Software de gestión documental

Las empresas actuales necesitan gestionar de manera eficiente toda la información que manejan para poder tomar mejores decisiones y optimizar el funcionamiento de su negocio. Utilizar un software de gestión documental o DMS (document management software) es la mejor alternativa para organizar de forma precisa y segura todos los archivos valiosos de la empresa, y garantizar su accesibilidad en cualquier momento y lugar.

Software de gestión de documentos: qué es

Un software de gestión documental es un tipo de programa que está especialmente diseñado para organizar, almacenar, analizar y distribuir toda la documentación y archivos que maneja una empresa en su día a día. Gracias a este tipo de herramientas, se puede sacar el máximo partido a la información, con sistemas modernos y avanzados que facilitan el acceso y la distribución de documentos.

Referencia a los mejores gestores documentales

En la siguiente tabla de programas de gestión documental se podrá verificar algunas de las principales características que deben tener este tipo de soluciones informáticas para ser eficientes.

	Prueba Gratuita	Integración con herramientas propias	App móvil	Diferentes tipos de archivos	Precio
STEL Order	✅	✅	✅	✅	desde 27 €/mes
DocuWare	✅	❌	✅	✅	Consultar
OpenText	✅	❌	✅	✅	Consultar
Alfresco	✅	❌	✅	✅	Gratis
SharePoint	❌	✅	✅	✅	Elevado
Google Drive	✅	✅	✅	✅	Gratis hasta 15 GB

Cuáles son las mejores aplicaciones de gestión documental

A la hora de seleccionar la mejor plataforma de gestión de documentos digitales es importante conocer cuáles son las alternativas más interesantes del mercado. A continuación, ofrecemos información valiosa sobre los principales sistemas de gestión documental.

1. ERP STEL Order

• Ventaja. La principal ventaja de utilizar STEL Order como gestor documental es que se encuentra integrado en una solución global, por lo que no es necesario acudir a una herramienta externa para gestionar toda la documentación que maneja la empresa.
• Desventaja. Como punto en contra, se podría indicar que STEL Order es una plataforma profesional que ofrece una amplia variedad de funciones y herramientas, por lo que para los que solo busquen un gestor documental quizás sería una opción demasiado grande.

STEL Order es un software de gestión en la nube que cuenta con un sistema de gestión documental incorporado, a través del cual se puede gestionar toda la documentación que maneja la empresa.

Además, STEL Order cuenta con una app móvil para Android y dispositivos de Apple, por lo que es muy sencillo adjuntar todo tipo de documentación en tiempo real, como PDF, fotos, vídeos, etc.

Se trata de una plataforma de gestión integral que permite crear facturas, presupuestos de compra y venta, informes personalizados, gestionar clientes y proveedores, organizar agendas y configurar catálogos online, entre otras muchas funciones. 

Toda la documentación generada se guarda en la nube para facilitar su acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento. STEL Order funciona en un entorno cloud que garantiza la máxima protección de los datos, utilizando para ello certificados de seguridad SSL/TLS, protocolo seguro de internet (HTTPS), y otras tecnologías especialmente enfocadas en ciberseguridad y protección de datos.

Cuáles son las principales funciones que ofrece STEL Order

Este ERP incorpora un sistema avanzado de gestión documental y cuenta con una gran cantidad de funciones y herramientas muy interesantes, entre las que podemos destacar:

• Posibilidad de añadir fotos, vídeos y PDF a facturas, presupuestos y albaranes a través de la app móvil.
• Sistema avanzado de seguridad que permite almacenar todos los documentos en el cloud bajo un entorno de máxima protección.
• Interfaz moderna e intuitiva que permite dominar sus funciones y características en muy poco tiempo.
• Versión de prueba gratuita para probar el software y evaluar si es el ideal para la empresa.
• Posibilidad de crear informes avanzados a distintos niveles.
• Integración con un CRM para mejorar las relaciones con clientes y clientes potenciales.
• Gestión de almacén completa con opciones de multialmacén, catálogo online, control de stock, gestión de documentación del almacén, multitarifa…
• Interesante sistema de trazabilidad de documentos que permite localizarlos de manera inmediata y conocer cuál ha sido su tránsito.
• Incluye control de horarios y de agenda con la posibilidad de generar informes personalizados y exportarlos a distintos formatos de archivo.

2. Sistema de gestión documental DocuWare

• Ventaja. Además de gestionar documentos, también proporciona un entorno ideal para automatizar los flujos de trabajo del negocio.
• Desventaja. A pesar de poder integrarse con otras aplicaciones como ERP o CRM, no cuenta con un entorno propio de gestión que simplifique y acelere los procesos y su coste es elevado.

DocuWare Cloud es un sistema de gestión documental y automatización de flujos de trabajos destinado tanto a pymes como a grandes negocios. Es una plataforma de software como servicio que permite trabajar con todo tipo de documentos en un entorno cloud, por lo que la accesibilidad y seguridad de la información está garantizada.

Cuáles son las principales funciones de DocuWare

Entre las características más destacadas de esta aplicación documental podemos resaltar:

• Automatización de los procesos para capturar, analizar y compartir la documentación sin necesidad de recurrir a procesos manuales.
• Sistema avanzado de protección de datos que garantiza la privacidad e integridad de los datos.
• Accesibilidad móvil para poder consultar, crear y distribuir documentos desde cualquier lugar o ubicación.
• Incluye algunas opciones interesantes como e-forms o formularios electrónicos, herramientas para facilitar el trabajo colaborativo, y sistema avanzado de búsqueda de documentos.
• Posibilidad de trabajar en la nube, a nivel local o de manera sincronizada entre ambos entornos.
• Facilidad de implementación en cualquier tipo de empresa al contar con plantilla y configuración predefinidas que facilitan todo el proceso.

3. Software de gestión de documentos OpenText

• Ventaja. Está especialmente enfocado para autónomos y pequeñas empresas por lo que es ideal para los negocios que no requieran una solución completa y busquen la simplicidad.
• Desventaja. Su proceso de implementación puede llegar a resultar complejo; requiere mucho tiempo y esfuerzo para lograrlo.

Con OpenText, las pymes, profesionales y autónomos cuentan con una herramienta sencilla y práctica para gestionar todos los documentos que manejan en su actividad. Cuenta con dos plataformas que se pueden integrar para formar una solución única: OpenText Core, que es el entorno en la nube de gestión documental, y OpenText Documentum, especialmente enfocado en la carga de contenidos masivos o documentación de gran volumen.

Cuáles son las principales funciones de OpenText

Son diversas las funciones que ofrece esta solución para gestionar documentos, entre los que podemos destacar:

• Integración con distintas soluciones como SAP, Salesforce y Microsoft 365.
• Incorpora tecnología IA a la hora de realizar captura de documentos, como sistemas OCR avanzados que proporcionan un alto nivel de precisión.
• Sistema flexible y escalable que se adapta a distintos tamaños de empresa y en diferentes industrias o sectores.
• Permite generar distintos informes, incluso de documentación compleja como puede ser la judicial.
• Interfaz sencilla, especialmente centrada en facilitar los procesos de edición de documentos de manera estructurada.

4. Plataforma de gestión de documentos Alfresco

• Ventaja. Al ser un proyecto opensource o abierto, las empresas pueden utilizarlo de manera gratuita, es decir, sin tener que realizar un desembolso económico.
• Desventaja. En relación con otras soluciones más completas y complejas como STEL Order o DocuWare, aporta menos opciones y funcionalidades.

Alfresco es una herramienta de gestión documental de código abierto que ha sido diseñada para gestionar toda la documentación de medianas y grandes empresas en un entorno digitalizado y automatizado.

Al incorporar un servicio web avanzado, la aplicación permanece sincronizada, tanto en su repositorio online, como a nivel local (en los equipos donde se instale la solución).

Cuáles son las principales funciones de Alfresco

Las funcionalidades de Alfresco para gestionar de forma moderna y eficiente toda la documentación que genera y posee un negocio son:

• Trabaja en la nube por lo que está garantizada la accesibilidad (acceso a cualquier hora y desde cualquier ubicación, utilizando múltiples dispositivos).
• Genera distintos informes de forma automática gracias al uso de metadatos.
• Cuenta con un conversor entre distintos formatos de archivos de texto (PDF, Word, TXT…).
• Permite trabajar con otro tipo de información en formatos como imágenes y vídeos.
• Aporta un alto nivel de personalización, ya que al ser su código abierto, cuenta con una API pública que permite a los programadores adaptarlas a cualquier entorno o aplicación.
• Integración con una amplia variedad de entornos de gestión de gran éxito, como Microsoft 365, SAP o Slack.
• Cuenta con una comunidad muy activa por lo que se pueden consultar dudas y problemas de forma rápida y sencilla (HUB de Alfresco).

5. Gestor de contenido empresarial Microsoft SharePoint

• Ventaja. Al ser una solución de Microsoft, se integra perfectamente con los distintos entornos y aplicaciones de esta empresa (como Microsoft 365 o Dynamics 365).
• Desventaja. Se trata de una plataforma profesional con un alto nivel de complejidad debido a todas las funciones y características que incorpora, por lo que su implementación puede resultar costosa y difícil para la mayoría de empresas.

Microsoft SharePoint es mucho más que un gestor de documentos, pues se trata de una plataforma de colaboración y gestión de contenido empresarial que permite a las compañías almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo. 

La herramienta está diseñada para mejorar la eficiencia de la colaboración entre equipos y optimizar la gestión de documentos y sitios web internos.

Cuáles son las principales funciones de Microsoft SharePoint

SharePoint ofrece una extensa variedad de funcionalidades especialmente enfocadas en la gestión de documentos, archivos y contenido a nivel empresarial. Entre sus puntos fuertes tenemos:

• Facilita la creación, carga, edición y distribución de todo tipo de documentos.
• Cuenta con un sistema avanzado de control de versiones para poder consultar versiones anteriores de cualquier archivo.
• Alto nivel de personalización para crear entornos de gestión que se adapten a las necesidades de cada empresa o proyecto (construcción de una intranet personalizada).
• Se integra con todas las herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), además de con otras plataformas de Microsoft como Power BI, Power Apps y Power Automate. 
• Incorpora módulo de búsqueda avanzado para poder localizar cualquier documento o archivo de forma instantánea.
• Facilita el trabajo colaborativo (edición de documentos en tiempo real en distintas aplicaciones de Microsoft).
• Posibilidad de utilizarla como plataforma de publicación interna de contenidos.
• Cuenta con app móvil que garantiza la movilidad y el acceso remoto desde cualquier ubicación.
• Dispone de un sistema muy eficiente para búsquedas en grandes volúmenes de datos.

6. Servicio cloud de almacenamiento Google Drive

• Ventaja. Esta plataforma en la nube de Google se puede utilizar como un gestor documental gratuito, por lo que las empresas no tendrán que realizar una inversión económica.
• Desventaja. Se trata de un sistema de almacenamiento cloud que está integrado con muchos servicios interesantes de Google, pero no es una solución específica de gestión de documentos, como otras alternativas del mercado.

Google Drive es un servicio de almacenamiento y sincronización de archivos en la nube desarrollado por Google que permite a los usuarios cargar, descargar y sincronizar archivos, y compartirlos con otros usuarios.

A pesar de no ser una solución específica de gestión documental para empresas, sus múltiples funciones y su integración con herramientas de Google, lo convierte en un entorno interesante para gestionar toda la documentación y archivos de una pyme o autónomo.

Cuáles son las principales funciones de Google Drive

Google Drive se puede utilizar como gestor documental en empresas pequeñas y medianas que no tengan grandes exigencias o manejen un gran volumen de datos. Entre sus funciones más destacadas están las siguientes:

• Capacidad de almacenamiento gratuito limitada, pero suficiente para un pequeño negocio. Siempre cabe la posibilidad de contratar más espacio si es necesario.
• Sistema de sincronización de archivos con una aplicación local, para disponer de toda la información en el escritorio y en la nube.
• Integración con herramientas como Google Docs, Google Slides y Google Sheet, por lo que es posible trabajar de forma colaborativa y tener siempre una copia online de los documentos.
• Posibilidad de exportar a distintos formatos de archivos, como PDF, Excel, CSV, Word, txt, html…
• Entorno de alta seguridad que utiliza protocolos y tecnologías de vanguardia para proteger toda la información almacenada.
• Integración con otras soluciones de terceros para realizar tareas como la firma electrónica, la creación de diagramas y gráficos, generación de informes…

Cuáles son las funcionalidades imprescindibles de los programas de gestión documental

Las principales funciones que un buen software de archivo debe incorporar son:

• Sistema de búsqueda avanzada para agilizar el acceso a los documentos.
• Capacidad para trabajar en la nube, lo que garantiza la máxima accesibilidad y un alto nivel de protección.
• Facilidad para integrarse con otras herramientas (facturación, contabilidad, CRM).
• Trabajar con todo tipo de archivos (PDF, imágenes, vídeos…).
• Acceder desde cualquier dispositivo (teléfonos móviles, ordenadores, tablets, etc.).
• Almacenamiento seguro para garantizar la privacidad e integridad de los datos.
• Sistema de control de versiones para poder acceder a versiones anteriores.
• Gestor de metadatos para mejorar la organización de la información.
• Interfaz de usuario moderna, sencilla e intuitiva para garantizar su usabilidad y accesibilidad.

La gestión de documentos digitales es una tarea esencial hoy en día para cualquier empresa, donde los datos son su mayor activo. Contar con herramientas de gestión documental que se integren en el sistema de gestión empresarial, como STEL Order, es la mejor alternativa. Gracias a esta solución completa se podrán gestionar de forma eficiente todas las áreas del negocio, mientras se tiene un control preciso de toda la documentación que se genere en la actividad diaria. Todo ello sin que sea necesario recurrir a una aplicación de terceros para gestionar archivos, documentos y contenido.