La obligación de entregar factura al cliente recae sobre el autónomo o la empresa que hace la entrega de bienes o presta los servicios. Con la llegada de la facturación digital, ya no será necesario que el documento se haga llegar en formato papel, pero la entrega de la factura será igualmente obligatoria. ¿Qué tiene que hacer el receptor en estos casos?
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Obligaciones de quien recibe una factura electrónica creada con software privado
Cuando el reglamento de facturación electrónica entre en vigor, los autónomos tendrán la obligación de facturar de esta forma en sus relaciones comerciales con otros profesionales o con empresas.
En el caso de operaciones con consumidores y usuarios particulares, por el momento no está previsto que la facturación electrónica se convierta en el estándar. De hecho, si un autónomo quiere facturar electrónicamente a un particular, primero debe obtener su consentimiento expreso para ello. En caso de no contar con él, la factura se puede enviar en formato papel o en un documento PDF.
Para los autónomos, la factura electrónica trae obligaciones a diferentes niveles, y una de ellas es la necesidad de contar con un software homologado por la Agencia Tributaria tanto para la emisión como para la recepción de estas facturas.
Tras la recepción de facturas electrónicas por los autónomos, estos tienen las mismas obligaciones respecto a ellas que cuando reciben este tipo de documentos en papel. Es decir, que se deben conservar durante cuatro años de manera ordenada, mediante un sistema que garantice su legibilidad, la autenticidad de la factura y la integridad de su contenido.
Además, el autónomo que recibe una factura electrónica elaborada con un software privado homologado tiene que informar necesariamente al proveedor de si la acepta o la rechaza y la fecha de esta decisión. También tiene que confirmar en qué momento ha completado el pago total de la deuda.
De manera voluntaria, puede informar al proveedor si la aceptación o el rechazo es parcial; si hace un pago parcial de lo debido; o si cede la factura a un tercero para su pago. La información obligatoria sobre los estados de la factura se debe comunicar en un plazo máximo de cuatro días hábiles. Es decir, que el cómputo excluye tanto los fines de semana como los festivos.
Por otro lado, los autónomos que utilicen un software privado para la recepción y envío de facturas electrónicas tienen que indicar su punto de entrada de facturas en todas sus comunicaciones con otras empresas o profesionales. Si no lo indican, se entenderá que estas deben ser remitidas a través de la solución pública de facturación electrónica.
Obligaciones de quien recibe una factura electrónica creada con software público
A fin de facilitar la obligación de entregar factura al cliente en formato electrónico, la Administración va a poner a disposición de los autónomos un software gratuito para la facturación electrónica. Quienes hagan uso de él tienen las mismas obligaciones de conservación que hemos visto en el punto anterior.
Además, es obligatorio que en el plazo de cuatro días hábiles informen de la aceptación o rechazo de la factura. También deben confirmar la fecha en que se ha realizado el pago total.
Excepciones a la obligación de emitir factura electrónica
La regla general es que, cuando el sistema de facturación electrónica esté en vigor, los empresarios y autónomos deberán expedir este tipo de facturas en sus relaciones B2B, con independencia del monto de la operación, pero hay una serie de excepciones.
No será obligatoria la factura electrónica:
- Si el destinatario no tiene en España su domicilio fiscal o no cuenta con establecimiento permanente en territorio español.
- Cuando se pueda expedir una factura simplificada.
- En los casos en los que el cliente no es una empresa o un autónomo.
- Las facturas expedidas de forma voluntaria cuando no son obligatorias.
¿Cuándo será obligatorio expedir factura electrónica?
En el caso de autónomos y empresas que actúan como proveedores de una Administración Pública, poniendo a su disposición bienes o prestando servicios, la obligación existe desde 2015. Estos profesionales no podrán cobrar si no elaboran y remiten a su cliente una factura electrónica.
La obligación de emitir factura electrónica en las operaciones B2B se deriva de la ley «Crea y Crece». Sin embargo, la propia norma reconoce que para poder aplicar este nuevo sistema es necesario un reglamento que regule el procedimiento. Hasta que el mismo no esté en vigor, los afectados no conocerán con detalle todo lo relacionado con la nueva facturación.
A fin de que haya una buena adaptación, la obligación no nacerá en cuanto esté en vigor el reglamento de facturación electrónica.
Las empresas y autónomos que facturen más de ocho millones de euros al año deberán ajustarse a la obligación de expedir factura electrónica en sus relaciones comerciales B2B, pasado un año desde la entrada en vigor del reglamento. El resto tendrán dos años para adaptarse.
Durante el período de adaptación, las empresas y autónomos que deben ajustarse en primer lugar a la facturación electrónica, incluirán junto a esta la factura en PDF. Con el fin de asegurar que el receptor pueda acceder a ella, si en su caso todavía no tiene que estar adscrito obligatoriamente a este sistema.
En el caso de las sociedades, estas deberán comunicar el estado de las facturas que reciban de sus proveedores en cuanto surja para ellas el deber de expedir factura electrónica. Para los autónomos, esta obligación no será efectiva hasta tres años después de entrar en vigor el reglamento.
Por tanto, todavía no hay una fecha concreta en la que será efectiva la obligación de entregar factura al cliente en su versión electrónica. Para lo que sí hay fecha es para la obligación de utilizar en la facturación un software homologado por la Administración Tributaria.
Esta entra en vigor para todos los autónomos y empresas el próximo 1 de julio de 2025, por lo que es hora de empezar a valorar hacer un cambio y pasarse al uso de un software de facturación de calidad, homologado y ya preparado para las futuras obligaciones de facturación electrónica, como el de STEL Order.
