Los proyectos pueden ser desde pequeños servicios que duran una semana con pocas variaciones en el trabajo presupuestado hasta grandes proyectos que envuelven a varios departamentos, es por ello que tener conocimientos de gestión de proyectos es vital para que los proyectos lleguen a buen puerto con la rentabilidad esperada.

En este artículo vamos a tratar todo lo que necesitas saber respecto a mejores prácticas y herramientas para que tu proyecto sea un éxito desde el principio.

Índice de contenidos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos tiene un enfoque orientado a tratar todos los procesos por los que pasará un proyecto, desde la estimación inicial basada en el objetivo o resultado final, pasando por la administración de personas, recursos y herramientas disponibles.

Podemos definir la gestión de proyectos cómo la suma de metodologías para planificar, hacer el seguimiento y medir los resultados finales del proyecto.

Con todas estas metodologías, conseguimos:

Controlar la fase inicial y la evolución del proyecto
Responder de manera controlada los problemas inesperados durante el proyecto
Facilitar las últimas tareas de finalización y aprobación del proyecto.

Inicialmente se deben realizar reuniones para analizar y concretar cuáles son los objetivos de cada proyecto, pueden ser de varios tipos que tratan distintas problemáticas y están ligados entre sí, por ejemplo:

Resultado (crear un nuevo sitio web o construir un almacén más grande), consecuencia del resultado (enseñar a nuestros empleados a usar el sitio web o reubicar material, herramientas y empleados en el nuevo almacén) beneficios del resultados (crear un nuevo canal de ventas web o reducir costes en el almacén) y objetivos empresariales estratégicos (ser el mayor distribuidor online o aumentar nuestra eficacia logística en dos años).

Además, el objetivo de la gestión de proyectos es conseguir estos resultados con restricciones que siempre afectan a un proyecto, normalmente suelen ser el tiempo, coste y alcance.

Los tres puntos son claves para poder dar forma al proyecto, dado que el alcance determina la solución final y por ende, especifica los pasos a seguir o el desarrollo para conseguirla, el coste vendrá especificado por las tareas desarrolladas para conseguir el alcance y el tiempo es el componente más inestable, dado que cualquier problema con el desarrollo podrá en jaque el costo del proyecto, por lo que una correcta gestión de estas restricciones es una tarea complicada.

Etapas o fases para una gestión de proyectos excelentes

Según el PMI (Project Management Institute), que es una organización sobre la gestión de proyectos y su guía PMBOK, las fases o etapas de la gestión de proyectos son el estudio de viabilidad, planificación, ejecución, seguimiento/control y cierre. Aquí las detallamos:

Estudio de viabilidad

Corresponde a los primeros pasos del proyecto y su principal objetivo es analizar si el beneficio obtenido tras realizar el proyecto es superior al coste del mismo, aquí entran en juego las restricciones antes mencionadas (alcance, coste y tiempo).

Se realiza un estudio del alcance, riesgos y se analiza el posible beneficio esperado para después proceder a decidir si se sigue con el proyecto o no.

Planificación

Una vez se decide seguir con el proyecto, se definen todas las tareas necesarias a llevar a cabo para conseguir el alcance predefinido. Es muy importante que sea una planificación detallada del trabajo que se debe llevar a cabo dado que podría conllevar gastos adicionales no contemplados que pueden revertir el beneficio esperado del proyecto. Para realizar una tarea de planificación correcta tenemos que:

Una vez marcado el alcance del proyecto, volver a revisar y analizarlo.
En base al alcance, estimar costes, recursos y tiempo.
Planificar de manera definida el proyecto.

Ejecución

Una vez planificado el proyecto, entra en juego la ejecución del saber hacer de la empresa (know-how) en la gestión de recursos y técnicas. La fase de ejecución es dónde normalmente se suelen dar los problemas que implican mayores costes y se retrasan las tareas planificadas. Durante esta etapa debemos:

Establecer grupos, entorno y flujos de trabajo
Asignación y ejecución de tareas a los grupos
Gestión de cambios o resolución de problemas

Seguimiento o control

En esta fase comprobaremos si las tareas que están siendo ejecutadas están cumpliendo con la planificación inicial en materia de calidad, costes y tiempo. Con un seguimiento proactivo de estas tareas se puede dar una respuesta adecuada ante cualquier problema y así disminuir los costes asociados. Para hacer un seguimiento de las tareas ejecutadas debemos:

Realizar un seguimiento de las tareas planificadas
Comprobación de calidad entregada/esperada u otros documentos
Gestión de incidencias ocurridas
Generar informes de seguimiento generales sobre cada tarea que permitan ver de manera resumida los puntos anteriores.

Cierre

Para finalizar el proyecto, se evalúa y verifica que el resultado obtenido cumple con lo planificado. Además, sebe documentar cualquier problema surgido durante el proceso para que pueda ser evitado en un futuro. Un resumen del cierre de un proyecto es:

Cierre formal del proyecto por todas las partes
Copia de seguridad del proyecto
Evaluación de resultados
Actualización de la documentación

Beneficios de una correcta gestión de proyectos

Además de los resultados inmediatos durante el proyecto, la empresa puede verse beneficiada en diferentes ámbitos:

Optimización de flujos de trabajo
Mejora del trabajo en equipo
Mejora la comunicación interna de la empresa entre distintos departamentos productivos
Mayor capacidad de prevención en tareas complicadas
Permite planificar y administrar recursos con menos errores
Optimiza la gestión de incidencias

Mejores programas de gestión de proyectos

A la hora de gestionar proyectos y empresas de forma eficiente, la elección de la herramienta o solución a utilizar es una de las decisiones más importantes. Una mala elección de las aplicaciones de gestión de proyectos supondría una serie de pérdidas para la empresa, tanto a nivel operativo como económico e incluso de prestigio, imagen o reputación. A diferencia de los programas de gestión empresarial, los cuales pueden servir para gestionar empresas que sólo se dediquen a la venta de productos, estos están enfocados a gestionar proyectos delimitados en tiempo y forma (ya sean obras, reformas, o cualquiera de ámbito digital).

Veamos algunos de los software de gestión de proyectos profesionales más importantes del mercado. En esta lista, podrás encontrar aquella herramienta que realmente se adapte a las necesidades y características propias de tu negocio, para así implementarla de forma eficiente para mejorar el funcionamiento y mejores resultados.

STEL Order

Uno de los mejores software para administración de proyectos y gestión de incidencias que puedes encontrar en el mercado es STEL Order, una solución moderna y eficiente que te ofrece todo lo que necesitas para automatizar procesos, reducir costes y garantizar que los distintos procesos y tareas de tu proyecto se lleven a cabo de forma eficiente y rentable.

¿Qué es STEL Order?

STEL Order es un software especializado para la gestión moderna y eficiente de proyectos y empresas. Se trata de una solución integral y completa que ofrece numerosas herramientas y funcionalidades para tener control total sobre las incidencias y procesos de negocio.

Dentro de STEL Order, podemos encontrar funcionalidades propias de soluciones como ERP, CRM o software y facturación, y su capacidad de trabajar en la nube se adapta perfectamente a las necesidades actuales de cualquier tipo de empresa. Todo lo que necesita una empresa para gestionar sus procesos, tareas y proyectos, se encuentra centralizado en esta completa aplicación de administración y gestión de negocios.

¿Cuáles son las principales funciones que ofrece STEL Order?

Existen distintos tipos de programas para la gestión de proyectos dependiendo de la función o los objetivos que persigan. STEL Order, sin embargo, destaca por ser una opción integral, moderna y completa que se adapta a las necesidades específicas de cada proyecto o empresa.

Cuenta con una amplia variedad de funciones a la hora de gestionar proyectos de forma personalizada, entre las que podemos destacar:

Gestión de incidencias. Un avanzado sistema de gestión de incidencias que permite a la empresa ser mucho más rápida y eficiente a la hora de solucionar cualquier problema o duda de los clientes.
Optimización de tareas. Funciones para reducir el número de tareas mensuales gracias a la automatización (generación de pedidos, facturación recurrente, mensajes de correo automatizados…). Con STEL Order, se tiene acceso a una trazabilidad completa y precisa de todas las actuaciones que se realizan en un proyecto, y se puede acceder a esta información en tiempo real.
Roles de acceso. Creación y gestión de roles de acceso para que los trabajadores puedan desempeñar distintas tareas en los proyectos.
Agenda online. Para gestionar el tiempo de manera eficiente con sistema de notificaciones y alertas automatizadas, creación de eventos y otras opciones útiles, asignación de tareas por días o periodos, etc.
Herramientas comunicativas. Para disponer de un mayor flujo de información, tanto a nivel interno como externo.
Versatilidad. Se adapta perfectamente a las necesidades de cualquier sector empresarial.
App móvil. App disponible para iOS y Android que permite gestionar y acceder a la información desde cualquier lugar y a cualquier hora. Ideal para garantizar la movilidad del negocio, el teletrabajo y una mayor flexibilidad y adaptabilidad a la empresa.
Registros documentales. Posibilidad de adjuntar documentación específica a las intervenciones o tareas, como fotos, partes, vídeos, manuales, guías, archivos de audio y similares. La herramienta simplifica la gestión de información con un sistema de visualización rápida de todos los productos y servicios implicados en un proyecto.
Soporte de calidad. Acceso a una gran cantidad de contenido online para poder utilizar la herramienta de forma adecuada y sacar el máximo partido de todas sus utilidades.
Integración con otras herramientas. API de integración para poder conectarse de forma eficiente con otras aplicaciones o fuentes de datos que utilice la empresa.

¿Cuál es el precio de STEL Order?

Uno de los puntos fuertes de STEL Order, que lo convierten en una solución óptima de gestión, es su flexibilidad a la hora de contratar los servicios. La solución ofrece cuatro tipos de tarifas que incluyen: soporte total, todas las funcionalidades y herramientas, la generación de documentos y facturas de forma ilimitada.

Pago mensual. Con un precio de 36 € al mes y un bonus de 12 € por cada usuario adicional.
Pago trimestral. Con una tarifa mensual de 34,2 € y un coste adicional por usuario de 11,4 €.
Pago semestral. Con un precio de 32,4 € al mes y un bonus de 10,8 € por cada usuario adicional.
Pago trimestral. Con una tarifa mensual de 30 € y un coste adicional por usuario de 10 €.

Además, es importante destacar que puedes probar de forma gratuita STEL Order antes de tomar la decisión de compra. De esta manera, podrás evaluar en un entorno real si se trata de la solución ideal para mejorar los procesos y tareas de tu empresa.

Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos diseñada para ayudar a equipos y organizaciones a colaborar y mantenerse organizados a la hora de abordar sus procesos diarios o proyectos. Se trata de una solución que utiliza un sistema de tarjetas y tableros para representar tareas, lo que permite a los trabajadores acceder y visualizar fácilmente el progreso y el estado del proyecto.

Los equipos de trabajo pueden crear tableros para diferentes proyectos y agregar tarjetas para representar tareas individuales. Estas tarjetas pueden incluir descripciones detalladas, archivos adjuntos, etiquetas, fechas límite, asignaciones de miembros del equipo…

Trello es una alternativa muy interesante a la hora de apostar por una solución de gestión de proyectos, ya que se trata de una solución específica que ofrece un alto grado de personalización para adaptarla a las necesidades particulares de cada empresa. Tanto Trello como las siguientes alternativas no disponen de programas de facturación integrados para gestionar la facturación/rentabilidad de los proyectos.

Precios de Trello

Trello ofrece varios planes con distintas opciones incluidas, muestran sus precios en dólares:

Free: 0$/mes. Este plan ofrece hasta 10 tableros por espacios de trabajo, tarjetas ilimitadas y power ups ilimitados por tablero. Tiene almacenamiento ilimitado pero con un límite de 10MB por archivo subido a su nube.
Standard: 5$/mes. Ideal para equipos pequeños, además de lo anterior también cuenta con checklists avanzados y campos personalizados. Aumenta el límite de archivos subidos a 250MB por archivo.
Premium: 10$/mes. Según Trello, este plan está diseñado para equipos que necesiten supervisar y visualizar varios proyectos, por lo que adicionalmente al precio Standard también se añaden nuevas vistas de tableros, espacios de trabajos y funciones de administración/seguridad.
Enterprise: 17,50$/mes. Este es el plan para organizaciones que necesitan conectar el trabajo de varios equipos con mayor seguridad. Podemos destacar que se añaden permisos a nivel de organización además de incluir invitados multitablero.

Asana

Con el gestor de proyectos online Asana, los usuarios pueden crear proyectos, tareas, subtareas y seguir el progreso de las mismas de forma centralizada (en el mismo panel de control).

Es una solución óptima para abordar proyectos de forma colaborativa, pues permite a los equipos y usuarios realizar comentarios, generar discusiones, agregar archivos y tener un seguimiento del progreso de cada tarea en tiempo real. Esto implica que los equipos pueden mantenerse en sincronía y al tanto de los últimos cambios, sin necesidad de concertar un gran número de reuniones o del envío correos electrónicos interminables.

Con Asana, es posible utilizar de forma conjunta otras herramientas habituales de gestión, pues se integran perfectamente con el sistema, como por ejemplo, Zoom para videoconferencias, Outlook para gestionar los correos electrónicos o Slack para mensajería.

Precios de Asana

Asana tiene 3 planes de precios, uno gratuito y dos de pago:

Basic: 0€/mes. Según Asana, este plan será gratuito para toda la vida, por lo que podremos crear tareas, proyectos y mensajes y tener registros de manera ilimitada además de contar con diferentes vistas, entre otras cosas.
Premium: 10,99€/mes. Diseñado para equipos que quieran dar seguimiento a los proyectos con funciones cómo un cronograma o generador de flujos de trabajo, junto con paneles ilimitados, campos personalizados, formularios y reglas entre otras funcionalidades.
Business: 24,99€/mes. Enfocado a grandes empresas que necesitan gestionar el trabajo de distintos departamentos. A todas las funcionalidades Premium también añaden Portafolios, objetivos, gestión de recursos, aprobaciones, etc.

ClickUp

ClickUp es otra de esas aplicaciones de gestión de proyectos que debes evaluar para ver si se adapta a tus necesidades. Ofrece una amplia gama de características muy interesantes, desde la administración y asignación de tareas hasta la gestión de calendarios y monitorización del progreso.

Esta herramienta incluye distintas opciones de automatización que permiten a los equipos automatizar tareas repetitivas para acelerar procesos, reducir errores y mejorar la eficiencia. Por ejemplo, incluye la opción de crear flujos de trabajo personalizados y la posibilidad de integrarse con otras herramientas y servicios (como Google Drive o Microsoft Teams).

El sistema de trabajo en ClickUp se divide en cinco categorías, espacios, carpetas, listas, tareas y subtareas, y con su gestión avanzada permite controlar todas las fases y tareas propias de un proyecto (por ejemplo, creando una lista para cada tarea o una carpeta para cada cliente).

Precios de ClickUp

ClickUp sigue una estrategia de precios similar a la de Asana, con un plan gratuito y 4 de pago:

Free: Gratis para siempre, con este plan podremos crear tareas de forma ilimitada, documentos colaborativos, pizarras y cualquier tipo de vista.
Unlimited: 5$/mes. Contamos con espacio, integraciones, paneles de control, vistas Gant y campos personalizados ilimitados, por lo que vemos que es una solución bastante completa para equipos pequeños.
Business: 12$/mes. Según Clickup esta es la solución adecuada para equipos de tamaño medianos ya que permite la conexión mediante Google SSO, equipos ilimitados, compartición pública y personalizada además de automatizaciones avanzadas.
Business Plus: 19$/mes. Para equipos más grandes, con funcionalidades extra cómo la creación de roles o permisos especiales de compartición dentro del equipo.
Enterprise: Precio ajustado a las necesidades de la empresa. En este plan, ClickUp desbloquea ciertas funcionalidades cómo la marca blanca del programa, acceso Enterprise a su API y mucho más. Sólo para empresas de gran tamaño.

Monday

Para los que busquen un programa de administración de proyectos que potencie la visibilidad de tareas y procesos, Monday puede ser una buena elección. En este aspecto, incluye una amplia gama de herramientas de visualización que permiten a los equipos tener una vista completa, actualizada y en tiempo real de todas sus tareas y proyectos.

Además, facilita la creación de tableros de seguimiento personalizados y la posibilidad de agrupar tareas por proyectos o equipos. Con la creación de paneles visuales, se dispone de una visión global y real del estado de cada una de las tareas del proyecto, por lo que es más sencillo planificar acciones, realizar correcciones y tomar mejores decisiones.

Se trata de un software para la gestión de proyectos efectiva y fácil de usar, que, si bien no es la más completa del mercado, sí que se presenta como una solución sencilla y eficiente.

Precios de Monday

Los planes de Monday son similares a los anteriores, con una versión gratuita y 4 de pago.

Individual: Gratis para siempre. Este plan incluye hasta 3 tableros, documentos ilimitados y hasta 2 miembros del equipo.
Básico: 8€/mes. Este plan tiene visitantes ilimitados a los tableros con elemtnos también ilimitados.
Estándar: 10€/mes. Vistas de cronogramas, Gant y calendario además de 250 automatizaciones e integraciones.
Pro: 16€/mes. Tableros y documentos privados con time tracking.
Corporativo: Para empresas más grandes con automatizaciones y seguridad a nivel empresarial.

Escoge la mejor herramienta de gestión de proyectos

Por lo general, existen dos tipos de empresas que necesiten la gestión de proyectos en su organización.

Una, son las empresas que controlan la rentabilidad de sus proyectos, asignando ingresos y gastos a cada parte de trabajo realizado dentro del mismo junto con el control de stock de los productos, para este tipo de empresas recomendamos que utilicen la gestión de proyectos de STEL Order.

Para aquellas empresas que necesiten controlar las tareas dentro de un proyecto, sin necesidad de controlar la facturación o productos envueltos en el mismo, recomendamos probar cualquiera de las otras herramientas (Trello, Monday, Asana o ClickUp) y escoger la que mejor se adapte a su organización y usuarios.