¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, se establece la obligación de utilizar la factura electrónica en determinadas situaciones, lo que implica que las empresas deben adaptar sus sistemas y aplicaciones para cumplir con los nuevos requisitos técnicos.

Esta ley introduce la obligación de emitir factura electrónica para el sector privado, especialmente en las transacciones comerciales entre empresas, conocidas como el sector B2B (business to business). Sin embargo, no se requiere emitir facturas electrónicas cuando las empresas o autónomos realizan ventas directas al consumidor final.

La factura electrónica se presenta como una alternativa más eficiente y moderna a la factura en papel, ya que permite agilizar los procesos administrativos, reducir los errores y facilitar el seguimiento de las transacciones comerciales, además de fomentar la digitalización y la adopción de tecnologías avanzadas en el ámbito empresarial.

¿Cuándo será obligatorio facturar electrónicamente?

Todavía no tenemos respuesta a la factura electrónica desde cuándo es obligatorio, porque no se ha definido una fecha concreta a nivel legal. Se estima que la medida podría entrar en vigor en primavera del 2025, pero esto no es oficial.

Lo que es importante es distinguir entre la factura electrónica obligatoria y la obligación de contar con un software certificado para hacer la facturación, sea o no electrónica.

La factura electrónica en España obligatoria deriva de una imposición de la ley Crea y Crece de 2022, mientras que la obligación de usar un software homologado para facturar se deriva de la Ley Antifraude de 2021. Lo que pasa es que existe una estrecha relación entre ambas cuestiones.

Las empresas y autónomos con ingresos inferiores a los seis millones de euros tendrán que empezar a usar un software certificado para su facturación a partir del 1 de julio de 2025: debe ser un programa que permita la transmisión inmediata de la información a la Agencia Tributaria.

Por su parte, la obligación de factura electrónica todavía está en el aire. Una vez que el reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece en lo referente a la facturación entre en vigor, habrá un plazo de adaptación. 

Los profesionales y empresas que facturen más de una determinada cantidad (se estima que serán 8 millones de euros) deberán empezar a facturar electrónicamente de manera obligatoria en el plazo de un año desde la entrada en vigor de la norma, mientras que los que facturen menos de esa cantidad tendrán tres años para adaptarse al nuevo sistema.

¿Quién está obligado a emitir facturas actualmente?

Debe emitir facturas toda aquella persona física o jurídica que desarrolle una actividad económica, aunque esta sea esporádica.

La legislación permite que una persona física que lleva a cabo una actividad económica de manera puntual no se dé de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA), pero en todo caso debe cursar el alta en Hacienda para expedir la factura que corresponde por la prestación de sus servicios.

Por lo que respecta a la facturación electrónica obligatoria en la actualidad, desde 2015 es necesario que todos los autónomos y empresas que son proveedores de bienes o servicios a la Administración pública expidan una factura electrónica.

Cuando esté en vigor el nuevo sistema de factura electrónica obligatoria, todos los autónomos, con independencia de su actividad y de su volumen de facturación, deberán expedir facturas digitales cuando su cliente sea otro autónomo o empresa. En el caso de las relaciones entre profesionales o empresas y clientes particulares, por el momento no está previsto que la factura electrónica pase a ser obligatoria.

Tampoco será obligatoria la facturación electrónica si una de las partes de la operación no tiene la sede de su actividad económica en territorio español, carece de establecimiento permanente aquí, o España no es su lugar de domicilio o residencia habitual.

Empresas obligadas a partir del 1 de julio de 2025

Como hemos señalado antes, el 1 de julio de 2025 no es la fecha para la puesta en marcha del sistema de factura digital obligatoria, como se suele pensar.

Lo que pasa a partir de ese momento es que va a ser obligatorio contar con un software de facturación que esté certificado u homologado por la Administración. Lo que se busca con esta medida es tener un mayor control sobre los movimientos de dinero derivados de las actividades económicas y facilitar el control por parte de la Administración Tributaria. Es decir, que se trata de una medida que busca luchar contra el fraude fiscal.

Están obligados a utilizar este tipo de programas de facturación a partir del 1 de julio del 2025, todas aquellas empresas y autónomos que facturen menos de 6 millones de euros al año. En la práctica, esto implica que la obligación se extiende a todos aquellos que lleven a cabo una actividad económica en territorio español y tengan aquí su domicilio fiscal.

¿Qué programas se pueden utilizar para facturar electrónicamente?

Para cuando entre en vigor la obligación de facturar electrónicamente ya estará también en vigor la norma que obliga a utilizar un software de facturación certificado.

Por tanto, para emitir facturas electrónicas será necesario hacer uso de programas que garanticen la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, así como la trazabilidad y el acceso a esos registros, porque solo estos contarán con la imprescindible homologación por parte de la Agencia Tributaria.

Aplicación gratuita de la Agencia Tributaria

A fin de que la adaptación a esta normativa no suponga un gasto adicional para empresas y profesionales, desde la Agencia Tributaria se va a poner a disposición de los contribuyentes un software gratuito con el que será posible expedir hasta 100 facturas al año.

STEL Order

En STEL Order ya estamos preparados para la factura digital obligatoria y nuestro software cumple con los requisitos exigidos por Hacienda para la homologación.

¿Cómo se facturará electrónicamente?

Cuando la obligación entre en vigor, las facturas se van a expedir y recibir directamente en formato electrónico. De manera que los destinatarios podrán acceder de forma gratuita a la visualización de este documento mercantil y no tendrán que imprimirlo. De hecho, los clientes tendrán derecho a acceder al contenido de las facturas electrónicas recibidas en los últimos cuatro años.

Estas facturas deberán ser emitidas a través de un software homologado por la Agencia Tributaria y contener un código identificativo de carácter alfanumérico que permita hacer su seguimiento, así como un Código QR.

Es imprescindible que el documento incluya la expresión “Factura verificable en la Sede Electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”. 

Lo que nos debe quedar claro es que, por el momento, no está definido la factura electrónica desde cuándo es obligatorio, pero que a partir del 1 de julio de 2025 será obligatorio usar programas de facturación certificados, como el de STEL Order. Por eso, lo mejor es no esperar al último momento y empezar ya el proceso de adaptación a la nueva forma de facturación.

Ley Crea y Crece 

La Ley Crea y Crece o de creación y crecimiento de empresas tiene como principal objetivo facilitar y agilizar el proceso de constitución de nuevas sociedades mercantiles, al reducir los obstáculos regulatorios existentes. 

Esta ley introduce interesantes medidas orientadas a combatir la morosidad y fomentar el crecimiento y la expansión de las empresas en España.

Este uso obligado aporta grandes beneficios a las empresas a la hora de mejorar su seguridad, reducir costes y garantizar sus cobros, pero también implica una responsabilidad a la hora de adecuar sus medios técnicos a las exigencias relacionadas con la facturación electrónica.

Esta ley, junto a la Ley Antifraude, son una gran solución para reducir el fraude fiscal y la economía sumergida, a la vez que se facilita la creación y expansión de las empresas nacionales, reduciendo los requisitos de creación, fomentando la digitalización y reduciendo el nivel de morosidad existente.

Facturar electrónicamente a Administraciones públicas 

A partir del año 2015, la Ley 25/2013 estableció la obligatoriedad del uso de la factura electrónica para muchos autónomos y empresas en sus relaciones comerciales con el sector público. Por lo general, esta obligación se aplica a todas las sociedades en transacciones que superen los 5000 euros con el Estado y otras Administraciones públicas.

Es importante destacar que la factura electrónica dirigida a las Administraciones públicas debe garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad, además de incluir una firma electrónica válida. 

La factura electrónica tiene que ser un documento enviado en un formato legible y susceptible de ser modificado mediante los sistemas de facturación que utilicen las Administraciones públicas. En caso contrario, las Administraciones no podrán tramitarlas y proceder a su abono, por lo que la facturación electrónica, siguiendo los requisitos esenciales, debe ser una prioridad para todas las empresas que operen con el sector público.

Échale un vistazo a este artículo si necesitas facturar electrónicamente a los ayuntamientos.

Nuevas facturas con la Ley Crea y Crece 

Esta ley impulsa la adopción de la factura electrónica en las transacciones comerciales entre emprendedores, empresas y profesionales, con el objetivo de reducir la morosidad, un problema que afecta la liquidez y rentabilidad de muchas empresas, especialmente las pymes.

La normativa modifica las obligaciones existentes, ampliando la obligación de emitir y enviar facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales B2B. Esto asegura un mejor seguimiento y control de los pagos, proporcionando información precisa sobre los plazos de pago.

Para facilitar la transición hacia la facturación electrónica, tanto las empresas como los autónomos pueden acceder a un paquete de ayudas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, a través del programa Kit Digital.

Mientras se publican los requisitos técnicos de la facturación electrónica de la Ley Crea y Crece, puedes utilizar el programa de facturación de STEL Order, el cual ya se ha adaptado a las facturaciones electrónicas de Ticket BAI (País Vasco), CFDI (México) y DTE (Chile).

Artículo 12 de la Ley Crea y Crece

Este artículo de la ley es el encargado específicamente de la facturación electrónica y su obligatoriedad para empresas, profesionales y autónomos. Es importante destacar que dicha obligatoriedad está directamente relacionada con la aprobación del reglamento específico (actualmente se encuentra en desarrollo).

Objetivos de la Ley Crea y Crece 

La nueva Ley Crea y Crece busca agilizar la creación de nuevas empresas, combatir la morosidad y mejorar la regulación existente para que cualquier negocio pueda operar en mejores condiciones financieras. Entre sus puntos destacados, podemos nombrar:

• Agilización de la creación de empresas. Anteriormente, la constitución de sociedades de responsabilidad limitada requería un capital mínimo de 3000 €, pero con la nueva ley, este requisito se reduce significativamente a tan solo 1 €. También promociona la creación de empresas telemáticamente a través del CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas), con una gran reducción de los tiempos y los costes de constitución, con una tramitación única.
• Medidas contra la morosidad. Una de las medidas más destacadas es la obligación de las empresas y autónomos de utilizar la facturación electrónica en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos, según se establece en el artículo 12 de la ley. Esto implica que las facturas emitidas y recibidas deben ser electrónicas, lo que permite un mayor control y seguimiento de los pagos, así como una mayor trazabilidad de las transacciones comerciales.
• Mejora regulatoria y eliminación de obstáculos. La simplificación y agilización del marco regulatorio de las actividades económicas, la ampliación del catálogo de actividades económicas exentas de licencia y el fortalecimiento de la cooperación entre Administraciones públicas.
• Apoyo financiero al crecimiento empresarial. Adaptación de la regulación del crowdfunding a la normativa europea, ampliación de las posibilidades de inversión del capital riesgo y reconocimiento de figuras para fondos cerrados que mejoren la financiación empresarial (ampliar las posibilidades de acceder a los recursos de financiación necesarios).

Fecha límite para adaptar la factura electrónica para pymes y autónomos

Esta ley entró en vigor en septiembre de 2022, pero el plazo para cumplir con la obligatoriedad de la factura electrónica se hará efectivo desde la aprobación del reglamento específico (que se espera que sea durante 2023).

1. Facturación mayor a 8 millones de euros

Para empresas cuya facturación anual sea superior a los 8 millones de euros, el plazo para cumplir con la factura electrónica es de 1 año a partir de la aprobación del reglamento específico (que se espera sea en primavera/verano de 2023). Por lo tanto, las previsiones es que la obligatoriedad en esta casuística sea de obligado cumplimiento a partir de 2024.

2. Facturación inferior a 8 millones de euros

Si la facturación de las empresas es inferior a los 8 millones de euros anuales, los plazos se extienden y se dispondrá de 2 años desde la aprobación del reglamento específico para adaptar la facturación electrónica obligatoria, por lo que se estaría hablando del año 2025.

La obligación de emitir factura electrónica se extiende a empresarios y autónomos para su relación con las Administraciones públicas y para operaciones B2B debido a la Ley Crea y Crece. Esta ley utiliza la facturación electrónica como una herramienta ideal para minimizar la morosidad existente, y para implantar un sistema que garantice la integridad, legibilidad y seguridad de toda la facturación realizada entre empresas, profesionales y autónomos.

Los periodos para adaptarse a estos cambios dependen del importe de facturación anual de las empresas, pero en todo caso, estamos ante un periodo muy importante para ir adaptando las soluciones informáticas para poder emplear la facturación electrónica de forma apropiada.

Contar con un software moderno y que se adapte a este tipo de facturación es imprescindible para garantizar el cumplimiento normativo y para evitar posibles sanciones que pueden causar un daño considerable al negocio.

3. Autónomos persona física

Aunque en algún momento será obligatorio usar la factura electrónica, lo cual sucederá 1 o 2 años después de que empiece a regir el reglamento, los autónomos persona física tendrán un plazo más largo, de tres años, para empezar a reportar el estado de las facturas electrónicas que reciban, ya sea que las hayan recibido, pagado, etc. Esta nueva normativa afectará a los autónomos hacia finales de 2026 o incluso a principios de 2027.