¿Qué es un GMAO y cómo funciona?

Uno de los puntos críticos de un SAT es gestionar todo el ciclo de sus tareas de mantenimiento, tanto si se dan como respuesta a averías reales (mantenimiento correctivo), a inspecciones periódicas (mantenimiento preventivo) o a datos que sugieran posibles fallos o averías en el futuro (mantenimiento predictivo). Vamos a ver qué es GMAO, un tipo de aplicación informática que permite al personal de servicio técnico manejar, mapear y monitorizar toda la información para poder realizar su trabajo con la máxima garantía de éxito.

¿Qué es un GMAO?

El significado de las siglas GMAO es Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador. El mismo concepto tiene otras siglas en inglés que son equivalentes: CMMS (Computerized Maintenance Management Software).

GMAO es un tipo de aplicación informática que se emplea para centralizar los datos relativos a las gestiones de mantenimiento, es decir, un programa diseñado específicamente para que el SAT pueda, entre otras tareas, mapear el estado de las instalaciones, gestionar tickets de soporte, llevar una trazabilidad de las actuaciones de mantenimiento y hacer un seguimiento del estado de los activos.

Al utilizar un GMAO, los responsables del servicio técnico cuentan con una herramienta que les permite automatizar tareas, y así estrechar el cerco sobre posibles omisiones o errores humanos.

Es muy destacable el hecho de que las aplicaciones GMAO implementen un sistema de alertas, las cuales permiten avisar al SAT de averías en tiempo real (acciones de mantenimiento correctivo), del próximo vencimiento de la garantía de un activo o de una revisión programada (mantenimiento preventivo) o de indicadores que pronostiquen posibles errores en el futuro (mantenimiento predictivo).

¿Necesita tu empresa un GMAO?

Atendiendo a las características generales del software GMAO, será muy probable que casi cualquier empresa pueda beneficiarse del uso de esta herramienta. En la otra cara de la moneda, quedará por determinar si realmente es necesario el uso de un software de mantenimiento.

Una empresa podría ser susceptible de necesitar un software de servicio técnico si se dieran una o varias de las siguientes situaciones:

  • Cuenta con varios equipos industriales en el conjunto de sus activos, sobre los cuales debe proporcionar asistencia técnica.
  • El coste de las averías de la mayoría de los equipos se puede considerar elevado.
  • Las decisiones en materia de mantenimiento no se toman a partir de muestras reales de datos, sino de “sextos sentidos” o intuiciones.
  • Sus activos se encuentran en grandes instalaciones o infraestructuras, como centrales generadoras de energía, edificios, pabellones o superficies comerciales.
  • Se ve obligada a cumplir con determinados estándares ISO y HACCP relativos a calidad, higiene y seguridad.
  • La mayoría de las herramientas de las que dispone para trazar y seguir sus planes de mantenimiento son manuales (no están automatizadas).
  • No cuenta con un equipo de mantenimiento correctamente organizado.
  • Las tareas de mantenimiento no dan los resultados esperados ni son lo bastante eficientes.
  • No tiene unos protocolos establecidos para comunicarse con el personal de servicio técnico.

Estos escenarios son susceptibles de reproducirse con independencia del tamaño de la organización. Si bien ciertas circunstancias solo podrían tener lugar en corporaciones con gran cantidad de activos (o muy complejos / cuantiosos), puede apreciarse que los problemas que solventaría un GMAO son de una índole operacional genérica.

Esto significa que el software GMAO es apto para ser utilizado prácticamente por cualquier empresa que posea activos susceptibles de recibir algún tipo de mantenimiento, y que éste revista cierta criticidad o implique un desembolso económico significativo.

¿Cómo funciona un GMAO?

El funcionamiento general de un programa GMAO se basa en el concepto de pedido de mantenimiento (orden de trabajo), una solicitud que llega al SAT a través de este programa y que supone el punto de partida de todas las actuaciones que sobrevendrán y que, por supuesto, habrán de ser mapeadas utilizando el propio software.

El software GMAO permite la asignación de estos tickets de mantenimiento a un técnico o equipo específico, lo que facilita la distribución de las tareas entre el personal del SAT. Este técnico o equipo asume el control de la orden de trabajo y se pone manos a la obra.

Paralelamente, el programa permite hacer un seguimiento en tiempo real del flujo de trabajo, esto es: las actuaciones que se requieran o estimen oportunas para responder a la orden de trabajo, comprendiendo su procesamiento en distintas etapas hasta llegar a su resolución final.

Asimismo, los datos históricos de los pedidos de mantenimiento se archivan, es decir: se almacenan en la memoria del programa para que puedan ser analizados con posterioridad, de forma que sea posible crear una base de conocimiento que facilite la futura labor de los técnicos (al disponer de un recorrido de sus actuaciones).

En líneas generales, los pedidos de mantenimiento recibidos a través del GMAO comprenderían tareas como:

  • Gestión de activos, con información de los equipos e instalaciones accesible en todo momento para los técnicos.
  • Solicitudes generales de mantenimiento de cualquier índole y procedentes de cualquier empleado de la empresa.
  • Programación de tareas preventivas de cara a la programación de las inspecciones rutinarias.
  • Reporte de averías para su corrección en situaciones imprevistas.
  • Gestión del stock de recambios necesarios para abordar tareas de mantenimiento, priorizando la disponibilidad de las piezas según sean necesarias.
  • Monitorización de los consumos energéticos y/o del rendimiento de los activos; en general, cualquier dato que pueda dar a entender un posible fallo futuro (mantenimiento predictivo).

Uno de los puntos que hace a estos programas tan interesantes para el SAT es la posibilidad de contar con un GMAO móvil, es decir, una versión para smartphone de la aplicación de mantenimiento.

Por ejemplo, cuando el SAT recibe a través del GMAO una solicitud de mantenimiento consistente en una revisión periódica de un activo (una acción propia del mantenimiento preventivo), este ticket se asignaría a un técnico que se pondría manos a la obra y que reportaría la finalización de la tarea en el propio GMAO.

Análogamente, si la empresa detecta una avería en un activo (algo propio del mantenimiento correctivo), hará llegar el ticket al SAT y este lo recibirá a través del software, para iniciar un proceso similar al anterior.

¿Cuáles son las ventajas de un GMAO?

  1. Información centralizada. Funciona como un repositorio único de información sobre el mantenimiento, fácilmente accesible para todo el personal.
  2. Comunicaciones eficientes. Proporciona un flujo de trabajo sin fisuras en el que no se pierde ningún mensaje y todo el personal del SAT recibe la información que debe y cuando debe.
  3. Mejora de la productividad. Permite una clara agilización de los procesos burocráticos.
  4. Reducción de tiempos de espera. Al ganar en eficiencia, el SAT que utiliza GMAO es capaz de atender antes las incidencias y, por lo tanto, reducir el tiempo de inactividad derivado de sus actuaciones.
  5. Control de costes. Permite a la empresa tomar mejores decisiones sobre qué tipo de mantenimiento necesita en cada uno de sus activos.
  6. Aumento de la vida útil de los activos. La posibilidad de detección temprana de averías hace que los equipos e instalaciones sean reparados a tiempo, lo cual alarga y estabiliza sus ciclos de vida.
  7. Control del stockEl mero hecho de permitir llevar un control sobre el inventario de recambios optimiza los recursos financieros de la empresa.

Las aplicaciones GMAO, como el software de servicio técnico de STEL Order, constituyen una valiosa herramienta a disposición de los departamentos de SAT: su utilización consigue optimizar los recursos disponibles y ofrecer un workflow de mantenimiento fácilmente trazable y fiable. Por su parte, la propia entidad responsable del SAT podrá brindar un servicio mejorado a sus clientes.

Francisco Vidal

Soporte. MBA y especialista en la resolución de problemas diarios de miles de autónomos y pymes de servicios de asistencia técnica.

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