Cuando una empresa o un profesional entregan un producto o prestan un servicio, emiten una factura, y una vez que esta ha sido abonada, se entrega el modelo de recibo de pago. Un documento que acredita que el cliente ha saldado la deuda y ya no se le puede reclamar nada.
Saber cómo y cuándo elaborar el recibo justificante de pago es esencial para gestionar bien los flujos de caja y estar al tanto del dinero que entra y sale de las cuentas del negocio.
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¿Qué es un recibo de pago?
Es un comprobante de pago: un documento que deja constancia de manera oficial de que se ha pagado por un producto o servicio. Lo emite el acreedor o la persona que emitió la factura (pueden ser diferentes) y está destinado al cliente que adquirió en su momento el producto o servicio. No obstante, este modelo de recibo no es obligatorio.
¿Cuál es la utilidad del recibo de pago?
Los recibos de pago se emiten como evidencia de que se ha recibido un pago por la contraprestación de bienes o servicios realizados. Por tanto, es un documento con importancia tanto para el receptor como para el pagador, porque deja constancia oficial de la transacción.
Entre las razones para utilizar un modelo de recibí, podemos destacar:
- Registro de la transacción. El documento sirve como comprobante de que la transacción financiera se ha llevado a cabo. Se han entregado los bienes o servicios y, a cambio, se ha pagado por ello.
- Evidencia legal. En caso de surgir un conflicto en el futuro, el recibo de pago acredita la transacción, así como la fecha en que se abonó la deuda y la identidad de quien pagó.
- Control financiero. Tanto para el receptor como para el pagador es una herramienta que ayuda en el control financiero, favoreciendo operaciones como la conciliación bancaria.
- Reclamación de garantía y devolución. Tratándose de un recibí, el modelo actúa como prueba de compra y se puede utilizar para reclamar la garantía o para solicitar la devolución.
- Control de deudas y pagos pendientes. Permite llevar un registro sencillo de las deudas y de los pagos pendientes de realizar, asegurando un correcto cumplimiento de los compromisos financieros.
¿Cuándo se emplea un recibo de pago? ¿Es obligatorio?
La legislación española no impone la obligación al acreedor de proporcionar un recibo de pago a su deudor. En la mayoría de los casos, este documento solo se extiende a petición del cliente.
Aunque no es obligatorio, sí es muy recomendable a nivel contable emitir estos documentos. Un modelo de recibo de pago simple se elabora de forma rápida y sencilla, y ayuda a tener un mejor registro de todas las transacciones realizadas.
Hay muchas operaciones mercantiles en las que se puede emitir:
- Compraventas de bienes o de servicios.
- Si se han realizado pagos parciales.
- A medida que se pagan las cuotas de un préstamo.
- Por el alquiler de un bien mueble o inmueble, al recibir el pago de la renta del arrendatario.
- Cuando las organizaciones sin ánimo de lucro reciben una donación.
Recibe y factura: ¿son lo mismo?
Ambos son documentos que empleamos en las transacciones comerciales y están vinculados en cierta medida, pero no son lo mismo.
La factura es un documento emitido por el proveedor, que se encarga de detallar los productos o servicios proporcionados, su importe, los impuestos aplicables y los términos de pago; implica que existe una deuda.
Por su parte, los modelos de recibos de pago se encargan de dejar constancia de que esa deuda recogida previamente en una factura ha sido saldada.
La secuencia temporal correcta es esta: se emite una factura para solicitar el pago por la transacción realizada. Una vez efectuado el pago, entonces el proveedor emite el recibí en documento.
Otra diferencia importante es que emitir factura es obligatorio, mientras que el uso de comprobantes de pago es voluntario para las empresas. Dicho de una manera todavía más sencilla, la factura es un registro de la solicitud de pago, mientras que el recibí es un registro del pago efectuado por el cliente.
Claves para hacer un recibo de pago
Cuando se trata de cómo hacer un recibo de pago, es importante tener en cuenta que no existe un modelo homologado. Lo ideal es hacerlo a través de medios mecánicos, exactamente igual que se hacen las facturas, entregar una copia a quien salda su deuda y conservar otra copia en los archivos de quién fue el acreedor.
Se envía al deudor por vía electrónica o se entrega en mano. Y, aunque lo ideal es hacerlo cuando la deuda está totalmente saldada, también se puede utilizar para dejar constancia de que se han realizado pagos parciales.
¿Qué información debe aparecer en un recibo de pago?
Cuando se trata de cómo hacer un recibí o, lo que es lo mismo, de cómo hacer un recibo que acredite el pago de una deuda, no hay ningún modelo concreto que tengamos que seguir. Pero, para conseguir que este documento sea tan efectivo y práctico como puede llegar a ser, hay una serie de datos que no pueden faltar:
- Identificación del documento como “recibo de pago” o “recibí”.
- Datos del acreedor.
- Identidad del pagador.
- Número de la factura original que se ha pagado o concepto que se abona.
- Forma de pago (efectivo, tarjeta, cheque, etc.).
- Importe efectivamente pagado.
- Importe pendiente de abono (si es un pago parcial).
- Fecha y lugar.
- Firma o sello de quien recibe el pago.
Ejemplo sencillo de un modelo de recibo de pago
En Murcia, a 15 de enero de 2024
La mercantil XXXX S.L., con CIF número BXXXXXX, ha recibido de Don. XXXX XXXX XXXX con DNI XXXXXXXXL, la cantidad de 345 euros (trescientos cuarenta y cinco euros) abonados en efectivo en concepto de pago total de la factura 12/2024, de fecha 10 de enero de 2024.
Sello de la empresa
Con un enunciado tan sencillo como este ya tenemos elaborado un modelo de recibo que se puede usar en múltiples ocasiones, porque recoge los datos esenciales para acreditar el pago: el momento de realización del mismo, la cuantía, quién lo recibe y quién lo efectúa.
