Contabilizar el Kit Digital es algo esencial para todas aquellas empresas y autónomos que acceden a él. Una ayuda que busca potenciar la transformación digital mediante la subvención de diferentes medidas, como la creación de una página web, la contratación de programas para la facturación electrónica, la implementación de software para la gestión de clientes o la mejora de la ciberseguridad, entre otras cuestiones.
La particularidad es que el beneficiario no recibe directamente la ayuda. Es el agente digitalizador el que percibe por parte de la Administración el pago de la factura que ha emitido. La empresa o profesional que accede al bono digital lo que sí tiene que hacer es abonar el IVA de esa factura, de ahí la importancia de contabilizar la subvención Kit Digital.
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Qué es el Kit Digital a efectos contables
El Kit Digital se considera una subvención no reintegrable y debe contabilizarse como tal. Según el Plan General Contable (PGC), este tipo de subvenciones se contabilizan como “ingresos directamente imputados al patrimonio neto”. Por eso, se recogen en la cuenta de pérdidas y ganancias, como ingresos relacionados con los gastos derivados de la subvención.
Si lo que se recibe con la subvención son servicios que se registran como gastos del ejercicio, se contabiliza esta como ingreso en el mismo período en que se deja constancia de ese gasto subvencionado.
Si la subvención se percibe por la adquisición de un activo fijo, entonces se contabiliza como un ingreso en el ejercicio en que se lleva a cabo.
Cómo puedo contabilizar mi Kit Digital
La contabilización de ciertos ingresos y gastos tiene una normativa especial. Es el caso de la cuenta contable del certificado digital que, según el Plan General Contable, debe registrarse en la cuenta 18 de “Servicios y otros contratados por anticipado” y, dentro de ella, en la subcuenta 189 de “Otros gastos contratados por anticipado”.
Cuando se trata de cómo contabilizar el Kit Digital, aunque lo que se adquieren son productos o servicios de carácter digital, el PGC impone que deben registrarse como ingresos directamente imputados al patrimonio neto. La imputación a la cuenta de resultados depende de la solución concreta que se haya adquirido.
Si es un servicio, se imputa como un ingreso. Si se han adquirido bienes de inmovilizado, se imputan como ingresos en proporción a la dotación a la amortización efectuada.
Una de las particularidades a la hora de la contabilización del Kit Digital es que el beneficiario no recibe directamente el importe del bono. Por eso, la cancelación de la cuenta de Hacienda Pública deudora por la subvención no se realiza con cargo a una cuenta de tesorería, sino que se disminuye la cuenta de proveedores o acreedores que se ha utilizado en el registro contable de la compra de la solución digital.
Contabilizar el IVA del Kit Digital
El agente digitalizador emite una factura por el producto o servicio que se le ha contratado en el marco del Kit Digital. Esta factura no incluye el coste del servicio prestado (porque lo cubre la Administración), pero sí el IVA, que no queda cubierto por la subvención.
El IVA se contabiliza como IVA soportado en la cuenta 472 para poder proceder a su deducción cuando llegue el momento de presentar la autoliquidación trimestral.
Ejemplo de cómo contabilizar la subvención del Kit Digital
Supongamos que una empresa recibe una ayuda de 5000 euros por el bono digital. La contabilidad debería quedar así:
Contabilización de la ayuda
5000 > (4708) Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas a > (130) Subvenciones oficiales de capital > 5000
Contabilización de las facturas
Si la empresa decide utilizar el bono para contratar la creación de una web para su negocio por importe de 3000 euros (IVA no incluido), para contabilizar la factura del Kit Digital hay que hacerlo así:
3000 > (206-1) Aplicaciones informáticas
630 > (472) Hacienda Pública, IVA soportado a > (400) Proveedores > 3360
Con los otros 2000 euros que le sobran de la subvención decide contratar un servicio de posicionamiento web que quedaría registrado de esta manera en la contabilidad:
2000 > (629-1) Otros servicios
420 > (472) Hacienda Pública, IVA soportado a > (400) Proveedores > 2420
Contabilización del pago
El agente digitalizador o proveedor va a cobrar directamente de la Administración por el producto o servicio prestado. El cliente, quien recibe la subvención, debe pagar el IVA y contabilizar el pago de la siguiente manera:
3630 > (400) Proveedores a > (4708) Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas > 3000
2420 > (400) Proveedores a > (4708) Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas > 2000
a > (572) Bancos > 420
Imputación de la subvención al resultado final del ejercicio
Para imputar la subvención al resultado del ejercicio, hay que tener en cuenta la cuenta 130 de subvenciones oficiales del capital, donde se reflejará la cifra en el “Debe”. Además, se hace la anotación en el “Haber” de la cuenta 746 de subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio.
Como particularidad a la hora de contabilizar el Kit Digital, hay que tener en cuenta que la propia convocatoria establece que los beneficiarios deben registrar en su contabilidad estas ayudas con un código contable diferenciado, dejando constancia de todas las transacciones que guarden relación con la actividad subvencionada.
Además, es imprescindible conservar las facturas y justificantes que acrediten el gasto durante un plazo mínimo de cuatro años. En todo caso, la factura recibida debe serlo por el total del servicio.
