Son muchas las tecnologías que ayudan a llevar un mejor control y gestión empresarial y que las empresas utilizan de forma habitual para poder ser más ágiles y eficientes. Los dispositivos móviles y la geolocalización son tecnologías muy interesantes a nivel empresarial, pues permiten disponer de información realmente útil y valiosa para el negocio.

Geolocalizar a tus trabajadores no significa controlar o monitorizar a tus empleados, sino deslocalizar su puesto de trabajo y abrir tu empresa a diferentes tipos de jornada laboral. Pero, sobre todo, a llevar un control más fácil y eficiente de ellas. Además, es una herramienta que resulta especialmente útil a empresas que cuentan con trabajadores que ofrecen servicios de asistencia técnica a domicilio, comerciales, teletrabajo y similares.

Una aplicación para el control laboral con geolocalización es una herramienta muy útil para que una empresa pueda conocer los datos de sus trabajadores en tiempo real, y para facilitar el proceso de fichaje de su jornada laboral a aquellos empleados que no realicen sus funciones en las oficinas o instalaciones de la propia empresa.

Índice de contenidos

¿Qué es un sistema de control horario con geolocalización?

Los programas de control horario con geolocalización son softwares especialmente diseñados para que las empresas puedan gestionar la jornada laboral de sus trabajadores. Se trata de programas informáticos que permiten registrar datos importantes como las horas en las que fichan los trabajadores y las ubicaciones desde donde lo hacen.

La tecnología de geolocalización es un valor añadido para este tipo de programas, ya que ofrecen datos en tiempo real sobre la ubicación de los trabajadores, lo que permite a la empresa disponer de un mayor control sobre sus empleados con movilidad, comerciales, trabajadores en remoto y similares.

Otro punto importante es que los programas de control horario que utilizan la geolocalización deben tener en cuenta las exigencias de las normativas de protección de datos (LOPD española y RGPD europeo), para garantizar la protección y privacidad de los datos personales de los trabajadores (además de incluir consentimiento explícito de los trabajadores, acceso a información).

Beneficios reales de utilizar un programa de control laboral con geolocalización

Hay muchos mitos sobre supuestos beneficios de los programas de control horario que incluyen geolocalización, a continuación te mostramos un listado de las ventajas reales que implican utilizar esta tecnología:

Optimización de la actividad laboral

Este sistema es muy útil para empresas de servicios que tienen comerciales o técnicos trabajando en la calle o a domicilio. Gracias a esta tecnología se les podrá localizar de forma inmediata y conocer qué actividad están realizando en cada momento. De esta manera, cuando surge una incidencia como una avería o la necesidad de una instalación, podremos enviar al empleado que más cerca tengamos de la zona y más rápido pueda llegar al punto indicado.

En definitiva, permite gestionar mucho mejor el trabajo de los empleados y dar un mejor servicio a tus clientes.

Es sencillo y no tienes que invertir en equipo

Es tan sencillo como tener activada la señal gps, por lo que no necesitarás invertir tiempo ni dinero en formación, además de que evitarás errores en los fichajes.

Los trabajadores podrán configurar sus sistemas de gestión del tiempo para tomar una ubicación y una marca de tiempo cada vez que se realiza un fichaje desde sus teléfonos móviles o un navegador web, por lo que no tendrás que hacer una inversión en equipo extra.

Garantiza el cumplimiento normativo

Sí, es legal. Según el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales; “Los empleadores podrán tratar los datos obtenidos a través de sistemas de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control de los trabajadores (…), siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo”. Siempre y cuando la geolocalización tenga una clara finalidad profesional, el trabajador esté informado, y cumplas la protección de datos personales, cuentas con el amparo de la ley.

La Ley exige que las empresas lleven un registro preciso de la jornada laboral de sus trabajadores. Esta tarea se complica cuando el negocio dispone de empleados con movilidad o teletrabajadores por lo que es necesario apostar por apps especializadas que faciliten esta labor.

Permite medir la rentabilidad

Cuando la empresa cuenta con información real sobre el tiempo que el trabajador invierte en cada visita o zona de trabajo, podrá valorar su rentabilidad. Si, por ejemplo, pierde demasiado tiempo en un traslado, o si, por el contrario, resulta provechoso el tiempo invertido en él.

Además, permite prevenir el fraude ya que podemos saber el número de horas real invertido en el trabajo y el tiempo invertido en los desplazamientos. En definitiva, permite al gerente hacer un cálculo de los costes asociados a la actividad de su trabajador para así medir su productividad y evitar engaños.

Facilita el cálculo de horas extras

Es habitual que los trabajadores realicen horas extras para cubrir necesidades del trabajo o los servicios. Gestionar estas horas suele suponer un problema para la empresa, sobre todo cuando hablamos de empleados con movilidad.

Una aplicación de control de horario proporciona información precisa que facilita el cálculo de las remuneraciones por horas extras, lo que beneficia tanto a la empresa como al trabajador.

Otros beneficios de la geolocalización en la gestión de horarios

Veamos otros beneficios interesantes que ofrece este tipo de software para la empresa.

Permite una mayor flexibilidad en los horarios de los trabajadores (conciliación de vida laboral, con la familiar o personal).
Disminuye el absentismo laboral al proporcionar a la empresa un sistema de control de la presencia de sus empleados, sin la necesidad de que esté el jefe de manera presencial supervisando, el absentismo laboral se ve reducido.
Facilita la exportación de los datos que registra a formatos útiles como PDF o tablas de Excel. Gracias a que todo queda registrado, la información es más segura y el traslado de la información a documentos se hace de manera más fiable y automática. Ya no es necesario tomar nota de traslados, días, fechas… todo queda registrado a través de esta tecnología.
Este tipo de software ofrece información muy valiosa a los trabajadores de la empresa, que pueden consultar en tiempo real quién está conectado y dónde se encuentra trabajando, para facilitar la comunicación y las labores conjuntas de trabajo.

¿Es legal fichar con geolocalización?

Las empresas tienen que cumplir la obligación de registrar la jornada de trabajo de sus empleados y, para ello, tienen cierto margen de libertad a la hora de elegir el método para fichar. Sin embargo, algunos sistemas están en entredicho, porque pueden suponer una vulneración del derecho a la intimidad de las personas, como ocurre con la geolocalización.

En los últimos tiempos, se ha debatido mucho sobre si es legal la geolocalización en el trabajo. La respuesta es que sí lo es, pero hay limitaciones.

Se permite que las empresas utilicen sistemas de fichaje mediante geolocalización al inicio y al final de la jornada con el objetivo de poder comprobar que el trabajador realmente está en su puesto de trabajo.

Esto tiene bastante sentido, puesto que siempre hay personas dispuestas a recurrir a la picaresca y a buscarse las mañanas para que parezca que están en la oficina cuando realmente no lo están.

No obstante, el sistema de fichaje mediante localización tiene más sentido cuando se trata de profesionales que no suelen estar en el centro de trabajo, como, por ejemplo, los comerciales o los transportistas. Para quienes trabajan en una oficina, lo normal es fichar sin geolocalización.

Sin embargo, aunque sí es legal fichar con geolocalización, lo que no es legal es la geolocalización de trabajadores a lo largo del resto de su jornada. Esto quiere decir que, durante el tiempo de trabajo, la empresa no puede aplicar un sistema que le indique dónde se encuentra un empleado porque se entiende que esto vulnera de forma directa la intimidad de las personas.

Por tanto, no es legal localizar a un trabajador durante su jornada. Solo puede llevarse a cabo la geolocalización en el momento de comienzo y final del tiempo de trabajo.

Pero hay excepciones. En el caso de profesionales que pasan mucho tiempo en la carretera, como los transportistas, sus vehículos pueden llevar instalados sistemas de geolocalización. Esto está permitido, pero solo en aquellos casos en los que no exista otro medio menos invasivo y se emplee este para mejorar la seguridad o para optimizar el trabajo. Por ejemplo, para buscar rutas más cortas y eficientes hacia determinados destinos.

¿Me pueden obligar a instalar la app de control horario con geolocalización en mi móvil?

Ahora que ya conocemos los requisitos para la geolocalización, nos surge la duda de si pueden las empresas obligar a sus empleados a instalarse una app para controlar su jornada o si es legal fichar con un móvil personal.

Cuando se trata de cómo fichar sin que me localicen, hay que aclarar que la geolocalización para el control de horarios de los empleados no es obligatoria, por lo que se pueden usar perfectamente otras alternativas más sencillas.

Ahora bien, si la empresa decide usar la geolocalización, debe informar de ello a los empleados y solicitar su consentimiento expreso para recopilar estos datos.

En caso de que se vaya a emplear un app instalada en el móvil o el ordenador, la organización solo puede exigir su instalación si se trata de un dispositivo de empresa. En ningún caso se le puede exigir a un trabajador que instale un sistema de geolocalización en su propio móvil o en su ordenador personal. Pero esto es negociable, por lo que se puede llegar a un acuerdo.

La geolocalización es una buena forma de llevar a cabo el registro horario, y ayuda a evitar los fraudes. Pero también puede llegar a vulnerar la intimidad de las personas si no se utiliza correctamente. Por eso, las empresas deben usar este sistema de forma muy estricta y siempre acomodándose a la legalidad vigente.

Apostar por un software de control laboral con geolocalización para tu empresa es la mejor alternativa para poder estar tranquilo en relación con la gestión de la jornada laboral de tus trabajadores. Además, se trata de una solución muy flexible que te permite disfrutar de muchas otras ventajas interesantes, como facilitar la movilidad de los trabajadores, cumplir con las leyes sobre registro de la jornada laboral y protección de datos y optimizar muchos procesos y tareas importantes del negocio.