La factura es un documento mercantil obligatorio para empresas o profesionales autónomos, por la prestación de un servicio o venta de un producto, donde se realiza una transacción con contenido económico.
A continuación vamos a ver los elementos fundamentales que tiene que tener una factura según el artículo 6 del Real Decreto de 1496/2003.
Índice de contenidos
Elementos obligatorios de una factura
De forma obligatoria, nuestra factura debe contener los siguientes datos:
1.Datos del emisor
Un elemento propio de la factura y que a diferencia del ticket de compra son los datos fiscales completos del emisor y del receptor a la misma.
Los datos del emisor que hay que incluir son:
- Nombre y apellido (para trabajadores autónomos) o dominación social para empresas
- Domicilio fiscal
- Número de identificación fiscal (DNI) para autónomos o NIF en empresas.
2. Datos del cliente
No siempre es obligatorio, por ejemplo, en los tickets o facturas simplificadas no se suele poner los datos del cliente. Pero siempre es recomendable hacerlo.
Los datos son similares a los del emisor:
- Nombre y apellido (para trabajadores autónomos) o dominación social para empresas
- Domicilio fiscal
- Número de identificación fiscal (DNI) para autónomos o NIF en empresas.
3. Palabra «Factura», número de factura y fecha correlativa
El número de factura, tiene dos características principales, ha de ser único y correlativo. Tiene que ser único, porque es el elemento que identifica dentro de la contabilidad de una empresa dicho documento. No puede ser que en el mismo año, existan dos facturas con el mismo número. Así cumpliremos con normativa de facturación.
También tiene que ser correlativo y tener una continuidad, es decir, si la anterior factura es la número 54, la siguiente debe ser la 55. Así cómo la fecha debe ser correlativa, es decir, la fecha de la factura 54 debe ser anterior a la de la factura 55.
Lo que sí se permite es hacer series de facturación, es decir, puedes tener varios listados de facturas, en las que las mismas tengan una relación entre sí, que debe hacerlas diferenciarse de las demás.
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4. El concepto de factura
Los conceptos consisten en especificar los servicios que se van a realizar o los productos que se van a vender. Dicho concepto deberá corresponderse con el producto o servicio prestado, y determinará de igual modo el tipo impositivo incluido de la factura, ya que en función del mismo corresponderá aplicar un IVA normal, reducido o super-reducido, dependiendo del tipo de artículo o servicio ofrecido,
Si el que factura es un profesional autónomo, y este está presentando un servicio calificado como profesional a un empresario, deberá incluir el concepto de retención del IRPF en la factura.
5. Base imponible
En la factura se debe diferenciar entre base imponible y el total. La base imponible es el importe que se corresponde con el precio otorgado al producto o servicio facturado antes de impuestos.
Puede no aparecer siempre, en su lugar podríamos encontrar el total de la factura, por lo que para encontrar la base imponible deberíamos quitarle el IVA al total.
6. IVA aplicado y el total
Podemos aplicar tres tipos de IVA dependiendo del producto o servicio que estemos vendiendo:
- IVA General: 21%
Se aplica a la gran mayoría de productos y servicios. - IVA Reducido: 10%
Se aplica en mayor medida a ciertos productos de alimentación, farmacéuticos, transportes y hostelería. - IVA superreducido: 4%
Se aplica a los productos de alimentación de primera necesidad (huevos, verduras, frutas, harina, pan, leche), libros, medicamentos, viviendas de protección oficial, servicios para personas con discapacidad, prótesis, etc.
Debe aparecer junto al concepto al que se le está aplicando el IVA. Ya que podemos encontrar una factura con varios tipos de IVA en los diferentes conceptos. También deberá aparecer el total del IVA.
7. Datos registrales
Si quien factura es una sociedad o en su caso, un autónomo y está escrito en el registro mercantil como vendedor de la responsabilidad limitada, la factura deberá incluir los datos registrales de dicha inscripción.
8. Total de factura
La cuota tributaria o total de factura, es el resultado de aplicar sobre la base imponible, la base de los impuestos correspondientes, como el IVA, que van a repercutir directamente al cliente, o restarle los conceptos que aplique en el caso contrario, como por ejemplo, la retención del IRPF o algún tipo de descuento.
Si el pago es mediante domiciliación bancaria, hay que incluir el número de cuenta al que hay que ingresar la cantidad solicitada.
Elementos opcionales de las facturas
A. Medio de pago y vencimiento
Aunque no sea obligatorio, dejar constancia del medio de pago puede resultar de gran utilidad a la hora de gestionar tus facturas. Este método puede ser con tarjeta bancaria, en efectivo, Bizum, Paypal, etc.
B. Información o detalles sobre la entrega
Si se trata de facturas sobre productos a recibir en tu domicilio, es muy probable que el repartidor que se encargue de la entrega necesite de algunas indicaciones. El hecho de detallar información útil sobre la entrega le ahorrará mucho tiempo a los trabajadores.
C. Número de pedido o albarán al que está relacionada
A pesar de ser opcional, es interesante valorar la opción de que aparezca tanto el numero de pedido como el numero de albarán dentro de cada factura. Esto dependerá de la metodología y procesos de cada empresa.
D. Información sobre la garantía
Normalmente, el documento de factura en sí avala la garantía del producto o servicio. Sin embargo, podemos aprovechar este documento para detallar información sobre la garantía y sus condiciones. Esto hará que el cliente tenga claro las condiciones necesarias para ejercer su derecho de garantía.
E. Datos adicionales sobre la empresa
Con el objetivo de tener en todo momento un respaldo legal, en el caso de que se llegue a algún tipo de acuerdo, es conveniente que se exponga en la factura. De este manera evitaremos situaciones que vengan producidas por un malentendido.
Las facturas son la prueba de la posesión de un bien o un servicio es propia, permite la solicitud del cambio o devolución en caso de que resulte defectuoso el producto, garantizan el ingreso al estado del impuesto del IVA o del impuesto al consumo pagado por el precio final del producto.
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