¿Cómo enviar o remitir una factura electrónica?

La emisión de facturas electrónicas es una realidad presente en cualquier empresa, puesto que las administraciones públicas solo aceptarán facturas enviadas bajo el sistema FacturaE. Por ello, es conveniente conocer a la perfección el proceso para enviar factura electrónica a través de esta herramienta, la cual se ha convertido en un imprescindible del día a día de muchos negocios españoles.

Descargar FacturaE

La descarga de esta herramienta es bastante sencilla e intuitiva, puesto que solo tendremos que dirigirnos a esta página web del Gobierno y elegir la última versión en la parte inferior. Pese a que tenemos muchas versiones del programa disponibles, siempre se recomienda instalar la última, con el fin de maximizar el rendimiento y evitar problemas de compatibilidad.

Estos ocurren, habitualmente, cuando se genera algún conflicto con tu sistema operativo, especialmente si este es antiguo. Además, debes recordar que necesitas un certificado electrónico para poder remitir facturas a las Administraciones Públicas.

Instalar FacturaE

Una vez descargado el archivo, que debe ser el adecuado para nuestro sistema operativo, es el momento de realizar la instalación. Acudiremos a la carpeta de descargas y buscaremos el archivo, para iniciarlo y seguir las instrucciones del instalador, con el cual completaremos el proceso de forma rápida y sencilla.

Debemos tener en cuenta que, en caso de que se haya descargado el archivo en formato comprimido (.zip), tendremos que descomprimirlo para poder ejecutar la instalación en nuestro ordenador. Una vez se haya completado, el software estará en nuestro sistema y estaremos listos para utilizarlo de inmediato.

Creación de una factura a través de FacturaE

Cuando el programa haya sido descargado e instalado con éxito en nuestro ordenador, es el momento de crear una factura con este software. Para ello, vamos a detallar todos los apartados que encontraremos en este proceso, viendo los datos a incluir en cada punto y los requisitos para que la factura pueda ser remitida de forma correcta.

1. Datos generales

El primer cuadro de información nos indicará la información general relevante acerca de la factura:

• Número de factura.
• Fecha de expedición.
• Lugar de emisión (código postal y descripción).
• Periodo de facturación.

Además, tendremos disponible un recuadro donde podremos marcar si se trata de una factura recibida.

2. Datos del emisor

Tras la información general, pasaremos a ofrecer los datos relevantes sobre el emisor de la factura. Para aquellos que no han utilizado el software con antelación, podremos importar y/o exportar los datos de nuestra empresa en un formato CSV, los cuales también se podrán modificar y/o eliminar cuando se considere oportuno.

Tendremos que indicar si se trata de una persona física y jurídica, así como el tipo de residencia, además de dar información básica que se requiere en cualquier tipo de factura: razón social (nombre y apellidos en caso de ser persona física), dirección, población, provincia, código postal, NIF/CIF, correo de contacto y nombre comercial.

3. Datos del receptor

Esta ventana es prácticamente idéntica a la anterior, por lo que se nos requerirá la misma información, en este caso del receptor de la factura. Recordemos que podemos cargar un archivo CSV con esta información, por lo que es conveniente hacerlo si se trata de un organismo al que realizaremos facturas de forma recurrente.

Además, también tendremos una ventana nueva, donde se nos pedirá incluir los códigos DIR3 para identificar la administración en cuestión. Hay tres campos obligatorios a rellenar: Órgano Gestor, Unidad Tramitadora y Oficina Contable, así como uno opcional (Órgano Proponente). Estos códigos figurarán en el expediente de reserva de crédito, siendo proporcionados por la unidad encargada de prestar el servicio.

4. Detalles de factura

En este punto, incluiremos todos los detalles relacionados con la parte económica y contable de la factura, es decir, la transacción en cuestión. Para ello, tendremos que hacer clic en el símbolo “+”, dentro de este apartado, y se abrirá una pantalla donde podremos rellenar al detalle todo lo necesario para nuestra factura:

• Detalles generales. Incluiremos la ID de descripción (descripción de nuestra línea de facturación), la cantidad en unidades, el importe unitario, el importe total y el importe brugo. Además, también podremos añadir posibles descuentos y cargos asociados a la operación.
• Otros datos. Es el apartado donde podremos aportar las referencias del emisor y el receptor, así como la referencia del expediente. También nos ofrece la posibilidad de indicar el número de línea dentro del pedido, así como el código de cada artículo incluido en la factura.
• Impuestos. Este apartado está destinado a la aplicación de los impuestos correspondientes a la operación comercial. Tenemos cuatro campos obligatorios (impuesto, tipo impositivo, base imponible y cuota), y dos opcionales (base imponible especial y cuota especial).

Una vez rellenada toda esta información en nuestra factura, tendremos casi todo lo necesario para finalizar el proceso y pasar a su envío.

5. Datos bancarios

El último paso para rellenar nuestra factura en este software consiste en añadir los datos de pago, desde la fecha de vencimiento y el medio de pago hasta las cuentas de cargo y de abono. Cuando toda esta información se haya aportado de forma correcta, solo quedará firmar el documento electrónicamente y ya estará listo para su envío a la correspondiente administración pública.

Remisión facturas a través de FACe

Una vez tengamos nuestra factura lista y bien cumplimentada, solo queda la fase de envío al organismo correspondiente. Debemos saber que el propio software nos permite acceder a una pestaña (“Importar/Exportar”) en la que podremos utilizar ficheros FEDB para obtener información relevante en la emisión de nuestras facturas.

Para el envío, tenemos dos opciones. La primera es hacerlo directamente desde el propio programa de facturación, donde tendremos que seleccionar la opción de enviar la factura electrónica después de cumplimentar los datos de envío, introduciendo el correo electrónico del receptor (obligatoriamente), así como otros datos relevantes de contacto.

Por otro lado, también podremos acudir al propio portal de FACe y seleccionar la sección de “Factura”, y hacerlo en el apartado de “Remitir Factura”. Cualquiera de las dos opciones es perfectamente válida, siempre y cuando se introduzca de forma adecuada el correo electrónico del receptor de la factura.

¿Por qué es conveniente remitir las facturas electrónicas a través de FACe?

Pese a que es un procedimiento obligatorio para todas las empresas que facturen a las administraciones españolas, es cierto que gestionar la facturación a través de un software de este tipo trae ventajas a ambas partes, las cuales potencian la eficiencia y la eficacia en todos los pasos:

1. La universalidad del formato permite que este se integre con tu software de facturación de confianza, por lo que no tendrás problema a la hora de desarrollar una factura de este tipo en cualquier programa.
2. Se ahorra una gran cantidad de tiempo a la hora de emitir las facturas, puesto que se elimina por completo el papel y todo el proceso relacionado con la impresión y el almacenamiento.
3. Se evitan todos los costes relacionados con el envío por correo convencional y la impresión, por lo que también supone un ahorro monetario, especialmente significativo en empresas que emiten muchas facturas a diario.
4. Al ser un proceso muy intuitivo, que permite el almacenamiento de información para su posterior uso, se eliminan muchos errores humanos que pueden afectar a la contabilidad.
5. Las facturas no se pierden, puesto que quedan almacenadas de forma digital, disponibles para su consulta en cualquier inconveniente.
6. La emisión de facturas electrónicas en todo el territorio nacional contribuye a una evidente mejora en el medio ambiente, puesto que el ahorro en papel, tinta y envíos postales es notorio.

Hemos visto el proceso para enviar una factura electrónica a través del entorno FacturaE, necesario para todos los negocios que presten servicios o vendan productos a las administraciones españolas. Con esta guía paso a paso, podrás rellenar y enviar tus facturas sin cometer errores que puedan repercutir de forma negativa en la contabilidad de la empresa.