¿Qué es el VIES y por qué es clave para facturar en la Unión Europea?

El VIES (VAT Information Exchange System) es el sistema de intercambio de información sobre el IVA dentro de la Unión Europea. Su objetivo principal es facilitar la validación de los números de IVA de empresas que operan entre países miembros, permitiendo así aplicar correctamente las exenciones de IVA en operaciones intracomunitarias.

Conocer cómo funciona el VIES es esencial para cualquier empresa que venda o compre productos o servicios en otros países de la UE, especialmente si utiliza un software de facturación como STEL Order, que automatiza parte de este proceso.

Qué es el VIES y para qué sirve

El VIES es una herramienta en línea gestionada por la Comisión Europea. Su función es permitir a las empresas verificar si el número de identificación fiscal (NIF-IVA) de un cliente de otro país de la UE es válido para realizar operaciones intracomunitarias sin aplicar IVA.

Este sistema:

• Evita fraudes en la facturación entre países.
• Permite aplicar el régimen de inversión del sujeto pasivo (factura sin IVA).
• Ofrece validación en tiempo real del NIF-IVA.

Es importante señalar que el VIES no muestra nombres ni direcciones de las empresas. Solo indica si un número está registrado correctamente o no.

Diferencias entre NIF, NIF-IVA y registro VIES

Aunque suelen confundirse, estos tres conceptos son distintos:

• NIF: número de identificación fiscal nacional (en España, el CIF/NIF).
• NIF-IVA: NIF adaptado al formato europeo (por ejemplo, ESB12345678).
• Registro en VIES: alta voluntaria en la base de datos europea para poder operar sin IVA con empresas de otros países miembros.

Una empresa puede tener un NIF-IVA válido en su país, pero no estar registrada en el VIES. En ese caso, sus clientes intracomunitarios no podrán exonerar el IVA al emitirle una factura.

Cómo consultar si una empresa está registrada en el VIES

Verificar si un cliente de otro país de la UE está registrado es un paso imprescindible antes de emitir una factura sin IVA. Para hacerlo:

Paso a paso:

1. Accede al sitio oficial.
2. Selecciona el país del cliente y escribe su número de IVA.
3. Haz clic en “Verificar”.
4. El sistema mostrará si el número es válido o no válido.
   • Si es válido → puedes emitir factura sin IVA.
   • Si no lo es → deberás aplicar el IVA correspondiente.

Cómo registrarse en el VIES desde España

Para aparecer en el VIES desde España, hay que realizar una gestión específica ante la Agencia Tributaria:

• Presentar el modelo 036, marcando la casilla de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
• Justificar actividad económica con operaciones en otros países de la UE.

Una vez aceptada la solicitud, la empresa aparecerá en el sistema VIES.

El proceso puede tardar entre 1 y 15 días hábiles. Es fundamental confirmar que el NIF-IVA aparece en el VIES antes de emitir facturas sin IVA a otros países.

Errores comunes y dudas frecuentes sobre el VIES

Uno de los errores más habituales es emitir facturas sin IVA a clientes que no aparecen en el VIES. La exención solo se aplica si el NIF-IVA del cliente es válido y está registrado.

Otra confusión frecuente: tener NIF-IVA pero no aparecer en el VIES. En este caso, es necesario solicitar el alta en el ROI para que el número sea visible y válido.

Si por error emites una factura sin IVA cuando no corresponde, la Agencia Tributaria puede exigir el pago del impuesto no repercutido, con recargos o sanciones.

Conviene consultar periódicamente el propio número en el VIES para asegurarse de que sigue activo y correctamente registrado, evitando así problemas en futuras operaciones.

Preguntas frecuentes sobre el VIES

¿Puedo operar con empresas del Reino Unido usando el VIES?

No. Desde el Brexit, el Reino Unido ya no forma parte del sistema VIES. Las operaciones con empresas británicas se consideran exportaciones/importaciones extracomunitarias, y se aplican normas aduaneras distintas.

¿Qué pasa si me doy de baja del VIES?

Si causas baja en el Registro de Operadores Intracomunitarios, dejarás de aparecer en el VIES. A partir de ese momento, tus clientes de la UE estarán obligados a aplicarte IVA en sus facturas, y tú también deberás hacerlo al facturarles.

¿Puedo incluir el número VIES en mis facturas?

Sí, es una buena práctica incluir tu número de NIF-IVA en las facturas intracomunitarias, así como el del cliente. Esto refuerza la trazabilidad fiscal y es uno de los requisitos formales para aplicar la exención de IVA.

¿Es obligatorio usar el VIES para vender a consumidores finales en la UE?

No. El VIES solo aplica a operaciones entre empresas (B2B). Si vendes a particulares (B2C) en la UE, no se utiliza el sistema VIES, y debes atender las normativas del IVA del país destino (por ejemplo, a través del régimen OSS).

¿Qué países de la UE no están completamente integrados en el VIES?

Todos los países miembros de la UE participan en el sistema, pero en algunos casos (como Irlanda o Croacia) puede haber actualizaciones más lentas o incidencias en la sincronización de datos. Es recomendable hacer validaciones antes de cada operación relevante.

¿Qué pasa si el sitio web del VIES no funciona?

Puede ocurrir que el servicio VIES esté temporalmente fuera de línea o que no pueda verificar un número por problemas técnicos. En ese caso, la recomendación es:

• Reintentar más tarde.
• Consultar directamente con la autoridad fiscal nacional del cliente.
• Guardar evidencias de la validación una vez disponible.