Los autónomos y empresas llevan a cabo una actividad que implica emitir y recibir facturas, así como hacer inversiones y amortizaciones. De todo ello debe dejarse constancia a través del libro de registro. Aunque más bien deberíamos hacer referencia a él en plural, porque la obligación engloba diferentes tipos de registro.
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¿Qué son los libros de registro?
Son documentos en los que se deja constancia de la actividad de la empresa o del autónomo. La idea es que, con solo verlos, se pueda hacer una idea general de la marcha del negocio a nivel económico. Porque lo que se reflejan en ellos son cuestiones de naturaleza contable.
Llevar el libro de registro no es algo voluntario, sino una obligación que impone la Agencia Tributaria. Puesto que, a la hora de llevar a cabo una inspección, serán estos documentos los que revise para determinar si todo es correcto o hay algún error. De ahí la necesidad de conservarlos durante un tiempo mínimo de cinco años.
Hablamos de libros porque, originariamente, la información se consignaba en libros o cuadernos contables en formato físico. Hoy en día es mucho más sencillo hacerlo con ayuda de software especializado.
Tipos de libros de registro
Las empresas deben llevar:
- Libros contables.
- Libros mercantiles.
- Libros fiscales.
Dentro de cada categoría, nos encontramos con diferentes libros.
Los autónomos deben llevar:
- Libro de facturas emitidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libro de bienes de inversión.
- Libro de provisiones y suplidos (solo en ciertos casos).
Libros de registro de las empresas
Libros contables
1. Libro diario
Recoge de forma cronológica toda la actividad económica de la empresa, recopilando los asientos contables a medida que se van produciendo. Incluye información como la fecha y número de las facturas emitidas y expedidas, las cuentas contables aplicadas en el asiento y el importe.
2. Libro de inventario y cuentas anuales
Se elabora a base de la información recopilada en el libro diario. Recoge el Balance inicial, el de sumas y saldos, el inventario al cierre del ejercicio y también las cuentas anuales. Es al que se suele recurrir para analizar el estado en el que se encuentra la empresa.
Libros mercantiles
1. Libro de actas
Las empresas que tienen su capital social dividido en acciones tienen la obligación de contar con este libro de registro. En él se deja constancia de las actas del Consejo de Administración y de las Asambleas de accionistas.
2. Libro de socios
Incluye la información relativa a los socios de una entidad mercantil. Desde sus datos personales hasta el número de participaciones o acciones que ostentan.
Libros de registro para empresas y autónomos
Los libros fiscales tienen que ser llevados obligatoriamente por todas las empresas y por todos los autónomos, con independencia de su actividad.
Libro de facturas emitidas
Recopila las facturas elaboradas por la empresa o el profesional. Siempre en orden cronológico y enumeradas de forma correlativa.
En cada asiento debe hacerse constar la fecha de emisión de la factura, el número de la misma, la base imponible, el tipo impositivo aplicado (IVA), retención de IRPF (cuando proceda en el caso de los autónomos), importe total a abonar por el cliente, NIF del cliente y las cuentas bancarias vinculadas a la operación.
Si se hace alguna factura rectificativa, también debe dejarse constancia de ella en este libro de registro.
Libro de facturas emitidas
Es muy similar al anterior, pero, en este caso, lo que se hace es dejar constancia de las facturas que la empresa o el autónomo reciben y deben abonar a sus proveedores. Si el libro anterior refleja los ingresos, este hace lo mismo con los gastos.
Recoge tanto las operaciones sujetas a IVA como las exentas. En cuanto a los datos que hay que consignar, son básicamente los mismos que en el libro de facturas emitidas.
Libro de bienes de inversión
Son bienes de inversión todos aquellos que son necesarios para ejercer la actividad y, en consecuencia, es posible deducirse tanto el IVA como el IRPF. Mientras que el IVA se deduce de una sola vez en la declaración trimestral correspondiente, el IRPF se deduce a lo largo del tiempo siguiendo unas tablas de amortización establecidas por Hacienda.
El caso especial del libro de provisiones y suplidos
Aquellos autónomos que reciban provisiones de fondos o paguen suplidos de sus clientes deben llevar obligatoriamente un libro de registro en el que dejarán constancia de estas operaciones.
Son provisiones de fondos las cantidades que los clientes pagan al profesional a cuenta de los servicios que van a recibir. Mientras que los gastos suplidos son los que hace el autónomo a cuenta o en nombre de sus clientes.
En estos casos no hay un modelo oficial de libro a seguir, pero es conveniente registrar ambos tipos de ingresos y gastos por separado.
El libro de registro tiene una gran importancia tanto para la toma de decisiones estratégicas en el negocio como ante posibles inspecciones de Hacienda. De ahí la necesidad de gestionar bien los datos y mantenerlos siempre actualizados.
