Desde que comenzó a implementarse en 2008, la orden SEPA (Single Euro Payments Area) se ha revelado de gran ayuda para internacionalizar a todo tipo de negocios. Sin embargo, todavía hay muchos empresarios que no saben a ciencia cierta en qué consiste esta iniciativa. ¿Eres tú uno de ellos? Entonces, no dejes de leer nuestro post.

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¿En qué consiste el mandato SEPA?

La orden SEPA es un documento emitido por un deudor (comprador) que autoriza al acreedor (vendedor) para que cobre directamente el importe adeudado en su cuenta; dicha operación se hace efectiva por medio de la domiciliación bancaria. Este instrumento permite simplificar, homogeneizar y asegurar los pagos realizados entre países de la zona SEPA conforme al Reglamento UE 260/2012.

¿Cuál es la eficacia de esta orden de adeudo directo?

Una vez firmada por el emisor, la orden de domiciliación de adeudo directo SEPA es un documento plenamente eficaz que vincula al acreedor, al deudor y a la entidad bancaria. No en vano, resultará válida hasta que sea expresamente revocado por las partes o hasta que caduque.

¿Eres una empresa que va a cobrar por sus productos o servicios a través de esta herramienta? En ese caso, debes tener en cuenta que la orden SEPA implica ciertas obligaciones. ¿Ya las conoces?

¿Debo conservar el documento SEPA?

Sí, debes conservar el mandato SEPA para cobrar la deuda automáticamente en la cuenta del deudor. De hecho, tienes que custodiarlo durante su plazo de vigencia y el ulterior período de reembolso. Incluso deberías mantenerlo en tu poder tras su cancelación mientras no haya transcurrido el lapso de tiempo fijado por la ley para la conservación de documentos.

¿Puedo emitir cargos en la cuenta del deudor sin una orden SEPA?

Tanto si careces de la orden para la domiciliación SEPA, como si la tienes sin firmar por el deudor, no podrás realizar cobros en la cuenta de este. En tales casos, se considera que los cargos que pretendes hacer no están autorizados.

¿Eres él titular de una cuenta bancaria y has recibido esta clase de cargos sin haberlos autorizado? Entonces, puedes: rechazarlos (sin justificación), devolverlos (13 meses de plazo) o interponer una reclamación ante tu banco. En cualquier caso, siempre conviene apostar por la conciliación bancaria para mantener tus cuentas bajo control (te será muy fácil con la funcionalidad “Tus bancos” de STEL Order).

¿Puede caducar la orden de adeudo?

Sí, siempre y cuando no presentes adeudos con arreglo a una orden válida en un periodo de 36 meses. Dicho plazo se computará desde el último adeudo, fuera o no efectuado. En tales casos, el mandato de domiciliación bancaria quedará extinguido y no podrán practicarse más cobros, debiéndose emitir un nuevo documento SEPA para ello.

¿Qué formalidades debe cumplir una orden SEPA?

¿Qué apartados debe contener una orden de adeudo directo?

Si bien su diseño es indiferente, todo documento SEPA tiene un contenido estandarizado en el que necesariamente deben figurar los siguientes datos:

Encabezado donde figure el título «Orden de domiciliación de adeudo directo SEPA».
Número de referencia: código alfanumérico único para cada orden compuesto de 35 caracteres.
Tipo de mandato: Core o B2B.
Identificación del acreedor: nombre, dirección, código postal, población, provincia y país.
Identificación del deudor: nombre, dirección, código postal, población, provincia y país.
Código BIC de la entidad financiera del deudor.
IBAN de la cuenta del deudor.
Tipo de pago: único o recurrente (especificando su periodicidad).
Lugar y fecha de emisión.
Firma del deudor.

¿Debo rellenar todos los apartados del documento SEPA?

Sí, tanto el deudor como el acreedor tienen que rellenar los correspondientes campos del mandato SEPA con sus respectivos datos. Asimismo, este documento debe ser firmado por el emisor, pero no necesita validación alguna por parte de su entidad financiera. Si se hubiesen dejado apartados en blanco o careciese de firma, la orden no tendría validez.

¿Qué formatos son válidos para emitir una orden de domiciliación SEPA?

No se exige un tipo de formato específico para que el mandato SEPA despliegue su eficacia. En consecuencia, será eficaz tanto si se redacta en papel como si se emite en soporte electrónico, pudiendo validarse mediante firma electrónica.

Por su parte, el texto deberá estar redactado en uno de los idiomas del país del deudor, siendo este el inglés cuando el acreedor no pueda determinar dicho idioma.

¿Sabes cómo tramitar un mandato SEPA?

Una cosa es tener claro qué es el mandato SEPA y otra muy distinta es saber gestionarlo correctamente. A fin de cuentas, cuando el dinero de tu cuenta bancaria está en juego, toda precaución es poca.

¿Cómo funciona el mandato SEPA paso a paso?

El deudor y el acreedor convienen establecer el mandato SEPA como el medio de pago que regirá en su relación contractual.
El acreedor entrega al deudor el formulario SEPA para que este lo rellene con sus datos y lo firme.
El deudor devuelve el mandato al acreedor debidamente cumplimentado, ya sea por correo o por vía telemática (lo que resulta más ágil y seguro).
El acreedor verifica que tanto la firma como los datos del deudor son correctos y legítimos.
El acreedor puede comenzar a cobrar los adeudos en la cuenta del deudor conforme a los términos consignados en el mandato. Si la orden está firmada, el deudor dispone de 58 días para devolver el cargo.
El deudor puede revocar el mandato en cualquier momento, ya sea notificándoselo al acreedor o a su entidad financiera.

¿Cuál es la mejor forma de tramitar una orden SEPA?

Verdaderamente, cuando se trata de gestionar una orden SEPA, lo más rápido y fácil es utilizar uno de los mejores softwares de tesorería. En este punto, la tecnología que hemos desarrollado en STEL Order te simplificará al máximo el seguimiento en tiempo real de esta y otras gestiones financieras. ¡Concilia tus cuentas bancarias con ella y despreocúpate!