del país de destino para descartar sanciones o embargos.

Cuando el artículo está sometido a control, la empresa se registra en los sistemas correspondientes y elige la modalidad de licencia que encaja con su operación, ya sea individual, global o de proyecto. El expediente suele incluir ficha técnica detallada, contrato o pedido, identificación del usuario final, declaración de uso y, cuando proceda, certificados de último destino o de importación.

La solicitud se presenta de forma telemática ante la autoridad competente y no debe embarcarse la mercancía hasta disponer de resolución favorable. Una vez concedida, es importante controlar vigencias, cantidades, destinos autorizados y conservar toda la documentación junto con los documentos de exportación del envío para auditorías futuras.

Requisitos para exportar a Estados Unidos desde España

Estados Unidos añade controles sectoriales y de agencia. En alimentación y bebidas, la FDA exige registro de instalaciones y avisos previos; en productos agrícolas y vegetales, USDA/APHIS regula certificados fitosanitarios; en electrónica de radio, la conformidad con normas técnicas puede requerir pruebas y documentación específica.

El importador estadounidense suele liderar la relación con su aduana y agradecer que el proveedor español entregue, por adelantado, la lista cerrada de documentos exportación que se revisarán en frontera. Para las primeras operaciones, conviene evitar DDP, por la posible creación de nexus fiscal y obligaciones estatales, y trabajar con Incoterms que repartan riesgos de forma clara, como FCA, FOB o CIF, apoyándose en un transitario con experiencia en ese corredor.

Exportar productos con controles especiales

Algunas familias de producto concentran requisitos adicionales.

En agroalimentario, además de certificados sanitarios o veterinarios, el etiquetado en idioma del destino suele ser obligatorio y detallado. La cosmética y el cuidado personal acostumbran a exigir certificados de libre venta, notificaciones y cumplimiento de listados de ingredientes. En textil y calzado se revisa la composición y el etiquetado; en electrónica, la seguridad eléctrica y la compatibilidad electromagnética forman parte del expediente técnico.

El patrón de trabajo es constante: partir de la clasificación arancelaria, confirmar los documentos aduaneros para exportar que exige ese país y coordinar con el importador y su transitario la verificación previa a embarcar.

Operativa con transitario y agente de aduanas

El transitario coordina las piezas logísticas: recogida, consolidaciones, reservas de espacio, fletes, seguros y entregas. El agente de aduanas se encarga de la clasificación, presenta declaraciones, gestiona inspecciones y asesora ante dudas regulatorias.

El seguro de transporte cubre daños y pérdidas en el trayecto, mientras que el seguro de crédito protege frente a impagos del comprador. Elegir partners con plantillas claras, seguimiento online y acuerdos de nivel de servicio reduce sustos, evita costos por demoras y facilita que el expediente quede completo desde el primer intento.

Exportación desde España: checklist

El recorrido natural arranca con la elección del país objetivo y la validación de demanda. A partir de ahí se confirma la partida arancelaria y se revisan las barreras de acceso. Con el marco claro, se obtiene el EORI, se consolida el alta en el Registro de Exportadores y se elige un Incoterm y un medio de pago acordes al riesgo y a la experiencia del comprador. El pedido se formaliza con factura proforma; cuando está todo atado, se emiten la factura comercial, el packing list y, si procede, el certificado de origen. El transitario reserva espacio y emite el documento de transporte correspondiente (BL, AWB, CMR o CIM), mientras el agente de aduanas presenta la declaración de exportación. Con el envío en marcha, se archivan las evidencias de salida y se cierra la factura con exención de IVA sustentada documentalmente. En rondas siguientes, se automatizan las tareas repetitivas y se estandarizan plantillas y controles.