Todas las empresas que operan en España están dadas de altas en el Censo de Empresarios y se adhieren a la tributación española para poder operar bajo la normativa vigente. Muchas de estas empresas se apoyan en programas de gestión que les ayudan a gestionar mejor todos los procesos empresariales de la misma, pero cuando necesitan ampliar su facturación y tienen clientes fuera de España, pero dentro de la UE, se olvidan de que necesitan obtener el VAT.
En este artículo te explicamos qué es y cómo conseguirlo.
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¿Qué es el VAT Number?
El número VAT (Value Added Tax) es un identificador único y acreedor de que una empresa puede operar en territorio europeo. Es un identificador fiscal establecido por la Unión Europea de tributación por IVA para las empresas que operan entre los países miembros. De este modo, podemos establecer qué es el VAT:
La obtención del número VAT permite a las empresas ser identificadas y hábiles para facturar sin IVA a otras empresas europeas.
El VAT nace con el objetivo de reducir la carga del IVA, es decir, realizar una exención del IVA en las operaciones entre empresas comunitarias.
Esto se convierte en una ventaja fiscal para ambas partes dado que la Unión Europea acepta no emitir el impuesto al facturar (en origen) si se registra mediante una fórmula de compensación mediante modelos en la empresa facturada (en destino). Los modelos son:
- Modelo 303. Declaración general: El objetivo es indicar los importes. El IVA es declarado cómo repercutido y soportado, de ahí que su carga fiscal se vea compensada.
- Modelo 390: Es la declaración anual de todos los importes presentados en el modelo 303.
- Modelo 349: Declaración recapitulativa de los operadores intracomunitarios (clientes y proveedores) con el VAT y volumen de operaciones.
Además, la inclusión del VAT cómo requisito para operar en la UE también vino acompañado de la entrada en vigor del sistema único de pagos europeo, llamado SEPA. Para utilizar el sistema de pago único SEPA (no confundir con las remesas SEPA) es obligatorio tener el número de identificación VAT.
¿Quién tiene que utilizar el VAT Number?
El VAT Number, o número de identificación de IVA, es obligatorio para todas las empresas y autónomos que realicen operaciones comerciales sujetas a IVA en la Unión Europea. Este número es esencial para aquellas empresas que venden bienes o servicios tanto a nivel nacional como internacional dentro de la UE, ya que permite identificar y rastrear las transacciones de IVA. Además, las empresas que superen ciertos umbrales de ingresos deben registrarse obligatoriamente para obtener un VAT Number.
Diferencia entre el VAT Number y el NIF
Cómo ya hemos explicado antes, al darnos de alta en España obtenemos un número de identificación fiscal (NIF), necesario para que las personas físicas (autónomos) o jurídicas (empresas) puedan realizar operaciones y tributar dentro de España.
Mientras que el VAT es un identificador fiscal europeo.
Por lo que para realizar operaciones en España, las sociedades lo solicitan desde que se dan de alta en el censo de empresarios (modelo 036).
Para las personas físicas, su número de DNI es el mismo que su CIF mientras que para las personas jurídicas, tendrán otro identificador que empezará por “A” si es una sociedad anónima o por “B” si es una sociedad limitada.
Cómo tramitar el VAT Number
Para obtenerlo en España es necesario tener el número de identificación fiscal (NIF) adjudicado y pedir también el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Ambas solicitudes se realizan mediante el Modelo 036, pero puede que tengas el NIF sin haber pedido el alta en el ROI.
Ahora, una vez solicitada el alta en el ROI, la Agencia Tributaria comprobará la solicitud y pedirá al operador demostrar mediante certificación que tiene intención y capacidad de facturar a otro operador miembro de la Unión Europea, y en consonancia necesita obtener el número VAT para operar según el marco de la ley actual.
El proceso para demostrar la intención y capacidad varía dependiendo de cada CCAA, por lo que en algunas CCAA más permisivas valdrá con la presentación de correos electrónicos que demuestren la aceptación de la operación mientras que en otras se deberá hacer presentación del servicio a realizar.
Al presentar toda la información requerida por la Agencia Tributaria, esta realizará un estudio durante quince días y notificará la decisión.
Cómo comprobar si se ha obtenido el VAT
Hacienda es la responsable de comunicar la aprobación o desestimación del número VAT. Si la petición ha sido desestimada, en la notificación que nos harán llegar vendrá toda la información necesaria para interpelar la decisión.
Si hemos sido aceptados para obtener un número VAT, estaremos dentro del sistema VIES, dónde nuestro número estará reconocido y podremos consultarlo directamente. La composición de nuestro número VAT estará precedido por los dos dígitos del código de país. En el caso de una sociedad limitada española sería ES-B000… para una sociedad francesa FR-B000… etc.
Ejemplo de VAT Number para España
Un VAT Number en España sigue una estructura específica que incluye el prefijo «ES» seguido del número de identificación fiscal. Por ejemplo:
ESX1234567X En este formato, «ES» indica que se trata de un número de IVA español, seguido de una combinación de letras y números que corresponden al NIF de la empresa o autónomo.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es el proceso para validar un VAT Number de otro país de la UE?
Para validar un VAT Number de otro país de la UE, puedes utilizar el sistema VIES (VAT Information Exchange System) en la página web de la Comisión Europea. Esto te permitirá confirmar si el número es válido y está registrado.
¿Qué debo hacer si mi empresa deja de operar temporalmente?
Si tu empresa deja de operar temporalmente, debes informar a la Agencia Tributaria para que suspendan tu VAT Number hasta que reanudes las operaciones. Esto evitará posibles problemas fiscales durante el periodo de inactividad.
¿Cómo afecta el Brexit al uso del VAT Number para operaciones con el Reino Unido?
Tras el Brexit, las operaciones con el Reino Unido ya no se consideran transacciones intracomunitarias. Debes tratar las ventas y compras con el Reino Unido como importaciones y exportaciones, aplicando las normativas correspondientes.
¿Es posible obtener un reembolso de IVA pagado en otros países de la UE?
Sí, es posible obtener un reembolso del IVA pagado en otros países de la UE mediante el procedimiento de devolución del IVA intracomunitario. Debes presentar una solicitud a través del portal de la Agencia Tributaria española.
¿Cuál es la diferencia entre el VAT Number y el número EORI?
El número EORI (Economic Operator Registration and Identification) es utilizado para identificar a los operadores económicos en sus operaciones aduaneras dentro y fuera de la UE. Aunque ambos números pueden parecer similares, el VAT Number se utiliza principalmente para propósitos de IVA, mientras que el EORI es específico para aduanas.
