Cómo crear una ficha de proveedor

Tener una buena organización de los datos de nuestros proveedores, mejora el trabajo administrativo de nuestro negocio. Por ello, es necesario conocer que datos debemos tener de nuestros proveedores y clasificarlos de forma correspondiente.
Elvira Carrasco
24 September, 2020

Una ficha de proveedor es una tarjeta identificativa de los distribuidores de productos o servicios hacia una empresa. Tener correctas fichas de proveedor sirve para llevar una correcta gestión de compras del negocio.

Es imprescindible para autónomos y empresas que sus fichas de clientes y proveedores sean simples pero bien diseñadas, para tener un control escrito de la trazabilidad de las actividades realizadas con sus proveedores y conseguir un buen funcionamiento de las gestiones de compras de sus negocios.

 

Índice de contenidos

1- Datos que debería incluir una ficha de proveedor

2- Tipos de proveedores

3- Cuenta contable para proveedores

 

1. Datos que debería incluir una ficha de proveedor

La agrupación de datos correcta que tiene que tener una ficha de proveedor es la siguiente:

  • Datos fiscales del proveedor: Son todos aquellos datos que acreditan a nuestro proveedor como empresa o profesional, y nos permiten poder facturarle según la legalidad. Son datos fiscales el nombre jurídico, razón social,  NIF y dirección. 
  • Datos de contacto: Es recomendable tener el email y teléfono de nuestros proveedores siempre a mano, para poder localizarnos en caso de tener algún problema con la entrega de los pedidos o prestación de servicios.
  • Precios especiales: Los proveedores suelen manejar diferentes precios y descuentos para sus servicios o productos. Si tienes precios especiales sobre determinados artículos de tus vendedores, debes introducirlos en sus fichas para llevar un control sobre los márgenes de compra/venta.
  • Cuenta bancaria: Te permite administrar los pagos a proveedores de una forma fácil y directa a través de pagos con tarjeta o transferencias bancarias.
  • Movimientos de cuenta y facturas pendientes: Necesitas tener registrado en la ficha de tus proveedores todas aquellas facturas y entregas/salidas de cuenta que realizas, para mejorar la gestión de las compras de tu negocio y evitar malos entendidos con tus proveedores por pérdidas de documentación.
  • Cuenta contable: Es importante que contabilices dentro de la ficha de tu proveedor, las deudas que tienes con tus proveedores por las compras que has realizado y todavía no has pagado.
En STEL Order dispones dentro del módulo de compras, un apartado para crear tus fichas de proveedores e incorporar todos los datos necesarios para llevar una buena gestión de las compras de tu empresa. 

 

2. Tipos de proveedores

Los proveedores pueden ser internos o externos, es decir, si tenemos trabajadores dentro de nuestra empresa que trabajan por proyectos o plazos, podemos denominarlos proveedores internos. 

En cambio, si son empresas externas que nos suministran productos o servicios podemos denominarlos proveedores externos.

¿Por qué es importante esta clasificación para la gestión de tu empresa? Es interesante tener bien clasificados (por ejemplo, con diferentes referencias), los proveedores dentro tu ERP, para sacar análisis de resultados y controlar la rentabilidad de tus compras.

Si los proveedores son externos, los podemos clasificar:

    • Proveedor de bienes: Son aquellos distribuidores de materias primas y productos tangibles.
    • Proveedor de servicios: Aquellos proveedores que prestan servicios a las empresas. 
    • Proveedor de recursos: Entidades que nos cubren necesidades económicas (bancos y financieras).

¿Debemos clasificar nuestros proveedores en familias según estos criterios? Depende, cada empresa necesita unos requerimientos diferentes, y una información diaria distinta.

Por ejemplo, si tienes varios proveedores que te suministran el mismo producto, con precios distintos pero con tiempos de entregas diferentes, podrías crear familias de proveedores según  análisis de riesgo asociado a desabastecimiento o rotura de stock.

Esta clasificación te permite saber que proveedor seleccionar a la hora de realizar tus pedidos según la urgencia de tus necesidades.

 

3. Cuenta contable para proveedores

Una cuenta contable es el registro cronológico de todas las intervenciones que se realizan día a día en tu negocio.

Las cuentas contables pueden ser de activos (clientes), patrimonio neto (beneficios no distribuidos o aportaciones de los socios) y de pasivos (los proveedores).

Los proveedores están dentro del grupo 4 de acreedores y deudores por operaciones comerciales dentro de nuestro cuadro de cuentas general español, concretamente en el subgrupo 40.

Es recomendable tener la cuenta contable correspondiente dentro de la ficha de proveedor, para contabilizar la factura de un proveedor (teniendo en cuenta su método de pago) y registrar el asiento contable de una forma u otra.

Con STEL Order tienes fichas de proveedor perfectamente diseñadas para realizar todas las gestiones de tu negocio de una forma fácil y rápida, mejorando los procesos empresariales con tus proveedores.

Síguenos: 

También te puede interesar…

Prueba GRATIS el Software ERP de Gestión que tu empresa necesita, con toda la ayuda que necesites

Share This