En los negocios en los que las entradas y salidas de dinero son muy habituales, como suele ocurrir en el pequeño comercio, es imprescindible asegurarse de que todas las transacciones se han registrado debidamente. Para ello, se recurre al arqueo de caja.
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¿En qué consiste el arqueo de caja?
Es un proceso administrativo y contable que implica revisar el dinero en efectivo y otros valores (cheques, vales, e incluso pagos con tarjeta) para comprobar que las cifras se corresponden con las que constan en los registros contables.
Si todo es correcto, la caja queda cuadrada. Es decir, que el dinero que hay en la caja física del negocio coincide exactamente con el saldo de la cuenta contable de caja. Pero también puede ocurrir que falte dinero, e incluso que sobre.
¿Cómo se lleva a cabo el arqueo de caja?
Lo que se hace es calcular la diferencia que existe entre el saldo de caja y el efectivo disponible en ella. A día de hoy, para realizar esta operación ya no solo se tienen en cuenta las monedas y billetes que hay físicamente en la caja, también se atiende a la información que aporta el software de gestión sobre los pagos con otros medios habilitados.
Para llevar a cabo esta tarea, hay que contabilizar el dinero en efectivo que hay en la caja registradora, tanto en billetes como en monedas, y se recomienda hacerlo un mínimo de dos veces para evitar errores.
Después se procede a verificar otras entradas de dinero. Como los pagos realizados con tarjeta de crédito o con vales regalo.
Se toma nota de las entradas totales de dinero y después se comparan las cifras con las que constan en los registros contables.
Para hacer el cálculo se aplica la fórmula:
VD = CEF + CEI + VO – OG – D – CC
- VD. Suma de ventas diarias.
- CEF. Efectivo al momento del cierre.
- CEI. Saldo inicial de la caja.
- VO. Pagos mediante medios habilitados.
- OG. Salida de dinero para partidas de la empresa.
- D. Descuentos.
- CC. Ventas a crédito.
¿En qué momento se lleva a cabo el arqueo de caja?
Lo habitual es que esta operación se lleve a cabo de forma sistemática, e incluso se puede hacer varias veces en un mismo día. La frecuencia depende de las necesidades de cada empresa:
En cada cambio de turno
En los negocios en los que varias personas se ponen al frente de una misma caja, lo normal es que se haga un arqueo cada vez que finaliza el turno de una de ellas.
Según la cantidad de efectivo
Si una empresa maneja mucha cantidad de efectivo, se suele hacer el arqueo varias veces al día. Esto facilita la gestión y permite poner en un lugar más seguro parte del dinero que se lleva recaudado.
En el caso de empresas que reciben cantidades moderadas de efectivo, suele ser más que suficiente con hacer un arqueo de caja al final de la jornada diaria.
Anualmente, mediante auditorías
En las auditorías anuales se realiza un arqueo de caja al final del año fiscal. La información obtenida queda registrada en un documento que tiene que ser firmado por el responsable de caja de la empresa.
De forma imprevista
Si hay sospechas de que algún empleado puede estar cometiendo una irregularidad, se puede llevar a cabo un arqueo no previsto en cualquier momento.
¿Por qué se producen los descuadres de caja?
La situación ideal es aquella en el que hay una total coincidencia entre el dinero de la caja y los registros contables, pero, como decíamos antes, es posible que en algunos casos falte dinero y otros en los que sobre. Estamos entonces ante lo que se conoce como descuadre de caja.
Esto puede suceder por varias causas:
Error humano
Es posible que se haya producido un error a la hora de contabilizar el dinero en efectivo o en el momento de registrar los montos en el sistema de caja. También es posible que se haya olvidado registrar algunas ventas o pagos.
Faltas de procedimiento
Ocurre si no se registran todas las operaciones, por ejemplo, en aquellos casos en los que no se deja constancia de los pequeños ingresos o salidas de dinero.
Otro caso en el que puede suceder es si hay un error en los cálculos de sumas y restas en el registro de caja.
Problemas técnicos
El descuadre puede estar provocado por un mal funcionamiento del software o el hardware de la caja, o una configuración incorrecta de variables como los descuentos o los impuestos.
Falsificación y fraude
Una causa de descuadre es que se haya producido un robo de dinero en la caja o que se hayan manipulado de forma deliberada los registros de caja para ocultar que se ha sacado dinero.
Esto también puede suceder si algún cliente ha efectuado el pago con vales o cheques falsos que han sido detectados a posteriori.
Ejemplo de arqueo de caja
Una papelería realiza su arqueo de caja al final de la jornada y obtiene estos datos:
- Dinero en efectivo: 135 € contabilizados, pero solo constan físicamente 115 €.
- Pagos con tarjeta de crédito: 240 € contabilizados y constan todos.
- Vales regalo: 20 € y constan todos.
Existe un descuadre en el dinero en efectivo, así que hay que buscar la causa para ello. Después de investigar, el propietario recuerda que ha sacado 20 € de la caja para hacer una devolución a un cliente. Contabilizando esta operación, ahora la caja cuadra totalmente.
El arqueo de caja es una operación que se vuelve más rápida y sencilla con ayuda de un software especializado, porque reduce el error humano y los posibles fallos al registrar las cifras.
