Profit and Loss: qué es y cómo se hace

Para conocer la salud financiera de un negocio podemos atender a diferentes indicadores como el profit and loss o P&L, que resume los ingresos y los gastos que ha tenido una empresa a lo largo de un determinado período de tiempo.

Estar al tanto de esta información puede ser útil para tomar decisiones y también cuando llega el momento de buscar financiación externa.

Qué es el P&L o profit and loss

P and L es lo que comúnmente conocemos como estado de pérdidas y ganancias o cuenta de resultados. Es decir, es un informe que resume los ingresos y los gastos que ha tenido una empresa en un determinado período de tiempo.

La ley impone la obligación de elaborar esta cuenta de resultados al cierre del ejercicio fiscal, pero lo aconsejable es controlar estos datos de forma trimestral para estar al tanto sobre el devenir del negocio y poder tomar a tiempo decisiones que ayuden a su crecimiento. Se trata, en definitiva, de una herramienta muy útil para llevar a cabo una gestión financiera eficaz.

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¿Qué objetivos persigue el profit and loss?

Para entender mejor el P&L qué es y para qué se emplea, se hace necesario hacer un análisis de sus diferentes utilidades:

Medición del rendimiento financiero

Su principal objetivo es que los gerentes puedan apreciar de forma clara cómo se está desempeñando el negocio en términos de ingresos y gastos. Esto es fundamental a la hora de saber si la empresa está generando ganancias o, por el contrario, está incurriendo en pérdidas.

Toma de decisiones

La información contenida en los informes de P&L ayuda en la toma de decisiones estratégicas. Por ejemplo, si se aprecia que los gastos están aumentando a un ritmo más rápido que los ingresos, habrá que buscar soluciones de ajuste para reducir los costes.

Análisis de tendencias

Los datos contenidos en este informe ayudan a identificar tendencias o patrones que se repiten a lo largo del tiempo, como el crecimiento de los ingresos en una etapa concreta del año o el aumento de los costos ante ciertas situaciones. 

Analizando esta información se pueden desarrollar estrategias de crecimiento que sean todavía más efectivas y permitan aprovechar mejor los recursos disponibles.

Cumplimiento legal

Entre las obligaciones contables y fiscales de las empresas se encuentra la de elaborar una cuenta o balance de resultado al cierre del ejercicio fiscal. Por tanto, elaborar el P&L es una forma de cumplir esta prescripción legal y evitar posibles sanciones.

Atracción de inversiones

Si la información que se deriva del profit and loss es positiva, se puede utilizar como argumento para atraer a posibles inversores, así como a la hora de acudir a las entidades bancarias a obtener financiación. Estos datos demuestran que la empresa genera más ingresos que gastos, que es solvente y obtiene beneficios con su actividad.

Evaluación de la eficiencia operativa

En este informe se recopilan de forma detallada los ingresos y los gastos, lo cual permite identificar aquellas áreas de la empresa que son más eficientes y también aquellas en las que se está perdiendo una mayor cantidad de dinero.

¿Cómo se hace la cuenta de P&L?

El formato está homogeneizado y debe ser siempre el mismo. De forma que la información tiene que aparecer recogida de la siguiente manera:

Ingresos operativos

Es el dinero que se ha obtenido a través de la venta de bienes o prestación de servicios a que se dedica la empresa, previamente descontadas las devoluciones o descuentos llevados a cabo.  

Coste de bienes vendidos

Este apartado recoge aquellos gastos que están asociados directamente con la producción de bienes o servicios. Como puede ser la compra de materia prima para la producción o el coste de la mano de obra. 

Gastos operativos

Son los costes en los que incurre la empresa y que no están directamente relacionados con la producción de bienes o la prestación de servicios, pero que son necesarios. Podemos distinguir, entre otros:

• Gastos de venta y distribución.
• Gastos administrativos.
• Gastos de mantenimiento.
• Gastos de investigación y desarrollo.

Ingresos y gastos no operativos

Son todos aquellos que no guardan una relación directa con la actividad principal, como los intereses que ha obtenido por sus inversiones, las rentas obtenidas por el alquiler de una de sus propiedades; o las pérdidas experimentadas por la venta de activos.

Impuestos

Recoge la cuantía referente a los tributos que hay que pagar sobre los ingresos obtenidos con la actividad. 

Partidas extraordinarias

Son ganancias o pérdidas que solo aparecen reflejadas en el P&L cuando se producen de forma efectiva. Por ejemplo, si ha habido un desastre natural y ha sido necesario hacer una gran reforma en el local de trabajo, o si se ha vendido una parte del negocio.

Beneficio neto

El resultado final del profit and loss refleja la diferencia entre los ingresos y los gastos, y nos indica cuál es la rentabilidad general del negocio.

Interpretación del informe profit and loss

Una vez efectuados los cálculos, se puede determinar si la empresa está obteniendo más ingresos que gastos, o si está en una situación en la que los gastos superan a los ingresos. Esto da lugar a diferentes interpretaciones:

Resultado positivo

Se puede ver reflejado, por ejemplo, en:

• Incremento de las ventas. Implica que la demanda de los productos o servicios ofrecidos está creciendo. Algo que se puede deber a cambios en el mercado, pero también a la puesta en marcha de una estrategia de marketing más exitosa o a que las mejoras introducidas en los productos o servicios ofertados han captado el interés del público. Conviene entonces continuar con la estrategia actual de ventas y explorar nuevas oportunidades para expandir todavía más el mercado.
• Margen bruto elevado. Significa que la empresa está gestionando de forma óptima sus recursos, y es capaz de producir a un coste muy bajo. Para mantener esta ventaja competitiva en costes, hay que buscar formas de reducir todavía más el coste de fabricación sin comprometer la calidad.

En líneas generales, si el resultado es positivo, esto quiere decir que estamos ante una empresa rentable que tiene liquidez suficiente para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. Se trata de un negocio sostenible, atractivo para los inversores y en el que todavía hay margen para la mejora.

Resultado negativo

Se puede manifestar, entre otras formas, mediante:

• Disminución de las ventas netas. Puede ser por problemas en la demanda, mejora de la competencia o porque existan problemas con los productos o los servicios. Para solucionarlo hay que ajustar las estrategias de comercialización y considerar una innovación en los bienes o servicios ofertados.
• Margen bruto decreciente. Refleja un crecimiento de costes de producción o una bajada en los precios de venta. Implica la necesidad de analizar y optimizar los procesos de producción para reducir los costos y tomar decisiones sobre precios.

Cuando el resultado es negativo, esto nos alerta de que puede haber problemas operativos o estratégicos que implican la necesidad de llevar a cabo una estrategia de revisión y ajuste. Un P&L negativo no siempre es una mala noticia, porque sirve como toque de atención para que la empresa sea consciente de que debe innovar y tomar decisiones si quiere crecer y ganar rentabilidad.

La elaboración de un informe P&L es relativamente fácil si se tienen a mano todos los datos necesarios, algo para lo que resulta de especial utilidad contar con la ayuda de un software. Lo que requiere algo más de trabajo es interpretar los resultados de cada uno de los componentes de la cuenta de resultados y tomar decisiones para mejorar la eficiencia operativa, la rentabilidad y la estabilidad financiera de la empresa.