Mejores programas facturación electrónica

Contar desde ya con un programa de facturación electrónica es la mejor manera de ir adaptándose a lo que está por llegar. Muy pronto, la factura electrónica será obligatoria en todos los sectores profesionales, tanto para las empresas como para los autónomos.

Si quieres saber qué software de facturación electrónica elegir, aquí tienes una completa comparativa que te ayudará a tomar tu decisión.

Tabla comparativa

Programa	Precio/mes	Acceso asesor	Recepción de facturas proveedores	Conciliación bancaria	Todo tipo de documentos comerciales	Gestión de clientes e incidencias
STEL Order	27€	✅	✅	✅	✅	✅
Quaderno	99€	❌	❌	❌	✅	❌
SERES	–	❌	❌	❌	❌	❌
B2BRouter	100€	❌	✅	❌	✅	❌
Billin	12.50€	✅	✅	❌	✅	❌
Billage	29€	❌	✅	✅	❌	❌
A3 Factura	9.95€	❌	✅	❌	❌	❌

Mejores programas de facturación electrónica 

Vamos a analizar los más populares del momento, te hablaremos de:

• STEL Order
• Quaderno
• SERES
• B2BRouter
• Billin
• Billage
• A3 Factura

STEL Order

STEL Order ofrece un completo servicio de ERP para ayudar en diferentes ámbitos de la gestión empresarial, facilitando el trabajo y garantizando el cumplimiento de la legalidad en todos los trámites. Por ello, ha llegado a ser el programa de gestión empresarial más valorado en España.

Además, ya cuenta con experiencia en el campo de la facturación electrónica, porque ha adaptado su software a la normativa de México, Chile y del País Vasco, donde hace ya algún tiempo que se viene aplicando esta forma de facturar.

STEL Order está preparado para adaptarse a la nueva obligación de facturar de forma electrónica que se deriva de la Ley Crea y Crece. Cuenta con certificado digital integrado y recepción de facturas electrónicas, por lo que se encuadra dentro de los requisitos que exige la Administración para homologar este tipo de programas.

Su programa de facturación es muy sencillo y muy completo, y sirve tanto para facturar como para elaborar presupuestos. Además de estar totalmente adaptado al sistema de facturación electrónica, también ofrece otras funcionalidades como la gestión integral de la base de datos de clientes y de proveedores, trazabilidad de los documentos de compras y control de gastos, agenda integrada y elaboración de informes de estado financiero del negocio.

Los usuarios de este software pueden:

• Crear referencias personalizadas para hacer un seguimiento correlativo de la numeración.
• Personalizar plantillas para sus facturas.
• Automatizar la facturación recurrente.
• Emitir facturas rectificativas.
• Crear facturas electrónicas.
• Enviar múltiples facturas con notificación de lectura de forma sencilla.
• Facturar hasta 5000 albaranes de una sola vez.
• Enviar recordatorios de pago a los clientes.
• Gestionar los cobros online.

Ventajas

STEL Order es un programa de gestión de facturación electrónica muy completo y, a la vez, resulta ser uno de los más accesibles del mercado. Algo especialmente importante para los autónomos y las pymes que quieren maximizar sus recursos.

Como permite que el usuario pueda gestionar de manera integral sus operaciones, consigue mejorar el rendimiento de las actividades. Mientras que, por otro lado, cumple con las disposiciones fiscales y legales que hay que seguir en la gestión empresarial.

Uno de sus puntos fuertes es su flexibilidad, ya que permite la creación y consulta de facturas desde cualquier lugar a través de su app, incluso si no se tiene conexión a internet.

Permite la comunicación e interconexión de documentos, facturas, cuentas de clientes y proveedores, y admite la vinculación con tiendas online. Además, ofrece un buen servicio técnico.

Inconvenientes

Es un programa completo cuya curva de aprendizaje puede ser un poco elevada, y es que se requiere un tiempo para dominar todas sus funciones.

No cuenta con funciones de contabilidad, pero sí es compatible con algunos de los programas contables más populares como Contaplus o Sage.

Precio

STEL Order ofrece a los interesados la posibilidad de probarlo gratuitamente durante 15 días. Después, cuenta con cuatro planes con diferentes precios:

• 36 euros al mes para la suscripción mensual.
• 32,4 euros al mes para la suscripción semestral.
• 30 euros al mes para la suscripción anual.
• 27 euros al mes para la suscripción bianual.

Quaderno

Dentro de las plataformas de facturación electrónica, Quaderno se ha centrado en la gestión de impuestos. Resulta muy interesante para quienes venden productos u ofrecen servicios en el extranjero porque cuenta con una base de datos fiscal que abarca 12 000 jurisdicciones diferentes. Así, es fácil saber qué tipo de IVA hay que aplicar en cada caso concreto.

También elabora informes con los que es mucho más sencillo cumplimentar las declaraciones de impuestos.

Entre sus funcionalidades también hay que destacar la automatización y envío de facturas a los clientes. Incluso se encarga de traducirlas al idioma y moneda local de los clientes cuando se trabaja con consumidores de otros países.

Y tiene la capacidad de conectarse con diferentes plataformas de ventas y cobros para que la gestión del negocio resulte más sencilla.

Ventajas

Al ser capaz de gestionar el IVA de diferentes países, resulta muy útil para negocios online que tienen una proyección internacional porque garantiza que siempre se va a cumplir con la legislación fiscal que resulte aplicable en cada caso concreto, lo cual evita problemas con Hacienda y posibles sanciones.

Ayuda a realizar el control de ingresos y gastos a través de informes de periodicidad mensual, trimestral y anual, y cuenta con alertas automáticas para saber si es necesario registrarse y cobrar impuestos en determinados países.

Adapta las facturas y los presupuestos conforme el tipo de IVA correcto en función de la ubicación de los clientes, y está preparado para el envío automatizado de facturas periódicas.

Desventajas

Sus funcionalidades en materia de gestión administrativa y facturación son más limitadas que en otros programas de este  tipo.

No tiene un servicio de registro y presentación de impuestos desde la propia plataforma, por lo que será necesario contar con un asesor fiscal experto.

Aunque se pueden importar ventas pasadas para que esta información conste en el sistema y sea tenida en cuenta a la hora de elaborar informes, esto tiene un coste adicional.

Precio

Quaderno ofrece 14 días de prueba gratuita, y cuenta con diferentes soluciones:

• Business. Cuesta 99 euros al mes y es su plan más popular.
• Startup. Un plan pensado para empresas que acaban de comenzar su andadura, y que cuesta 49 euros al mes.
• Growth. Para empresas que están creciendo, con un precio de 149 euros al mes.
• Enterprise. Es el plan más completo, y el precio se define en función de las necesidades concretas del cliente.

SERES

SERES es una solución integral, escalable y modular que abarca tanto el Purchase to Pay o proceso de compras como el Order to Cash o proceso de ventas. Esto permite incrementar el rendimiento de la actividad, aprovechando al máximo los recursos disponibles.

En el área de gestión de proveedores ofrece gestión avanzada que incluye sourcing, aprovisionamiento y cuentas a pagar. En el área de ventas, permite automatizar al máximo los procesos, lo que incluye desde la segmentación de clientes hasta el cobro de las facturas, incluso se encarga de la gestión de riesgos.

Es también un sistema de facturación electrónica que puede simplificar el 100 % de la facturación e integrarse con el ERP que usa el negocio.

Ofrece una solución multipaís que permite la adecuación de las facturas a la legislación fiscal de diferentes países. Todo ello controlando el flujo de información en tiempo real.

Ventajas

SERES es un software con una larga presencia en el mercado. Sus funcionalidades son el resultado de más de 30 años de experiencia, y se han ido adaptando a medida que han cambiado la legislación y las necesidades de las empresas y los profesionales. Por eso, ahora también funciona como programa de facturación electrónica.

Es capaz de integrarse con diferentes CRM y ERP, lo que facilita la gestión de negocio. Además, ofrece flujos automatizados y personalizados de información.

Cuenta con un dashboard único para la emisión y recepción de facturas, lo que simplifica su uso, y ofrece conexión segura con canales como FACe o FACeB2B, entre otros.

Desventajas

La información que ofrece en su web sobre sus servicios y funcionalidades es bastante limitada. Si el posible cliente quiere saber más, tiene que rellenar su formulario y compartir sus datos para recibir información.

Precio

El precio es otro de los aspectos en los que SERES muestra opacidad a la hora de dar información. No hay ningún precio en su web, hay que contactar personalmente con el equipo de ventas para obtener un presupuesto.

B2BRouter

Este programa para facturar permite agilizar los trámites con clientes y proveedores, reduciendo a la vez los costes.

Su plataforma en línea se encarga de simplificar el envío y recepción de facturas y otros documentos electrónicos, siempre en el formato adecuado. Se adapta así a la legislación española, pero también es compatible con las normativas fiscales locales de otros países.

Ofrece conectividad global para el envío y recepción de facturas tanto a entidades públicas como privadas. Es capaz de adaptar el formato de las facturas recibidas de proveedores, a la vez que cambia rápidamente el formato de las facturas expedidas al solicitado por el cliente, facilitando con ello la gestión.

Permite crear y gestionar una base de datos de clientes y proveedores y se integra de manera fácil y rápida para intercambiar, validar, firmar y enviar documentos electrónicos.

Además, ofrece otras funcionalidades relacionadas con la gestión administrativa del negocio:

• Gestión de presupuestos.
• Control de cobros y pagos asociados a las facturas electrónicas emitidas y recibidas.
• Notificaciones en tiempo real relacionadas con las facturas emitidas.
• Creación o importación del catálogo de productos o servicios de la empresa.
• Automatización de emisión de facturas recurrentes.
• Gestión de pedidos y albaranes.

Ventajas

Permite usar el sistema de firma electrónica delegada para firmar documentos sin necesidad de tener que instalar un certificado en el ordenador.

Los documentos se pasan automáticamente a un formato de archivo reconocible por la Administración, como Facturae en España o UBL en Europa. Además, se ajusta a la normativa de Suministro Inmediato de Información (SII) y al sistema TicketBAI del País Vasco.

Dispone de un servicio de soporte técnico muy eficiente y es capaz de enviar documentos electrónicos en múltiples formatos. 

Otro de sus puntos fuertes es que ofrece conectividad a nivel global con empresas privadas y con entidades o empresas públicas.

Desventajas

A diferencia de otros programas para emitir facturas, B2BRouter no ofrece conciliación bancaria, y tampoco cuenta con OCR ni app.

Precio

• Plan Basic. Con el que es posible hacer envío ilimitado de facturas electrónicas nacionales y custodia de facturas durante tres meses. 
• Professional. Es la solución recomendada para autónomos y profesionales, con un precio de 100 euros al mes más IVA.
• Business. Se presenta como el plan más indicado para pymes, con un coste de 300 euros al mes más IVA si se contrata el servicio anual.

Billin

Billin es un programa para hacer facturas electrónicas en la nube muy popular entre autónomos y pymes porque es rápido y sencillo de utilizar y cuenta con un buen servicio de atención al cliente.

Permite crear facturas, tickets y presupuestos en menos de un minuto. Además, el usuario puede personalizar las facturas según sus necesidades, incluyendo elementos como el logo de su empresa o sus colores corporativos.

Toda la información sobre clientes y proveedores queda ordenada en un mismo sitio, lo que facilita el control de la información y supervisar todo lo relacionado con la facturación.

Sus funcionalidades también incluyen:

• Visión global del negocio a través de informes que recogen la facturación mensual, trimestral y anual.
• Gestión de productos y clientes.
• Digitalización y escaneo de gastos.
• Conexión directa con el gestor o asesor fiscal.
• Integración con Shopify para negocios online.

Cuenta con una app de facturación que permite emitir facturas y acceder a toda la información relacionada con la facturación del negocio desde cualquier lugar.

Ventajas

Su integración nativa como Shopify permite convertir los pedidos automáticamente en facturas, haciendo que la gestión del negocio sea mucho más fácil y rápida.

El sistema de autocompletado de los campos de este programa facturación electrónica permite tener listos los documentos de forma muy rápida.

Se puede conectar directamente al gestor o asesor fiscal con la cuenta de Billin, de forma que el experto pueda acceder a la información necesaria para poder elaborar y presentar los impuestos. Así no hay que estar enviando los datos por otros canales, lo cual evita retrasos y mejora la seguridad de la información.

Tiene un buen servicio técnico con el que se puede contactar a través de chat desde dentro de la plataforma, y su curva de aprendizaje no es muy pronunciada porque tiene un funcionamiento muy intuitivo.

Entre sus principales fortalezas hay que destacar que es un programa para emitir facturas con un precio bastante ajustado. 

Desventajas

Uno de los principales puntos débiles de este programa es que su funcionalidad está limitada a temas de facturación, mientras que otros programas semejantes ofrecen otras funciones que ayudan en la gestión del negocio.

Además, se han reportado ciertos problemas técnicos como errores en el lector, causados por la ausencia de verificación humana de los documentos escaneados.

Los libros contables que ofrece están limitados a los de registro de facturas emitidas y recibidas. Tampoco ofrece un servicio completo en materia de gestión de impuestos, ya que no se encarga de autorrellenar los modelos tributarios.

Precio

• Plan Básico. Tiene un coste de 6,6 euros al mes más IVA, y permite la gestión de hasta cinco clientes.
• Plan Pro. Es el más popular, ya que permite la gestión de hasta 50 clientes. Su coste mensual es de 12,5 euros.
• Plan Ilimitado. Pensado para negocios en constante crecimiento, porque no tiene límite de clientes ni de usuarios. Su coste es de 20 euros al mes. 
• Plan Ilimitado Plus. Ofrece acceso de forma ilimitada a todas las funcionalidades de Billin, con un precio de 83,3 euros al mes.

Billage

Este programa de facturación electrónica online ha sido especialmente desarrollado para profesionales y empresas dedicadas a la prestación de servicios, como abogados o agencias de marketing.

Su programa permite crear presupuestos, enviar facturas electrónicas y monitorizar los cobros desde un único lugar. Facilitando las labores de conciliación de pagos y cobros de forma ágil y eficaz.

Billage se presenta como un software 360 que cubre todas las necesidades de gestión que las pymes y los autónomos pueden tener. Esto incluye el CRM, la gestión de proyectos y la facturación.

Entre sus funcionalidades destacan:

• Administración automatizada de todo lo relacionado con la facturación.
• Emisión de facturas electrónicas.
• Conciliación bancaria segura.
• Control de gastos e ingresos.
• Organización de contactos.
• Integración con otras herramientas digitales para la gestión de negocios.
• Previsión y gestión de tesorería.
• Automatización de tareas administrativas.

Ventajas

Con este software se puede crear en cuestión de minutos cualquier tipo de documento comercial: presupuestos, pedidos, albaranes y diferentes tipos de facturas como proforma, simplificada o rectificativa. Trabaja en multidivisa, por lo que el usuario puede elegir con qué moneda va a elaborar estos documentos.

También ofrece funcionalidades de control de stock y creación de catálogo de productos y servicios para facilitar su venta.

Se sincroniza con la cuenta bancaria, pero la conciliación de movimientos debe hacerse de forma manual. Lo que sí hace es crear remesas bancarias SEPA, generando el fichero para el banco.

Desventajas

No cuenta con un lector de documentos, por lo que las facturas y tickets de gasto deben registrarse de forma manual en la plataforma. Esto implica más tiempo de trabajo y también incrementa el riesgo de que se produzcan errores al transcribir los datos.

No incluye funcionalidades relacionadas con la tributación, por lo que no es posible gestionar los impuestos directamente desde esta plataforma. 

Precio

Cuenta con diferentes planes y ofrece un 8 % de descuento para el pago anual. Los precios son:

• Plan Solo. Tiene un coste de 16,5 euros al mes.
• Plan Sidecar. Cuyo precio es de 29 euros al mes.
• Plan Team. Cuesta 58 euros al mes.
• Plan Ultimate. Con un precio de 97 euros al mes.

A3factura

El programa de facturación electrónica de Wolters Kluwer ha sido especialmente desarrollado para autónomos y pequeñas empresas.

Permite acceder a la información desde cualquier dispositivo y lugar, así como crear facturas, presupuestos o albaranes usando unas plantillas que son fáciles de entender y de personalizar.

Toda la información queda registrada y ordenada, de manera que resulta sencillo hacer el control de las facturas enviadas y recibidas, gestionando los cobros a través de este mismo programa. Se conecta directamente con el asesor, por lo que evita tener que estar mandando información y datos a través de correo electrónico u otros sistemas de comunicación.

Ventajas

Cuenta con diferentes plantillas personalizables para la emisión de facturas, pero también para elaborar presupuestos, albaranes y pedidos.

Además, ofrece funcionalidades extra como la posibilidad de gestionar el inventario de una forma sencilla, ya que a través de A3factura se puede consultar el stock, realizar movimientos y proceder a hacer regularizaciones cuando sea necesario.

Puede emitir facturas en formato electrónico Facturae y es compatible con TicketBAI y genera remesas bancarias para la consolidación de las facturas periódicas a través de un único mandato bancario.

Se pueden ampliar sus funcionalidades a través de otras soluciones de Wolters Kluwer como los módulos de CRM o de gestión de punto de venta.

Desventajas

No incluye tecnología de digitalización de facturas o tickets, por lo que esta información sobre gastos debe registrarse manualmente en el sistema, lo que aumenta el riesgo de error.

A diferencia de otros programas para facturación electrónica, este no es compatible con otras aplicaciones externas que no pertenecen a Wolters Kluwer.

Aunque permite la comparación de transacciones bancarias, no es posible la conciliación bancaria, porque no puede vincularse directamente con las entidades bancarias.

Precio

Por el momento cuenta con dos planes:

• A3facturago. Desde 9,95 euros al mes sin limitación de datos ni facturas.
• A3facturapro. Desde 39 euros al mes, ofrece mayores opciones de personalización de los campos de facturación y también incluye el servicio de gestión de stocks.

Todo lo que hay que saber sobre la facturación electrónica

La transformación digital está afectando a todas las áreas de gestión de la empresa y también a las Administraciones Públicas. En el caso de Hacienda, las nuevas tecnologías permiten a esta hacer un control mucho más eficiente, rápido y sencillo sobre los datos fiscales declarados por los contribuyentes.

El siguiente paso para facilitar la gestión de esta Administración es la factura electrónica y, por ello, empresas y profesionales tienen que adaptarse.

¿Qué es la factura electrónica?

Es un documento mercantil que tiene la misma validez legal y despliega los mismos efectos que una factura en formato papel. La diferencia es que se expide y se recibe a través de formato electrónico.

Podemos encontrar dos tipos de facturas electrónicas:

De formato estructurado

Contienen datos y son generadas automáticamente por sistemas de facturación electrónica. De la misma manera, son gestionadas de forma automatizada por los sistemas de pago y contabilidad del receptor.

Son formatos estructurados los que utilizan el lenguaje XML, como Facturae o UBL.

De formato no estructurado

No hay datos como tal, sino que consisten básicamente en una imagen. Esto implica que el emisor tiene que introducir a mano los datos de las facturas expedidas en su contabilidad, y el receptor debe hacer lo propio.

Un ejemplo típico de factura electrónica en formato no estructurado es la que se envía en formato PDF.

Lo que se busca con la nueva normativa es que todas las facturas electrónicas sean estructuradas. Es decir, que consistan en un conjunto de datos que es capaz de ser leído automáticamente por los sistemas de facturación y contabilidad de los emisores y los receptores.

Normativa relacionada con la facturación electrónica

La primera norma que hizo mención expresa de la factura electrónica fue el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación. Según esta legislación, los autónomos y empresas están obligados a facturar electrónicamente cuando su cliente sea una Administración Pública.

En septiembre de 2022 se aprobó la Ley Crea y Crece, que impone a todos los autónomos y empresarios la obligación de emitir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales con otros profesionales o empresas. 

Pero la obligación no entró en vigor de manera inmediata, porque era necesario un reglamento que desarrollara esta cuestión con todo detalle. Con el reglamento ya en vigor, las empresas y autónomos que más facturen tendrán un año para adaptarse al nuevo sistema y empezar a facturar de forma electrónica. Aquellos cuyo volumen de facturación esté por debajo del límite fijado legalmente, tendrán dos años para cambiarse a este sistema.

Cuestión diferente es la obligación de remitir de forma instantánea a Hacienda las facturas, que entrará en vigor el 1 de julio de 2025 y se deriva de la normativa para luchar contra el fraude fiscal. A partir de entonces, quienes operan en el mercado tendrán que usar programas que permitan el intercambio automático de facturas, garantizando la seguridad y la trazabilidad de la información.

Para que quede claro, la Ley Crea y Crece busca digitalizar la facturación imponiendo la factura electrónica como una obligación, mientras que la normativa contra el fraude fiscal es la que obliga a que la información contenida en las facturas se comunique inmediatamente a Hacienda.

En realidad, ambas cuestiones están estrechamente ligadas, porque emitir la factura en versión digital facilita la transmisión de los datos a la Agencia Tributaria.

Requisitos de los programas informáticos para poder hacer facturación electrónica

Los programas utilizados tienen que estar homologados por la Agencia Tributaria, y lo están aquellos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, y respecto a los cuales sus desarrolladores hayan presentado una declaración responsable certificando que su sistema se ajusta a lo previsto reglamentariamente.

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?

La obligación recae sobre todos los empresarios y autónomos, pero solo cuando su cliente sea otro empresario o autónomo.

Ventajas de la factura electrónica

Usar este sistema de facturación ofrece interesantes beneficios:

• Se reducen los ciclos de tramitación y se agiliza el cobro.
• Se reducen los errores humanos.
• Desaparecen los costes de impresión y envío postal.
• Facilita el acceso a la información de las facturas almacenadas.
• Mejora la lucha contra el fraude fiscal.
• Agiliza la gestión empresarial.
• Contribuye a la modernización de la economía y a la transformación digital en empresas y Administraciones.

¿Cómo elegir el software de facturación electrónica?

• Analiza las necesidades de facturación que tiene tu negocio.
• Evalúa las opciones disponibles en el mercado.
• Busca una solución de uso sencillo y escalable, que pueda evolucionar a medida que tu negocio crezca.
• Procura escoger un programa que automatice el mayor número posible de procesos.
• Asegúrate de que está homologado para la facturación electrónica.
• Revisa las opiniones de otros usuarios.
• Si el software que te interesa tiene prueba gratuita, úsala para ver si de verdad se ajusta a lo que necesitas.
• Valora que te ofrezca otras prestaciones adicionales como ERP, integración con aplicaciones, conciliación bancaria, etc.

Acertar con el programa de facturación electrónica te permitirá adaptarte desde ya a los cambios que están por llegar y pronto serán obligatorios, a la vez que mejorará la gestión de tu negocio y te ayudará a sacarle el mayo partido posible a los recursos disponibles.